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Agenda del jefe de asuntos económicos Versión 0.5
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Agenda del jefe de asuntos económicos
Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica
Fecha: 27/06/2019 ucpe@pas.ucm.es
Introducción ......................................................................................................................................... 3
Tareas periódicas .................................................................................................................................. 4
Revisar las facturas electrónicas de gasto pendientes de tramitar .................................................... 4
Comprobar los cargos en la cuenta 5730XX40 ................................................................................ 5
Revisar y conciliar las cuentas de ingresos y de gastos ................................................................... 5
Revisar situación de los anticipos concedidos a personal interno UCM .......................................... 6
Revisar facturas de caja fija y pagos a justificar pendientes de selección de pago .......................... 6
Revisar los pagos a justificar pendientes .......................................................................................... 7
Revisar facturas pendientes de inclusión en reconocimiento de obligaciones ................................. 7
Enero .................................................................................................................................................... 9
Arqueo de caja metálico ................................................................................................................... 9
Conciliación de cuenta de ingresos .................................................................................................. 9
Enviar ingresos a UCPE ................................................................................................................... 9
Tramitar facturas de gasto del ejercicio anterior ............................................................................ 10
Preparar expedientes de mantenimiento ......................................................................................... 10
Emitir listados de proyectos para remitir a Investigación .............................................................. 10
Emitir listados ejecución ingresos y gastos a Excel ....................................................................... 10
Emitir listados Controlling ............................................................................................................. 11
Febrero ............................................................................................................................................... 12
Enviar informes de conciliación al Servicio de Contabilidad ........................................................ 12
Comprobar la incorporación de remanentes ................................................................................... 12
Comprobar los documentos plurianuales y de tramitación anticipada ........................................... 14
Marzo ................................................................................................................................................. 16
Revisión de activos fijos del ejercicio anterior .............................................................................. 16
Abril ................................................................................................................................................... 17
Arqueo de la caja metálico ............................................................................................................. 17
Enviar informes de conciliación al Servicio de Tesorería .............................................................. 17
Mayo ................................................................................................................................................... 18
Junio ................................................................................................................................................... 19
Inicio de expedientes de contratación de tramitación anticipada ................................................... 19
Julio .................................................................................................................................................... 20
Arqueo de la caja metálico ............................................................................................................. 20
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Enviar informes de conciliación al Servicio de Tesorería .............................................................. 20
Historial de versiones ......................................................................................................................... 21
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Introducción
Este documento recopila algunas de las tareas que un jefe de asuntos económicos debe
acometer a lo largo de un año. Incluye un primer apartado con las tareas rutinarias que debe llevar a
cabo diaria o semanalmente, seguido de otro apartado por cada mes del año.
Decimos algunas de las tareas y no las tareas porque cada momento y cada lugar plantean
situaciones únicas que, sin embargo, se le presentarán al lector ante para su resolución, que con su
actuación diligente podrá acometer, acudiendo cuando sea necesario al Servicio de Coordinación y
Apoyo al Área Económica y al resto de servicios del área. Por tanto, no debe entenderse que este
documento es un compendio de todas las competencias asignadas a un jefe de asuntos económicos.
En cambio, este documento recoge tareas cuya necesidad de ser acometidas no siempre
resultará obvia. Esto puede hacer que, para cuando se detectan los problemas derivados de no haberlas
efectuado, sea demasiado tarde para su correcta solución (como podría ser la aparición de cargos
indebidos en las cuentas bancarias). De ahí el título de este manual: AGENDA, que describe la
intención con la que se ha escrito.
Como se deduce del título del manual, la mejor manera de aprovecharlo sería crear una tarea
periódica en el gestor de calendario que utilice el usuario con el título de cada tarea descrita aquí y
unas breves notas o un enlace a este documento.
El documento no está escrito por un jefe de asuntos económicos, por lo que indudablemente,
va a adolecer de omisiones importantes en sus primeras versiones. Esperamos que los lectores nos
aporten sus sugerencias para ir completando el contenido.
Por último, aunque el título se refiere a la agenda del jefe de asuntos económicos, no debe
interpretarse como una adscripción indelegable de todas las tareas al mismo, sin perjuicio de la debida
supervisión de aquél.
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Tareas periódicas
Estas tareas deberían realizarse con una frecuencia diaria, semanal o mensual a lo largo de
todo el año. En algunas de ellas, se propone un día concreto de la semana para su realización,
razonando la elección. Son, en todo caso, sugerencias que cada lector debe adaptar a sus
circunstancias.
Revisar las facturas electrónicas de gasto pendientes de tramitar
El objetivo de esta tarea es conseguir que las facturas electrónicas se tramiten de una manera
ágil, identificando las que no han sido correctamente procesadas o están a la espera de conformidad
por el responsable de gasto.
Con fecha 24 de mayo de 2018 se dictaron las siguientes instrucciones relativas a los plazos
de tramitación de facturas electrónicas:
• Revisar y clasificar diariamente las facturas recibidas, rechazando las que presenten defectos formales o de fondo e identificando a los responsables de dar la conformidad al gasto de las restantes.
• Verificar y enviar sin demora las facturas al conformador del gasto, por un medio que deje constancia de la fecha de envío.
• Reflejar en Génesis la respuesta del conformador tan pronto como se reciba, y procesar o rechazar inmediatamente la factura en función de dicha respuesta.
• Revisar semanalmente las facturas que están pendientes de trámite, actuando sobre las que se encuentren en los casos recogidos en los dos primeros puntos, y reclamando las que se encuentren pendientes de respuesta.
• Rechazar las facturas con el motivo “Se rechaza la factura por no haber obtenido la conformidad del responsable del gasto en el plazo establecido” que, habiendo sido remitidas al conformador del gasto, no hayan tenido respuesta pasados 15 días naturales desde el envío.
Para facilitar el control de los pasos anteriores, hay disponibles consultas predefinidas en el
sistema. La ruta de menú SAP que debe es Ejecución del presupuesto de gastos → Gestión de facturas
electrónicas de gastos → Consulta de eFacturas . En la consola debe utilizar la variante
/PDTES.CONFOR., para obtener las facturas electrónicas que aún no han sido conformadas pasados
16 días desde su entrada en el sistema, que serían las que debe rechazar según el último punto de la
lista anterior de comprobaciones. No obstante, otras variantes le ofrecerán otras listas de facturas en
situaciones que podrá querer controlar. Tampoco olvide que hay varias situaciones que, aunque
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marcadas como errores en la consola, no suponen defectos en las facturas, sino circunstancias que
debe solucionar como gestor, tales como que el acreedor aún no esté dado de alta en el sistema, que
falte en su ficha en Génesis la cuenta bancaria que indica para el pago, que la factura se haya
registrado y posteriormente anulado… Para más detalles, revise el manual de proceso de facturas
electrónicas de gasto.
Comprobar los cargos en la cuenta 5730XX40
El objetivo de esta tarea es detectar lo antes posible los cargos producidos en la cuenta
restringida de ingresos. Se propone realizar esta tarea semanalmente, cada lunes a primera hora, con
el fin de recoger todos los cargos de la última semana.
Los cargos pueden deberse a anulaciones de ingresos por ventanilla por errores al grabarlos
el cajero en el banco, a retrocesiones de transferencias de ingresos, a domiciliaciones no autorizadas,
o a comisiones bancarias que pueden, o no, ser indebidas. También se encontrarán los barridos
automáticos de saldos que no hayan sido conciliados aún, si bien son muy fáciles de identificar por
su texto. Hay que analizar cada movimiento para actuar en consecuencia, bien sea conciliando el
cargo con el ingreso incorrecto que anula, reclamando a través del Servicio de Tesorería la petición
de retrocesión del cargo de la domiciliación o la comisión bancaria, o bien reconociendo la obligación
derivada de la comisión bancaria que sea correcta.
