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TABLA DE CONTENIDO
pág.
1. Misión _________________________________________________ 3
2. Visión__________________________________________________4
3. Objetivo General_________________________________________ 5
4. Glosario________________________________________________6
5. Correspondencia Recibida________________________________7
5.1 Formato Control Correspondencia________________________ 7
5.2 Pasos para el tratamiento de la C. R.______________________ 7
5.3 Digitalización de C. R.__________________________________ 8
6. Correspondencia Despachada____________________________ 9
6.1 Pasos para el tratamiento de la C. R.______________________ 9
7. Carta _________________________________________________10
7.1 Partes de la carta_____________________________________ 11
8. Memorando____________________________________________ 12
8.1 Partes del memorando_________________________________12
9. Circular________________________________________________13
9.1 Partes de la circular___________________________________ 13
10 Actas_________________________________________________ 14
10.1 Partes del acta_______________________________________ 15
11 Archivo_______________________________________________ 16
12 Anexos________________________________________________17
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NORMATIVIDAD
Ley 594 del 2000 ley General de Archivos.
Acuerdo 060 Trámite de documentos.
Ley 142 de 1994 Servicios públicos.
GTC 185 Producción documental.
ISO 9001 Gestión Calidad.
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MISION
Ser eficiente y eficaz en la administración de documentos
externos como internos.
Analizar e interpretar la información.
Interpretar las normas y principios archivísticos.
Identificar los tipos documentales de cada serie y subserie.
Organizar los expedientes. Aplicar los principios archivísticos en
la ordenación documental.
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VISION
Contribuir con los procesos de Organización de
archivo y tramite de documentos, de la entidad DAGA
LTDA, aprovechando las capacidades y habilidades
de los trabajadores seremos la mejor empresa a nivel
mundial que rija una excelente organización,
distribución y consulta de los documentos.
Contribuir alianzas para llevar a cabo una mayor
producción y/o competencia a nivel empresarial.
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OBJETIVO GENERAL
Normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada
a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.
Establecer y difundir normas que reglamenten la
administración de las comunicaciones oficiales para el
recibo, despacho y archivo de la misma.
Estandarizar formas de comunicaciones oficiales y actos
administrativos
Orientar a los funcionarios en el trámite de
comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de
sus funciones
Aplicar procedimientos técnicos en el manejo y trámite
de documentos internos y externos.
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5. CORRESPONDENCIA RECIBIDA.
Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el uso del Libro de Control de Correspondencia, en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas.
7.1 FORMATO CONTROL DE CORRESPONDENCIA.
El formato de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos (ANEXO No. 1): a) Radicado: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada de la documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja en gestiones. b) Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia. c) Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo de documento de que se trate como ser un fax o una nota, que en algunos casos no cuenta con código. d) Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia. e) Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual está referida la comunicación externa o interna. f) Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario. g) Archivado en: Se establece en que fila o carpeta debe archivarse la documentación.
5.2 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA
RECIBIDA:
Sello de recepción de la empresa que denote claramente fecha y hora.
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Numeración correlativa de recepción, se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo (sellarlo) dentro o al lado del sello de recepción.
Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.
Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el
servidor de documentos local (M:), bajo el directorio que lleve el mismo nombre del código del lugar, con el siguiente formato de nombre:
REC-<código recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (d/m/a)>.tif Ej.: documento con correlativo 4 recibido en Ibagué en fecha 10/04/2003 Nombre: REC-IBAG 01-0004-10-04-2003.tif Este archivo debe almacenarse en la ubicación M:\BER01, si el directorio no existe es necesario crearlo.
Registro en el sistema de control de correspondencia.
Enlace en el sistema de correspondencia del registro con el archivo digitalizado.
Una vez registrado los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de entrega en el libro de control de correspondencia.
Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.
Para un mejor control de entrega/recepción, el sistema tiene una pestaña en la opción cartas, donde se puede registrar las fechas y personas a quienes se entregaron las notas. Esta opción es de mucha utilidad para los destinatarios en las oficinas donde existen varios funcionarios.
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La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso.
Toda respuesta a una correspondencia recibida debe codificarse solicitando al sistema un número de cite, el mismo que debe registrar el número de recepción de la nota atendida.
