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Instituto Tecnológico de Costa Rica Oficina de Planificación Institucional
Unidad Especializada de Control Interno
Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI)
Manual de Usuario del SEVRI
2017
1
Tabla de contenido
Mantenimientos del Sistema .......................................................................................... 17
Mantenimiento de Casos Especiales ............................................................................. 17
Información Relacionada ............................................................................................ 17
Información General ................................................................................................... 17
Campos relacionados ................................................................................................. 17
Consideraciones Generales ....................................................................................... 18
Insertar Caso Especial ................................................................................................... 18
Paso a paso ............................................................................................................... 18
Actualizar Caso Especial ............................................................................................... 19
Paso a paso ............................................................................................................... 19
Buscar ............................................................................................................................ 21
Paso a paso ............................................................................................................... 21
Exportar ......................................................................................................................... 22
Paso a paso ............................................................................................................... 22
Mantenimiento de Criterio de Aceptación ..................................................................... 23
Información Relacionada ............................................................................................ 23 Información General ................................................................................................... 23
Campos relacionados ................................................................................................. 23
Consideraciones Generales ....................................................................................... 24
Insertar Criterio de Aceptación ................................................................................... 24
Paso a paso ............................................................................................................... 24
Actualizar Criterio de Aceptación ................................................................................... 26
Paso a paso ............................................................................................................... 26
Activar/Desactivar un Criterio de Aceptación ................................................................. 28
Paso a paso ............................................................................................................... 28
Buscar ............................................................................................................................ 30
Paso a paso ............................................................................................................... 30
Exportar ......................................................................................................................... 32
Paso a paso ............................................................................................................... 32
Mantenimiento de Correos Enviados ............................................................................ 33
Información Relacionada ............................................................................................ 33
Información General ................................................................................................... 33
Campos relacionados ................................................................................................. 33
2
Consideraciones Generales ....................................................................................... 33
Buscar ............................................................................................................................ 34
Paso a paso ............................................................................................................... 34
Exportar ......................................................................................................................... 35
Paso a paso ............................................................................................................... 35
Mantenimiento de Efectividad ........................................................................................ 37
Información Relacionada ............................................................................................ 37
Información General ................................................................................................... 37
Campos relacionados ................................................................................................. 37
Consideraciones Generales ....................................................................................... 38
Insertar Efectividad ........................................................................................................ 38
Paso a paso ............................................................................................................... 38
Actualizar Efectividad ..................................................................................................... 40
Paso a paso ............................................................................................................... 40
Activar/Desactivar un Efectividad ................................................................................... 42
Paso a paso ............................................................................................................... 42
Buscar ............................................................................................................................ 43
Paso a paso ............................................................................................................... 43
Exportar ......................................................................................................................... 44
Paso a paso ............................................................................................................... 44
Mantenimiento de Falla por ............................................................................................ 45
Información Relacionada ............................................................................................ 45
Información General ................................................................................................... 45
Campos relacionados ................................................................................................. 45
Consideraciones Generales ....................................................................................... 45
Insertar Falla por ............................................................................................................ 46
Paso a paso ............................................................................................................... 46
Actualizar Falla por ........................................................................................................ 47
Paso a paso ............................................................................................................... 48
Activar/Desactivar un Falla por ...................................................................................... 49
Paso a paso ............................................................................................................... 49
Buscar ............................................................................................................................ 50
Paso a paso ............................................................................................................... 50
Exportar ......................................................................................................................... 51
3
Paso a paso ............................................................................................................... 51
Mantenimiento de Fuente de Riesgo ............................................................................. 52
Información Relacionada ............................................................................................ 52
Información General ................................................................................................... 52
Campos relacionados ................................................................................................. 52
Consideraciones Generales ....................................................................................... 53
Insertar Fuente de Riesgo .............................................................................................. 53
Paso a paso ............................................................................................................... 53
Actualizar Fuente de Riesgo .......................................................................................... 56
Paso a paso ............................................................................................................... 56
Activar/Desactivar un Fuente de Riesgo ........................................................................ 59
Paso a paso ............................................................................................................... 59
Buscar ............................................................................................................................ 61
Paso a paso ............................................................................................................... 61
Exportar ......................................................................................................................... 63
Paso a paso ............................................................................................................... 63
Agregar Fuente de Riesgo por Sugerencia .................................................................... 64
Paso a paso ............................................................................................................... 65
Mantenimiento de Impacto ............................................................................................. 69
Información Relacionada ............................................................................................ 69
Información General ................................................................................................... 69
Campos relacionados ................................................................................................. 69
Consideraciones Generales ....................................................................................... 70
Insertar Impacto ............................................................................................................. 70
Paso a paso ............................................................................................................... 70
Actualizar Impacto ......................................................................................................... 72
Paso a paso ............................................................................................................... 72
Activar/Desactivar un Impacto ....................................................................................... 73
Paso a paso ............................................................................................................... 73
Buscar ............................................................................................................................ 74
Paso a paso ............................................................................................................... 74
Exportar ......................................................................................................................... 75
Paso a paso ............................................................................................................... 75
Mantenimiento de Madurez de Control .......................................................................... 76
4
Información Relacionada ............................................................................................ 76
Información General ................................................................................................... 76
Campos relacionados ................................................................................................. 76
Consideraciones Generales ....................................................................................... 77
Insertar Madurez de Control .......................................................................................... 77
Paso a paso ............................................................................................................... 77
Actualizar Madurez de Control ....................................................................................... 78
Paso a paso ............................................................................................................... 78
Activar/Desactivar una Madurez de Control ................................................................... 80
Paso a paso ............................................................................................................... 80
Buscar ............................................................................................................................ 81
Paso a paso ............................................................................................................... 81
Exportar ......................................................................................................................... 82
Paso a paso ............................................................................................................... 82
Mantenimiento de Parámetros Generales ..................................................................... 83
Información Relacionada ............................................................................................ 83
Información General ................................................................................................... 83
Campos relacionados ................................................................................................. 83
Consideraciones Generales ....................................................................................... 83
Actualizar Parámetro General ........................................................................................ 84
Paso a paso ............................................................................................................... 84
Exportar ......................................................................................................................... 85
Paso a paso ............................................................................................................... 85
Mantenimiento de Periodos ............................................................................................ 86
Información Relacionada ............................................................................................ 86
Información General ................................................................................................... 86
Campos relacionados ................................................................................................. 86
Consideraciones Generales ....................................................................................... 86
Insertar Periodos ............................................................................................................ 86
Paso a paso ............................................................................................................... 87
Actualizar Periodos ........................................................................................................ 88
Paso a paso ............................................................................................................... 88
Buscar ............................................................................................................................ 90
Paso a paso ............................................................................................................... 90
5
Exportar ......................................................................................................................... 91
Paso a paso ............................................................................................................... 91
Mantenimiento de Probabilidad ..................................................................................... 92
Información Relacionada ............................................................................................ 92
Información General ................................................................................................... 92
Campos relacionados ................................................................................................. 92
Consideraciones Generales ....................................................................................... 93
Insertar Probabilidad ...................................................................................................... 93
Paso a paso ............................................................................................................... 93
Actualizar Probabilidad .................................................................................................. 94
Paso a paso ............................................................................................................... 94
Activar/Desactivar una Probabilidad .............................................................................. 96
Paso a paso ............................................................................................................... 96
Buscar ............................................................................................................................ 97
Paso a paso ............................................................................................................... 97
Exportar ......................................................................................................................... 98
Paso a paso ............................................................................................................... 98
Mantenimiento de Riesgo Inherente .............................................................................. 99
Información Relacionada ............................................................................................ 99
Información General ................................................................................................... 99
Campos relacionados ................................................................................................. 99
Consideraciones Generales ....................................................................................... 99
Insertar Riesgo Inherente ............................................................................................. 100
Paso a paso ............................................................................................................. 100
Actualizar Riesgo Inherente ......................................................................................... 101
Paso a paso ............................................................................................................. 101
Activar/Desactivar un Riesgo Inherente ....................................................................... 102
Paso a paso ............................................................................................................. 102
Buscar .......................................................................................................................... 103
Paso a paso ............................................................................................................. 103
Exportar ....................................................................................................................... 104
Paso a paso ............................................................................................................. 104
Mantenimiento de Tipo de Control ............................................................................... 106
Información Relacionada .......................................................................................... 106
6
Información General ................................................................................................. 106
Campos relacionados ............................................................................................... 106
Consideraciones Generales ..................................................................................... 106
Insertar Tipo de Control ............................................................................................... 107
Paso a paso ............................................................................................................. 107
Actualizar Tipo de Control ............................................................................................ 108
Paso a paso ............................................................................................................. 108
Activar/Desactivar un Tipo de Control .......................................................................... 110
Paso a paso ............................................................................................................. 110
Buscar .......................................................................................................................... 111
Paso a paso ............................................................................................................. 111
Exportar ....................................................................................................................... 112
Paso a paso ............................................................................................................. 112
Consultar Valoración .................................................................................................... 113
Información Relacionada .......................................................................................... 113
Información General ................................................................................................. 113
Consideraciones Generales ..................................................................................... 114
Consultar valoraciones................................................................................................. 115
Campos Relacionados ............................................................................................. 115
Paso a paso ............................................................................................................. 115
Realizar búsquedas o filtros de valoraciones ............................................................... 116
Paso a paso ............................................................................................................. 116
Consultar metas ........................................................................................................... 117
Paso a paso ............................................................................................................. 117
Consultar evaluación de la meta .................................................................................. 118
Campos relacionados ............................................................................................... 118
Paso a paso ............................................................................................................. 118
Consultar detalle de evaluación de meta ..................................................................... 120
Paso a paso ............................................................................................................. 120
Exportar valoración (es) ............................................................................................... 121
Paso a paso ............................................................................................................. 121
Exportar metas ............................................................................................................. 122
Paso a paso ............................................................................................................. 122
Valoración del Riesgo ................................................................................................... 124
7
Información Relacionada .......................................................................................... 124
Información General ................................................................................................. 124
Consideraciones Generales ..................................................................................... 127
Realizar Valoración ...................................................................................................... 127
Consideraciones ....................................................................................................... 127
Paso a paso ............................................................................................................. 128
Reporte de Valoración................................................................................................... 144
Información Relacionada .......................................................................................... 144
Campos relacionados ............................................................................................... 144
Consideraciones Generales ..................................................................................... 144
Generar Reporte .......................................................................................................... 144
Paso a paso ............................................................................................................. 144
Consultar Acciones de Respuesta ............................................................................... 147
Información Relacionada .......................................................................................... 147
Información General ................................................................................................. 147
Consideraciones Generales ..................................................................................... 148
Consultar valoraciones................................................................................................. 148
Campos Relacionados ............................................................................................. 148
Paso a paso ............................................................................................................. 149
Realizar búsquedas o filtros de valoraciones ............................................................... 149
Paso a paso ............................................................................................................. 149
Consultar metas ........................................................................................................... 150
Paso a paso ............................................................................................................. 150
Consultar Acciones de la meta .................................................................................... 151
Campos relacionados ............................................................................................... 151
Paso a paso ............................................................................................................. 151
Exportar valoración (es) ............................................................................................... 152
Paso a paso ............................................................................................................. 152
Exportar metas ............................................................................................................. 153
Paso a paso ............................................................................................................. 153
Incluir Acciones de Respuesta ..................................................................................... 154
Información Relacionada .......................................................................................... 154
Información General ................................................................................................. 154
Consideraciones Generales ..................................................................................... 154
8
Insertar Acciones de Respuesta al Riesgo ............................................................... 155
Modificar Acciones de Respuesta al Riesgo ............................................................ 155
Eliminar Acciones de Respuesta al Riesgo .............................................................. 155
Realizar Acciones de Mejora ....................................................................................... 155
Consideraciones ....................................................................................................... 155
Paso a paso ............................................................................................................. 155
Insertar Acciones ...................................................................................................... 155
Editar Acciones de Mejora ........................................................................................ 161
Eliminar Acciones de Mejora .................................................................................... 163
Reporte de Acciones de Respuesta ............................................................................. 168
Información Relacionada .......................................................................................... 168
Campos relacionados ............................................................................................... 168
Consideraciones Generales ..................................................................................... 168
Generar Reporte .......................................................................................................... 168
Paso a paso ............................................................................................................. 168
Consultar Seguimiento ................................................................................................. 170
Información Relacionada .......................................................................................... 170
Información General ................................................................................................. 170
Consideraciones Generales ..................................................................................... 172
Consultar valoraciones................................................................................................. 172
Campos Relacionados ............................................................................................. 172
Paso a paso ............................................................................................................. 173
Realizar búsquedas o filtros de valoraciones ............................................................... 173
Paso a paso ............................................................................................................. 174
Consulta de metas ....................................................................................................... 174
Paso a paso ............................................................................................................. 175
Consulta de acciones ................................................................................................... 175
Paso a paso ............................................................................................................. 175
Consulta de seguimientos ............................................................................................ 176
Campos relacionados ............................................................................................... 176
Paso a paso ............................................................................................................. 176
Exportar valoración (es) ............................................................................................... 178
Paso a paso ............................................................................................................. 178
Exportar meta(s) .......................................................................................................... 179
9
Paso a paso ............................................................................................................. 179
Exportar acción(es) ...................................................................................................... 180
Paso a paso ............................................................................................................. 180
Seguimiento de Acciones ............................................................................................. 182
Información Relacionada ............................................................................................. 182
Consideraciones Generales ..................................................................................... 182
Dar Seguimiento .......................................................................................................... 182
Paso a paso ............................................................................................................. 182
Reporte de Seguimiento ............................................................................................... 187