Para obtener el listado, hay que acudir a la opción de menú SAP Contabilidad patrimonial →
Cuentas → Visualizar/modificar partidas , se deben pedir las partidas abiertas al día de la fecha. Dispone
de información adicional en el manual de conciliación, que es parte del curso Tesorería de centros.
Revisar y conciliar las cuentas de ingresos y de gastos
De manera similar a la anterior, el objetivo de esta tarea es revisar los movimientos de las
cuentas de ingresos y gastos. En cada una de ellas deben revisarse tanto los ingresos como los cargos
(se separa la tarea anterior por el carácter crítico que ella tiene y la necesidad de que sea la primera
en llevarse a cabo). Idealmente, se debería ejecutar tras la tarea anterior.
Cada operación que no corresponda a una operación prevista (como una reposición, una
recepción de fondos de un pago a justificar, un pago o un traspaso de fondos a caja efectivo, en el
caso de la cuenta de gastos, o un cobro de derechos previamente reconocidos o un cargo por
comisiones bancarias autorizadas, en el caso de la cuenta de ingresos) deberá ser tratada para su
corrección o su reconocimiento presupuestario.
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Aquellos centros que utilicen la funcionalidad de libros de caja deberán incluir en esta tarea
las cuentas correspondientes a dichos libros.
Revisar situación de los anticipos concedidos a personal interno UCM
La concesión de anticipos a personal interno UCM para el pago de pequeños gastos y su
posterior justificación es una práctica habitual, pero exige un control adecuado, que se consigue con
el informe de saldos de anticipos, disponible en Ejecución del presupuesto de gastos → Caja fija →
Sistema de informes → Saldos de anticipos emitidos a personal UCM . Para el propósito de esta tarea, debe
solicitar el informe con el ejercicio actual, su código de caja fija y con la opción Operaciones
pendientes de compensar, dejando en blanco el acreedor, para que aparezcan todos los anticipos no
compensados con sus justificaciones.
Al menos una vez al mes, y con más frecuencia al acercarse el cierre de ejercicio, debe emitirse
este listado y revisar qué anticipos continúan abiertos. Esto permite:
• Reclamar las cantidades concedidas que no han sido justificadas pasado un plazo prudencial de
tiempo.
• Como consecuencia del caso anterior, identificar anticipos que fueron justificados por el
perceptor, pero que se registraron incorrectamente sin ser asociados al anticipo que justificaban.
• Identificar los anticipos en los que existen diferencias a favor del perceptor, para hacerles el
pago adicional.
Revisar facturas de caja fija y pagos a justificar pendientes de selección de pago
Al menos una vez al mes, el jefe de asuntos económicos debe realizar una selección de pagos
de caja fija, y otra de pagos a justificar, sin más filtros que los obligatorios. Ambos procesos se llevan
a cabo a través, respectivamente, de las rutas de menú Ejecución del presupuesto de gastos → Caja fija
→ Pagos de caja fija → Selección de pagos de caja fija y Ejecución del presupuesto de gastos → Pagos a
justificar → Pago de facturas de pagos a justificar → Selección de pagos de PJ .
El objetivo de esta operación es contrastar que los documentos que aparecen corresponden a
justificantes de gasto (o retrocesiones, devoluciones de IRPF, o concesiones de anticipo) bajo el
control de la sección, actuando en caso contrario.
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La actuación consiste en localizar la documentación física, en su caso, y en procesar todos los
pagos pendientes. Es importante mantener una lista de los documentos que sean efectivamente
seleccionados para el pago, para posteriormente generar los medios de pago (incluyendo, en su caso,
la emisión manual de talones), y efectuar el pago material, ya sea ejecutando las transferencias
electrónicas mediante fichero de órdenes, realizando las transferencias manuales a través de la banca
electrónica, o bien entregando los talones o la cantidad en metálico al perceptor (en estos dos últimos
casos, deberá obtenerse el recibí firmado del mismo).