El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.
Finalmente, los responsables de recepción deben registrar en el libro de control de correspondencia y en el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota recibida se encuentra archivada.
5.3 DIGITALIZACION DE CORRESPONDECIA RECIBIDA
La correspondencia recibida oficialmente en la empresa, debe ser digitalizada en la base de datos.
Digitalizar todo lo recibido, incluyendo documentos adjuntos.
En caso de tener documentos adjuntos demasiado extensos de carácter informativo, se debe coordinar con la Gerencia respectiva la necesidad de digitalización o no.
Todo documento proveniente de la Aduana Nacional debe ser digitalizado en su totalidad.
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6. CORRESPONDENCIA DESPACHADA Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número de CITE solicitado al sistema, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año. Los pasos a seguir son:
a) En el sistema ingresar a la opción CITES y seguir los pasos para solicitarlo.
b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:
C-<código recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (D/M/A)>-<Asunto>.
Ej.: documento con número de cite 25 generado en La Bogotá en fecha 27/10/2003 Nombre: C-BGT01-00025-27102003-solicitud de prorroga.doc.
c) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlato.
d) La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta.
e) Una vez establecidos los datos requeridos para la emisión de la correspondencia, el sistema establece el espacio necesario para la redacción de la carta, la misma que debe ser clara, simple y concreta.
f) Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.
g) Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:
Original para el destinatario.
Copia para el archivo correlativo. ( Consecutivo)
Copias adicionales si el remitente considera necesario.
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h) La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la
entidad que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada
por la persona en cargada en cada oficina.
7. LA CARTA
Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se
emplearan para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes
fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según
sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros
destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.
(ANEXO No.2)
MÁRGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el numero de pagina entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho, De dos o cuatro interlineas
debajo del numero de pagina se escribe el primer párrafo de las paginas
subsiguientes.
7.1 PARTES DE LA CARTA
CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la
dependencia productora seguida de guión (-), colocar los numero que identifican la
serie o subserie que corresponda, separado estos dos números con un punto. A
continuación del código consignar el numero de radicado de la comunicación u
oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guion los dos últimos
dígitos del año0 de dicho radicado.
CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la cuidad.
DATOS DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en
el posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad
aun tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o
país cuando va dirigida a otro lugar.
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ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la
hoja.
SALUDO: Ejemplo Apreciado doctor Ramírez. Cordial saludo, señora Marina.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el
texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, omitiendo temas personales
y tratando solo un asunto por carta.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase
de cortesía terminada de un punto. Ejemplo: Atentamente, y/o Hasta una nueva
comunicación.
DATOS DEL REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúscula sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia.
ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
DATOS DEL TRANSCRITOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra
del apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra.
8. MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en tamaño carta
a espacio sencillo, el cual se empleara para transmitir información dar
orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras,
relacionados con la gestión de la entidad. (ANEXO No.3)
MARGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de páginas se escriba el primer párrafo de las paginas
subsiguientes.
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8.1 PARTES DEL MEMORANDO
ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO.
CODIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la
dependencia productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie y/o
subserie, separando estos dos números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la cuidad y
fecha.
DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en
línea siguiente escribir el cargo.
DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúscula el nombre de la
dependencia productora.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos
tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas
personales y tratando solo un asunto por memorando.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase
de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.
DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar
negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial. El remitente es el jefe de dependencia.
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9. CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con
el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la
institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés
común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin logotipo o
membrete, las cuales serán firmadas por el Secretario General o Director General
y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales
serán firmadas por el Director General. (ANEXO No. 4)
MARGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de páginas se escriba el primer párrafo de las páginas
subsiguientes.
9.1 PARTES DE LA CIRCULAR
ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, solo
para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares
externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.
TITULO Y NUMERO: Titulo ´´CIRCULAR´´, centrado, en mayúscula sostenida son
negrilla y el numero consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaria
General.
CODIGO: Números que identifiquen la dependencia productora. Al margen
izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la
circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un
punto.
CUIDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se
escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el
Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta
dependencia.
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DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas,
con mayúscula inicial y sin subrayar.
