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Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat
Barcelona, 24 de octubre de 2008
Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.
Gestión del conocimiento ¿Qué es eso?
Todas las claves del programa Compartim
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“ Defiende tu derecho a pensar. Pensar equivocándose es mejor que no pensar ”
Hipatia (355-415 dC)
Wikipedia
4
Tres historias...
5
1ª historia
6
Etienne Wenger
7
Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0
8
9
Modelo de las comunidades de práctica (CoP)
Todos en la organización podemos contribuir con alguna cosaa la innovación.
An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0
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2ª historia
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En el modelo económico actual...
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... el conocimiento es la variable clave
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... e Internet y TIC abaratan el coste de interaccionar
Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0 me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0
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... y podemos personalizar los servicios
stone faces © tanakawho CC BY 2.0
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... para innovar todo tipo de productos y servicios
Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007
“ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways”
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3ª historia
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Había una vez una organización...
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donde los procesos no eran nada sencillos…
Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0
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... había un modo de trabajar consolidado
Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0
20 SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0
... y una estructura vertical
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¿Había margen para la innovación?
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CC
BY
2.0
Lideraje
Juicio
Intuición
Toma de decisiones
Responsabilidad
ConcienciaSeguridad de sí mismo
Trabajo en equipo
Creatividad
Implicación
RSS
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El dilema era cómo llevar a la práctica las teorías del cambio: los planes de acción. Al
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3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5
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¡y en los contratiempos!
P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.03d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5
En lo
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por la innovación
por el trabajo colaborativo
por la Administración 2.0
por la sociedad red
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Ahora y aquí. ¿Qué podemos hacer?
Impulsar las condiciones básicas para innovar
27
El documento digital no es nunca definitivo. ¡Existe para crear nuevos!
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1. Crear conocimientoEstrategias y creatividad
2. MezclarloCambios necesarios
3. CompartirloLicencias de difusiónabierta
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Y volver a usar palabras un poco olvidadas
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Co-creación
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Licencias Creative Commons o disclaimers que faciliten el acceso a los contenidos públicos
Mezcla
Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0© Departament de Justícia. CC BY
32
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Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
Compartición
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Escucha activa
3 Ears Bars © Adselwood. CC BY
34 Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0
Conversación
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Interpretación del sentido
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EncajePuzzle © batega. CC BY
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AtrevimientoMortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY
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Personas
39Crowds © Mike PD. CC BY-NC
Comunidad
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e-Catalunya para el trabajo colaborativo
Comunicación Blog
Gestión del conocimiento
Colaboración
41 http://compartim.socializame.com
Participación
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Crear la red de personal innovador de la Administración
Organización de un congreso anual sobre gestión del conocimiento
Implicación directiva en la elaboración y la difusión de los productos de las CoP
CoP + tablero de anuncios = trabajadores más productivos y felices
Utilización herramientas síncronas para comunicarnos y respuestas inmediatas
Participación de la gente = ¡mina de ideas!
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Y programar actividades que hagan más competitivos los empleados usando
recursos de la gestión del conocimiento
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Las personas son la principal variablede las organizaciones en la sociedad red
Desarrollar los hábitos de innovar, emprender y colaborar
invirtiendo en herramientas colaborativasque propicien el aprendizaje y el conocimiento
Hacer más competitivos a los empleados programando formación y midiendo sus efectos en los resultados de la actividad
Las organizaciones necesitan fomentar
el conocimiento como principal fuente de valor
competitivo
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¡Learning by working en el Departamento de Justicia!
¿A qué se dedican? Programa Compartim
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Profesionales de Salud que aprenden trabajando
¿Y estos otros?
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Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
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Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0
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48
¿Cómo introducir la gestión
del conocimiento en la Administración?
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¿Dónde situar la gestión del conocimiento?
Quién tiene el conocimiento, qué valores nos distinguen de la competencia, gestionar el conocimiento de procesos clave para la organización, capturar y procesar el conocimiento explícito y el tácito. Comunidades de práctica
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Identificación de las competencias clavepara la organización y las específicas de cada grupo profesional. Con el mapa de competencias por objetivos.
Plan estratégico
Plan gestión del conocimiento
Plan estratégico de formación
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Wikipedia
“ Aquellos que afirman que es imposible no deberían molestar a los que lo estamos intentando ”
Thomas Alva Edison ?
