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28/01/2013
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KanbanKanbanKanbanKanban: 5 pasos sencillos para aumentar la : 5 pasos sencillos para aumentar la : 5 pasos sencillos para aumentar la : 5 pasos sencillos para aumentar la eficiencia y la adaptabilidadeficiencia y la adaptabilidadeficiencia y la adaptabilidadeficiencia y la adaptabilidad
Teodora Bozheva
Berriprocess
#EDKanban
Sobre mi…
• Kanban coach, formada por David J. Anderson & Associates
• 14 años de experiencia en mejora de procesos como miembro del equipo de procesos o como consultora. Aplicando CMMI®, Lean Six Sigma, Kanban, prácticas ágiles.
• Más de 10 años de experiencia en gestión de proyectos de desarrollo de software.
• Instructora Certificada por el CMMI Institute para los siguientes cursos de introducción a CMMI-DEV, CMMI-SVC y CMMI-ACQ.
• Enfocada en
– Los objetivos de negocio del Cliente
– Encontrar la mejor combinación de prácticas (independientemente de su metodología de origen) que en el contexto del Cliente permiten conseguir sus objetivos
– Lean Management
• Me puedes encontrar en
teodora@berriprocess.com
@tbozheva
es.linkedin.com/in/teodorabozheva/
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 2
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Objetivos para el seminario
Contestar a las siguientes preguntas:
• ¿Qué es Kanban?
• ¿Cuáles son los fundamentos del método?
• ¿Qué aporta a los proyectos y a la empresa?
• ¿Qué pasos hay que seguir para aplicarlo?
• ¿Cuándo el método no funciona?
• Kanban y Scrum
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 3
Contenido
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad4
Pendiente En curso Hecho
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Motivación para Kanban en el dominio de TI
Kanban es sobre los
cambios evolutivos.
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 5
• Equilibrar la demanda y la capacidad de desarrollo. Mantener el mismo ritmo y carga de trabajo
• Agilizar la forma de trabajar
• Resolver el problema de las multi-tareas
• Aplicar los principios Lean
• El intento de aplicar algún método ágil no ha terminado con éxito
• Reducir el esfuerzo de aprender prácticas nuevas y la resistencia a adoptarlas
• Desarrollar la capacidad de evolucionar los procesos eliminando los obstáculos de uno en uno
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 6
“The two pillars of the Toyota production
system are just-in-time and automation
with a human touch, or autonomation. The
tool used to operate the system is kanban.”Taiichi Ohno
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Las 5+1 prácticas de Kanban
Visualizar el flujo de trabajo
Limitar el trabajo en curso
Establecer políticas explícitas de calidad
Medir y gestionar el flujo de trabajo
Realizar ciclos de retroalimentación
Mejorar colaborando y evolucionar experimentando
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 7
Pro
fun
did
ad
Los principios de Kanban
Empezar con las prácticas actuales
Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos
Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales
Animar el liderazgo en todos los niveles
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 8
La perfección es un destino, no un estado.
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5
Kan
ban
: Val
ore
s, p
rin
cip
ios
y p
ráct
icas
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 9
Mejorar colaborando y evolucionar experimentando
Visualizar el flujo de trabajo
Limitar el trabajo en curso
Establecer políticas explícitas de calidad
Medir y gestionar el flujo de trabajo
Realizar ciclos de retroalimentación
Conceptos básicos
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Flujo de trabajo/valor
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Flujo de las actividades de desarrollo de software
Desglosar RU en RT
Requisitos de usuario
Crear AFCrear Diseños
orgánicos
Codificar y probar componentes
AF
Desplegar y versionar
componentes
AO
Subida a Producción
Subida a PrePro
Software verificado
FIP
Pruebas de acep-tación en Desarrollo
Pruebas de aceptación en PrePro
Analizar funcionalidades
L
Peer review
Software validado
Toma de RU
Código
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¿Qué es un sistema PULL?
• Nuevo trabajo entra en el sitema(PULL), si existe capacidad de llevarse a cabo.
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Ventajas del sistema PULL
• No desarrollar funcionalidades que nadie necesita ahora mismo
• No documentar más especificaciones que lo que se puede implementar (codificar)
• No escribir más código que lo que se puede probar
• No probar más código que lo que se puede desplegar
14
45%
19%
16%
13%
7%
Features and Function Usage
Never
Rarely
Sometimes
Often
Always
Standish Group report, 2010
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Contenido
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad15
Pendiente En curso Hecho
Visualizar el flujo de trabajo
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 16
¿Por qué?
Para poder tomar decisiones adecuadas sobre el flujo de trabajo, el primer paso es de entender cómo funciona este.