Información Relacionada .......................................................................................... 187
Campos relacionados ............................................................................................... 187
Consideraciones Generales ..................................................................................... 187
Generar Reporte .......................................................................................................... 187
Paso a paso ............................................................................................................. 187
Preguntas Frecuentes ................................................................................................... 190
Para acceso ................................................................................................................. 190
Para ver alguna respuesta en particular ...................................................................... 191
Para descargar la fuente de control interno: ................................................................ 192
Para volver arriba ......................................................................................................... 192
Reporte de Eventos por Programa y Subprograma ................................................... 193
Información Relacionada .......................................................................................... 193
Campos relacionados ............................................................................................... 193
Consideraciones Generales ..................................................................................... 193
Generar Reporte .......................................................................................................... 193
Paso a paso ............................................................................................................. 193
Reporte de Dependencias por Programa y Subprograma ......................................... 196
Información Relacionada .......................................................................................... 196
Campos relacionados ............................................................................................... 196
Consideraciones Generales ..................................................................................... 196
Generar Reporte .......................................................................................................... 197
Paso a paso ............................................................................................................. 197
Reporte de Nivel de Riesgo Institucional por Programa y Subprograma ................. 198
Información Relacionada .......................................................................................... 198
Campos relacionados ............................................................................................... 198
10
Consideraciones Generales ..................................................................................... 198
Generar Reporte .......................................................................................................... 199
Paso a paso ............................................................................................................. 199
Reporte de Porcentaje de Cumplimiento por Programa y Subprograma ................. 202
Información Relacionada .......................................................................................... 202
Campos relacionados ............................................................................................... 202
Consideraciones Generales ..................................................................................... 202
Generar Reporte .......................................................................................................... 202
Paso a paso ............................................................................................................. 202
Reporte de Nivel de Riesgo por Metas ........................................................................ 204
Información Relacionada .......................................................................................... 204
Campos relacionados ............................................................................................... 204
Consideraciones Generales ..................................................................................... 204
Generar Reporte .......................................................................................................... 204
Paso a paso ............................................................................................................. 204
Reporte de Metas por Programa y Subprograma ....................................................... 207
Información Relacionada .......................................................................................... 207
Campos relacionados ............................................................................................... 207
Consideraciones Generales ..................................................................................... 207
Generar Reporte .......................................................................................................... 208
Paso a paso ............................................................................................................. 208
Reporte de Histórico de Valoraciones de Riesgo ....................................................... 210
Información Relacionada .......................................................................................... 210
Campos relacionados ............................................................................................... 210
Consideraciones Generales ..................................................................................... 210
Generar Reporte .......................................................................................................... 210
Paso a paso ............................................................................................................. 210
Reporte Fuente de Riesgo más Frecuentes ................................................................ 212
Información Relacionada .......................................................................................... 212
Campos relacionados ............................................................................................... 212
Consideraciones Generales ..................................................................................... 212
Generar Reporte .......................................................................................................... 213
Paso a paso ............................................................................................................. 213
Reporte de Porcentaje por Criterio de Aceptación ..................................................... 216
11
Información Relacionada .......................................................................................... 216
Campos relacionados ............................................................................................... 216
Consideraciones Generales ..................................................................................... 216
Generar Reporte .......................................................................................................... 217
Paso a paso ............................................................................................................. 217
Reporte de Controles .................................................................................................... 219
Información Relacionada .......................................................................................... 219
Campos relacionados ............................................................................................... 219
Consideraciones Generales ..................................................................................... 219
Generar Reporte .......................................................................................................... 219
Paso a paso ............................................................................................................. 219
Reporte Consolidado .................................................................................................... 221
Información Relacionada .......................................................................................... 221
Presentación de Reporte Consolidado ..................................................................... 221
Campos relacionados ............................................................................................... 223
Consideraciones Generales ..................................................................................... 224
Generar Reporte .......................................................................................................... 224
Paso a paso ............................................................................................................. 224
Generalidades ................................................................................................................. 228
Información Relacionada ............................................................................................. 228
Información General ................................................................................................. 228
Usuarios de Sistema .................................................................................................... 232
Director ..................................................................................................................... 232
Administrador ........................................................................................................... 232
Mensaje de Advertencia............................................................................................... 232
Advertencia .............................................................................................................. 232
Información ............................................................................................................... 233
Exitoso ...................................................................................................................... 233
Error ......................................................................................................................... 233
Mapas de Calor .............................................................................................................. 235
Consideraciones Generales ..................................................................................... 235
Mapa de Calor Riesgo Inherente ................................................................................. 236
Consideraciones ....................................................................................................... 236
Paso a paso ............................................................................................................. 236
12
Mapa de Calor Efectividad ........................................................................................... 238
Consideraciones ....................................................................................................... 238
Paso a paso ............................................................................................................. 238
Mapa de Calor Criterio Aceptación .............................................................................. 240
Consideraciones ....................................................................................................... 240
Paso a paso ............................................................................................................. 240
Mapas de Calor ............................................................................................................... 242
Consideraciones Generales ..................................................................................... 242
Mapa de Calor Riesgo Inherente ................................................................................. 243
Consideraciones ....................................................................................................... 243
Paso a paso ............................................................................................................. 243
Mapa de Calor Efectividad ........................................................................................... 245
Consideraciones ....................................................................................................... 245
Paso a paso ............................................................................................................. 245
Mapa de Calor Criterio Aceptación .............................................................................. 247
Consideraciones ....................................................................................................... 247
Paso a paso ............................................................................................................. 247
Mantenimiento de Contactos ........................................................................................ 249
Información Relacionada .......................................................................................... 249
Información General ................................................................................................. 249
Campos relacionados ............................................................................................... 249
Consideraciones Generales ..................................................................................... 249
Insertar Contactos ........................................................................................................ 250
Paso a paso ............................................................................................................. 250
Actualizar Contacto ...................................................................................................... 252
Paso a paso ............................................................................................................. 252
Eliminar un Contacto .................................................................................................... 254
Paso a paso ............................................................................................................. 254
Buscar .......................................................................................................................... 254
Paso a paso ............................................................................................................. 254
Exportar ....................................................................................................................... 255
Paso a paso ............................................................................................................. 255
Visualización ................................................................................................................ 256
Mantenimiento de Programas ...................................................................................... 258
13
Información Relacionada .......................................................................................... 258
Información General ................................................................................................. 258
Campos relacionados ............................................................................................... 258
Consideraciones Generales ..................................................................................... 258
Insertar Programa ........................................................................................................ 258
Paso a paso ............................................................................................................. 258
Actualizar Programa .................................................................................................... 260
Paso a paso ............................................................................................................. 260
Buscar .......................................................................................................................... 261
Paso a paso ............................................................................................................. 261
Exportar ....................................................................................................................... 262
Paso a paso ............................................................................................................. 262
Mantenimiento de Subprogramas ................................................................................ 264
Información Relacionada .......................................................................................... 264
Información General ................................................................................................. 264
Campos relacionados ............................................................................................... 264
Consideraciones Generales ..................................................................................... 264
Insertar Subprograma .................................................................................................. 265
Paso a paso ............................................................................................................. 265
Actualizar Subprograma............................................................................................... 266
Paso a paso ............................................................................................................. 266
Buscar .......................................................................................................................... 268
Paso a paso ............................................................................................................. 268
Exportar ....................................................................................................................... 269
Paso a paso ............................................................................................................. 269
Mantenimiento de Preguntas Frecuentes.................................................................... 270
Información Relacionada .......................................................................................... 270
Información General ................................................................................................. 270
Campos relacionados ............................................................................................... 270
Consideraciones Generales ..................................................................................... 270
Insertar Pregunta Frecuente ........................................................................................ 271
Paso a paso ............................................................................................................. 271
Actualizar Pregunta Frecuente ..................................................................................... 273
Paso a paso ............................................................................................................. 273
14
Eliminar una pregunta frecuente .................................................................................. 275
Paso a paso ............................................................................................................. 275
Buscar .......................................................................................................................... 276
Paso a paso ............................................................................................................. 276
Exportar ....................................................................................................................... 276
Paso a paso ............................................................................................................. 276
Reportes Perfil Director - Vicerrector .......................................................................... 278
Reporte Nivel de Riesgo por Meta ............................................................................... 278
Información Relacionada .......................................................................................... 278
Campos relacionados ............................................................................................... 278
Consideraciones Generales ..................................................................................... 278
Generar Reporte .......................................................................................................... 278
Paso a paso ............................................................................................................. 278
Reporte Nivel de Riesgo Institucional ......................................................................... 281
Información Relacionada .......................................................................................... 281
Campos relacionados ............................................................................................... 281
Consideraciones Generales ..................................................................................... 281
Generar Reporte .......................................................................................................... 281
Paso a paso ............................................................................................................. 281
Reporte Nivel de Riesgo por Meta ............................................................................... 284
Información Relacionada .......................................................................................... 284
Campos relacionados ............................................................................................... 284
Consideraciones Generales ..................................................................................... 284
Generar Reporte .......................................................................................................... 284
Paso a paso ............................................................................................................. 284
Reporte Controles ......................................................................................................... 286
Información Relacionada .......................................................................................... 286
Campos relacionados ............................................................................................... 286
Consideraciones Generales ..................................................................................... 286
Generar Reporte .......................................................................................................... 286
Paso a paso ............................................................................................................. 286
Reporte Panel de Control (DashBoard) ....................................................................... 289
Información Relacionada .......................................................................................... 289
Campos relacionados ............................................................................................... 289
15
Consideraciones Generales ..................................................................................... 289
Generar Reporte .......................................................................................................... 289
Paso a paso ............................................................................................................. 289
Reportes Perfil Rector ................................................................................................... 292
Reporte Frecuencia Fuente de Riesgo Rector ............................................................ 292
Información Relacionada .......................................................................................... 292
Campos relacionados ............................................................................................... 292
Consideraciones Generales ..................................................................................... 292
Generar Reporte .......................................................................................................... 292
Paso a paso ............................................................................................................. 292
Reporte Nivel de Riesgo Institucional ......................................................................... 296
Información Relacionada .......................................................................................... 296
Campos relacionados ............................................................................................... 296
Consideraciones Generales ..................................................................................... 296
Generar Reporte .......................................................................................................... 296
Paso a paso ............................................................................................................. 296
Reporte Nivel de Riesgo por Meta ............................................................................... 300
Información Relacionada .......................................................................................... 300
Campos relacionados ............................................................................................... 300
Consideraciones Generales ..................................................................................... 300
Generar Reporte .......................................................................................................... 300
Paso a paso ............................................................................................................. 300
Reporte Panel de Control (Dashboard)........................................................................ 303
Información Relacionada .......................................................................................... 303
Campos relacionados ............................................................................................... 303
Consideraciones Generales ..................................................................................... 303
Generar Reporte .......................................................................................................... 303
Paso a paso ............................................................................................................. 303
Mantenimiento de Siglas ............................................................................................... 307
Información Relacionada .......................................................................................... 307
Información General ................................................................................................. 307
Campos relacionados ............................................................................................... 307
Consideraciones Generales ..................................................................................... 307
Insertar Sigla ................................................................................................................ 307
16
Paso a paso ............................................................................................................. 307
Actualizar Sigla ............................................................................................................ 310
Paso a paso ............................................................................................................. 310
Buscar .......................................................................................................................... 312
Paso a paso ............................................................................................................. 312
Exportar ....................................................................................................................... 314
Paso a paso ............................................................................................................. 314
17
En este documento se enumeran los pasos a seguir para ingresar a cada pantalla que conforma el sistema.
Mantenimientos del Sistema
Mantenimiento de Casos Especiales El Caso Especial es el tiempo adicional durante el cual se culmina total o parcialmente una valoración existente, o sea una valoración que ya se inició y que se encuentre incompleta.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ampliar el sistema de manera tal que existan periodos anuales para que el sistema pueda estar activo o pueda darse una periodicidad al mismo.
Exportar
Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Casos Especiales para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Caso Especial: Descripción del caso Especial. Justificación: Justificación del caso Especial. Fecha Ampliada: Fecha ampliada del caso Especial. Código Valoración: Código de la valoración que le se aplica el caso
especial.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
18
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar
Insertar Caso Especial Paso a paso
1. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Casos Especiales.
2. Ingrese los datos del Caso Especial.
19
3. Al seleccionar una Valoración, se generará una lista de las valoraciones para
asignarlas a su respectivo caso especial para el mismo.
Actualizar Caso Especial Paso a paso
1. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda
de la tabla en la pantalla Mantenimiento Casos Especiales. Puede darle
doble click sobre la fila y realizará la misma función.
20
2. Modifique los datos del Caso Especial que desea cambiar.
3. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
21
Buscar
Paso a paso
1. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Descripción)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que
desea buscar.
2. Se visualizará los valores asociados al mismo.
22
Exportar
Paso a paso
1. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Caso Especial, según su
formato de elección.
2. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
23
Mantenimiento de Criterio de Aceptación El Criterio de Aceptación son los parámetros de aceptabilidad, producto de la evaluación del riesgo y las medidas de control existentes, los cuales determinan si el nivel de riesgo resultante se encuentra dentro de los límites que la Institución define como aceptables o no.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite calificar los datos obtenidos dentro de un Criterio de Aceptación, tomando en cuenta que se ha realizado el proceso de calificación del evento, y que se han agregado controles además de evaluarse y con estos datos el sistema se encargará de calcular un valor y categorizarlo en un rango definido en este mantenimiento, y con esto asignarle un color y un Criterio de Aceptación según corresponda.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver el Criterio de Aceptación; cuando se está realizando el proceso de evaluación, además de las proyecciones del sistema en los mapas de calor. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Criterio de Aceptación para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Criterio de Aceptación: nombre del criterio de aceptación. Color: color que se le asignará al criterio de evaluación. Valor Inicial: valor que mide el inicio del rango para categorizar. Valor Final: valor que mide el final del rango para categorizar. Descripción: descripción para ampliar el concepto del nombre o su
definición. Estado: estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: fecha que se crea el criterio de aceptación.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
24
Fecha de Modificación: fecha de última modificación realizada por el usuario.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Criterio de Aceptación
Paso a paso
3. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Criterio de Aceptación.
4. Ingrese los datos del Criterio de Aceptación, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
25
5. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
26
Actualizar Criterio de Aceptación
Paso a paso
6. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Criterio de Aceptación. Puede darle doble
click sobre la fila y realizará la misma función.
27
7. Modifique los datos del Criterio de Aceptación que desea cambiar.
28
8. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Activar/Desactivar un Criterio de Aceptación
Paso a paso
9. Para Desactivar visualice el criterio de aceptación que desea desactivar y dele
click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el
criterio de aceptación.
29
10. Para Activar visualice que este inactivo el criterio de aceptación que desea
desactivar y dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el
sistema activará el criterio de aceptación.
30
Buscar
Paso a paso
11. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Valor Final) donde
desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
31
12. Se visualizará los valores asociados al mismo.
32
Exportar
Paso a paso
13. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Criterio de Aceptación, según
su formato de elección.
14. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
33
Mantenimiento de Correos Enviados El Correo es el medio para recibir en este caso los correos que el sistema envía automáticamente, ya sea para notificar o para recordar.
Información Relacionada
Información General
La información mostrada en este mantenimiento permite visualizar los correos que el sistema posee, ya sea por notificaciones que el usuario posea, ya sea en los casos específicos de fuentes de riesgo, valoraciones o acciones de respuesta.
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Correos para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Asunto: Descripción del Asunto del correo enviado. Destinatario: Nombre del grupo o correo del destinatario del correo. Con Copia: Nombre del grupo o correo del CC (Con Copia) del
correo. Formato HTML: Bit que representa si el formato del correo está en
HTML (Default Si). Error: En caso de que el correo no se haya enviado
exitosamente, representa un bit (Si/No).