Revisar los pagos a justificar pendientes
Al menos una vez al mes debe comprobarse la situación de los pagos a justificar solicitados
por el centro, de acuerdo con el art. 10 del RD 640/1987, sobre pagos librados a justificar, que
establece que los cajeros pagadores quedan obligados a justificar las cantidades libradas por este
procedimiento dentro del mes siguiente a la inversión de las mismas y, en todo caso, en el plazo
máximo fijado por las instrucciones del organismo (es decir, por lo establecido en nuestras normas
de ejecución). El objetivo de esta operación es que todas las solicitudes de pagos a justificar se
tramiten correctamente y en plazo.
Para ello, basta con solicitar el listado de pagos a justificar y sus facturas, disponible en
Ejecución del presupuesto de gastos → Pagos a justificar → Listado de pagos a justificar y sus facturas .
Introduciendo el ejercicio, el código del pago a justificar (PJ00…) y un patrón de número de
documento (p.e.: 40001*), se obtiene la lista de todos los pagos a justificar librados durante el
ejercicio, con una columna llamada Justificado que estará en blanco para aquellos que aún no se han
enviado a Intervención (o que aún no han sido marcados como recibidos por esta). El jefe de asuntos
económicos debe revisarlos y actuar para completar su tramitación cumpliendo los plazos.
Revisar facturas pendientes de inclusión en reconocimiento de obligaciones
Al menos una vez al mes, el jefe de asuntos económicos debe realizar una selección de facturas
y abonos sin más filtros que los obligatorios. El objetivo es asegurar que no quedan justificantes de
gasto pendientes de tramitar.
Este proceso debe realizarse por dos vías distintas: pago centralizado y caja fija, que se llevan
a cabo a través, respectivamente, de las rutas de menú Ejecución del presupuesto de gastos → Orden de
pago → Facturas → Incorporación de facturas y Ejecución del presupuesto de gastos → Caja fija →
Ejecución del gasto → Crear cuenta justificativa .
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Sobre las respectivas listas deben localizarse los justificantes de gasto y tramitarlos. En el caso
del procedimiento de caja fija, los justificantes que aparezcan con indicador rojo corresponden a
pagos por transferencia pendientes de conciliar, por lo que deberá revisarse la cuenta para identificar
si se efectuó el pago material, conciliando los que se hayan realizado y haciendo los que estuvieran
pendientes.
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Enero
En enero deben llevarse a cabo muchas tareas relacionadas con el cierre del ejercicio anterior
y el inicio del ejercicio en curso.
Arqueo de caja metálico
El primer día hábil de enero debe realizar sin falta el arqueo de la caja metálico de pagos y,
si dispone de caja de ingresos en metálico (como es el caso de algunas clínicas), también de esta. El
objetivo es saber exactamente cuál es la cantidad real de efectivo en la caja al término del ejercicio
anterior, contando físicamente los billetes y monedas, y compararlo con los saldos contables que
figuran en el sistema.
Las instrucciones para realizar el arqueo, así como los formularios que deben cumplimentarse,
están publicados en la web del área económica.
Conciliación de cuenta de ingresos
El objetivo de esta tarea es conciliar todas las operaciones de la cuenta de ingresos para
identificar cuáles no corresponden a reconocimientos de derechos u obligaciones ya existentes en el
ejercicio anterior, con el fin de notificarlos a la UCPE. Es crítico, por tanto, completar esta tarea en
los dos o tres primeros días hábiles del ejercicio.
Las instrucciones para realizar la conciliación están publicadas en la web del área económica,
como parte del manual de tesorería de centros. Tenga en cuenta que, en este momento, aún no se
pretende emitir los informes de conciliación, sino solo reducir las partidas abiertas a aquellas que no
cuenten con derechos u obligaciones reconocidos.
Enviar ingresos a UCPE
El objetivo de esta tarea es asegurar que todos los derechos y obligaciones que cuenten con
operaciones en la cuenta bancaria de ingresos puedan ser reconocidos por el procedimiento
excepcional y controlado del Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica (conocido
coloquialmente como la UCPE). Debe hacerse en la primera semana hábil de enero y, en cualquier
caso, antes del plazo límite fijado cada año en las normas de cierre.
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Es muy importante incluir también las facturas rectificativas, tanto las que no estén registradas
en el sistema como las que, estándolo, no se hubieran podido incorporar a documento presupuestario
por no estar contabilizado el de la factura original rectificada.
Tramitar facturas de gasto del ejercicio anterior
El objetivo de esta tarea es tramitar, en el plazo previsto en las normas de ejecución, y ya con
cargo al ejercicio en curso, aquellas facturas de caja fija que no pudieron ser tramitadas en el plazo
ordinario por haber sido recibidas con posterioridad.
Las facturas se registran y pagan siguiendo el procedimiento normal, pero deben incluirse en
una cuenta justificativa de caja fija separada, de acuerdo con el procedimiento fijado en las normas
de ejecución y las normas de cierre.
Preparar expedientes de mantenimiento
El objetivo de esta tarea es tramitar lo antes posible los expedientes basados en AD necesarios
para contratos de mantenimiento y, en su caso, de arrendamiento, para que alcancen la fase de
reconocimiento de obligaciones a tiempo de poder tramitar la factura del primer periodo del contrato
en cuestión.
Los expedientes se tramitan de manera ordinaria, a través del gestor de expedientes.
Emitir listados de proyectos para remitir a Investigación
El objetivo de esta tarea es obtener el resumen anual de proyectos del ejercicio anterior para
todos aquellos pertenecientes al centro, con el fin de que el Servicio de Investigación pueda proceder
a incorporar los remanentes de los mismos.
El listado debe obtenerse y exportarse a hoja de cálculo para eliminar en ella los proyectos
que no estén vigentes en el nuevo ejercicio.
Emitir listados ejecución ingresos y gastos a Excel
El objetivo de esta tarea es obtener el listado de ingresos on-line y el de gastos on-line antes
de que comience el ajuste de saldos que se efectúa de oficio. El listado debería emitirse el día hábil
siguiente al del plazo límite extraordinario para la entrada en Intervención de los documentos de
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ingresos y gastos, lo cual sucede en torno al inicio de la segunda quincena de enero (pero confirme la
fecha en las normas de cierre correspondientes).
El listado debe obtenerse y exportarse a hoja de cálculo, con el fin de poder utilizar los datos
posteriormente para confeccionar la memoria anual de ejecución del presupuesto del centro o
servicio.
Emitir listados Controlling
El objetivo de esta tarea es obtener el informe de totales de controlling del ejercicio y el de
gastos imputados de cada orden de controlling del centro, así como el informe de traspasos manuales.
Como sucede con el apartado anterior, los listados deberían emitirse el día hábil siguiente al del plazo
límite extraordinario para la entrada en Intervención de los documentos de ingresos y gastos, lo cual
sucede en torno al inicio de la segunda quincena de enero (pero confirme la fecha en las normas de
cierre correspondientes).
El informe de totales debe obtenerse y exportarse a hoja de cálculo, con el fin de poder utilizar
los datos posteriormente para confeccionar la memoria anual de ejecución del presupuesto del centro
o servicio. Se recomienda obtener también el listado de partidas reales por periodos si se desea incluir
información de la ejecución temporal del presupuesto.
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Febrero
En febrero comienzan a completarse los procesos de incorporación de remanentes y de arrastre
de documentos plurianuales y de tramitación anticipada, por lo que es conveniente llevar un control
de unos y otros para confirmar su situación. Además, si aún no lo ha hecho, debe enviar los informes
de conciliación anual al Servicio de Contabilidad.
Enviar informes de conciliación al Servicio de Contabilidad
En los primeros días de febrero vence habitualmente el plazo máximo para enviar los informes
de conciliación del ejercicio anterior al Servicio de Contabilidad. Los modelos de informe, junto con
las instrucciones para su cumplimentación, están disponibles en la web del área económica.
No olvide que debe incluir todas las cuentas, de gastos e ingresos, la caja de metálico y, si
opera con libros de caja para la gestión de los ingresos, debe incluir también los informes de las
cuentas correspondientes a dichos libros.
Comprobar la incorporación de remanentes
El objetivo de esta tarea, que se repetirá varias veces a lo largo del mes, y que puede iniciarse
antes de febrero si es necesario, es comprobar que los créditos de financiación afectada han sido
incorporados al ejercicio corriente.
En general, la forma más sencilla de obtener la lista de los créditos ya incorporados, es solicitar
el listado de ingresos on-line, bien con el centro gestor correspondiente a la dotación de financiación
afectada, bien indicando un intervalo de coincidencia para el fondo, considerando siempre que los
remanentes aparecen dotados en una posición del capítulo VIII de ingresos, normalmente I/8700100.
Por ejemplo:
• Indicar el centro gestor 0412101
mostrará todos los ingresos
dotados incorporados de fondos
correspondientes a proyectos de
investigación (0412…) de la
Facultad de Filosofía (…101).
No olvide ajustar, si es preciso,
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el ejercicio en los dos campos de la parte superior de la pantalla.
• Indicar el intervalo 182T126 a
182T126Z (no olvide la Z al
final), junto con el centro
gestor 0909, mostrará los
ingresos de los fondos de
titulaciones propias de la
Facultad de Medicina (…126)
del curso 2018/2019 (que son
los que comienzan por
182T…). Al pedirlo en 2019, obtendrá los remanentes incorporados en la posición
presupuestaria I/8700100, y los nuevos ingresos generados en 2019 en la posición
presupuestaria de matrículas de titulaciones propias (normalmente, I/3100500).
Una vez ejecute el listado, puede utilizar
el panel izquierdo para diferenciar por cada
fondo. Para ello, primero active la variación por
fondo (marcado con 1 en la imagen) y, a
continuación, seleccione la línea (2) del fondo
concreto para ver sus datos, o la carpeta * Fondo
que hay en la parte superior de la sección del
panel para obtener el importe acumulado. Con
cada selección, se actualizarán instantáneamente
los datos.
Aunque la información que se muestra
usando este procedimiento corresponde a la ejecución de ingresos, no de gastos, es un buen indicio
de que no tardará mucho en disponer de ese remanente para gastos. En caso de duda, siempre puede
confirmar información de fondos o proyectos específicos consultando otros listados, como el informe
de situación de fondos o el resumen anual de proyectos, con el elemento individual en el que está
interesado.
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Comprobar los documentos plurianuales y de tramitación anticipada
El objetivo de esta tarea es identificar los documentos de fases R, A y D de ejercicios
anteriores que incluyen una anualidad en el ejercicio corriente, así como comprobar si la misma ya
está aplicada al mismo.
Para la primera parte, debe ejecutar los pasos que se indican a continuación. Se ilustran para
obtener los documentos de fase D, que se encuentran más frecuentemente en esta situación, pero
puede aplicar la misma lógica para documentos de fases R y A, en su caso.
• Acceda a la opción de menú Ejecución del presupuesto de gastos → Gastos presupuestarios →
Compromiso → Visualizar .
• Una vez allí, pulse el botón Selección de documentos ( ).
• En la pantalla de criterios de selección, indique 31.12.XXXX en el campo Fecha de
vencimiento de costes, donde XXXX es el ejercicio del que desea obtener la información (p.e.:
31.12.2019 para documentos con anualidad en el ejercicio 2019).
• Puede indicar otros criterios de selección para limitar la búsqueda, si lo desea. Asegúrese de no
incluir criterios no deseados que no sean los predeterminados (los diferentes campos Sociedad,
Entidad CP y Tipo de documento).
• Pulse Ejecutar ( ).
Obtendrá un listado con una línea por cada posición de documento correspondiente a la
anualidad solicitada. Puede que encuentre líneas con importe 0, correspondientes a documentos cuya
tramitación se anuló. En caso necesario, puede filtrar el listado para que no se muestren.
Observe que este listado muestra todos los documentos con anualidad en curso, incluyendo los que haya creado en el propio ejercicio corriente. La fecha de creación le servirá para identificar unos y otros.
Una vez dispone de ese listado, abra otro modo y solicite el listado de gastos on-line en
Ejecución del presupuesto de gastos → Sistema de información → Listado de gastos on-line . Si es preciso,
filtre por los centros gestores u otros criterios, y ejecute para obtener el listado. En la columna
Comprometido (para los documentos de fase D), y observando las cantidades correspondientes a cada
posición presupuestaria, podrá identificar qué documentos ya están aplicados al mismo (cuando para
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una misma cantidad haya varios documentos, puede acceder al listado de detalle de la cantidad para
identificar los que han sido aplicados).
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Marzo
Además de las tareas periódicas, este mes requiere, si no se ha hecho antes, completar la
revisión de activos fijos que se indica en las normas de cierre contable de cada ejercicio.
Revisión de activos fijos del ejercicio anterior
Para llevar a cabo esta revisión, que requiere comprobar la situación de todos los activos fijos
adquiridos durante el ejercicio anterior, será necesario emitir dos listados de activos fijos disponibles
en la carpeta Activos fijos → Sistema de información de activos fijos → Informes para los centros , con sus
respectivos criterios:
• El listado Inventario de activos fijos , delimitado con asterisco * en el campo Departamento, y con
el primer y último número de activo fijo registrados en el ejercicio anterior.
• El listado AF con alta contable , delimitado con asterisco * en el campo Departamento, y con el
primer número de activo fijo registrado en el ejercicio en curso y el último número de activo
fijo contabilizado en el ejercicio anterior.
A partir de ambos listados habrá que comprobar lo siguiente:
• Que los activos fijos capitalizados se encuentran efectivamente en el emplazamiento indicado en
el sistema, corrigiendo la información en el sistema que proceda. En caso de no localizarse el
bien en su ubicación original, se contactará con el responsable del gasto para identificar la nueva
ubicación. Si no fuera posible, se pondrá en conocimiento de la gerencia del centro o jefatura de
servicio tal circunstancia.
• En qué situación se encuentran los activos fijos no capitalizados.
o Si no llegaron realmente a adquirirse, deberán borrarse las fichas de activo fijo de las mismas, a través de la opción Activos fijos → Fichas de activos fijos → Borrar ficha de un activo fijo .
o Si se adquirieron, pero no se incluyeron los números de activo fijo correctamente al registrar las facturas correspondientes, deberá escribirse al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica con la información detallada, para su análisis y resolución.
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Abril
Abril supone el fin del primer trimestre y el comienzo del segundo. Por ello, hay dos tareas
que debe llevar a cabo relacionadas con la tesorería del centro: el arqueo de la caja metálico y la
preparación de los informes de conciliación de todas las cuentas de tesorería que gestiona.
Arqueo de la caja metálico
El primer día hábil de abril debe realizar sin falta el arqueo de la caja metálico de pagos y,
si dispone de caja de ingresos en metálico (como es el caso de algunas clínicas), también de esta. El
objetivo es saber exactamente cuál es la cantidad real de efectivo en la caja al término del trimestre
anterior, contando físicamente los billetes y monedas, y compararlo con los saldos contables que
figuran en el sistema.
Las instrucciones para realizar el arqueo, así como los formularios que deben cumplimentarse,
están publicados en la web del área económica.
Enviar informes de conciliación al Servicio de Tesorería
El último día hábil de abril vence el plazo máximo para enviar los informes de conciliación
del trimestre anterior al Servicio de Tesorería (observe que los informes trimestrales se envían a ese
servicio, mientras que los del final del ejercicio se envían en su lugar al Servicio de Contabilidad).
Los modelos de informe, junto con las instrucciones para su cumplimentación, están disponibles en
la web del área económica.
No olvide que debe incluir todas las cuentas, de gastos e ingresos, la caja de metálico y, si
opera con libros de caja para la gestión de los ingresos, debe incluir también los informes de las
cuentas correspondientes a dichos libros.
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Mayo
No hemos identificado tareas específicas de este mes. Recuerde, sin embargo, llevar a cabo
las tareas periódicas generales.
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Junio
En este mes se alcanza el límite para iniciar procedimientos de contratación abiertos de
tramitación anticipada que, por su cuantía o características, requieran plazos mínimos de tramitación
más amplios. También se recomienda prestar especial atención a la conciliación de las cuentas
bancarias, dado que concluye el segundo trimestre y comienza el periodo vacacional.
Inicio de expedientes de contratación de tramitación anticipada
Hasta 2017, las normas de ejecución establecen un plazo límite en este mes para la entrada en
Intervención de los documentos RX de expedientes de tramitación anticipada. Aunque se ha
suprimido el envío de esos documentos a Intervención, agilizando unos días la tramitación, en el
cómputo total de tiempo sigue siendo necesario no demorar el inicio de estos procedimientos más allá
de este mes.
A efectos prácticos, debe asegurarse de transmitir esta información a los responsables de
créditos que puedan estar planificando gastos de tramitación anticipada, con el objetivo de que puedan
cumplirse los plazos y que el contrato se pueda ejecutar desde primeros del ejercicio siguiente.
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Julio
Julio supone el fin del segundo trimestre y el comienzo del tercero. Por ello, hay dos tareas
que debe llevar a cabo relacionadas con la tesorería del centro: el arqueo de la caja metálico y la
preparación de los informes de conciliación de todas las cuentas de tesorería que gestiona.
Arqueo de la caja metálico
El primer día hábil de julio debe realizar sin falta el arqueo de la caja metálico de pagos y,
si dispone de caja de ingresos en metálico (como es el caso de algunas clínicas), también de esta. El
objetivo es saber exactamente cuál es la cantidad real de efectivo en la caja al término del trimestre
anterior, contando físicamente los billetes y monedas, y compararlo con los saldos contables que
figuran en el sistema.
Las instrucciones para realizar el arqueo, así como los formularios que deben cumplimentarse,
están publicados en la web del área económica.
Enviar informes de conciliación al Servicio de Tesorería
El último día hábil de julio vence el plazo máximo para enviar los informes de conciliación
del trimestre anterior al Servicio de Tesorería (observe que los informes trimestrales se envían a ese
servicio, mientras que los del final del ejercicio se envían en su lugar al Servicio de Contabilidad).
Los modelos de informe, junto con las instrucciones para su cumplimentación, están disponibles en
la web del área económica.
No olvide que debe incluir todas las cuentas, de gastos e ingresos, la caja de metálico y, si
opera con libros de caja para la gestión de los ingresos, debe incluir también los informes de las
cuentas correspondientes a dichos libros.
Agenda del jefe de asuntos económicos Versión 0.5
UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 21 de 21
Historial de versiones
• Versión 0.5: añadido julio.
• Versión 0.4: añadidos mayo (sin contenido específico de ese mes) y junio.
• Versión 0.3: añadido abril.
• Versión 0.2: revisada información en el apartado de introducción, añadida la tarea de revisión de
anticipos a personal interno UCM y añadido marzo.
• Versión 0.1: versión inicial con información periódica, enero y febrero.