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Visualizar el flujo de trabajo
¿Cómo?
• Mapa del flujo de valor
• Red de creación de conocimientos
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 17
Idea Especificación Implementación Pruebas Producción
Pendiente En curso Hecho
Preparación de la oferta
Presentación de la oferta
NegociaciónFirma de contrato
Consejos
• Visualizar el flujo que se sigue realmente, no el que se “debería” o “quiere” seguir
• Decidir el inicio y el fin del flujo visualizado. Esto define las interfaces con otros implicados en el proceso completo (clientes, partners de negocio).
• Modelar el trabajo (las actividades) que se realiza, no las funciones de los trabajadores
Visualizar el sistema de trabajo: Tablero Kanban
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 18
Por Hacer(ideas)
Especificación ImplementaciónPruebas Producción
En curso Hecho En curso Hecho
Des
arro
llo70
%M
ante
nim
ien
to30
%
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Tablero Kanban: ¿qué aporta?
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 19
Enfoque en el flujo completo
Transparencia
Fácil identificación de los desperdicios
Prioridades claras
Proceso claro y en función de la demanda
Anatomía de la tarjeta Kanban
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 20
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Flujo de trabajo: desnivel1
• Colas
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad
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Por Hacer(ideas)
Especificación ImplementaciónPruebas Producción
En curso Hecho En curso Hecho
Flujo de trabajo: desnivel2
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad
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• Carga de trabajo desequilibrada
Por Hacer(ideas)
Especificación ImplementaciónPruebas Producción
En curso Hecho En curso Hecho
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Limitar el trabajo en curso1
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¿Por qué?
RendimientoTiempoDeEntrega
Trabajo en curso=
2 Casos de uso por semana50 semanas
100 Casos de uso=
Limitar el trabajo en curso2
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 24
¿Cómo?
• Definir cuántas tareas (tarjetas) se permiten en cada fase del tablero.
• Visualizar los límites de trabajo en curso
• Reducir las tareas
• Ajustar empíricamente, pero no al
azar.
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Flujo de trabajo: desnivel3
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• Carga de trabajo desequilibrada
Por Hacer (4)
Especificación (3) Implementación (4) Pruebas (3)
ProducciónEn curso Hecho En curso Hecho
¿Qué hacer?
¿Cómo establecer los límites de trabajo en curso?
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No estresar a la organización.
No establecer límites de trabajo en curso es un ERROR.
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Establecer políticas explícitas de calidad
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 27
¿Por qué?
“La pizza mal hecha”
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Mala calidad Retrasos Sobrecoste
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Políticas de calidad
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 29
Por Hacer (4)Especificación (3) Implementación (4)
Pruebas (3) ProducciónEn curso Hecho En curso Hecho
Peticiones desde hace más de 8 meses se
quitan de la cola
Apuntar fecha de inicioComprobar criterios de
aceptación de los requisitos
Todas las pruebas unitarias y de integración pasan
Probar la funcionalidad
principalApuntar fecha fin
¿Cómo?
• Explícitamente
NO EMPEZAR TAREA NUEVA, SI LOS LÍMITES NO LO PERMITEN.
Medir y gestionar el flujo de trabajo
¿Por qué?
• Las métricas no son la herramienta de los directores, son la herramienta de todo el equipo
• La métricas permiten conocer el estado del proyecto y tomar decisiones correctas
• Cuando se dispone de datos reales (incl. paradas en el trabajo, esperas, etc), se pueden asumir compromisos realísticos
¿Cómo?
• Diariamente – delante del tablero
• Mensualmente – reuniones operativas
• A través de la visualización de los siguientes aspectos:
– Trabajo en curso
– Cycle time
– Calidad
– Riesgos y Asuntos (incidencias de gestión)
– Fecha actual de entrega vs. prevista
– Rendimiento
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 30
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Diagrama de flujo acumulado
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 31
Fuente: D. J. Anderson, Agile Management, Using Cumulative Flow Diagrams
Tiempo de entrega
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 32
Objetivo
Media TiempoEntrega- Todos trabajos
Tamaño Días
Pequeño 8,2
Medio 12,5
Grande 17,3
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Calidad
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 33
0
1
2
3
4
5
6
7
8
ene feb mar abr may jun jul ago sep
Esfuerzo de corrección de incidencia (h)
0
50
100
150
200
ene feb mar abr may jun jul ago sep
Incidencias
Abiertas Cerradas
• Colas (cuellos de botella)
• Falta de trabajo asignado
• Esperar que se rellene la cola de trabajo pendiente
Riesgos
Seguimiento diario
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 34
0
5
10
15
20
25Asuntos bloqueantes
0
50
100
150
200
ene feb mar abr may jun jul ago sep
Incidencias
Abiertas Cerradas
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Realizar ciclos de retroalimentación
¿Por qué?