Descripción Error: En caso del punto anterior, de ser erróneo
el correo, este campo muestra la descripción del mismo.
Fecha de Creación: Fecha de creación del correo.
Consideraciones Generales
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
34
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
El sistema le permite: Buscar, Exportar
Buscar Paso a paso
15. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Con Copia) donde
desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
16. Se visualizará los valores asociados al mismo.
35
Exportar
Paso a paso
17. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Correo, según su formato de
elección.
18. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
36
19. Si usted quiere visualizar el correo (cuerpo del mismo), solamente debe de
darle doble clic al registro el cual desea visualizar el mismo y aparecerá el
contenido del correo como lo muestra la siguiente figura.
37
Mantenimiento de Efectividad La Efectividad es la combinación de la eficacia y eficiencia de los controles diseñados como acción detectiva, preventiva y/o correctiva, con diferente grado de madurez y función de su aplicación, para asegurar razonablemente el cumplimiento de la meta y por ende con los objetivos.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite asignar una efectividad a un control cuando se eligen los parámetros Tipo de Control, Madurez de Control y si Falla por. Este valor asignado se realiza con un cálculo del valor obtenido en el Riesgo Inherente menos el promedio de efectividad; que corresponde a la multiplicación de los Tipos de Controles por la Madurez del Control menos la Falla, con este valor se le asignará una Efectividad (Color, Efectividad, Valor).
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver la Efectividad; cuando se está realizando el proceso de evaluación, además de las proyecciones del sistema en los mapas de calor. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Efectividad para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Efectividad: nombre del Efectividad. Color: color que se le asignará al criterio de evaluación. Total Inicial: valor que mide el inicio del rango para categorizar. Total Final: valor que mide el final del rango para categorizar. Descripción: descripción para ampliar el concepto del nombre o su
definición. Estado: estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
38
Valor: valor que se le asignará si queda en el rango para calcular el criterio de aceptación
Fecha de Creación: fecha que se crea el Efectividad. Fecha de Modificación: fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Efectividad
Paso a paso
20. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Efectividad.
21. Ingrese los datos de la Efectividad, se activa por defecto para que al ingresarlo
este activo.
39
22. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
40
Actualizar Efectividad Paso a paso
23. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Efectividad. Puede darle doble click sobre la
fila y realizará la misma función.
24. Modifique los datos de la Efectividad que desea cambiar.
41
25. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
42
Activar/Desactivar un Efectividad
Paso a paso
26. Para Desactivar visualice la Efectividad que desea desactivar y dele click en el
recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el
Efectividad.
27. Para Activar visualice que este inactivo la Efectividad que desea desactivar y
dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema activará
el Efectividad.
43
Buscar
Paso a paso
28. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Total Inicial) donde
desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
29. Se visualizará los valores asociados al mismo.
44
Exportar
Paso a paso
30. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Efectividad, según su formato
de elección.
31. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
45
Mantenimiento de Falla por La Falla por es el mecanismo por los que puede debilitarse un control, estos pueden fallar por el conocimiento y/o comportamiento que tiene el usuario para aplicar el control.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite asignar un valor al elegir por qué falla el control, y con este valor se realizará el cálculo de la Efectividad.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver la Falla por; cuando se está realizando el proceso de evaluación, además de las proyecciones del sistema en los mapas de calor. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Falla por, para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Falla por: nombre del Falla por. Descripción: descripción para ampliar el concepto del nombre o su
definición. Valor: valor que se le asignará si queda en el rango para calcular la
Efectividad. Estado: estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: fecha que se crea el Falla por. Fecha de Modificación: fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Consideraciones Generales
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
46
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Falla por
Paso a paso
32. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Falla por.
33. Ingrese los datos del Falla por, se activa por defecto para que al ingresarlo este
activo.
47
34. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Actualizar Falla por
48
Paso a paso
35. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Falla por. Puede darle doble click sobre la
fila y realizará la misma función.
36. Modifique los datos de Falla por, que desea cambiar.
37. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
49
Activar/Desactivar un Falla por
Paso a paso
38. Para Desactivar visualice el Falla por, que desea desactivar y dele click en el
recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el Falla por.
39. Para Activar visualice que este inactivo el Falla por, que desea desactivar y dele
click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema activará el
Falla por.
50
Buscar
Paso a paso
40. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Valor) donde desea
buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
41. Se visualizará los valores asociados al mismo.
51
Exportar
Paso a paso
42. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Falla por, según su formato
de elección.
43. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
52
Mantenimiento de Fuente de Riesgo La fuente de riesgo se refiere al origen que pueden tener los riesgos. Existen riesgos de fuente externa, que son aquellos que nacen de situaciones que escapan al control de la administración y riesgos de fuente interna que son aquellos originados dentro de la institución, como los relacionados a las capacidades del personal y a la efectividad de los sistemas de información.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite asociar a una meta la fuente de riesgo según corresponda, estas se encuentran definidas y se pueden ampliar cada año conforme las sugerencias enviadas por los usuarios del sistema.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver la Fuente de Riesgo; cuando se está realizando el proceso de evaluación, además de las proyecciones del sistema en los mapas de calor. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Fuente de Riesgo, para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Clasificación de la Fuente de Riesgo: es la forma en la que se clasifica una fuente de riesgo (Interna, Externa)
Fuente de Riesgo: nombre del Fuente de Riesgo. Descripción: descripción para ampliar el concepto del nombre o su
definición.
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53
Diccionario SEVRI TEC: descripción ampliada para explicar con palabras propias que significa esto para que el usuario lo comprenda mejor.
Estado: estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: fecha que se crea el Fuente de Riesgo. Fecha de Modificación: fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar, Agregar Fuente de Riesgo por Sugerencia
Insertar Fuente de Riesgo
Paso a paso
44. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Fuente de Riesgo .
54
45. Ingrese los datos de la Fuente de Riesgo, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
55
46. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
56
Actualizar Fuente de Riesgo
Paso a paso
47. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Fuente de Riesgo . Puede darle doble click
sobre la fila y realizará la misma función.
57
48. Modifique los datos de la Fuente de Riesgo, que desea cambiar.
58
49. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
59
Activar/Desactivar un Fuente de Riesgo
Paso a paso
50. Para Desactivar visualice el Fuente de Riesgo, que desea desactivar y dele
click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el
Fuente de Riesgo.
60
51. Para Activar visualice que este inactivo la Fuente de Riesgo, que desea
desactivar y dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el
sistema activará la Fuente de Riesgo.
61
Buscar
Paso a paso
52. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Descripción) donde
desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
62
53. Se visualizará los valores asociados al mismo.
63
Exportar
Paso a paso
54. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Fuente de Riesgo, según su
formato de elección.
64
55. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
Agregar Fuente de Riesgo por Sugerencia
El sistema mostrará al administrador en forma de notificación y cada vez que entra a esta
pantalla, la cantidad de Fuentes de Riesgo enviadas por los usuarios en el botón , esto le permitirá al administrador revisarlas y decidir si las agrega a las Fuentes de Riesgo que posee el sistema.
65
Paso a paso
56. Dele click en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda
seguido al título Mantenimiento Fuente Riesgo. Esto le desplegara encima de
la tabla las sugerencias enviadas por los usuarios para ser aprobadas o
rechazadas.
66
57. Para rechazar dele click en el botón . El sistema la desparecerá de
la tabla y si entra nuevamente a la pantalla ya no la verá.
58. Para aceptar dele click en el botón . El sistema le desplegará una
pantalla para que el administrador pueda editar redacción y ortografía, además
de elegir la clasificación.
67
59. El usuario puede Guardar o Cancelar. En el caso de cancelar se mantiene en
la lista la Sugerencia. Pero si la Guarda, se incluye en la tabla del
Mantenimiento de Fuente de Riesgo y este señala la que se acaba de agregar,
además que notifica al usuario que la realizó.
68
69
Mantenimiento de Impacto El impacto es la característica que mide la severidad de los efectos adversos, o la magnitud con que impacta el riesgo, mide consecuencias, las pérdidas sostenidas.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite asignar un valor al elegir el Impacto produce el evento, y con este valor se realizará el cálculo del Riesgo Inherente.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver el Impacto; cuando se está realizando el proceso de evaluación, además de las proyecciones del sistema en los mapas de calor. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Impacto, para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Impacto: nombre del Impacto. Descripción: descripción para ampliar el concepto del nombre o su
definición. Valor: peso asignado para estimar el grado de afectación. Estado: estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: fecha que se crea el Impacto. Fecha de Modificación: fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
70
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Impacto
Paso a paso
60. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Impacto.
61. Ingrese los datos del Impacto, se activa por defecto para que al ingresarlo este
activo.
71
62. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
72
Actualizar Impacto
Paso a paso
63. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Impacto. Puede darle doble click sobre la fila
y realizará la misma función.
64. Modifique los datos de Impacto, que desea cambiar.
73
65. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Activar/Desactivar un Impacto
Paso a paso
66. Para Desactivar visualice el Impacto, que desea desactivar y dele click en el
recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el Impacto.
67. Para Activar visualice que este inactivo el Impacto, que desea desactivar y dele
click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema activará el
Impacto.
74
Buscar
Paso a paso
68. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Valor) donde desea
buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
69. Se visualizará los valores asociados al mismo.
75
Exportar
Paso a paso
70. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Impacto, según su formato
de elección.
71. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
76
Mantenimiento de Madurez de Control La Madurez de Control es el grado de madurez del control existente en aquellos casos que se evidencie control.
Información Relacionada
Información General
La madurez es el punto culminante de un proceso que determina el crecimiento y desarrollo, que consiste que consiste en la integración diversos controles.
Activar o Desactivar
Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver la Madurez de Control; cuando se está realizando el proceso de evaluación. Exportar
Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Madurez de Control para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Madurez del Control: Nombre de la Madurez de Control. Descripción: Descripción para ampliar el concepto del nombre o su
definición. Valor: Valor que mide el inicio del rango para categorizar. Estado: estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: Fecha que se crea la Madurez de Control. Fecha de Modificación: Fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
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Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Madurez de Control
Paso a paso
72. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Madurez de Control.
73. Ingrese los datos de la Madurez del Control, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
78
74. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Actualizar Madurez de Control
Paso a paso
75. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Madurez de Control. Puede darle doble click
sobre la fila y realizará la misma función.
79
76. Modifique los datos de la Madurez de Control que desea cambiar.
77. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
80
Activar/Desactivar una Madurez de Control
Paso a paso
78. Para Desactivar visualice la Madurez de Control que desea desactivar y dele
click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el
criterio de aceptación.
79. Para Activar visualice que este inactivo el criterio de aceptación que desea
desactivar y dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el
sistema activará la Madurez de Control.
81
Buscar
Paso a paso
80. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Madurez de Control)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea
buscar.
81. Se visualizará los valores asociados al mismo.
82
Exportar
Paso a paso
82. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Madurez de Control, según
su formato de elección.
83. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
83
Mantenimiento de Parámetros Generales Los Parámetros Generales son los datos que se incluyen en la programación del sistema para que se pueda tomar referencia, en caso de ocurrir algún cambio de datos que sean ajenos al sistema y que deban modificarse por futuros cambios, por ejemplo: cuentas de correo, nombre de unidad, conceptos.
Información Relacionada
Información General
La información actualizada en este mantenimiento permite que los valores internos sean dinámicos, por ejemplo actualmente se envía un correo con la cuenta sevri@tec.ac.cr, si por alguna razón esto cambia se cambia en este mantenimiento y nos va permitir enviar correo de una nueva cuenta o cambiar la contraseña.
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Parámetro General para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Parámetro General: nombre del Parámetro General, este valor no es cambiado pues el sistema lo interpreta con el nombre.
Configuración: configuración tomada por el sistema para usar los datos. Tipo: define qué tipo va configurar el sistema: Correo, URL, Otro. Este
valor no debe modificarse.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
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El sistema le permite: Actualizar, Exportar
Actualizar Parámetro General
Paso a paso
84. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Parámetro General. Puede darle doble click
sobre la fila y realizará la misma función.
85. Modifique los datos del Parámetro General que desea cambiar. Solo podrá
cambiar Configuración y Tipo, pues el dato de Parámetro General es asignado
por el sistema sin posibilidad de cambiar.
85
86. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Exportar
Paso a paso
87. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Parámetros Generales,
según su formato de elección.
88. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
86
Mantenimiento de Periodos El Periodo es el tiempo durante el cual el sistema estará habilitado para realizar la valoración de riesgos correspondiente.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite limitar el sistema de manera tal que existan periodos anuales para que el sistema pueda estar activo o pueda darse una periodicidad al mismo.
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Periodos para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Periodo: Nombre del criterio de aceptación. Descripción: Descripción del periodo. Fecha Inicio: Fecha inicial del periodo. Fecha Final: Fecha Final del periodo.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar
Insertar Periodos
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
87
Paso a paso
89. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Periodos.
90. Ingrese los datos del Periodo.
91. Al seleccionar el Periodo, se generará el código respectivo para el mismo,
dando una estructura al código del sistema de Periodos.
Año Actual: 2017
Valoración Año Anterior: 2016-2017-V
88
Valoración Año Actual: 2017-2018-V
I Seguimiento Año Actual: 2017-2018-I-S
II Seguimiento Año Actual: 2017-2018-II-S
I Seguimiento Año Anterior: 2016-2017-I-S
II Seguimiento Año Anterior: 2016-2017-II-S
Actualizar Periodos
Paso a paso
92. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Periodos. Puede darle doble click sobre la
fila y realizará la misma función.
89
93. Modifique los datos del Periodo que desea cambiar.
94. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
90
Buscar
Paso a paso
95. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Descripción) donde
desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
96. Se visualizará los valores asociados al mismo.
91
Exportar
Paso a paso
97. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento periodo, según su formato de
elección.
98. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
92
Mantenimiento de Probabilidad La Probabilidad es la mayor o menor posibilidad de que ocurra un determinado suceso. En otras palabras, su noción viene de la necesidad de medir o determinar cuantitativamente la certeza o duda de que un suceso dado ocurra o no.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ingresar los datos de Medida o descripción de la posibilidad de ocurrencia de evento.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver la Probabilidad; cuando se está realizando el proceso de evaluación. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Probabilidad para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Probabilidad: Nombre de la Probabilidad. Descripción: Descripción para ampliar el concepto del nombre o
su definición. Valor: Valor que mide el inicio del rango para categorizar. Estado: Estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: Fecha que se crea la Probabilidad. Fecha de Modificación: Fecha de última modificación realizada
por el usuario.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
93
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Probabilidad
Paso a paso
99. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Probabilidad.
100. Ingrese los datos de la Probabilidad, se activa por defecto para que al ingresarlo
este activo.
94
101. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Actualizar Probabilidad
Paso a paso
102. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Probabilidad. Puede darle doble click sobre
la fila y realizará la misma función.
95
103. Modifique los datos de la Probabilidad que desea cambiar.
104. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
96
Activar/Desactivar una Probabilidad
Paso a paso
105. Para Desactivar visualice la madurez de control que desea desactivar y dele
click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará la
Probabilidad.
106. Para Activar visualice que este inactivo la Probabilidad que desea desactivar y
dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema activará
la Probabilidad
97
Buscar
Paso a paso
107. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Probabilidad) donde
desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea buscar.
108. Se visualizará los valores asociados al mismo.
98
Exportar
Paso a paso
109. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Probabilidad, según su
formato de elección.
110. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
99
Mantenimiento de Riesgo Inherente El Riesgo Inherente es la probabilidad de ocurrencia y grado de afectación sobre una meta al materializarse un evento sin la evaluación de los controles existentes.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite visualizar el nivel de riesgo sin medidas de administración, es el asociado directamente al evento si la institución no aplica actividades de control para su administración.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver el Riesgo Inherente; cuando se está realizando el proceso de evaluación. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Riesgo Inherente para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Riesgo Inherente: Nombre del Riesgo Inherente. Color: Color que representar el rango de cada uno de los valores. Valor Inicial: Valor que mide el inicio del rango para categorizar. Valor Final: Valor que mide el final del rango para categorizar. Estado: Estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: Fecha que se crea el Riesgo Inherente. Fecha de Modificación: Fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Consideraciones Generales
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
100
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Riesgo Inherente
Paso a paso
111. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Riesgo Inherente.
112. Ingrese los datos del Riesgo Inherente, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
101
113. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Actualizar Riesgo Inherente
Paso a paso
114. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Riesgo Inherente. Puede darle doble click
sobre la fila y realizará la misma función.
115. Modifique los datos del Riesgo Inherente que desea cambiar.
102
116. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Activar/Desactivar un Riesgo Inherente
Paso a paso
117. Para Desactivar visualice el Riesgo Inherente que desea desactivar y dele click
en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el
Riesgo Inherente.
103
118. Para Activar visualice que este inactivo el Riesgo Inherente que desea
desactivar y dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el
sistema activará el Riesgo Inherente.
Buscar
Paso a paso
119. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Riesgo Inherente)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea
buscar.
104
120. Se visualizará los valores asociados al mismo.
Exportar
Paso a paso
121. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Riesgo Inherente, según su
formato de elección.
105
122. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
106
Mantenimiento de Tipo de Control El Tipo de Control son las características del control, donde se visualizan los distintos tipos de control que puede tener un proceso, actividad o meta, de manera que ayude a mitigar el riesgo.
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite visualizar los diferentes tipos de mecanismos que se tienen para mitigar el riesgo.
Activar o Desactivar Esta opción de sistema permite que los usuarios directores puedan ver el Tipo de Control; cuando se está realizando el proceso de evaluación. Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Tipo de Control para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Tipo de Control: Nombre del Tipo de Control Descripción: Descripción del Tipo de control que representa. Valor: Valor que mide el tipo de Control. Estado: Estado que le permite al sistema mostrar datos al usuario. Fecha de Creación: Fecha que se crea el Tipo de Control. Fecha de Modificación: Fecha de última modificación realizada por el
usuario.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
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El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Activar/Desactivar, Buscar, Exportar
Insertar Tipo de Control
Paso a paso
123. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Tipo de Control.
124. Ingrese los datos del Tipo de Control, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
108
125. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
Actualizar Tipo de Control
Paso a paso
126. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
tabla en la pantalla Mantenimiento Tipo de Control. Puede darle doble click
sobre la fila y realizará la misma función.
109
127. Modifique los datos del Tipo de Control que desea cambiar.
128. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la tabla.
110
Activar/Desactivar un Tipo de Control
Paso a paso
129. Para Desactivar visualice el tipo de Control que desea desactivar y dele click
en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema desactivará el Tipo
de Control.
130. Para Activar visualice que este inactivo el Tipo de Control que desea desactivar
y dele click en el recuadro de estado donde posee un check, el sistema activará
el Tipo de Control.
111
Buscar
Paso a paso
131. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Tipo de Control)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que desea
buscar.
132. Se visualizará los valores asociados al mismo.
112
Exportar
Paso a paso
133. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Tipo de Control, según su
formato de elección.
134. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará en
Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción, debe elegir
donde guardar, el nombre y darle Guardar.
113
Consultar Valoración El consultar valoración le permite al usuario revisar todas las valoraciones que ha incluido en el sistema y así ver la etapa de valoración donde se realiza la evaluación y se incluyen los eventos, se evalúan los controles, se visualizara la valoración completa, es decir, el sistema le permite: consultar valoraciones, realizar búsqueda o filtros de las valoraciones, consultar metas, consultar evaluación de la meta, consultar detalle de la evaluación de meta, exportar valoraciones, exportar metas
Información Relacionada
Información General
La pantalla consta de un maestro y detalle que se ilustra a continuación. En el maestro se incluye el histórico de las valoraciones y en el detalle las metas asociadas a esa valoración. Las valoraciones ordenadas por departamento y luego periodo actual al menos reciente, y en tanto a las metas, ordenadas por código (mismo que posee en SIPAO), solo se presentarán las que se encuentren con la etapa de valoración iniciada o en su defecto justificadas. Además, se incluye un desplegable en las metas que permitirá ver la calificación, evaluación o justificación.
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114
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el
115
recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán visualizar sus valoraciones y los administradores podrán visualizar todas las valoraciones que posee el sistema.
Consultar valoraciones
Una valoración son las etapas de calificación y evaluación que realiza el director sobre las metas del Plan Anual Operativo, donde indicará como podrá evitar riesgos ante situaciones planteadas como los son los eventos.
Campos Relacionados
Código: código autogenerado por el sistema donde se indica las 3 primeras iniciales del usuario que realizó la valoración, el año en que se realizó y las iniciales del departamento. Este código es único por cada valoración en el sistema.
Departamento: departamento al que es asociado la valoración (Consultado de DITEC).
Fecha de Creación: fecha en la que se creó la valoración. Periodo de Valoración: periodo asignado por el sistema en el
momento que se crea la valoración. Usuario: usuario que realiza la valoración.
Paso a paso
135. El sistema incluye en su maestro, el listado de todas las metas, con solo
ingresar a esta pantalla de forma automática enlistará las valoraciones.
116
Realizar búsquedas o filtros de valoraciones Una funcionalidad que incluye el sistema en la mayoría de sus tablas es que se puede realizar búsquedas o filtros personalizadas dentro de cada campo en el que aparece sobre la etiqueta del campo.
Paso a paso
136. Sitúese sobre el campo que desea buscar e indique lo que desea buscar.
Puede hacer más de un filtro a la vez, situándose en dos etiquetas.
117
137. Para eliminar la búsqueda personalizada, solo debe darle en la equis (x) que
se encuentra en cada recuadro.
Consultar metas Cada valoración tiene asociada una o varias metas, en las mestas se especifican lo siguiente:
Código: código asignado por SIPAO, donde se indica que el primer número el objetivo estratégico, segundo número corresponde a programa, el tercero al subprograma, y el último a un consecutivo.
Meta: corresponde a la descripción de la meta (tomado de SIPAO). ¿Posee Riesgo?: indica si la meta posee riesgo, si la meta no posee riesgo en su
defecto será justificada, por lo cual no tiene detalle, si posee riesgo, tiene detalle de la calificación y evaluación.
Detalle: botón que le permite ver en detalle la evaluación y calificación dada a la meta. Actividades PAO: botón que permite ver las actividades asociadas a la meta (tomadas
de SIPAO).
Paso a paso
1. Dele click sobre la valoración en el maestro para desplegar la meta.
118
1. Para cambiar de valoración solo debe nuevamente cambiar darle click
nuevamente a otra valoración.
Consultar evaluación de la meta El sistema desplegará las metas y cada meta visualizará una evaluación y calificación o en su defecto una justificación, además sus actividades asociadas.
Campos relacionados
Fuente de Riesgo: fuente de riesgo que se le asocia a la meta. Evento: evento(s) que se les asocia a la(s) fuente(s) de riesgo. Riesgo Inherente: riesgo inherente calculado con respecto a la
probabilidad que ocurra el evento y el impacto que este pueda tener. Efectividad: efectividad calculada con respecto al tipo de control,
madurez de control y falla por que se haya elegido. Criterio de Aceptación: criterio de aceptación calculado con respecto al
promedio de la efectividad de los controles que se hayan dado.
Paso a paso
1. Sitúese sobre la meta y despliegue el mas (+), este abrirá la calificación dada
a esta meta. Puede ser una calificación y evaluación o una justificación.
119
2. Para cerrarla solo debe indicar con el menos (-) que posee al inicio de la meta,
esto cerrará la evaluación y/o calificación.
120
Consultar detalle de evaluación de meta
El consultar la evaluación no te dice como llegaste a obtener un riesgo inherente o un criterio de aceptación, con el detalle se te desplegará lo que has elegido para obtenerlo de forma detallada.
Paso a paso
1. Selecciones la meta que desee ver el detalle y dele en el botón que
corresponde a la fila.
2. El sistema desplegará una ventana con la información adicional para llegar al
Riesgo Inherente y Criterio de Aceptación
121
Exportar valoración (es) El sistema le permite al usuario exportar la información de cada de las tablas que así posean esta funcionalidad en la parte inferior izquierda (Excel, PDF, Word)
Paso a paso
3. Situase sobre el maestro, donde se encuentran las valoraciones y dele click al
formato en el que se quiere exportar la información este descargará o le
indicará donde desea guardarlo.
4. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
122
Exportar metas
Paso a paso
1. Situase sobre el detalle, donde se encuentran las metas y dele click al formato
en el que se quiere exportar la información este descargará o le indicará
donde desea guardarlo.
2. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
123
124
Valoración del Riesgo La valoración de riesgo es el proceso en dónde se establecen las fuentes de riesgo; asociándolas de acuerdo con el diccionario de Fuentes de Riesgo Institucionales, se agregan los eventos y su respectivo riesgo inherente, seguido a esto se agregan controles para mitigar el riesgo y así obtener un criterio de aceptación.
Información Relacionada
Información General
Riesgo: es la posibilidad de que suceda algo que tendría impacto sobre
los objetivos institucionales. Fuente de Riesgo: es lo que lo origina el riesgo, puede ser una fuente
interna o externa. Evento: Incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico en
un intervalo de tiempo particular. Los eventos pueden responder a causas internas cuando provienen de la misma institución, o de origen externo cuando se relacionan con factores que están fuera de la organización, pero tienen alguna incidencia sobre el logro de los objetivos de ésta.
Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de ocurrencia de evento.
Impacto: mide la severidad de los efectos adversos, o la magnitud con que impacta el riesgo, mide consecuencias, las pérdidas sostenidas.
IMPACTOS DEFINICIÓN
Muy bajo No impacta el quehacer del área o dependencia, las acciones siguen su ejecución normal sin afectar la docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional.
Bajo
Impacta en un grado mínimo el quehacer del Programa o Subprograma, las actividades siguen su ejecución normal sin afectar la docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional.
Moderado Impacta de manera razonable el quehacer Institucional, las actividades de docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional se ven afectadas en un grado intermedio.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
125
Alto Impacta de manera significativa el quehacer Institucional, las actividades de docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional se ven afectadas en un grado mayor.
Muy Alto
Impacta de manera crítica el quehacer Institucional, las actividades de docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional se ven afectadas en un grado catastrófico.
Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo sin medidas de administración, es el asociado directamente al evento si la institución no aplica actividades de control para su administración.
Control: Mecanismos con que se cuenta para controlar o mitigar el riesgo. Tipo de Control: Son los diferentes tipos de mecanismos que se tienen
para mitigar el riesgo.
TIPO DE CONTROL
DEFINICIÓN
Inexistente No se aplica ningún tipo de control.
Detectivo Diseñados para identificar y descubrir eventos no deseados después de que ya han ocurrido, pero que por sí mismos no los corrige.
Correctivo Diseñados para corregir los eventos no deseados detectados. Eliminarán ciertas conductas y resultados indeseables.
Preventivo Diseñados para evitar los eventos no deseados. Impide que una amenaza llegue siquiera a materializarse.
Madurez de Control: La madurez es el punto culminante de un proceso
que determina el crecimiento y desarrollo, que consiste que consiste en la integración diversos controles
MADUREZ DESCRIPCIÓN
Nulo No existe madurez.
Informal
El control ha sido diseñado e implantado, su aplicación depende de la persona que esté en el puesto. No existe documento formal de aprobación de dicho control ni supervisión del mismo.
Estandarizado El control ha sido diseñado, implantado, divulgado, documentado y aprobado, no se ejerce supervisión sobre dicho control.
Monitoreado
Es el control integrado que se verifica periódicamente para su correcta operación, actualización y evaluación sobre la efectividad del mismo, con reporte al superior jerárquico correspondiente.
Falla por: son las prácticas por las cuales falla el control interno.
126
FALLA POR
DESCRIPCIÓN
Aptitud Las medidas y prácticas no son eficientes, efectivas y oportunas. Los mecanismos de control no se adaptan a los procesos, recursos, objetivos y de fácil interpretación para los funcionarios.
Actitud
Es la forma de actuar de una persona, el comportamiento que emplea un individuo para hacer las cosas. No existe un grado de identificación por parte de los funcionarios; no demuestra iniciativa y disposición para cumplir con las directrices, reglamentaciones y ordenamientos, entre otros.
Ambos Falla por los mecanismos utilizados (aptitud) como por los funcionarios a cargo (actitud).
Nada No falla por nada
Efectividad: Son los niveles de efectividad en que está funcionando el
control interno.
EFECTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Deficiente Los controles son mínimos, no contribuyen a que el efecto del riesgo sea contrarrestado.
Baja La medida de control contribuye poco a que el efecto del riesgo sea contrarrestado.
Media La medida de control contribuye parcialmente a que el efecto del riesgo sea contrarrestado, implica el monitoreo constante del riesgo.
Alta La medida de control contribuye a que el efecto del riesgo sea minimizado.
Óptima La medida de control contribuye a que el efecto del riesgo sea completamente mitigado en su totalidad.
Criterio de Aceptación: es el resultado que se emana de la valoración del riesgo.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
DESCRIPCIÓN
Aceptable Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel aceptable, serán monitoreados por la persona responsable de la actividad.
Bajo
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel bajo, serán monitoreados por la persona responsable de la actividad, deberá alertar cualquier desviación ante su superior jerárquico.
Moderado
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel moderado, serán riesgos que requieren una actividad para mitigar el riesgo, mismas que deberán ser ejecutadas por la persona responsable.
127
Alto
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel alto, serán riesgos que requieren una actividad para mitigarlos, mimas que deberán ejecutarse y monitorearse según el comportamiento del riesgo por la persona responsable y comunicado al superior inmediato.
Extremo
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel extremo, serán atendidos de manera inmediata, con prioridad Institucional. Estos requieren de una actividad para mitigarlos, deberán ser implementados y evaluados por la persona responsable y comunicado tanto al superior inmediato como al máximo jerarca.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán realizar la valoración y los administradores podrán dar asistencia remota a los directos que tengan algún inconveniente.
Realizar Valoración
Consideraciones
3. Fuente de Riesgo: se debe asociar una fuente de riesgo a la meta y como
máximo podrá asociar solo tres fuentes de riesgo por meta.
4. Evento: se debe agregar un evento por fuente de riesgo y como máximo
podrá asociar dos eventos por cada fuente de riesgo.
5. Riesgo Inherente: se debe calificar o seleccionar probabilidad e impacto en
cada uno de los eventos agregados.
6. Controles: se debe agregar un control por cada evento, pero puede
seleccionar que no posee controles. Para este caso si agrego controles, debe
evaluar esos controles eligiendo: Tipo de Control, Madurez de Control y Falla por
128
Paso a paso
El proceso será un proceso guiado por los botones inferiores derechos ,
, por lo que después de completado cada paso (fuente de riesgo, eventos, riesgo inherente, controles, resumen), puede utilizar para desplazar.
7. Identifique la meta, elija una meta de la lista desplegable que se le muestra en
pantalla. Al elegir la meta, mostrará de forma completa en el espacio de meta
consolidada, y la cantidad de actividades que corresponde al departamento.
8. Verifique las acciones corresponde a las definidas en el SIPAO, dando click en el
botón “Ver Actividades PAO”
129
9. Indique si la meta posee Riesgo
3.1. Si la meta posee riesgo, proceda a asociar las fuentes de riesgo
130
3.1.1. Fuente de Riesgo
3.1.1.1. Asociar una Fuente de Riesgo
1. En la pestaña Fuente de Riesgo elija una Fuente de Riesgo que relacionada con la
meta y dele click en asociar.
Si no recuerda la descripción de la fuente de riesgo sitúese sobre ella para poder ver
una ayuda adicional.
131
Además, si este posee otra definición adicional, diccionario SEVRI-TEC, sitúese en la
descripción para que lo despliegue. Esta es una ayuda adicional para elegir la fuente de
riesgo, con respecto a definiciones adaptadas al TEC. No todas las fuentes poseen
Diccionario SEVRI-TEC
132
2. Las fuentes de riesgo agregadas se incluirán en la tabla que se presenta debajo de
la descripción de la fuente de riesgo.
3.1.1.2. Sugerir una fuente de Riesgo
El proceso se realiza con el objetivo de que la Unidad Especializada de Control Interno (UECI), tenga posibilidad de revisar si la nueva sugerencia puede aplicar para agregar al diccionario de fuentes de riesgo que posee el sistema o si se adecua a una existente, y pueda ser más una sugerencia depara de la unidad el que usen una que se encuentra definida.
1. Presione el botón nueva fuente de riesgo, en lo cual se le despliega esta pantalla.
133
2. Escriba la fuente de riesgo, luego la descripción y presione enviar, se desplegará un
mensaje de que ha sido enviada para revisión.
134
3.1.1.3. Actualizar las fuentes de riesgo
Si el usuario se le aprobó la fuente de riesgo en el momento; por la UECI, puede refrescar
usando el botón
3.1.1.4. Eliminar una Fuente de Riesgo
No se podrán eliminar fuentes de riesgo, cuando se haya asociado acciones, para poder realizar tiene que borrar las acciones de respuesta asociadas. Si la fuente de riego posee asociado eventos o controles se le mostrar un mensaje de advertencia para que el usuario decida si desea borrarla, teniendo en cuenta que esta ya pudo ser evaluada y/o calificada.
1. Visualice la fuente de riesgo que desea eliminar, y dele click sobre el botón.
2. Si la meta posee evento y controles asociados el mostrará un mensaje, este mensaje
lo que indica es que existe una evaluación que si el usuario desea eliminarla. En dado caso
que no posea el sistema la elimina.
135
3.1.2. Eventos
3.1.2.1. Agregar un Evento a una Fuente de Riesgo
3. Selecciones la fuente de riesgo, escriba su evento y dele agregar. Si no recuerda la
descripción de la fuente de riesgo cuando la seleccioné y se situé sobre ella podrá verla.
1. Los eventos agregados se incluirán en la tabla que se presenta abajo del evento.
Además, si no recuerda que es un evento puede darle click a la palabra “Evento” para ver su definición
136
3.1.2.2. Editar un Evento
1. Para la edición del evento se debe, visualicé el evento que desea editar, dele click
botón , este mostrará en la misma fila para cambiar el evento
2. Luego de que cambia el evento, lo guarda dando click al botón , si en caso
contrario decide que no va realizar la acción puede cancelar, dando click en el botón
3.1.2.3. Eliminar un Evento
No se podrán eliminar el evento, cuando se haya asociado acciones, para poder realizar tiene que borrar las acciones de respuesta asociadas.
137
1. Visualizar el evento y darle click al botón
Si el evento tiene algún control(es) asociado este se mostrará para que el usuario
decida.
Si el evento no tiene control(es) asociados solo pedirá confirmación
3.1.3. Riesgo Inherente
En esta pantalla se mostrarán las fuentes asociadas en el proceso anterior, ordenada alfabéticamente por fuente de riesgo y luego por evento. Este es un proceso automático que asigna el riesgo inherente obtenido según lo que el usuario elige para la probabilidad y el impacto, este proceso se llama calificación del evento.
1. Seleccione una probabilidad o/y un impacto, al seleccionar los dos este realizará la
asignación del riesgo inherente.
138
3.1.1. Controles
3.1.1.1. Agregar Control
3.1.1.1.1. No posee control
Si el evento no posee controles asociados, el sistema asumirá que la efectividad asignada es “Deficiente” teniendo en cuenta que no existen controles, y se agregará a la tabla inferior. Seleccione el evento, y marque la casilla “No” donde se le pregunta “¿Posee controles?” y luego dele click en agregar
3.1.1.1.2. Si posee control
139
Seleccione el evento, y marque la casilla “Si” donde se le pregunta “¿Posee controles?”, además agregar la descripción del control y luego dele click en agregar, y se agregará a la tabla inferior. Esto le habilitará los espacios para que pueda evaluar el evento.
Recuerde que: se debe agregar a cada evento un control como mínimo o su defecto indicar que no posee controles, en el caso de que se agregue el o los controles; debe evaluar el control.
3.1.1.2. Editar control
1. Para la edición del evento se debe, visualicé el control que desea editar, dele click
botón , este mostrará en la misma fila para cambiar el evento
140
2. Luego de que cambia el control, lo guarda dando click al botón , si en caso
contrario decide que no va realizar la acción puede cancelar, dando click en el botón
3.1.1.3. Eliminar control
1. Visualizar el control y darle click al botón
3.1.1.4. Evaluar los controles
La evaluación corresponde a la asignación de Tipo de Control, Madurez de Control y Falla por; se debe seleccionar por cada control estas tres secciones, este nos brindará “Efectividad” calculada por el sistema. Sitúese sobre el tipo de control del control que va evaluar y seleccione una opción, seguido realice el mismo proceso para madurez de control y falla por.
141
3.1.2. Resumen
En esta sección se incluye un resumen de los datos evaluados. En caso de que el Criterio de Aceptación no sea aceptable, debe agregar acciones de respuesta para el evento, dando click en el botón “Acciones de Respuesta”, pero si es aceptable, tiene también la opción de agregar “Acciones de respuesta” de forma opcional.
142
3.2. Si la meta no posee riesgo, dele click en “No” y proceda a justificar el por qué no
posee riesgo y guardar.
3.2.1. Escriba la justificación y dele click Guardar
143
Terminado el proceso de valoración de las metas, y con la condición de que las justificó o las calificó y evaluó, dando como resultado el Criterio de Aceptación “Aceptable” en los eventos de las metas. Se le mostrará al usuario un botón de “Finalizar Proceso” o en su defecto ir a revisar “Acciones”.
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Reporte de Valoración Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que respaldé esta etapa. Asimismo, puede generar los históricos de sus valoraciones, si cuenta con más de una valoración en el sistema.
Información Relacionada Campos relacionados
Valoraciones: Filtro que le permite selecciona una o varias valoraciones
al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director y Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Para el rol de Director podrá ver las valoraciones asociadas a su persona, para el administrador podrá ver todas las valoraciones del sistema.
Generar Reporte
Paso a paso
10. Elija una o varias valoraciones, de la lista desplegable que se le
muestra. Además, puede escribir en la barra de la lista desplegable para
realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
145
11. Dele click en
12. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias páginas.
146
147
Consultar Acciones de Respuesta El consultar Acciones de Respuesta le permite al usuario revisar todas las acciones que ha incluido en el sistema y así ver el detalle de las valoraciones, así como las metas y por ende las acciones a realizar de las mismas. El sistema le permite: consultar valoraciones, realizar búsqueda o filtros de las valoraciones, consultar metas, consultar detalle de las acciones.
Información Relacionada
Información General La pantalla consta de un maestro y detalle que se ilustra a continuación. En el maestro se incluye el histórico de las valoraciones y en el detalle las metas asociadas a esa valoración. Las valoraciones ordenadas por departamento y luego periodo actual al menos reciente, y en tanto a las metas, ordenadas por código (mismo que posee en SIPAO), solo se presentarán las que se encuentren con la etapa de valoración iniciada o en su defecto justificadas. Además, se incluye un desplegable en las metas que permitirá ver las acciones que posee la misma.
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148
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán visualizar sus valoraciones y los administradores podrán visualizar todas las valoraciones que posee el sistema.
Consultar valoraciones
Una valoración son las etapas de calificación y evaluación que realiza el director sobre las metas del Plan Anual Operativo, donde indicará como podrá evitar riesgos ante situaciones planteadas como los son los eventos.
Campos Relacionados
Código: código autogenerado por el sistema donde se indica las 3 primeras iniciales del usuario que realizó la valoración, el año en que se realizó y las iniciales del departamento. Este código es único por cada valoración en el sistema.
Departamento: departamento al que es asociado la valoración (Consultado de DITEC).
Fecha de Creación: fecha en la que se creó la valoración. Periodo de Valoración: periodo asignado por el sistema en el
momento que se crea la valoración. Usuario: usuario que realiza la valoración.
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Paso a paso
13. El sistema incluye en su maestro, el listado de todas las metas, con
solo ingresar a esta pantalla de forma automática enlistará las
valoraciones
Realizar búsquedas o filtros de valoraciones
Una funcionalidad que incluye el sistema en la mayoría de sus tablas es que se puede realizar búsquedas o filtros personalizadas dentro de cada campo en el que aparece sobre la etiqueta del campo.
Paso a paso
14. Sitúese sobre el campo que desea buscar e indique lo que desea
buscar. Puede hacer más de un filtro a la vez, situándose en dos etiquetas.
150
15. Para eliminar la búsqueda personalizada, solo debe darle en la equis
(x) que se encuentra en cada recuadro.
Consultar metas
Cada valoración tiene asociada una o varias metas, en las mestas se especifican lo siguiente:
Código: código asignado por SIPAO, donde se indica que el primer número el objetivo estratégico, segundo número corresponde a programa, el tercero al subprograma, y el último a un consecutivo.
Meta: corresponde a la descripción de la meta (tomado de SIPAO). ¿Posee Riesgo?: indica si la meta posee riesgo, si la meta no posee
riesgo en su defecto será justificada, por lo cual no tiene detalle, si posee riesgo, tiene detalle de la calificación y evaluación.
Detalle: botón que le permite ver en detalle la evaluación y calificación dada a la meta.
Actividades PAO: botón que permite ver las actividades asociadas a la meta (tomadas de SIPAO).
Paso a paso
1. Dele click sobre la valoración en el maestro. Para desplegar la meta
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2. Para cambiar de valoración solo debe nuevamente cambiar darle click
nuevamente a otra valoración.
Consultar Acciones de la meta
El sistema desplegará las metas y cada meta visualizará las acciones de la meta.
Campos relacionados
Fuente de Riesgo: fuente de riesgo que se le asocia a la meta. Evento: evento(s) que se les asocia a la(s) fuente(s) de riesgo. Acción: Acción de mejora o actividad de la que se debe de aplicar
al evento que posee riesgo. Criterio de Aceptación: criterio de aceptación calculado con
respecto al promedio de la efectividad de los controles que se hayan dado.
Fecha Inicio: Fecha de Inicio que implica el plazo de ejecución de la acción.
Fecha Final: Fecha de Fin que implica el plazo de ejecución de la acción.
Paso a paso
3. Sitúese sobre la meta y despliegue el mas (+), este abrirá las acciones que
posee esta meta, como lo muestra la imagen.
152
El sistema desplegará las metas y cada meta visualizará las acciones de la meta, como un maestro detalle.
Exportar valoración (es)
El sistema le permite al usuario exportar la información de cada de las tablas que así posean esta funcionalidad en la parte inferior izquierda (Excel, PDF, Word)
Paso a paso
16. Situase sobre el maestro, donde se encuentran las valoraciones y
dele click al formato en el que se quiere exportar la información este
descargará o le indicará donde desea guardarlo.
17. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
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Exportar metas
Paso a paso
1. Situase sobre el detalle, donde se encuentran las metas y dele click al formato
en el que se quiere exportar la información este descargará o le indicará donde
desea guardarlo.
2. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
154
Incluir Acciones de Respuesta Las Acciones de Respuesta, son las actividades que realiza el responsable sobre un plan que debe de realizar en relación con los eventos presentados en una valoración del riesgo.
Información Relacionada
Información General
Fuente de Riesgo: es lo que lo origina el riesgo, puede ser una fuente interna o externa.
Evento: Incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico en un intervalo de tiempo particular. Los eventos pueden responder a causas internas cuando provienen de la misma institución, o de origen externo cuando se relacionan con factores que están fuera de la organización, pero tienen alguna incidencia sobre el logro de los objetivos de ésta.
Acción: Medida o Acción que le se aplica a cada Acción presentada. Criterio de Aceptación: es el resultado que se emana de la valoración del
riesgo. Fecha de Inicio: Es la Fecha de Inicio del Plazo de Ejecución de la Acción. Fecha de Fin: Es la Fecha de Fin del Plazo de Ejecución de la Acción.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán realizar las Acciones de Respuesta al riesgo y los administradores podrán dar asistencia remota a los directos que tengan algún inconveniente.
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Insertar Acciones de Respuesta al Riesgo
Modificar Acciones de Respuesta al Riesgo
Eliminar Acciones de Respuesta al Riesgo
Realizar Acciones de Mejora
Consideraciones
18. Fuente de Riesgo: Se debe presentar una fuente de riesgo
que pertenece a la meta.
19. Evento: Se debe presentar un evento por fuente de riesgo.
20. Acción: Se debe Ingresar la actividad o acción de mejora
que se considere necesaria para afrontar el evento.
21. Fecha Inicio: Se debe agregar una fecha de inicio que es
la fecha de inicio del plazo de ejecución de la acción de
mejora.
22. Fecha Fin: Se debe agregar una fecha de inicio que es la
fecha de fin del plazo de ejecución de la acción de mejora.
Paso a paso
Insertar Acciones
23. Identifique la meta, elija una meta de la lista desplegable que se le
muestra en pantalla. Al elegir la meta, mostrará de forma completa en
el espacio de meta consolidada, y la cantidad de actividades que
corresponde al departamento.
156
24. Verifique las acciones corresponde a las definidas en el SIPAO,
dando click en el botón “Ver Actividades PAO”
25. Seleccione la Fuente de Riesgo a la que desea agregar acciones.
157
26. Seleccione el Evento que desea agregar Acciones.
4.1 Al seleccionar un evento, aparecerá el criterio de aceptación
correspondiente, con su respectivo color.
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27. Al seleccionar el evento, ingrese la “Acción de Mejora”, que considere
necesaria, recuerde que los campos mencionados no pueden ir
vacíos.
28. Seleccione las fechas del plazo de ejecución, tanto la fecha de inicio
como la fecha de fin.
159
29. Al seleccionar e ingresar todos los campos requeridos, usted puede pulsar el
botón de agregar acción ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Al pulsar el mismo la acción de respuesta ingresada es notificada al usuario de la siguiente manera.
Al agregar una acción, se le mostrará un grid o tabla donde aparecerán las acciones que el usuario ha ingresado.
Al agregar una acción, en el combo de Metas, “parte superior de la pantalla”, aparecerá, la meta cuya acción se agregó recientemente de otro color, esto para identificar las metas que estén listas. Conceptos Generales Metas Listas:
160
Metas que contiene acciones de Respuesta, o en su defecto su criterio de aceptación al momento de valorar fue “aceptable”, esto debido a que las metas cuyo criterio de aceptación dio “Aceptable”, no necesariamente se le deben de aplicar las acciones de mejora, por ende, las metas aparecerán de otro color como lo muestra la siguiente figura.
En el caso de las metas que no posean color, son las que no están listas, es decir no poseen acciones y su criterio es diferente a “Aceptable”, en este caso es de criterio “Bajo”. Metas sin Finalizar: Metas que no han realizar el proceso de Valoración completamente, es decir, estas metas son aquellas que NO poseen una evaluación y calificación de la misma, por ende, el proceso de esa meta en particular quedo incompleto, esto, por ende, el sistema envía una notificación indicándole al usuario una lista en su defecto de las metas que están sin finalizar, como lo muestra la siguiente figura.
161
Editar Acciones de Mejora
30. Usted puede editar una acción de Mejora si lo considera necesario, en la parte
inferior de sus pantallas, aparecerá el siguiente cuadro, con las acciones que
usted ingresó.
Mediante el botón Ubicado en la tabla, usted puede editar los registros que usted considere necesarios.
162
Editando los registros, como lo muestra la siguiente figura.
Guardando el mismo con el botón guardar .
Al guardar la edición, aparecerá la notificación correspondiente
163
Quedando el registro editado correctamente.
Eliminar Acciones de Mejora
31. Al igual que en el proceso de Editar, usted puede eliminar la acción que
considere que no aplica, o en su defecto, que desea omitir de sus acciones
de mejora, esto mediante el botón , ubicado en la última columna, de
forma de basurero.
Al pulsar el mismo enviará un mensaje de confirmación, para proceder o no a eliminar la acción seleccionada.
164
32. Al realizar estos pasos anteriores, usted puede visualizar en la pestaña
resumen , un consolidado de todas las acciones que se han
agregado, esto definido por meta.
Al igual que en los procesos anteriores, usted puede exportar la pantalla anterior en los diferentes formatos de documento.
33. En el momento que usted haya realizado el proceso completamente, es decir
que contenga todas las metas listas, como lo muestra la siguiente figura.
165
Donde se puede visualizar que todas las metas, estas listas, se habilitara en la pestaña resumen, en la parte inferior derecha el botón de finalizar proceso. La función del botón mencionado envía un correo de notificación, de las metas que tienen acciones, es decir, envía un consolidado de las metas que estén listas, solo si y si todas las metas, están del color turquesa. A continuación, se muestra el formato del correo, que se le envía al responsable.
Al llegar el correo se le mostrara la notificación por pantalla, de que el envío del correo fue exitoso, al responsable.
166
Ayuda Remota
34. Adicionalmente, usted puede acezar de manera remota a la pantalla de
Acciones de Respuesta, para poder visualizar, el proceso o etapa en tiempo
real del director responsable.
12.1 Ingresando como rol de Administrador, al ingresar a la pantalla de Acciones, aparecerá
un modal donde se debe de ingresar el nombre del director al que se quiere visualizar el
proceso, como lo muestra la siguiente figura.
Ingresando el id del Usuario, se debe de pulsar el botón de Cambiar Sesión.
167
Al ingresar a la pantalla de Acciones, usted puede navegar por la pantalla de Acciones de respuesta en modo lectura, es decir solo puede visualizar lo que el director ha realizado hasta el momento.
Quedando deshabilitado las funciones usuales de la pantalla, ya que esta está en modo lectura.
No podrá agregar acciones, ni finalizar el proceso (envío del correo).
168
Reporte de Acciones de Respuesta Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Valoraciones: Filtro que le permite selecciona una o varias valoraciones al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
35. Elija una o varias Valoraciones de las listas desplegables que se le muestra
en la siguiente figura. Además, puede escribir en la barra de la lista
desplegable para realizar búsquedas.
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169
36. Dele click en
37. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF, Word en el
botón Guardar . Recuerde que puede tener varias páginas.
En el caso de los administradores, pueden seleccionar una o todas las valoraciones que se encuentren en el sistema.
170
Consultar Seguimiento El consultar seguimiento le permite al usuario revisar todas las valoraciones que en el sistema y así ver la etapa de seguimiento donde se realiza el seguimiento a las acciones. El sistema le permite: consultar valoraciones, realizar búsqueda o filtros de las valoraciones, consulta de metas, consulta de acciones, consulta de seguimientos, exportar valoraciones, exportar metas, exportar acciones
Información Relacionada
Información General
La pantalla consta de un maestro y detalle que se ilustra a continuación. En el maestro se incluye el histórico de las valoraciones y en el detalle las metas asociadas a esa valoración. Las valoraciones ordenadas por departamento y luego periodo actual al menos reciente, y en tanto a las metas, ordenadas por código (mismo que posee en SIPAO), solo se presentarán las que se encuentren con la etapa de valoración iniciada o en su defecto justificadas. Además, se incluye un desplegable en las metas que permitirá ver la calificación, evaluación o justificación.
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171
Además, hay un detalle del detalle, que es otra tabla que permite visualizar las acciones y en esta los seguimientos.
172
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán visualizar sus valoraciones y los administradores podrán visualizar todas las valoraciones que posee el sistema.
Consultar valoraciones
Una valoración son las etapas de calificación y evaluación que realiza el director sobre las metas del Plan Anual Operativo, donde indicará como podrá evitar riesgos ante situaciones planteadas como los son los eventos.
Campos Relacionados
Código: código autogenerado por el sistema donde se indica las 3 primeras iniciales del usuario que realizó la valoración, el año en que se realizó y las iniciales del departamento. Este código es único por cada valoración en el sistema.
Departamento: departamento al que es asociado la valoración (Consultado de DITEC).
Fecha de Creación: fecha en la que se creó la valoración. Periodo de Valoración: periodo asignado por el sistema en el
momento que se crea la valoración. Usuario: usuario que realiza la valoración.
173
Paso a paso
38. El sistema incluye en su maestro, el listado de todas las metas, con solo
ingresar a esta pantalla de forma automática enlistará las valoraciones
Realizar búsquedas o filtros de valoraciones
Una funcionalidad que incluye el sistema en la mayoría de sus tablas es que se puede realizar búsquedas o filtros personalizadas dentro de cada campo en el que aparece sobre la etiqueta del campo.
174
Paso a paso
39. Sitúese sobre el campo que desea buscar e indique lo que desea buscar.
Puede hacer más de un filtro a la vez, situándose en dos etiquetas.
40. Para eliminar la búsqueda personalizada, solo debe darle en la equis (x) que
se encuentra en cada recuadro.
Consulta de metas
El sistema muestra cada valoración con una o varias metas. Solo aparecen metas que tenga acciones asociadas acciones. En las mestas se especifican lo siguiente:
Código: código asignado por SIPAO, donde se indica que el primer número el objetivo estratégico, segundo número corresponde a programa, el tercero al subprograma, y el último a un consecutivo.
Meta: corresponde a la descripción de la meta (tomado de SIPAO).
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Paso a paso
4. Dele click sobre la valoración en el maestro. Para desplegar la meta
5. Para cambiar de valoración solo debe nuevamente cambiar darle click
nuevamente a otra valoración.
Consulta de acciones
Campos relacionados El sistema te deja consultar las acciones asociadas a las metas de forma tal que se visualiza todo el proceso completo.
Paso a paso
1. Dele click sobre la valoración en el maestro. Para desplegar la(s) meta(s).
Para cambiar de valoración solo debe nuevamente cambiar darle click
nuevamente a otra valoración.
2. Selecciones la meta que desee ver las acciones y dele click. Esta mostrará
el nombre de la meta y las acciones asociadas
176
Consulta de seguimientos
El sistema desplegará las metas y cada meta visualizará una evaluación y calificación o en su defecto una justificación, además sus actividades asociadas.
Campos relacionados
Acción: acción asociada a la meta en la etapa de acciones de repuesta.
Fecha Creación: fecha que se creó la acción. Fecha Inicio: fecha que inicia la ejecución de la acción. Fecha Final: fecha que finaliza la ejecución de la acción.
Paso a paso
1. Dele click sobre la valoración en el maestro. Para desplegar la(s) meta(s).
Para cambiar de valoración solo debe nuevamente cambiar darle click
nuevamente a otra valoración.
177
2. Selecciones la meta que desee ver las acciones y dele click. Esta mostrará
el nombre de la meta y las acciones asociadas
3. Sitúese sobre la acción y despliegue el mas (+), este abrirá los seguimientos
dados a esta acción. Puede ser un seguimiento o los dos si ya se ha
completado el proceso.
178
4. Para cerrarla solo debe indicar con el menos (-) que posee al inicio de la
acción, esto cerrará los seguimientos.
Exportar valoración (es)
El sistema le permite al usuario exportar la información de cada de las tablas que así posean esta funcionalidad en la parte inferior izquierda (Excel, PDF, Word)
Paso a paso
5. Situase sobre el maestro, donde se encuentran las valoraciones y dele click
al formato en el que se quiere exportar la información este descargará o le
indicará donde desea guardarlo.
179
6. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
Exportar meta(s)
Paso a paso
7. Situase sobre el detalle, donde se encuentran las metas y dele click al
formato en el que se quiere exportar la información este descargará o le
indicará donde desea guardarlo.
180
8. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
Exportar acción(es)
Paso a paso
1. Situase sobre el detalle del detalle (tabla de acciones), donde se
encuentran las acciones y dele click al formato en el que se quiere exportar
la información este descargará o le indicará donde desea guardarlo.
181
2. Una vez guardado el archivo podrá visualizarlos
182
Seguimiento de Acciones El seguimiento de las acciones es el proceso en dónde se establecen los porcentajes de cumplimiento y las justificaciones respectivas para los dos seguimientos por año a las acciones establecidas en la etapa de Acciones de Respuesta por cada director.
Información Relacionada
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán realizar dar seguimiento y los administradores podrán dar asistencia remota a los directos que tengan algún inconveniente. El o los periodos se seguimiento deben estar habilitado en el sistema para que esta funcionalidad esté disponible. Para que se visualizan las metas, la valoración debe estar en un periodo anterior al actual, pues el sistema valido para presentar las metas y además poseer acciones. Tome en cuenta que para dar II Seguimiento debe haber periodo. Además, el porcentaje a usar debe ser mayor al usado en el I Seguimiento.
Dar Seguimiento
Paso a paso
41. Identifique la meta, elija una meta de la lista desplegable que se le
muestra en pantalla. Al elegir la meta, mostrará de forma completa en
el espacio de meta consolidada, y la cantidad de actividades que
corresponde al departamento.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
183
42. Verifique las acciones corresponde a las definidas en el SIPAO,
dando click en el botón “Ver Actividades PAO”
184
43. Al seleccionar la meta y si posee el periodo activo, se desplegará las acciones
a las cuales debe dar seguimiento. En caso de que posee solo un seguimiento
se habilita una pestaña para el primer seguimiento y el resumen.
Probablemente que solo se habilite el I o II Seguimiento a la vez.
185
44. Para agregar seguimiento sitúese sobre el lápiz , en la columna que desea
guardar el dato de la acción. Este le mostrará las opciones a cambiar.
186
45. Luego de ingresar la información puede Guardar o en caso de que no,
puede Cancelar
187
Reporte de Seguimiento Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de Seguimiento, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Valoraciones: Filtro que le permite selecciona una o varias valoraciones al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Acciones: Filtro que le permite selecciona una o varias acciones al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
46. Elija una o varias Valoraciones de las listas desplegables que se le muestra
en la siguiente figura. Además, puede escribir en la barra de la lista
desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
188
47. Dele click en
48. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF, Word en el
botón Guardar . Recuerde que puede tener varias páginas.
En el caso de los administradores, pueden seleccionar una o todas las valoraciones que se encuentren en el sistema.
189
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Preguntas Frecuentes Las preguntas frecuentes, se refiere a una lista de preguntas y respuestas que surgen frecuentemente dentro de un determinado contexto y para un tema en particular, en este caso son las relacionadas a las valoraciones de los riegos y algunos elementos que las componen.
Para acceso
Con este paso, se mostrará la siguiente pantalla:
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
191
Para ver alguna respuesta en particular Solamente darle clic en la pregunta se desplegará la respuesta a la pregunta indicada.
192
Para descargar la fuente de control interno: Solo dele clic al botón rojo como lo muestra la siguiente figura.
Para volver arriba En la pantalla pulse el botón de
193
Reporte de Eventos por Programa y Subprograma Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
49. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos de las
listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir en la barra de
la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
194
50. Dele click en
51. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF, Word en el
botón Guardar . Recuerde que puede tener varias páginas.
195
Gráfico
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Reporte de Dependencias por Programa y
Subprograma Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
197
Generar Reporte
Paso a paso
52. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos de las
listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir en la barra de
la lista desplegable para realizar búsquedas.
53. Dele click en
54. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF, Word en el
botón Guardar . Recuerde que puede tener varias páginas.
198
Reporte de Nivel de Riesgo Institucional por
Programa y Subprograma Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
199
Generar Reporte
Paso a paso
55. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos
de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir
en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
56. Dele click en
57. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
200
201
Gráficos
202
Reporte de Porcentaje de Cumplimiento por
Programa y Subprograma Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte Paso a paso
58. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos
de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir
en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
203
59. Dele click en
60. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
204
Reporte de Nivel de Riesgo por Metas Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
61. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos
de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir
en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
205
62. Dele click en
63. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
206
Gráfico
207
Reporte de Metas por Programa y Subprograma Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
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Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
208
Generar Reporte
Paso a paso
64. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos
de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir
en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
65. Dele click en
66. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
209
Gráfico
210
Reporte de Histórico de Valoraciones de Riesgo Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
67. Elija una o varios periodos, de la lista desplegable que se le muestra.
Además, puede escribir en la barra de la lista desplegable para
realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
211
68. Dele click en
69. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
212
Reporte Fuente de Riesgo más Frecuentes Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
213
Generar Reporte
Paso a paso
70. Elija uno o varios periodos de las listas desplegables que se le
muestra. Además, puede escribir en la barra de la lista desplegable
para realizar búsquedas.
71. Dele click en
72. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
214
215
Gráfico
216
Reporte de Porcentaje por Criterio de Aceptación Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
217
Generar Reporte
Paso a paso
73. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y periodos
de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede escribir
en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
74. Dele click en
75. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
218
219
Reporte de Controles Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Campos relacionados
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
76. Elija una o varios periodos, de la lista desplegable que se le muestra.
Además, puede escribir en la barra de la lista desplegable para
realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
220
77. Dele click en
78. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
221
Reporte Consolidado Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo obtenido.
Información Relacionada
Presentación de Reporte Consolidado
Parámetros: Presenta las columnas que pueden aparecer en el reporte, además por cada que se seleccione se habilitará un filtro, puede optar por seleccionar todas, eligiendo esta opción al inicio del directorio de opciones
Filtros: área que representa los filtros que se desean realizar, este depende de los datos que se elijan
Botones: área de botones, inicialmente se muestran el botón “Limpiar” para los filtros, y el botón “Generar” para mostrar reporte. Luego se muestra el botón “Cambiar Parámetros” y nuevamente el botón “Generar,” con el área del reporte
Gráficos: área que permite seleccionar gráficos, estos son históricos de todo el sistema
Reporte: área que permite visualizar el reporte
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222
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Campos relacionados
Valoraciones: filtro que le permite seleccionar una o varias valoraciones al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Programa: filtro que le permite selecciona una o varios programas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODOS.
Subprograma: filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODOS.
Departamento: filtro que le permite selecciona una o varios departamentos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODOS.
Fuente de Riesgo: filtro que le permite selecciona una o varias fuentes de riesgo al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Probabilidad: filtro que le permite selecciona una o varias probabilidades al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Impacto: filtro que le permite selecciona una o varios impactos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODOS.
Tipo de Control: filtro que le permite selecciona una o varios tipos de control al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODOS.
Madurez de Control: filtro que le permite selecciona una o varias madureces de control al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
224
Falla por: filtro que le permite selecciona una o varias fallas por al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Efectividad: filtro que le permite selecciona una o varias efectividades al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Criterio de Aceptación: filtro que le permite selecciona una o varios criterios de aceptación al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODOS.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Recuerde que los filtros son “Inteligentes” por lo que se auto-filtran de forma automática según las opciones elegidas.
Generar Reporte
Paso a paso
79. Elija los parámetros que desea ver en el reporte
225
80. Elija los filtros que desea ver en el reporte
226
81. Elija los Gráficos que desea ver en el reporte
82. Dele click en “Generar”
83. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
227
228
Generalidades Las generalidades son indicaciones generales que se dan del sistema para que se conozca desde la perspectiva del desarrollador y el negocio, donde se indiquen conceptos generales, para que el usuario tenga amplio conocimiento del mismo.
Información Relacionada
Información General
Riesgo: es la posibilidad de que suceda algo que tendría impacto sobre
los objetivos institucionales. Fuente de Riesgo: Se refiere al origen que pueden tener los riesgos.
Existen riesgos de fuente externa, que son aquellos que nacen de situaciones que escapan al control de la administración y riesgos de fuente interna que son aquellos originados dentro de la institución, como los relacionados a las capacidades del personal y a la efectividad de los sistemas de información.
Evento: Incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico en un intervalo de tiempo particular. Los eventos pueden responder a causas internas cuando provienen de la misma institución, o de origen externo cuando se relacionan con factores que están fuera de la organización, pero tienen alguna incidencia sobre el logro de los objetivos de ésta.
Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de ocurrencia de evento.
Impacto: Mide la severidad de los efectos adversos, o la magnitud con que impacta el riesgo, mide consecuencias y posibles pérdidas, si el riesgo se materializa y no se cuenta con controles y acciones de respuesta que ayuden a mitigarlo. Consecuencia que puede ocasionar a la institución la materialización del riesgo. Puede haber más de una consecuencia de un mismo evento, estas pueden ser positivas o negativas, y se determinan en relación con el logro de objetivos.
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229
IMPACTOS DEFINICIÓN
Muy bajo No impacta el quehacer del área o dependencia, las acciones siguen su ejecución normal sin afectar la docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional.
Bajo Impacta en un grado mínimo el quehacer del Programa o Subprograma, las actividades siguen su ejecución normal sin afectar la docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional.
Moderado Impacta de manera razonable el quehacer Institucional, las actividades de docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional se ven afectadas en un grado intermedio.
Alto Impacta de manera significativa el quehacer Institucional, las actividades de docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional se ven afectadas en un grado mayor.
Muy Alto Impacta de manera crítica el quehacer Institucional, las actividades de docencia, investigación y extensión, acción social y la gestión institucional se ven afectadas en un grado catastrófico.
Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo sin medidas de administración, es el asociado
directamente al evento si la institución no aplica actividades de control para su administración.
Control: Mecanismos con que se cuenta para controlar o mitigar el riesgo. Tipo de Control: Son los diferentes tipos de mecanismos que se tienen para mitigar el
riesgo.
TIPO DE CONTROL
DEFINICIÓN
Inexistente No se aplica ningún tipo de control.
Detectivo Diseñados para identificar y descubrir eventos no deseados después de que ya han ocurrido, pero que por sí mismos no los corrige.
Correctivo Diseñados para corregir los eventos no deseados detectados. Eliminarán ciertas conductas y resultados indeseables.
Preventivo Diseñados para evitar los eventos no deseados. Impide que una amenaza llegue siquiera a materializarse.
Madurez de Control: La madurez es el punto culminante de un proceso que determina el crecimiento y desarrollo, que consiste que consiste en la integración diversos controles.
230
MADUREZ DESCRIPCIÓN
Nulo No existe madurez.
Informal El control ha sido diseñado e implantado, su aplicación depende de la persona que esté en el puesto. No existe documento formal de aprobación de dicho control ni supervisión del mismo.
Estandarizado El control ha sido diseñado, implantado, divulgado, documentado y aprobado, no se ejerce supervisión sobre dicho control.
Monitoreado Es el control integrado que se verifica periódicamente para su correcta operación, actualización y evaluación sobre la efectividad del mismo, con reporte al superior jerárquico correspondiente.
Falla por: Mecanismos por los que puede debilitarse un control, estos pueden fallar por el conocimiento y/o comportamiento que tiene el usuario para aplicar el control.
FALLA POR
DESCRIPCIÓN
Aptitud Las medidas y prácticas no son eficientes, efectivas y oportunas. Los mecanismos de control no se adaptan a los procesos, recursos, objetivos y de fácil interpretación para los funcionarios.
Actitud
Es la forma de actuar de una persona, el comportamiento que emplea un individuo para hacer las cosas. No existe un grado de identificación por parte de los funcionarios; no demuestra iniciativa y disposición para cumplir con las directrices, reglamentaciones y ordenamientos, entre otros.
Ambos Falla por los mecanismos utilizados (aptitud) como por los funcionarios a cargo (actitud).
Nada
No falla por nada
Efectividad: Es la combinación de la eficacia y eficiencia de los controles diseñados como acción detectiva, preventiva y/o correctiva, con diferente grado de madurez y función de su aplicación, para asegurar razonablemente el cumplimiento de la meta y por ende con los objetivos.
231
EFECTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Deficiente Los controles son mínimos, no contribuyen a que el efecto del riesgo sea contrarrestado.
Baja La medida de control contribuye poco a que el efecto del riesgo sea contrarrestado.
Media La medida de control contribuye parcialmente a que el efecto del riesgo sea contrarrestado, implica el monitoreo constante del riesgo.
Alta La medida de control contribuye a que el efecto del riesgo sea minimizado.
Óptima La medida de control contribuye a que el efecto del riesgo sea completamente mitigado en su totalidad.
Criterio de Aceptación: Son los parámetros de aceptabilidad, producto de la evaluación del riesgo y las medidas de control existentes, los cuales determinan si el nivel de riesgo resultante se encuentra dentro de los límites que la Institución define como aceptables o no.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
DESCRIPCIÓN
Aceptable Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel aceptable, serán monitoreados por la persona responsable de la actividad.
Bajo Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel bajo, serán monitoreados por la persona responsable de la actividad, deberá alertar cualquier desviación ante su superior jerárquico.
Moderado
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel moderado, serán riesgos que requieren una actividad para mitigar el riesgo, mismas que deberán ser ejecutadas por la persona responsable.
Alto
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel alto, serán riesgos que requieren una actividad para mitigarlos, mimas que deberán ejecutarse y monitorearse según el comportamiento del riesgo por la persona responsable y comunicado al superior inmediato.
Extremo
Los riesgos que se ubiquen en este rango se consideran en nivel extremo, serán atendidos de manera inmediata, con prioridad Institucional. Estos requieren de una actividad para mitigarlos, deberán ser implementados y evaluados por la persona responsable y comunicado tanto al superior inmediato como al máximo jerarca.
232
Usuarios de Sistema
Director
Un director corresponde a un funcionario del Tecnológico de Costa Rica que tiene a cargo una escuela o un departamento. Este rol es asignado por parte de la Unidad Especializada de Control Interno (UECI) en forma conjunta con el Departamento de las Tecnologías de la Información y Comunicación (DATIC), en el sistema de Seguridad Institucional.
El rol de director, corresponde también al asignado en el Directorio del Tecnológico de Costa Rica (DITEC), donde se indica a cuál departamento pertenece o en su defecto cual es el departamento que tiene a cargo.
Administrador
Un administrador de sistema al igual que un director es asignado por UECI y DATIC, pero este generalmente corresponde a funcionarios del Tecnológico de Costa Rica que se encuentran en la UECI, con este rol tiene permisos diferentes entre los que se incluye la configuración del sistema, y la sesión remota para todos los usuarios, adicionalmente la consulta de todos los datos.
Mensaje de Advertencia Son los mensajes que el sistema envía al usuario para que pueda ser guiado e/o informado sobre cuál debe ser el actual ante el mensaje.
Advertencia El sistema espera que el usuario realicé una acción que puede resolver, para dar paso a la acción siguiente o cambiar datos.
233
Información El sistema le informa al usuario que tiene un mensaje, pero no espera una
acción.
Exitoso El sistema incluye mensaje al usuario un mensaje para indicar lo que se está
haciendo se terminó bien.
Error El sistema le informa que no se puede realizar la acción y le dice él por qué. El usuario no puede hacer nada para solucionar el mensaje.
234
235
Mapas de Calor
Los mapas de calor permiten visualizar de una manera rápida la probabilidad de los riesgos y su intensidad, en caso de que estos se materialicen. Mediante su creación se puede tener una información rápida, intuitiva y eficaz de la realidad de los riesgos.
Su enorme capacidad como herramienta de comunicación es una de sus grandes ventajas. Por este motivo, puede servir como incentivador para que las personas implicadas actúen en el tratamiento de un determinado riesgo. Otra de sus ventajas, es la de facilitar el seguimiento del desempeño en la gestión de riesgos. Mediante la comparación de mapas creados en diferentes etapas podremos ver la evolución de los riesgos. El nivel de detalle dependerá del uso que se vaya a dar. Para comunicar, quizá sea suficiente con que diferentes familias de riesgos se agrupen para transmitir de una manera clara el volumen total. En otras ocasiones, y cuando se realizan para la planificación o diseño estratégico del tratamiento de los riesgos, es necesario ir al detalle; incluso separando uno por uno.
Existen 3 tipos de mapas de calor
Riesgo Inherente Efectividad
Criterio de Aceptación
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán realizar la visualización de los mapas de calor.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
236
Para ingresar a los mapas de calor se debe se ingresar por medio de
Mapa de Calor Riesgo Inherente
Consideraciones
84. Impacto: El impacto es la característica que mide la
severidad de los efectos adversos, o la magnitud con que
impacta el riesgo, mide consecuencias, las pérdidas
sostenidas.
85. Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de
que ocurra un evento.
Paso a paso
86. Selección en el combo el mapa de calor Riesgo Inherente.
Posteriormente se generará el siguiente grafico
237
Donde vienen los valores de Impacto Probabilidad ingresados en el sistema. Además, puede exportar los gráficos mediante los botones de
Adicionalmente se puede visualizar los valores de los mismos solamente posicionando encima del color para visualizar con más detalle los valores que conformar el color.
238
Al ser dinámico estos mapas pueden crecer o decrecer de manera tal que el mismo se genera por medio de los datos que existan en el sistema. Si se agregan más impactos o más efectividades, el mismo crecerá, como lo muestra la siguiente figura.
Mapa de Calor Efectividad
Consideraciones
87. Tipo de Control: Es el mecanismo que visualiza los distintos tipos de
alternativas que se tienen para mitigar o un riesgo determinado.
88. Madurez de Control: Es el estado de madurez en que se encuentra
un determinado riesgo (eventos). La aplicación de este insumo es parte
de la autoevaluación del sistema de control interno institucional
89. Falla Por: Es el mecanismo por los que puede debilitarse un control,
estos pueden fallar por el conocimiento y/o comportamiento que tiene
el usuario para aplicar el control.
Paso a paso
90. Selección en el combo el mapa de calor Riesgo Inherente.
239
Posteriormente se generará el siguiente gráfico
Aplican las mismas condiciones, de crecimiento y decrecimiento, al igual que el gráfico anterior, se puede exportar a
240
Mapa de Calor Criterio Aceptación
Consideraciones
91. Impacto: El impacto es la característica que mide la severidad de los
efectos adversos, o la magnitud con que impacta el riesgo, mide
consecuencias, las pérdidas sostenidas.
92. Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de que ocurra un
evento.
93. Efectividad: Es la combinación de la eficacia y eficiencia de los
controles diseñados como acción detectiva, preventiva y/o correctiva,
con diferente grado de madurez y función de su aplicación, para
asegurar razonablemente el cumplimiento de la meta y por ende con los
objetivos.
Paso a paso
94. Selección en el combo el mapa de calor Criterio de Aceptación
Se generará el siguiente gráfico
241
Aplican las mismas condiciones, de crecimiento y decrecimiento, al igual que el gráfico anterior, se puede exportar a:
242
Mapas de Calor
Los mapas de calor permiten visualizar de una manera rápida la probabilidad de los riesgos y su intensidad, en caso de que estos se materialicen. Mediante su creación se puede tener una información rápida, intuitiva y eficaz de la realidad de los riesgos.
Su enorme capacidad como herramienta de comunicación es una de sus grandes ventajas. Por este motivo, puede servir como incentivador para que las personas implicadas actúen en el tratamiento de un determinado riesgo. Otra de sus ventajas, es la de facilitar el seguimiento del desempeño en la gestión de riesgos. Mediante la comparación de mapas creados en diferentes etapas podremos ver la evolución de los riesgos. El nivel de detalle dependerá del uso que se vaya a dar. Para comunicar, quizá sea suficiente con que diferentes familias de riesgos se agrupen para transmitir de una manera clara el volumen total. En otras ocasiones, y cuando se realizan para la planificación o diseño estratégico del tratamiento de los riesgos, es necesario ir al detalle; incluso separando uno por uno.
Existen 3 tipos de mapas de calor
Riesgo Inherente Efectividad
Criterio de Aceptación
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Director, Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. Los directores podrán realizar la visualización de los mapas de calor. Para ingresar a los mapas de calor se debe se ingresar por medio de
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
243
Mapa de Calor Riesgo Inherente
Consideraciones
95. Impacto: El impacto es la característica que mide la
severidad de los efectos adversos, o la magnitud con que
impacta el riesgo, mide consecuencias, las pérdidas
sostenidas.
96. Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de
que ocurra un evento.
Paso a paso
97. Selección en el combo el mapa de calor Riesgo Inherente.
Posteriormente se generará el siguiente grafico
244
Donde vienen los valores de Impacto Probabilidad ingresados en el sistema. Además, puede exportar los gráficos mediante los botones de
Adicionalmente se puede visualizar los valores de los mismos solamente posicionando encima del color para visualizar con más detalle los valores que conformar el color.
245
Al ser dinámico estos mapas pueden crecer o decrecer de manera tal que el mismo se genera por medio de los datos que existan en el sistema. Si se agregan más impactos o más efectividades, el mismo crecerá, como lo muestra la siguiente figura.
Mapa de Calor Efectividad
Consideraciones
98. Tipo de Control: Es el mecanismo que visualiza los distintos tipos de
alternativas que se tienen para mitigar o un riesgo determinado.
99. Madurez de Control: Es el estado de madurez en que se encuentra
un determinado riesgo (eventos). La aplicación de este insumo es parte
de la autoevaluación del sistema de control interno institucional
100. Falla Por: Es el mecanismo por los que puede debilitarse un control,
estos pueden fallar por el conocimiento y/o comportamiento que tiene
el usuario para aplicar el control.
Paso a paso
101. Selección en el combo el mapa de calor Riesgo Inherente.
246
Posteriormente se generará el siguiente gráfico
Aplican las mismas condiciones, de crecimiento y decrecimiento, al igual que el gráfico anterior, se puede exportar a
247
Mapa de Calor Criterio Aceptación
Consideraciones
102. Impacto: El impacto es la característica que mide la severidad de los
efectos adversos, o la magnitud con que impacta el riesgo, mide
consecuencias, las pérdidas sostenidas.
103. Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de que ocurra
un evento.
104. Efectividad: Es la combinación de la eficacia y eficiencia de los
controles diseñados como acción detectiva, preventiva y/o correctiva,
con diferente grado de madurez y función de su aplicación, para
asegurar razonablemente el cumplimiento de la meta y por ende con los
objetivos.
Paso a paso
105. Selección en el combo el mapa de calor Criterio de Aceptación
Se generará el siguiente gráfico
248
Aplican las mismas condiciones, de crecimiento y decrecimiento, al igual que el gráfico anterior, se puede exportar a
249
Mantenimiento de Contactos
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ingresar los datos de los contactos de los usuarios de la OPI, cuya función es administrar el sistema.
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Contactos para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Nombre Funcionario: Nombre completo del funcionario. Oficina: Descripción de la Oficina al que pertenece el funcionario. Unidad: Nombre de la Unidad Especializada al que pertenece el
funcionario. Teléfono: Teléfono de la oficina del funcionario. Secretaria: Teléfono de la secretaria del funcionario. Correo: Dirección del correo electrónico del funcionario.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar, Eliminar
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
250
Insertar Contactos
Paso a paso
106. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Contactos.
107. Ingrese los datos del contacto, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
251
108. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
252
Actualizar Contacto
Paso a paso
109. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Contactos. Puede
darle doble click sobre la fila y realizará la misma función.
110. Modifique los datos del contacto que desea cambiar.
253
111. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
254
Eliminar un Contacto
Paso a paso
112. Para Eliminar un contacto visualice el contacto que desea eliminar y
dele click en el recuadro de estado donde posee un basurero, el
sistema eliminara el contacto.
113. El sistema enviará un mensaje confirmando la acción de eliminar el
contacto.
Buscar
Paso a paso
114. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Nombre
Funcionario) donde desea buscar y escriba la palabra o el número
relacionado, que desea buscar.
255
115. Se visualizará los valores asociados al mismo.
Exportar
Paso a paso
116. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Contactos,
según su formato de elección.
256
117. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará
en Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción,
debe elegir donde guardar, el nombre y darle Guardar.
Visualización
118. Al ingresar los contactos el usuario que consulte la pantalla podrá
visualizar los contactos con el detalle siguiente.
257
258
Mantenimiento de Programas
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ingresar los datos de los programas que posee el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Probabilidad para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Programa: Nombre del Programa. Siglas: Descripción de las siglas que definen ese programa.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar
Insertar Programa
Paso a paso
119. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Programas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
259
120. Ingrese los datos del Programa, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
121. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
260
Actualizar Programa
Paso a paso
122. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Programa. Puede
darle doble click sobre la fila y realizará la misma función.
123. Modifique los datos del Programa que desea cambiar.
261
124. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
Buscar
Paso a paso
125. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Siglas)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que
desea buscar.
262
126. Se visualizará los valores asociados al mismo.
Exportar
Paso a paso
127. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Programa,
según su formato de elección.
263
128. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará
en Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción,
debe elegir donde guardar, el nombre y darle Guardar.
264
Mantenimiento de Subprogramas
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ingresar los datos de los subprogramas que posee el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Subprograma para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Subprograma: Nombre del Subprograma. Siglas Subprograma: Descripción para las siglas que definen el
subprograma. Programa: Nombre del programa que pertenece un subprograma.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
265
Insertar Subprograma
Paso a paso
129. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Subprograma.
130. Ingrese los datos de la Subprograma, se activa por defecto para que
al ingresarlo este activo.
131. Seleccione el programa que desee asignarle al subprograma creado.
266
132. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
Actualizar Subprograma
Paso a paso
133. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Subprograma.
Puede darle doble click sobre la fila y realizará la misma función.
267
134. Modifique los datos del subprograma que desea cambiar.
135. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
268
Buscar
Paso a paso
136. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Siglas)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que
desea buscar.
137. Se visualizará los valores asociados al mismo.
269
Exportar
Paso a paso
138. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento
Subprograma, según su formato de elección.
139. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará
en Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción,
debe elegir donde guardar, el nombre y darle Guardar.
270
Mantenimiento de Preguntas Frecuentes
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ingresar los datos de las preguntas frecuentes que se generan a partir de los conceptos del sistema.
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Preguntas Frecuentes para llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Pregunta: Descripción de la pregunta. Respuesta: Descripción de la respuesta sobre la pregunta
planteada.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador, y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol. El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar, Eliminar
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
271
Insertar Pregunta Frecuente
Paso a paso
140. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Pregunta
Frecuente.
141. Ingrese los datos del contacto, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo.
272
142. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
273
Actualizar Pregunta Frecuente
Paso a paso
143. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Pregunta
Frecuente. Puede darle doble click sobre la fila y realizará la misma
función.
144. Modifique los datos de la pregunta o respuesta que desea cambiar.
274
145. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
275
Eliminar una pregunta frecuente
Paso a paso
146. Para Eliminar un contacto visualice el contacto que desea eliminar y
dele click en el recuadro de estado donde posee un basurero, el
sistema eliminara la pregunta frecuente.
147. El sistema enviará un mensaje confirmando la acción de eliminar la
pregunta.
276
Buscar
Paso a paso
148. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: pregunta)
donde desea buscar y escriba la palabra o el número relacionado, que
desea buscar.
149. Se visualizará los valores asociados al mismo.
Exportar
Paso a paso
277
150. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Preguntas
Frecuentes, según su formato de elección.
151. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo guardará
en Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa opción,
debe elegir donde guardar, el nombre y darle Guardar.
278
Reportes Perfil Director - Vicerrector
Reporte Nivel de Riesgo por Meta
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Rector, además
que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
152. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y
periodos de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede
escribir en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
279
153. Dele click en
154. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
280
Gráfico
281
Reporte Nivel de Riesgo Institucional
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte.
Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Vicerrector -
Director, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo
dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
155. Elija una o varios periodos. Además, puede escribir en la barra de la
lista desplegable para realizar búsquedas.
156. Dele click en
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
282
157. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
Gráficos
283
284
Reporte Nivel de Riesgo por Meta
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte.
Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Vicerrector -
Director, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo
dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
158. Elija una o varios periodos. Además, puede escribir en la barra de la
lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
285
159. Dele click en
160. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
286
Reporte Controles
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte.
Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Vicerrector -
Director, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo
dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
161. Elija una o varios periodos. Además, puede escribir en la barra de la
lista desplegable para realizar búsquedas.
162. Dele click en
163. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
287
Gráficos
288
289
Reporte Panel de Control (DashBoard)
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte.
Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Vicerrector -
Director, además que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo
dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
164. Elija una o varios periodos. Además, puede escribir en la barra de la
lista desplegable para realizar búsquedas.
165. Dele click en
166. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
290
Gráficos
291
292
Reportes Perfil Rector
Reporte Frecuencia Fuente de Riesgo Rector
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Rector, además
que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
167. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y
periodos de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede
escribir en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
293
168. Dele click en
169. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
294
295
Gráfico
296
Reporte Nivel de Riesgo Institucional
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Rector, además
que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
170. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y
periodos de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede
escribir en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
297
171. Dele click en
172. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
298
299
Gráficos
300
Reporte Nivel de Riesgo por Meta
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Rector, además
que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
173. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y
periodos de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede
escribir en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
301
174. Dele click en
175. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
302
Gráfico
303
Reporte Panel de Control (Dashboard)
Este reporte le permitirá exportar del sistema la información realizada en la etapa de valoración, donde
podrá tener un documento que servirá para la creación de informes para la Contraloría General de la
Republica o en la institución para ver indicadores de avance o estado actual de la misma en el riesgo
obtenido.
Información Relacionada Campos relacionados
Programa: Filtro que le permite selecciona una o varios programas al generar
reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Subprograma: Filtro que le permite selecciona una o varios subprogramas al
generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS. Si al elegir el programa, este no posee subprograma esté filtro desaparece del apartado de filtros.
Periodo: Filtro que le permite selecciona una o varios periodos al generar reporte. Sino selecciona ninguna el sistema asumirá que selecciono TODAS.
Consideraciones Generales Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Rector, además
que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
Generar Reporte
Paso a paso
176. Elija una o varios programas, seguidamente subprogramas y
periodos de las listas desplegables que se le muestra. Además, puede
escribir en la barra de la lista desplegable para realizar búsquedas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
304
177. Dele click en
178. Puede Visualizar el reporte, luego puede exportarlo a Excel, PDF,
Word en el botón Guardar . Recuerde que puede tener varias
páginas.
305
Gráficos
306
Históricos
307
Mantenimiento de Siglas
Información Relacionada
Información General
La información ingresada en este mantenimiento permite ingresar los datos de los programas que posee el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR).
Exportar Esta opción permite descargar del sistema el mantenimiento de Siglas para
llevarlo en un documento, ya sea en formato Excel, Word o PDF.
Campos relacionados
Id Departamento: Id del Departamento. Departamento: Descripción del Departamento. Siglas: Descripción de las siglas que definen ese departamento.
Consideraciones Generales
Pueden acceder a esta opción los usuarios que tengan asignado el rol de Administrador
y que contenga el debido permiso activo para el recurso respectivo dentro de su rol.
El sistema le permite: Insertar, Actualizar, Buscar, Exportar
Insertar Sigla
Paso a paso
179. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Siglas.
Unidad Especializada de Control Interno Oficina de Planificación Institucional
308
180. Ingrese los datos de la Sigla, eligiendo el departamento en el listado
que se le aparece a continuación, se activa por defecto para que al
ingresarlo este activo
309
181. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
310
Actualizar Sigla Paso a paso
182. Dele click en el botón que se encuentra en la parte inferior
izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Sigla. Puede darle doble
click sobre la fila y realizará la misma función.
183. Modifique los datos de la sigla que desea cambiar.
311
184. Dele click al botón Guardar y al guardarlo será seleccionado en la
tabla.
312
Buscar Paso a paso
185. Sitúese abajo de la descripción en cada cuadro (ejemplo: Siglas)
donde desea buscar y escriba la palabra o el numero relacionado, que
desea buscar.
313
186. Se visualizará los valores asociados al mismo.
314
Exportar Paso a paso
187. Dele click en el botón Excel, PDF o Word que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la tabla en la pantalla Mantenimiento Sigla, según su
formato de elección.
188. Si se encuentra usando Chrome, el navegador por defecto lo
guardará en Descargas de la computadora. Si tiene deshabilitado esa
opción, debe elegir donde guardar, el nombre y darle Guardar.