51
Programa Compartim de trabajo colaborativo
1. Inicio 2005
2. Desarrollo 2006 y 2007
3. Principales resultados 2008
© Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0
52
Principales resultados 2008
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Grupo de trabajo
Comunidad de práctica
e-moderador
Discusión
Productos
Difusión
Evaluación
15 comunidades
+ 250 integrantesactivos
+ 1.300 participantesTrabajo en líneaReuniones presenciales
Mapa de comunidades de práctica
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15 175 Mediadores familiares
3030Asesores judiciales de adultos
25
8
12
12
6
12
8
12
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11
12
18
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Participantes directos
95
35
45
25
35
150
35
45
140
40
125
80
106
Número de profesionales
CoP
Trabajadores sociales
Dinamizadores lingüísticos
Archiveros judiciales
Bibliotecarios judiciales
Asesores judiciales de Justicia Juvenil
Educadores sociales de Justicia Juvenil
Mediadores de Justicia Juvenil
Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil
Educadores sociales de centros penitenciarios
Monitores artísticos
Docentes
Juristas criminólogos
Psicólogos
Las comunidades de práctica
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Decálogo de la mediación comunitaria
Mediación y gente mayor
MediaciónMediadores familiares
Definición y automatización de la matriz de correspondencias entre las diferentes clasificaciones archivísticas actuales
ProtocolosArchiveros judiciales
Carta de servicios
Criterios sobre obsoletos y duplicados
MárquetingBibliotecarios judiciales
Consideraciones éticas en la intervención en el asesoramiento judicial
Buenas prácticasAsesores judiciales de Justicia Juvenil
Manual del educador social en los centros educativos
Buenas prácticasEducadores sociales de Justicia Juvenil
Criterios de restitución económica para las víctimas
MediaciónMediadores de Justicia Juvenil
Decálogos de actuación para profesionales de Medio Abierto
Trabajo con menores / Intervención
Viol. neonazi/Viol. doméstica
Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil
Criterios de atención individualizada
Seguridad vial
Educación afectiva y emocional
Atención a la diversidad
Buenas prácticasEducadores sociales de centros penitenciarios
Arte terapia
Derechos de autor (licencias de autor)
Recursos formativos
Didáctica del arte
Monitores artísticos
Análisis jurisprudencial
Flujo y proceso trabajo del jurista criminólogo
Rol del jurista como criminólogo
Buenas prácticasJuristas criminólogos
Banco de técnicas de trabajo
Indicadores de cambio
Entrevista clínica
Protocolo
Psicólogos
Productos 2008Productos 2007CoP
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Base de conocimiento
Portal de conocimiento
Empleado
BibliotecaProductos
Experto externo
Artículosrelevantes
Píldorasde conocimiento
Píldorasde conocimiento
Píldorasde conocimiento
Comunidad de práctica
Flujo de producción de conocimiento
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Nombre del producto: La restitución económica a las víctimas
Breve descripción: documento que recoge las diferentes reflexiones acerca de la reparación económica de la víctima, la alternativa belga de fondo restaurativo y la responsabilidad civil en el proceso penal de menores.
Mejoras que aporta a la organización y/o problemas que resuelve: haber hecho aflorar un tema (la reparación económica a la víctima) que no se había trabajado bastante desde la promulgación de la Ley 5/2000, de responsabilidad penal del menor. Provocar el interés en la continuación del trabajo a un nivel más amplio: “el nivel de satisfacción de las víctimas con el programa de mediación y reparación”.
Indicadores para evaluar la aplicación: se podrá evaluar la aplicación del trabajo hecho a partir del análisis de los programas de reparación económica realizados en el año 2008. También se podrá saber a partir de ver la implicación y participación del colectivo en la encuesta a víctimas durante el año 2008.
Nivel de utilización para el colectivo: El tema económico es una alternativa a tener siempre en cuenta dentro del programa de mediación y reparación a la víctima.
