EXTERNALIZAR SERVICIOSEXTERNALIZAR SERVICIOS

Una buena alternativa empresarialUna buena alternativa empresarial

Jovempa Empresas Alicante, 26 de mayo Jovempa Empresas Alicante, 26 de mayo de 2010de 2010

EXTERNALIZACION = OUTSOURCING

EXTERNALIZACIÓN = TERCERIZACION

(recurrir a un TERCERO ESPECIALIZADO)

¿QUE SIGNIFICA EXTERNALIZACION DE

SERVICIOS?

Legales

Fiscales

Laborales

Contables

Limpieza y mantenimiento

Vigilancia y seguridad

SERVICIOS QUE TRADICIONALMENTE SE EXTERNALIZAN

Comunicación

RRPP

Organización de eventos

RRHH en todas sus áreas

Formación

Selección de personal

Comerciales

POCO A POCO SE VAN EXTERNALIZANDO MÁS SERVICIOS EN LA EMPRESA

Servicios Informáticos

Servicios Web (creación, mantenimiento y posicionamiento)

E INCLUSO CONTRATAMOS SERVICIOS EXTERNOS DE …

Community Manager, para gestionar las redes sociales profesionales

… LLEGAN LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y EXTERNALIZAMOS…

V E N T A J A SMejora el enfoque de la empresa

Reduce los gastos (-Gastos fijos, solo gastos variables)

Mejora la calidad de los servicios

Y ¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE PARA NUESTRA EMPRESA EXTERNALIZAR TODOS

ESTOS SERVICIOS?

EN DEFINITIVA …

LA EXTERNALIZACION HACE A LA EMPRESA MÁS COMPETITIVA

POR … DESCONFIANZA?

POR … NO SABER DELEGAR?

Y ¿POR QUÉ NO EXTERNALIZAR LOS SERVICIOS DE SECRETARIADO…?

Persona profesional del secretariado

gestora del tiempo del directivo con el que colabora,

para que este no deba preocuparse más que de la toma

de decisiones que beneficien a su proyecto empresarial.

(Wikipedia)

EL CONCEPTO DE SECRETARIA TRADICIONAL

Porque…no solo nos dedicamos a atender el teléfono y redactar documentos…

¡¡ Ahora somos secretarias emprendedoras !!

La secretaria tradicional deja paso a la secretaria

polivalente, multifuncional y emprendedora

PERO… EL CONCEPTO DE SECRETARIA TRADICIONAL ESTÁ EN DECADENCIA

ASISTENTES VIRTUALES (VA)

Con la llegada de las nuevas tecnologías …. aparece el boom de las …

ASISTENTES VIRTUALES

ASISTENTES VIRTUALES

ASISTENTES VIRTUALES

ASISTENTES VIRTUALES

La Secretaria Externa

No proporciona únicamente servicios on-line

También trabaja presencialmente en su despacho si lo precisa

Da cobertura a servicios de asistencia ejecutiva que necesitan de presencia física:

• Levantamiento de actas

• Asistencia en ferias y congresos

• Gestión de reuniones y viajes

¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA ASISTENTE VIRTUAL (VA) Y LA SECRETARIA

EXTERNA?

¿CÓMO DETECTAR QUE NECESITAMOS EXTERNALIZAR EL SERVICIO DE

SECRETARIADO?

Las tareas administrativas y burocráticas pueden con tu negocio, pero es imposible contratar a nadie.

A lo largo del día se quedan mensajes por contestar. Nos harían faltan días de 30 h por lo menos.

El teléfono no para de sonar y hay llamadas que se devuelven a los dos días.

Tienes que organizar un evento y para ello hay que llamar a 20 sitios y pedir 20 presupuestos.

Sientes que no le dedicas el tiempo suficiente a tus clientes, a fidelizarlos, y tu servicio en ocasiones es deficiente y eres consciente.

LAS SEÑALES

Necesito lanzar un producto o servicio y no sé por donde empezar

Necesito tener controlada y organizada mi agenda de trabajo

Hace 2 años que no me voy de vacaciones

Sueño con las cosas que tengo pendientes de hacer, noche tras noche

Algunas noches pienso en tirar la toalla…

LAS SEÑALES (Cont.)

SI TE HAS VISTO REFLEJADO EN AL MENOS DOS DE ESTAS DIEZ SITUACIONES, NECESITAS UNA AYUDA EXTERNA

TIEMPO

TIEMPO

TIEMPO

¡¡¡ NOS FALTA TIEMPO !!!

Nos desvivimos por las cosas Nos desvivimos por las cosas importantes importantes

y no cuidamosy no cuidamos

LA CLAVELA CLAVE

““Nunca hay una segunda oportunidad para Nunca hay una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión.”dar una buena primera impresión.”

LOS PEQUEÑOS DETALLESLOS PEQUEÑOS DETALLES

LAS MISMAS QUE LA SECRETARIA TRADICIONAL

Asistencia ejecutiva

Asistencia administrativa

Asistencia telefónica

¿QUE TAREAS PUEDE REALIZAR UNA SECRETARIA EXTERNA?