• Alinear las iniciativas a nivel de proyecto y de organización
• Hacer posibles los cambios evolutivos
• Realizar los beneficios de Kanban
¿Cómo?
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Seguimiento operativo
Seguimiento diario
Seguimiento operativo
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Proyecto Por empezar En Desarrollo Terminado
ArquiT
PRNS
PRMT
InfraeST
TaPro
Iter 128/02
Iter 21Iter 20Iter 2630/09
Iter 3030/09
Iter 3221/09
Iter 3328/09
Iter 630/03
Iter 630/03
Iter 730/05
Iter 830/05
Iter 1030/06
Iter 1428/06
Iter 130/03
Iter 330/04
Iter 230/03
Iter 430/07
Iter 630/09
Según planArquiT
31/03/1368%
PRNS
28/02/1352%
PRMT
30/04/1340%
InfraeST
30/04/1350%
TaPro
28/02/1388%
Observar
Crítico
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Seguimiento operativo: Mantenimiento
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Promedio Cycle Time (d) Cumplimiento fecha fin (%)
Objetivo ene-13 Ene-Dic-2012 ene-13 Ene-Dic-2012
Nuevas peticiones 30 33,2 29,8 78 81
Corrección de errores 5 5,2 4,7 64 68
Objetivo
30 3520 2515
Rendimiento
38
0
5
10
15
20
25
30
35
40
jul-12 ago-12 sep-12 oct-12 nov-12 dic-12
Entregados: a tiempo Entegados: sin cumplir ANS Media móvil 3 meses
59,38%
40,63%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Entegados: sincumplir ANS
Entregados: a tiempo
Entregas tardes
PersonasEntorno Proceso
Métricas DatosProducto
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Mejorar colaborando y evolucionar experimentando
¿Por qué?
• Hay que evolucionar en paralelo a los cambios en el contexto de negocio y las necesidades de los clientes
• Periódicamente hay que tomar decisiones sobre cómo organizar y gestionar mejor el trabajo
¿Cómo?
• Estudiando el sistema completo en base a los datos reales
• Teniendo en cuenta las visiones de los distintos implicados en el flujo.
• En pasos pequeños hacia la visión.
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La “rutina” de la mejora
40
Estado actual
Estado objetivo
Visión
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Cambios evolutivos
41
Estado actual
Estado deseado
Acercarse al “rendimiento deseado”
aumentando la capacidad de
adaptación
Pasos de la mejora
42
Entender la visión
Entender el estado
actual
Establecer el objetivo
próximo
PDCA hacia el objetivo
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Retrospectivas
• “Stop the line” para estudiar una causa específica
• Mensualmente, juntos con las revisiones de los proyectos, para estudiar causas comunes para los proyectos
• Cuatrimestralmente, para revisar el flujo de valor completo
43
• ¿Qué es lo que ha ido bien?
• ¿Qué es lo que todavía no va bien?
• ¿Cuáles son las causas para los problemas actuales?
• ¿Qué hacer para que estas causas no se vuelvan a dar en el futuro?
Cultura de mejora continua
44
Seguimiento operativo
“Rutina” de la mejora
Seguimiento diario
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Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 45
Facilitar la coordinación entre los proyectos
Aumentar la visibilidad en el estado de los proyectos
Aumentar la colaboración en-y entre- departamentos
Equilibrar la carga de trabajo y la organización de los equipos
Cumplir los ANS
Aumentar la agilidad del negocio
Reducir la burocraciaReducir las incidencias
Reducir los tiempos de entregaReducir los costes de coordinación
Mejorar la gestión de los riesgos
Mejorar la actitud
Aumentar la previsibilidad
Reducir la variabilidad en el rendimiento
Reducir los errores de integración
Reducir el re-trabajo Enfoque en las necesidades del cliente
Reducir las esperas
Eliminar los cuellos de botella Reducir el esfuerzo de corrección de incidencias
Facilitar la transformación organizacional
Acelerar los proyectos
Contenido
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad46
Pendiente En curso Hecho
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“Mi motivación para adoptar los
sistemas kanban fué eliminar muri, reducir mura y facilitar un camino
evolutivo al cambio.”
David J. Anderson
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 47
Sobrecarga de trabajo
Variación en el flujo
Kanban …
… no es necesario, si se cumplen todas estas condiciones:
• La capacidad supera la demanda
• Especialistas con la capacitación necesaria siempre están disponibles
• Siempre se dispone de la información necesaria para realizar un trabajo
• El flujo de trabajo es suave y nada lo interrumpe
• El trabajo no varía en tipo, complejidad o tamaño
… no funcionará, si:
• El Jefe o el Cliente no tiene paciencia para esperar que el cambio evolutivo de efecto
• No se quiere implementar.