Productos de conocimiento
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14 soluciones a problemas en el 2007
59
27 nuevas respuestasy soluciones para
2008
60
61
... para ser usadas y aplicadas
en el lugar de trabajo
62
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8th European Conference on Knowledge. Barcelona, 6-7 de septiembre de 2007
5th International Conference on Intellectual Capital, Knowledge Management & Organisational Learning. New York Institute of Technology. Nueva York, 9-10 de octubre de 2008
XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Buenos Aires, 4-7 de noviembre de 2008
Knowledge Management Conference (National ProbationService England & Wales). Londres, 2 de diciembre de 2008
Proyección exteriordel programa Compartim
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Preguntas que hacen pensar
65
Cómo surgióy cómo se
mantiene todo esto
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Una creencia firme: entre todos podemos
ser mejores
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Lo que yo séen mi contexto
68
Lo que túsabes en tu
contexto
69
Lo que sabemoslos dos
Lo que yo séen mi contexto
Lo que tú sabesen tu contexto
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Lo que tu sabesen tu contexto
Creemos juntos
El trabajo colaborativo en la base de todo el proceso
Lo que yo séen mi contexto
Lo que sabemoslos dos
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El trabajo colaborativo
Joc-Tantrix_fons-transparen © jordigraells. CC BY 2.0
72
Una pregunta clave
73
Una pregunta clave
A los empleados
¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una soluciónsatisfactoria?
Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0
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Una pregunta clave
A los jefes
¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más eficiente y productiva –y feliz– la organización?
at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0
75 Day 26--The pen(cil) is mightier than the sword © dieselbug2007 CC –BY –NC – 2.0
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La ley de la participación humana en proyectos de innovación:
- 15% entusiastas
- 15% nunca participarán
- 60% a la expectativa
La respuesta
77 Tooled Flatty © flattop341 CC–BY–2.0
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Metodología de E. Wenger
- Escuchar a la organización: identificar hot topics
- Apoyarse en un grupo de entusiastas
- Contar con un lideraje fuerte del grupo (e-moderador)
- Proveer de herramientas (presenciales y en línea) a demanda
- Orientación mixta a la producción de productos de conocimiento y de vertebración de la CoP
- Jornada de buenas prácticas final
Listen © shareski CC–BY–SA–2.0
El procedimiento
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Las etapas
© Jesús Martínez CC BY 2.0
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Inexistente
Mejora continua
Nivel de madurez /tiempoInicial
1
Conciencia
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1
2
En progreso
Aplicacionesiniciales
Buenas prácticaspuntuales
2Avanzado
3
Concienciaciónplena
Herramientastecnológicasconsolidadas
Métricas
3
Consolidado
4
Integraciónorganizativa
Comparticiónmejores prácticas
Procedimientosconsolidados
Cambio cultural
4
Optimitzado
5
Práctica habitual
Procesos de GC integradostotalmente
Procesos de generación y gestión del capital intelectualinmersos en los procesosestratégicos
5
Etapas en la evolución de las CoP
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1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización.
2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan en ella.
3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto).
4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).
5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.
6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales.
7. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.
1. Identificación
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8. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía (modulable y escalable).
9. Seguir valorando más las necesidades reales que la tecnología.
10. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP.
11. Introducir perfiles de representación/coordinación/difusión.
12. Vincular estructuras que puedan inyectar información a la CoP.
2. Diseño
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13. Trasladar especificaciones funcionales en el área tecnológicabuscando aplicaciones.
14. Alinearlas con la madurez de la CoP, evitando una exclusiva sobredotación del sistema.
3. Construcción
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15. Determinación de acciones piloto para contrastar su utilidad.
16. Consolidar la implantación antes de seguir haciendo nuevos requisitos puntuales.
17. Contar con apoyo tecnológico de tipo call center.
4. Implantación
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18. Análisis de los resultados de los indicadores planteados.
19. Feedback y toma de decisiones.
20. Consideración de nuevos retos para las CoP.
21. Determinación del grado de evolución en la madurez de la CoP.
5. Mejora permanente
86
Balance 2008
87
No es la desconfianza (la gente quiere colaborar)
Barreras: mitos y realidades
88
No es la tecnología
- Cada vez más transparente.
- Cada vez más entendida como vehículo y facilitadora de una actitud / de unos valores previos.
Barreras
89
No es la formación
- Usuarios sin experiencias previas están trabajando de manera muy eficaz con las TIC.
Barreras
90
Barreras reales
- Estructuras organizativas rígidas
- Muy jerarquizadas
- Parcelas de poder
- Espacios acotados
- Escasa transversalidad
- Clima/ambiente laboral alterado
- Agendas sobrecargadas
Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0
Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0
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Factores clave
- E-moderador
- Ambiente laboral proinnovación
- Jefes sensibilizados
- Orientación a la realización de productos de rápida aplicación (y evaluación del retorno)
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- Fomento de la cultura del compartir
- Acciones de formación y sensibilización:
- Formación de los e-moderadores
- Formación y sensibilización del colectivo laboral
- Sensibilización de la estructura jerárquica
- Política de incentivos
Factores que ayudan
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Resumen de las principales
características del programa
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MetodologíaPrograma Compatim de gestión del conocimiento en el Dept. de Justicia
1. Objetivo: Mejorar nuestra práctica profesional cotidiana, pudiendo disponer de la información y del conocimiento que necesitamos los profesionales en nuestro lugar de trabajo, aprovechando la experiencia de los compañeros. Aprendiendo del choque del conocimiento nuevo (aprendido haciendo) y el saber y experiencia que ya teníamos.
2. Fases del programa
3. Diseño organizativo
4. Herramientas:- Metodológicas
> Sesiones de buenas prácticas (benchmarking interno y externo)
> Comunidades de práctica- Tecnológicas
> Repositorio de conocimiento: intranet> Listas de distribución: lista de correo electrónico> Herramientas de trabajo colaborativo: e-Catalunya
Reunió programa © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY-NC-ND 2.5
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Indicadores para evaluar el programaIndicadores de actividad- Porcentaje de participación de los e-moderadores en el grupo e-moderadores (nº intervenciones de cada
e-moderador y nº de intervenciones totales en el grupo e-moderadores; por herramienta, por ejemplo) - Porcentaje de participación de los e-moderadores en su comunidad (nº de intervenciones de cada
e-moderador y nº de intervenciones totales de su grupo; por herramienta, por ejemplo) - Ratio nº de posts publicados en e-moderadores / nº de actividades totales (nº de posts, documentos,
mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales) - Ratio nº de posts publicados en su comunidad / nº de actividades totales (nº de posts, documentos,
mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales)
Indicadores de producción- Nº de sesiones presenciales - Nº de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales
Indicadores de impactoCuantitativos- Nº de casos análogos en los que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento,
elaborado en el si de la comunidad de prácticas- Nº de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas prácticas redactado por la
comunidad- Indicador de eficiencia económicaCualitativos- Dosier de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis profesional gracias a los
productos elaborados por la comunidad de prácticas- Opiniones de la estructura directiva
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2.0
96
Aportaciones del Programa Compartim
Aspectos más importantes:
1.Lista de control (checklist) para discriminar unidades que ofrecen garantías para ser comunidades de práctica (CoP).
2.Modelo de ciclo de vida de las CoP. Tipo de CoP.
3. Indicadores para cada estadio del modelo de ciclo de vida de las CoP. Clasificación de las CoP.
4. Factores críticos de éxito para el funcionamiento y supervivencia de las CoP en la Administración pública
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ConclusionesLecciones útiles para proyectos de CoP en la Administración y demás organizaciones:
1. Es muy difícil que las comunidades lleguen a ser maduras ya que deben ser consecuencia de cambios culturales y de valoresmuy importantes, que en la Administración son particularmente lentos.
2. Los grupos de profesionales que trabajen en CoP deben estar exentos de conflictos laborales (salariales, procesos selectivos).
3. Participación de experto externo y formación sobre TIC y comunicación.
4. Fijar reuniones presenciales, que generen cohesión para poder trabajar en línea después, y política de incentivos pública.
5. Doble beneficio para la Administración. Por un lado, trabajo más productivo y de más calidad. Por el otro, el personal que participa en ellos tiene más compromiso institucional.
98
6. Afloramiento del talento oculto.
7. Impulso de los aprendizajes informales dentro de la organización.
8. Alfabetización informacional a los colectivos profesionales.
Conclusiones
99
Las personas interesadas en programas de gestión
del conocimiento en la Administración
nos encontramos en reuniones presenciales
trimestrales para poner en común nuestro
conocimiento y aprender de las
experiencias de los demás.
Alba © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
100
Gràcies!¡Gracias!
Para seguir la actividad del programa Compartim:http://gestioconeixement.blogspot.com
Para documentación del programa (presentaciones, artículos...):www.slideshare.net/justicia
Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat
Barcelona, 24 de octubre de 2008Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.