Ing. Benedicto Hughes, PMP

Experiencias adquiridas en el desarrollo e implementación de

una PMO

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III Jornadas Cuyanas de Project Management

• e-mail: benedictohughes@pminuevocuyo.org.ar• linkedin: http://ar.linkedin.com/in/benedictohughes

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• Certificación PMP (Project Management Profesional), 2008• Ingeniero en Electrónica y Electricidad, Universidad de Mendoza, 1998 • Maestro Mayor de Obra, ENET N°1 “Ing. Pablo NOGUES”, 1989

• Socio Fundador ISI Solutions, 2001

Actualmente Gerente de PMO

• Socio Fundador PMI Nuevo Cuyo

Líder Branch Mendoza (actual), Miembro desde 2007

Benedicto Ariel HUGHES

Antecedentes expositor

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con éxito

Historia….

�Inicio de actividad en Argentina y se expandió en América Latina, posicionándose como líder en la prestación de servicios de TI para A&C.

�Al comienzo brindamos servicios en el mercado de la industria de manufactura.

�Luego nos orientamos hacia los mercados del Oil&Gas, Energía, y Minería.

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ESCENARIO futuro

Temas influenciaran la formulación de escenario:

�Regionalización de la compañía

�Equipos de proyectos conformados con personal local

�Incremento del 15% personal/año

�Rotación del 5% del personal/año.

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0200400600

Administracion Operaciones

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Síntomas del problema

Se dice por ahí…

-LA DIRECCION:

� Éxito en los proyectos aleatorio y no repetible

�Proyectos fuera de presupuesto y tiempo

� Herramientas no estandarizadas

-LOS GERENTES DE PROYECTOS:

� El rol del GPs no era reconocido o definido

� El soporte de la alta gerencia no era consistente

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Que hacemos?

Mano Dura!Con SAP resolvemos todoContraten Gerentes Proyectos Sr.Hay que echarlos a todos………….

Alguien propuso: Y UNA PMO?

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Que es una PMO?

QUE NO ES:

� La secretaria de los GPs

� Solo un área de reporting de proyectos

� Oficina que soporta procesos que NO son de PM

� Solo un grupo de GPs en una Organización

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Que es una PMO?

Según el PMI es:

� Una Unidad Organizacional centralizada

� Orientada a coordinar la Gestión de Proyectos

� Es un cambio de cultura de toda la Organización

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PASO1: Se EVALUO el entorno

Factores que afectarían la implementación:

RESTRICTIVOS:

�Cultura organizacional

�Beneficios a corto plazo difíciles de ser demostrados

�Pobre política de comunicación (cambio organizacional)

FACILITADORES:

�Grado de madurez gracias a certificación ISO9000.

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PASO2: Diagramar ESTRATEGIA

Basada en:

El apoyo de la Dirección General. Debido a la dificultad en justificar con cifras en corto plazo los beneficios.

La educación y capacitación de los GP. Ellos actuaran como socios, el éxito de la PMO se basa en el éxito de los GP.

Satisfacer necesidades de GP. Ayuda a la venta interna, hacer visibles los primeros resultados ante la Dirección General.

Documentar procesos según ISO9000. Le daría visualización dentro y fuera de la compañía.

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PASO3: Plan estratégico - BSC

La compañía usa el Balance Score Card

El plan de proyecto se

reformulo como BSC

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Visión y Misión de la PMO

VISION:“Que la gestión profesionalizada de proyectos sea parte de

la cultura organizacional, llegando a ser referentes en Gestión de proyectos, y contribuyendo a que ISI Solutions

sea líder en el mercado”

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MISION:“Satisfacer las necesidades de la empresa en la gestión

eficiente de proyectos, estableciendo metodologías, herramientas y mecanismos de control, a través de la

educación continua de los recursos humanos y generando valor estratégico a los interesados”

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Acciones Estratégicas

�Generar indicadores de proyectos (previsto vs. realizados en términos de alcance, costo y tiempo)

�Desarrollar procesos y herramientas, y que incorporan a sistema ISO9000.

�Administración del conocimiento, a través de las lecciones aprendidas y BackUps de los proyectos cerrados

�Proveer entrenamiento, consultoría interna, y acompañamiento de proyectos críticos.

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Mapa Estratégico - Objetivos

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Que obtiene la Compañía?

� (-) Costo Operativo en Gestión de Proyectos

� Posicionar al GP a alto nivel de prestigio

� (-) Tiempo en el “startup” de un nuevo GP

� (+) Productividad a corto plazo del GP

� Ayudar a crecer a GPs Jrs

(Perspectiva Financiera)

Costo

Hora

$

10,00

Total Hs

proyecto

Internas

(hs)Geren Geren/Tot Desvío $$ Total $$Geren Desvio Ant Mensual

2010 233222 189784 43438 18,31% -1,00% $ 2.332.217 $ 434.375 $ 3.681 $ 307

2009 190109 153394 36715 19,31% 6,41% $ 1.901.090 $ 367.150 $ -141.451 $ -11.788

2008 154966 134975 19991 12,90% $ 1.549.660 $ 199.910

Mejorar Indice de rendimiento de

TRABAJOF1

Objetivos Estratégicos

Formula: Índice Rendimiento GP(año actual) - Índice Rendimiento GP(año anterior)

Índice Rendimiento GP:(Horas Gestión/Horas proyecto2010)% - (Horas Gestión/Horas proyecto2009)%

(Perspectiva Financiera)

Año Monto_OCCD Total

PlanificadoMBP $FC

CD Total Ejecutado

MBEDif MBP-

MBEDesvío MBE

Desvio$$

2010 $ 7.000.000 $ 4.230.121 39,57% $ 7.000.000 $ 4.184.600 40,22% 0,65% 1,00% $ 45.521

2009 $ 6.698.744 $ 4.048.071 39,57% $ 7.339.385 $ 4.460.578 39,22% -0,35% 9,89% $ -25.366

2008 $ 2.510.447 $ 1.570.461 37,44% $ 2.659.599 $ 1.936.069 27,20% -10,24% -7,88% $ -272.303

2007 $ 1.673.641 $ 1.171.596 30,00% $ 2.050.725 $ 1.483.998 27,64% -2,36% $ -48.434

Mejorar indicie de rendimiento de Costos

F2

Objetivos Estratégicos

Formula: (MBE (2009) - MBP (2009)) - (MBE (2010) - MBP (2010))

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Actividades de la PMO

� Entrenamiento y orientación

� Herramientas informáticas

� Cronogramas maestros

� Seguimiento y control

� Métodos y plantillas

� Comités de calidad

� Análisis de riesgos

� Comunicaciones

� Métricas

Por donde empezamos?

FASES DE UN PROYECTO

Área PROPUESTAS

Área OPERACIONES

“X” PROYECTO

FUENTE: PMBOK Rev4

Entregable: La COTIZACIONObjetivo: La ORDEN DE COMPRA

Entregable: Producto, Servicio, IngenieríaObjetivo: El proyecto sea Exitoso

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Como nos organizamos?

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Herramientas Tecnológicas

RRHH

Gestión Integral

AlfrescoRepositorio

DOCs

GREAT PLAINS

Recepción y seguimiento

de PO

tesoreria

Contable

Activación de proyectos

Seguimiento GP de recep

PO

Control de Stock

CashFlow

Logistica

Requisición Mat y SubExt

Propuesta

SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO

Portal ISIInterfase WEB

ARQUITECTURA

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• Acta de Constitución del Proyecto

Herramientas Tecnológicas

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Indicadores

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Indicadores del GP

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Indicadores del GP

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Informes de rendimiento

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Indicadores para la Dirección

SCI

CPI

SPI

MBE

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Informes de la Dirección

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CashFlow por Programa

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Recomendaciones

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� Las empresas no cambian de la noche a la mañana

� Centrada en las personas � Es básicamente un cambio de cultura organizacional

� La estrategia debe ser siempre gradual y con metas intermedias (Quick-hits)

� El foco inicial debe ser hacia una metodología: flexible, ligera, única, fácil de aplicar

� La capacitación debe ser extensa y a todos los niveles

� La capacitación a los altos directivos sirve también para ganar apoyo para la PMO

Gracias!

Preguntas?

Preguntas y Respuestas

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