- Gestión de agenda personal

- Concertación y confirmación de citas

- Investigación en internet

- Gestión de correo electrónico y correspondencia

- Organización de viajes

-Organización de eventos y reuniones de trabajo

- Traducción e intérprete

- Gestión de reputación online y redes sociales

ASISTENCIA EJECUTIVA

Tareas administrativas

- Elaboración de presupuestos, albaranes, facturas, dossiers e informes.- Tratamiento, mecanografiado y formateado de textos.- Gestión de Bases de datos.- Elaboración de documentos:

· Memorias · Cartas· Catálogos · Presentaciones (Powerpoint y Flash)

- Transcripciones de texto y audio

Tareas burocráticas

- Trámites en administraciones y organismos públicos y privados.- Elaboración y presentación de documentación para subvenciones.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Atención telefónica con el mensaje corporativo del cliente

Recepción de los mensajes según indicaciones

Envío de los mensajes a la finalización de la jornada mediante mail

Aviso de mensajes urgentes por la vía elegida: sms, mail, fax, llamada

ASISTENCIA TELEFONICA

Tarifas mensuales (en función del número de llamadas)

Otros servicios: Realización de llamadas en nombre del cliente

Pymes

Micropymes

Emprendedores

Profesionales liberales

Asociaciones

Autónomos

Colegios profesionales (secretarías)

¿A QUÉ TIPO DE EMPRESAS/EMPRESARIOS PUEDEN

AYUDAR LAS SECRETARIAS EXTERNAS?

Calculando lo que vale nuestra propia hora de trabajo, dedicada a las tareas que vamos a delegar.

¿CÓMO VALORAR EL TRABAJO DE UNA SECRETARIA EXTERNA CUANTITATIVAMENTE?

La pregunta del millón en la externalización de servicios

¿Por qué voy a pagar yo a nadie 3 horas para que me haga búsquedas en internet cuando lo puedo hacer yo?

Porque en esas 3 horas tú puedes dedicarte a buscar más clientes, o a mejorar los procesos y el trato con los que ya tienes, que son la base para

que funcione tu empresa.

PERO PARA LLEGAR A EXTERNALIZAR SERVICIOS DE SECRETARIADO DEBEMOS

CAMBIAR DE MENTALIDAD

LA CLAVE ES…

LA CONFIANZA

PERO… ¿POR QUÉ NOS CUESTA TANTO DELEGAR?

1. Identificar a través de un registro nuestras tareas diarias

2. Averiguar cuáles son las tareas que podemos DELEGAR

PASOS PARA CONTRATAR A UNA SECRETARIA EXTERNA

DELEGAR, según el diccionario de la lengua española es

“Dar una persona a otra la facultad o poder para que la represente o ejerza en su nombre”

Las tareas que no son necesarias ELIMINAR

Las tareas que puede hacer otro DELEGAR

Las tareas que no se pueden delegar HACER NOSOTROS MISMOS

3. Buscar empresas de externalización de servicios de secretariado que sean capaces de hacer prácticamente de todo

4. Definir el ámbito de actuación de nuestra empresa por si nos interesa externalizar con empresas extranjeras (Brikwork, latinoamérica…) SOLO ASISTENCIA VIRTUAL

5. Buscar en la secretaria externa la misma cualificación que le pediríamos si la contratamos en nuestra empresa. Idiomas, formación, experiencia previa…

6.- Periodo de prueba de un mes

PASOS PARA CONTRATAR A UNA SECRETARIA EXTERNA

- Trabajos a la carta: las secretarias externas se adaptan a las necesidades de sus clientes.

- Utilizamos las nuevas tecnologías como soporte de nuestro trabajo.

- Comunicaciones vía skype.

- Mensajería instantánea ( Skype, Hotmail, Messenger).

- Correos electrónicos.

- Agenda compartida en google calendar.

- Google docs.

- Tecnología blackberry.

- Desvío de llamadas .

METODOLOGIA Y FORMAS DE TRABAJO

GOOGLE CALENDAR

GOOGLE DOCS

SUGAR CRM

Empresa de comunicación con despacho físico en Alicante

- Llamadas perdidas sin devolver

- Acumulación de correos importantes y de semi-importancia

- Prospección sin realizar

- Visitas a clientes y posibles clientes pendientes

- Blog sin actualizar durante 1 mes

- Entradas en las redes sociales 1 a la semana

- Papeleo interno sin organizar ni archivar durante 1 mes

- Reclamaciones a clientes

- Reclamaciones de cliente

C A S O P R Á C T I C O

““Somos lo que hacemos día a día, por lo Somos lo que hacemos día a día, por lo tanto la excelencia no es un acto, sino tanto la excelencia no es un acto, sino un hábito”un hábito”

AristótelesAristóteles

Julia Alonso

Secretariado&Protocolo

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GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN