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Gestión de Servicios FarmacéuticosMódulo de Gestión del Suministro de Medicamentos
GESTIÓN DE EXISTENCIAS
Departamento de FarmaciaII Semestre de 2015
Temario
•Componentes del Sistema de Gestión de Inventarios–Contexto
–Modelo y sus componentes
–Concepto de Nivel de Servicio
–Modelos basados en frecuencias de pedidos
–Modelos de cálculos
•Aplicaciones
Selección
Clasificación dePrioridades
Estimación deCantidadesRequeridas
Conciliar las Necesidades con
los Fondos
Seleccionar elMétodo deAdquisición
Localizar ySeleccionar
Proveedores
Especificar losTérminos deContratación
Recibir, Inspeccionar y Almacenar
los Medicamentos
Dispensación/Distribución
Evaluación delUso de
Medicamentos
Control deInventarios
Monitorizarel Estado delos Pedidos
RELACIÓN DE FUNCIONES EN EL CICLO DE GESTIÓN DEL SUMINISTRO
Sistema de Gestión de EXISTENCIAS
1. Definición del contexto
2. Definición de tipos de registros e informes
3. Variables del modelo de Control de Inventarios
4. Mantenimiento de equilibrio apropiado entre Niveles de Servicio y existencias
5. Adopción de un modelo de frecuencia de pedido
6. Identificación y control de los costos variables de gestión de inventarios
Cinco Preguntas Básicas
1. ¿Por qué mantener inventarios?
2. ¿Cuáles productos mantener?
3. ¿Qué tantas existencias se requieren?
4. ¿Qué tan frecuente se deben realizar los pedidos?
5. ¿Qué cantidad pedir?
El Por Qué de los Inventarios
Selección de Productos a tener Disponibles en Inventarios
Razones:
o Garantizar disponibilidad
o Conservar confianza en el sistema
o Disminuir costo unitario
o Evitar costos extras por desabastecimiento
o Reducir costos de pedidos
o Reducir costos de transporte
o Compensar fluctuaciones en la demanda
El Problema del Inventario
La Gestión del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Boston, 2002, p. 251
El Problema del Inventario de Medicamentos
• ¿Qué tan constante/predecible es la demanda/consumo de medicamentos?
• ¿Qué tan constante/predecible es la provisión de medicamentos del(los) proveedor(es)?
• Importancia de pedir antes que se agoten los inventarios. Necesidad de existencia de reserva/colchón/seguridad.
• ¿Cómo pronosticar cuánto se requiere de esta reserva de existencias?
Modelo Ideal de Comportamiento del Inventario
PR
ES
CTR
Pedido PedidoRecepción
Pedido
TR
SMax
Exis
tencia
s
Tiempo (meses)
Recepción
Pedido
Q
Pendiente = Tasa de demanda
Demanda constante
y predecible
(Q+ES)/2
Inventario
Promedio
Modelo Ideal de Comportamiento del Inventario
Consideraciones:
1. Medicamentos se entregan en respuesta a demanda.
2. Las existencias disponibles disminuyen continua y constantemente hasta alcanzar el nivel de seguridad (ES).
3. El proveedor responde en el tiempo acordado (TR).
4. Se reciben las cantidades pedidas.
5. Las existencias retornan al punto máximo inicial (Q + SS).
Variables Requeridas
1. Nivel de ServicioEstimado por consideraciones de prioridad
2. Consumo promedio (Cp)Basado en estimación razonada, no simplemente en promedio matemáticos
3. Tiempo de reposición (TR) del proveedor– Idealmente por proveedor por pedido– ¿Registro?
4. Variación del consumo promedio (DS Cp)– Histórico– Estimado razonado
5. Variación del tiempo de reposición del proveedor (DS TR)– Histórico
Nivel de Servicio
Concepto:
•Desde el punto de vista de quién distribuye:–Porcentaje de artículos distribuidos a un
cliente que se entregan efectivamente.
•Desde el punto de vista de quien recibe:–Porcentaje de artículos recibidos
efectivamente de un proveedor.
Nivel de Servicio (cont.)
•¿Cuánto (en porcentaje) se desea siempre disponer del producto cuando lo soliciten?
•“Debe basarse en las expectativas del cliente”
•¿Cuáles deben ser estas expectativas?
•Relación con el término estadístico de Factor de Seguridad.
Factor de Seguridad
•Dato probabilístico de porcentaje de demanda normal.– A mayor Nivel de Servicio esperado,
mayor factor de seguridad.
– Menor posibilidad de desabastecimiento
– Mayor inventario disponible…
Relación Factor de Seguridad, % Nivel de Servicio y % Desabastecimiento
Relación Nivel de Servicio y Factor de Seguridad
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Nivel de Servicio (%)
Capacidad de cumplir con la demanda de un pedido
Facto
r d
e S
eg
uri
dad
Schroeder RG. Operations management decision making in the operation
function. Independent-demand inventory. New York: McGraw-Hill; 1985:383-420
Modelos de Control en Base a Frecuencia de Pedidos
•Periódico: Se efectúan pedidos en un tiempo fijo que establece el usuario, independiente del nivel de inventarios, correspondiente a la diferencia entre el nivel máximo y el nivel actual del inventario.
•Perpetuo: Se efectúan pedidos cuando se llega a un nivel de inventario de Punto de Reposición, independiente del tiempo transcurrido.
Frecuencia de Pedido PeriódicoTR fijo y consumo variable (probabilístico)
ES
Pedido
Fijo 1
Recepción
TR
SMax
Exis
tencia
s
Tiempo (meses)
RecepciónPedido
Fijo 2
TRTR
Pedido
Fijo 3
Recepción
Q1
Q2
Q3
Modelo de Pedido PeriódicoParámetros a Calcular
1. Existencia de Seguridad (ES)Cantidad de existencias a reservar para evitar faltantes.
2. Frecuencia de pedidos suplementarios o Periodo de compra (PC)Período entre pedidos
3. Existencia Máxima (SMax)Existencia máxima permisible
4. Cantidades a solicitarNúmero de unidades en cada pedido
Frecuencia de Pedido PeriódicoTR variable (TR2 > TR1, TR3 < TR1) y consumo fijo
ES
Pedido
Fijo 1
Recepción
TR1
SMax
Exis
tencia
s
Tiempo (meses)
RecepciónPedido
Fijo 2
TR2TR3
Pedido
Fijo 3
Recepción
Q1Q2
Q3
Efecto de la Variabilidad Probabilística
Operations Management, 2007
La Gestión del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Bos-ton, 2002, p. 257
Criterios para Establecer Tiempos Fijos de Pedidos
1. Conciliación de aspectos administrativos, financieros, logísticos, regulatorios y de recursos de: espacio de inventario, sistemas de información y personal.
2. Los productos más importantes en costos (distribución ABC) deben rotar más.
3. Uso de productos de comportamiento estacional.
Frecuencia de Pedido PerpetuoTR fijo y consumo variable (probabilístico)
PR
ES
CTR
Pedido PedidoRecepción
Pedido
TR
Exis
tencia
s
Tiempo (meses)
Recepción
Pedido
Q
Pedido
TR
Recepción
Pedido
TR
Mayor
demanda
Menor
demandaQ
Q
Modelo de Pedido PeriódicoParámetros a Calcular
1. Existencia de Seguridad (ES)Cantidad de existencias a reservar para evitar faltantes.
2. Punto de Reorden (PR)Existencias a las cuales solicitar pedidos
3. Cantidades a solicitar (Q)Número de unidades en cada pedido
Rol de las Existencias de Seguridad en Demanda Probabilística
Cuando la demanda y/o el tiempo de reposición son inciertos, la estimación
probabilística de la Existencia de Seguridad es determinante.
Operations Management, 2007
Frecuencia de Pedido Periódico
Ventajas Desventajas
Carga de trabajo más predecible Menor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda.
Inventario se realiza periódicamente, sólo cuando se coloca el pedido.
Mayores niveles de existencias de seguridad y costos de inventarios.
Más fácil para programar despachos y transportes a otros centros.
Menores costos de compras por menor frecuencia de compras.
Frecuencia de Pedido Perpetuo
Ventajas Desventajas
Mayor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda
Más intensivo en trabajo. Requiere revisión continua de niveles de inventario, pero se facilita con sistemas.
Menores costos de inventario. Se requiere menor nivel de existencias de seguridad.
Requiere registro de inventarios precisos y un eficiente proceso de compras.
Requiere flexibilidad de proveedores y menor tiempo de reposición.
Mayores costos de compras por mayor frecuencia de compras.
Aplicaciones
1. Distribución por producto de aplicación de modelos.
a) Periódico o perpetuob) Con sistemas: perpetuo
2. Información confiable sobre comportamientos históricos por producto y proveedores de:
a) Demanda/Consumob) Tiempos de reposición de proveedores
3. Definición de un Factor de Seguridad
4. Técnica para los cálculos
5. Aplicación de ecuaciones para los modelos
Técnica en los Cálculos
•Modelos Determinísticos–Proceso en los cuales un conjunto de sucesos
variables produce exactamente los mismos valores cada vez que el proceso se repite.
•Modelos Probabilísticos–Métodos cuantitativos para predecir el
comportamiento de un proceso continuo de sucesos.
Consideraciones para las Aplicaciones
•Los modelos matemáticos son guías, no pronósticos precisos.
•Aunque teóricamente no debería ser así, la mayoría de los productos de un Servicio. Farmacéutico son de demanda y tiempos de reposición probabilísticos con distribución normal.
•La experiencia es importante.
•Considerar presupuesto disponible.
Consideraciones en la Aplicación (cont.)
•Conciliación entre la presentación del producto y el pedido mínimo permisible por el proveedor
•Cambios de precio
•Cambios en costos de entrega
•Cambios en tendencias:– Cobertura de atención (contrataciones, servicios de
atención, etc.)– Cambios en hábitos de prescripción (médicos, nuevos
medicamentos, etc.)– Cambios de proveedores
•Descuentos financieros
•Productos de baja rotación
Costos Totales de Gestión de Inventarios
1. Costos de adquisición
2. Costos de mantenimiento del inventario
3. Costos de la función de compras
4. Costos por falta de existencias
Costos Totales de Gestión de Inventarios (cont.)
1. Costos de adquisición– Costos netos de compras– Costos de envíos– Costos de seguros
2. Costos de mantenimiento del inventario– Costo de oportunidad financiera = Costo promedio de
inventario x tasa media de interés– Costo por pérdidas• Deterioro, expiración, robos
– Costos de gestión de almacenamiento:• Personal, áreas, procedimientos, equipos
– Costos de transporte: en cadenas
Costos Totales de Gestión de Inventarios (cont.)
3. Costos de la función de compras– Personal, áreas, procedimientos, equipos
4. Costos por falta de existencias– Compras urgentes
– Incremento de morbi-mortalidad asociada
– Pérdida de confianza, imagen, compromiso
Control de Costos Variables Totales (CVT)
• Definición:
CVT = Costo total de compras (Ct) + costo de mantenimiento (Cm) + costo del proceso de
compras (Cr) + compras por desabastecimiento (agotamiento, Ca)
• Lo importante es controlar los CVT y no sólo el costo total de las compras.
Influencia del Tamaño del Inventario en CVT
Tipo de Costo
Inventario
Incrementado
Inventario
Disminuido
Compras Alto Bajo
Mantenimiento Alto Bajo
Proc Compras Bajo Alto
Agotamiento Bajo Alto
Curva de Costos Totales de InventariosC
ost
o (
$)
Volumen del Pedido (Unds)
Cm
CadqCantidad de
Pedido Económico