ARCHIVOS VIRTUALES Daniel Blanco Gina Torres Karen Monroy Andrea Ayala Blanca Hoyos Catalina Pérez

DEFINICION

Es el proceso virtual e informático en el cual se almacena información detallada, de toda la correspondencia, y de los documentos diligenciados en cada departamento como, soportes contables, causaciones, pagos, contratos, liquidaciones entre otros.

ESTRUCTURADiferentes puntos para tener en cuenta:Organización del sistema de archivos

físicos Implementación de archivos y

directorios Administración de espacio en disco Seguridad

CREADA EN 1992 EN BUENOS AIRES, ARGENTINA

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

El desarrollo de la tecnología en Gral. y especialmente de la informática e imágenes permite digitalizar un documento en papel a través de scanner, duplicando la misma y almacenándola en un computador.

A partir de allí es posible reproducirla en cualquier puesto de trabajo, ya sea mediante un visualizador (monitor) o impresión, de manera local o remota (Internet).Los documentos escaneados son indexados y almacenados en una base de datos de manera tal de poder acceder a los mismos por los distintos sectores autorizados de la organización, así como los clientes o proveedores, vía Intranet, Extranet o Internet utilizando navegadores web, o desde un CD-ROM en el cual se encuentran auto contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.

MANEJO DE DOCUMENTOS • Básicamente podemos aplicar nuestro servicio a

cualquier documento que se encuentre soportado en un papel como por ejemplo:

• Legajos de Personal• Legajo de pago a proveedores (Facturas, Remitos,

etc…)• Legajos de comercio exterior• Legajos de Siniestros• Contratos• Manuales• Historias Clínicas• Hojas de Ruta, Cartas de Porte• Registro de Firmas

BENEFICIOS

MAYOR PRODUCTIVIDAD

• Acceso a la información de manera oportuna y precisa

• Automatización de flujo de tareas• Reducción del manejo de volúmenes de

papel• Acceso instantáneo y simultaneo de varios

sectores• Disponibilidad de acceso a la información• Mejora de Servicios al cliente externo e

interno• Integración a aplicaciones de gestión

existentes en la empresa

REDUCCION DE COSTOS

• Aprovechamiento de espacios utilizados en archivos físicos protección del documento original

• Ahorro de papel• Cuidado del medioambiente• Sistematización y automatización de

Procesos

CONSULTORÍA DOCUMENTALLa Consultoría Documental es un servicio de asesoramiento que Bank S.A. propone y tiene como finalidad poder brindarles a sus clientes la posibilidad de un manejo efectivo de los documentos basándose en las mejores prácticas de gestión documental del mercado y redundando esto en sustanciales ahorros en tiempo y dinero para los clientes. • Principales beneficios de la consultoría

Documental• Optimización de espacios físicos• Reducción de costos• Mayor cantidad de oportunidades comerciales• Mejores experiencias con los clientes• Mayor productividad