ASUNTO: Contribuye la síntesis de la circular, expresando máximo en 6 palabras,
con mayúscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el
texto en forma clara, breve, sencilla y cortes y tratando solo un asunto por Circular.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase
de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.
DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar
negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula
inicial. El remitente es el jefe de dependencia.
10. ACTA
Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se
acuerda en una reunión. (ANEXO No.5)
MÁRGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.
PAGINACION: Se escribe el numero de pagina entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo ni
ola abreviatura de dos a tres interlineas debajo del numero de pagina se escribe el
primer párrafo de las paginas subsiguientes.
10.1 PARTES DEL ACTA
ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida y sin negrilla.
TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el
carácter de la reunión.
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ACTA No._: Escribir centrado, en mayúscula sostenidas y sin negrilla, escribir el
número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión, iniciando con 01
cada año.
FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma donde se
realizo la reunión.
HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquier de las
siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.
LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realizo la reunión.
ASISTENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del
organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo
que ocupa en el organismo.
INVITADOS: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que
participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o titulo
profesional.
AUSENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes que
no participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título
profesional.
ORDEN DEL DIA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentados
(Verificación de quórum) y lectura y aprobación del acta anterior.
DESARROLLO: Con número arábigo identificar cada punto del desarrollo del
texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entere párrafos.
CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha m la hora y
el lugar de la próxima reunión.
FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes
responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el
organismo.
NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, las firmantes deben estampar su
autógrafo o rúbrica.
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11. ARCHIVO
Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fácil acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas encargadas del control de correspondencia de cada oficina. Se establecen los siguientes puntos para el manejo del archivo de correspondencia: a) Toda documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por gestiones y manteniendo el orden del correlativo. b) Usar archivadores de palanca etiquetados apropiadamente. c) La 1ª copia sellada puede mantenerse en carpetas separadas por tema u oficina, a criterio de la misma. d) La 2ª copia correlativa debe ser obligatoriamente archivada en un solo tipo de carpetas por gestiones.
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CARTA BLOQUE EXTREMO (Anexo No.2)
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(Anexo No. 1)
ITEM FECHA PROCEDENCIA ASUNTO DIRIGIDO A ARCHIVADO EN
(DAGA LTDA) CONTROL DE CORRESPONDENCIA
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MEMORANDO BLOQUE EXTREMO (Anexo No. 3)
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(Anexo No.5)
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CIRCULAR BLOQUE EXTREMO (Anexo No.4)
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(Anexo No.5)
ACTA N0 006
FECHA: Ibagué, 01 de junio de 2011
HORA: De las 18:30 a 2:00 horas
LUGAR: SENA REGIONAL TOLIMA AULA 101
ASISTENTES: 35 aprendices
AUSENTES: Diana García
ORDEN DEL DIA:
1) Saludo de bienvenida
2) Retomar el reglamento del aprendiz
3) Contratos de aprendizajes
4) Permisos
5) Permisos de Bienestar
6) Lideres comunicadores
7) Cierre cognitivo
DESARROLLO
1. La instructora ESMERALDA QUINTERO nos dio el cordial saludo.
2. La reunión realizada por personal directivo e Instructores con el fin de que los aprendices retomen el reglamento institucional para que obtenga conocimiento de los derechos y deberes que posemos a cumplir.
3. Se hablo de los contratos de aprendizajes, que ahora los aprendices deben consultar cotidianamente la página Caprendizaje ya que nos permite conocer las ofertas de las empresas que necesitan patrocinar a los aprendices.
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4. Los permisos debemos diligenciarlos y hacerlos firmas correctamente.
5. Para los lideres comunicadores deben de estar muy bien académicamente, esto hace automáticamente que el aprendiz pueda desplazarse a la actividad pendiente y comentar ante el grupo que tipo de actividad desarrollaron en el trayecto del viaje.
6. Los líderes deben orientar y resolver problemas positivamente construyendo un mejor clima laboral en el ambiente de clase.
7. por último fue la repartición de los tamales con el compromiso de traer la plata el lunes 04 de abril de 2011.
ESMERALDA QUINTERO JOHN ANDRES VERA
Instructora Vocero
DANIEL JULIAN GALARZA APONTE
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