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 48
Fuente: David J. Anderson, “Kanban: when is it not appropriate”
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Áreas de aplicación de Kanban
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 49
Proyectos de mantenimiento
Garantías
Proyectos de desarrollo
Proyectos grandes
OperacionesServiciosHot line
Kanban
dev-Kanban ops - Kanban
2007
2013
Añ
o
Área
Mantenimiento de aplicaciones TI
Media& entertainment, juejos, etc
Cómo empezar con Kanban
• Empezar con lo que hacéis ahora
• Inicialmente, respetar los roles, las
responsabilidades y los cargos
• Modificar ligeramente la forma de trabajar para
implementar PULL
• Visualizar el trabajo y la organización del equipo
• Limitar el trabajo-en-curso (WIP) y dejar al equipo
tirar (PULL) el trabajo cuando tiene capacidad
• Evolucionar a través de la eliminación de los
cuellos de botella, los desperdicios en el flujo de
trabajo y la variabilidad que afecta al rendimiento.
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 50
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Contenido
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad51
Pendiente En curso Hecho
Kanban y Scrum: similitudes
• Ambos son Agile y Lean
• Utilizan el sistema PULL
• Transparencia en la gestión de los proyectos
• Enfoque en entregar frecuentemente un
producto que funciona
• Requieren dividir el trabajo en partes
• El plan de entrega se optimiza en base a datos
empíricos (velocidad / tiempo de entrega)
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 52
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Kanban y Scrum: diferencias
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 53
Scrum Kanban
Prescribe iteraciones fijas, p.ej. 4 semanas o 30 días
Separa las cadencias de planificación y de entrega. Puede ser dirigido por eventos en lugar de iterativo.
El equipo se compromete a entregar unacantidad de trabajo determinada para la iteración
El equipo se compromete a: (1) entregar valor(2) gestionar el flujo (3) gestionar la utilización de los recursos
Utiliza Velocidad como métrica principal de planificación
Utiliza Tiempo de entrega como métrica principal de planificación y mejora de procesos
Los elementos tienen que ser divididos para que se puedan implementar en 1 sprint
No hay un tamaño prescrito
Limita el trabajo en curso indirectamente (a través de los sprints)
Limita el trabajo en curso explícitamente
Típicamente no se pueden añadir elementos (stories) nuevos durante el sprint
Elementos nuevos se pueden añadir cuando la capacidad lo permita
Prescribe 3 roles: PO, SM, Equipo No prescribe roles
Inconveniencias en Scrum
• A veces hace falta cambiar el backlog más frecuentemente que el timebox lo permita
• Falta un mecanismo que limita las multi-tareas
• La planificación de los sprints implícitamente anima a las personas a pre-comprometerse a cumplir un trabajo sin saber si la capacidad lo permitirá
• A veces se empiezan demasiadas stories a la vez
• La planificación de un sprint puede ser difícil si el cliente no tiene 2 horas disponibles cada 2 semanas para esta reunión.
• Se dan casos cuando muchas stories están sin terminar al final del sprint
• Las pruebas no siempre están completamente hechas al final del sprint
• Los gráficos burndown llevan a Gestión-por-objetivos
• Es difícil gestionar las interrupciones a lo largo del sprint
• Difícil de aplicar en equipos grandes
• Explicar el sistema al cliente.
• Decir al cliente que el trabajo sobre su petición no puede empezar porque los límites de trabajo en curso no lo permiten
• Priorización de los stories/requisitos
• Calibrar el sistema Kanban, si hay cambios frecuentes en los equipos.
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 54
Desafíos en Kanban
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Contenido
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad55
Pendiente En curso Hecho
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad 56
¿Para qué nos puede ayudar en la empresa?
• simplificar el flujo de trabajo• acelerar los proyectos• fomentar la colaboración• optimizar la utilización de los recursos• mejorar la calidad de los productos• facilitar y enfocar mejor la gestión• eliminar rápidamente obstáculos en el flujo
de trabajo• abrir para todos la caja del desarrollo y de
la ejecución de los servicios
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Otros cursos y servicios
Kanban: 5 pasos sencillos para aumentar la eficacia y la adaptabilidad57
CURSOS Y SERVICIOS En curso Hecho
teodora@berriprocess.comteodora@berriprocess.comteodora@berriprocess.comteodora@berriprocess.com
@@@@tbozhevatbozhevatbozhevatbozheva
www.berriprocess.comwww.berriprocess.comwww.berriprocess.comwww.berriprocess.com
58
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