“El Verdadero Secreto del Exito…”

Pensar por Adelantado

Planeación Estratégica…¿Puede su compañía

ignorarla?

Creencias erradas acerca de los planes Camisas de fuerza Documentos para almacenar Obsoletos al terminarlos Armas de los directivos contra los

ejecutivos Trabajo para consultores Solo para inversionistas

La Planeación es un Proceso – No un Producto Herramienta No sustituye o reemplaza el instinto Permite a un grupo alcanzar un nivel

de conciencia que hace la diferencia entre la subsistencia y la extinción dentro de un entorno cambiante

Para Qué No Sirve la Planeación

Modificar resultados futuros “La vida es lo que te ocurre mientras

haces otros planes” John Lennon

“Shit Happens” Anónimo

Garantizar los resultados deseados

Para Qué Sirve La Planeación

Preparación para enfrentar los retos del destino Para lidiar con los retos debes saber a

qué te enfrentas

Beneficios de la planificación estratégica

1. Definir propósito de la organización, objetivos realistas, metas consistentes con la misión… dentro plazo definido

2. Comunicar objetivos y metas a miembros de la organización.

3. Desarrollar un sentido de pertenencia con el plan.

…Beneficios de la planificación estratégica4. Uso efectivo de los recursos

asignándolos a las prioridades5. Base para medir el progreso y

mecanismo para realizar cambios informados

6. Unión de esfuerzos y razonamientos -> valor significativo en construcción del consenso sobre rumbo al cual se dirige la organización.

Otras razones incluyen…

7. Provee un enfoque organizacional más claro, logrando mayor eficiencia y efectividad.

8. Crea un puente entre los ejecutivos y la junta de directores (en sociedades anónimas)

9. Construye equipos fuertes en la junta y los ejecutivos (en sociedades anónimas)

Otras razones incluyen…10. Provee el aglutinante que une a la junta

(en sociedades anónimas) 11. Produce gran satisfacción entre

planificadores alrededor de una visión conjunta.

12. Aumenta la productividad como resultado de la mayor eficiencia y efectividad.

13. Contribuye a resolver problemas de gran magnitud.

Problemas potenciales de la Planeación… Es tan buena como la información

en la cual se basa No es mágica: no siempre obtienes

lo que planeas “Adaptabilidad mata Obstinación” Tiene un tiempo y lugar

…Riesgos De La Planeación Algo bueno en demasía empalaga:

puede convertirse en sustituto de la acción

Descubre el polvo bajo el tapete: salen a la luz situaciones difíciles antes ocultas

Planear con paradigmas Escribir un documento elaborado en

lugar de usar lenguaje común deshace el plan

Pilares de la Planeación Visión Misión Valores

Son el aglutinante que mantiene la unidad de las organizaciones

Visión Aquello que queremos llegar a ser

u obtener Aquello que nos mantiene en

movimiento El motivador más poderoso de la

organización Aquello que queremos materializar ¡Sin ella, nadie se mueve!

Misión La razón de ser de una organización.

Para qué existe. La razón de ser debe ser revisada

constantemente para mantener la organización dinámica.

Valores Se manifiestan en todo lo que hace

un grupo… cómo opera. Son los principios que guían e

iluminan las decisiones de todos en la organización: Ejemplos de valores:

• Confiabilidad Honestidad• Seguridad Accesibilidad• Calidad Cumplimiento

Terminología Básica Objetivos Estrategias y Actividades Metas Tareas Recursos

Objetivos Los logros específicos que se deben

alcanzar para obtener el resultado preferido de un sistema; por ejemplo, la misión de una organización.

Estrategias o Actividades Los métodos o procesos requeridos

para alcanzar los objetivos Responden a las preguntas ¿Qué

hacer para lograr…?

Metas La serie de logros específicos que se

deben alcanzar para cumplir los objetivos de un plan

Las metas suelen ser los “hitos” a lo largo del camino en la implantación de la estrategia

Tareas El conjunto de actividades que se

desempeñan para lograr las metas.

Recursos Las personas, el capital, el tiempo,

materiales, tecnologías necesarias para implementar las estrategias o procesos.

Visión general: Fases típicas de Procesos de Planeación1. Referencia a una “misión” o propósito2. Inventario del entorno interno y externo3. Análisis de la situación4. Establecimiento de objetivos5. Establecimiento de estrategias6. Establecimientos de “hitos” o metas7. Fijación de responsabilidades y tiempos8. Escribir un documento del plan anterior9. Reconocimiento de culminación y

celebración del éxito

Guías para tener éxito en los procesos de planeación.. Involucrar a la gente apropiada Escribir los planes y divulgarlos ampliamente Los objetivos y metas deben ser:

Específicos Mensurables Aceptables Realistas Progresivos Recompensatorios Tiempo definido

…Guías para tener éxito en los procesos de planeación Asignar responsabilidades (quién y

cuando) Controlar desviaciones para

replanear Evaluación del proceso de

planeación y el plan El proceso de planeación tan

importante como el Plan

…Guías para tener éxito en los procesos de planeación La naturaleza del procesos debe ser

compatible con la naturaleza de los planificadores

Reconocimiento y celebración de resultados

¿Qué es planeación estratégica? Determinar hacia dónde va una

organización en los próximos años y cómo va a llegar allí

Generalmente cubre una organización o varias

No existe una forma única de acometer un proceso de planeación estratégica

Un enfoque para acometer la Planeación Estratégica…

1. Análisis Estratégico Revisión del entorno: técnológico,

político, socio, económico Considerar fuerzas conductoras:

competencia creciente, demografía cambiante, etc.

Revisión de DOFA: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas

…Un enfoque para acometer la Planeación Estratégica

2. Fijar Dirección Estratégica Objetivos estratégicos Estrategias o métodos para

alcanzarlos Actualizar la filosfía: misión, visión y

valores

…Un enfoque para acometer la Planeación Estratégica3. Planear Acciones

Definir cómo se lograrán los objetivos estratégicos

Definir metas específicas Definir tácticas para lograr metas Asignar responsabilidades y tiempos Definir método de monitoreo y evaluación Definir plan anual Definir planes de trabajo por área o función

organizacional Definir presupuestos para el plan anual:

operativos, proyectos, capital, caja, etc.

Modelo básico de un plan estratégico

Visión general de varios modelos No hay un modelo ideal Modelos básicos:

Por objetivos Por alineación Por escenarios Orgánicos

1. Modelo de PE básico Para organizaciones pequeñas que no han

hecho PE. Planeación realizada por alto nivel

directivo Proceso básico incluye:

1. Identificación de propósito (misión)2. Definición de objetivos para logar misión3. Identificación de estrategias específicas4. Planes de acción específicos para cada

estrategia5. Monitorear y actualizar el plan

2. Modelo basado en objetivos Las organizaciones evolucionan a

este plan más completo y efectivo Estas actividades pueden no

hacerse todas en un año

…2. Modelo basado en objetivos Actividades

1. Evaluación interna y externa de DOFA2. Análisis estratégico para identificar y priorizar

objetivos y asuntos principales3. Diseñar/actualizar estrategias principales4. Diseñar/actualizar visión, misión y valores5. Establecer planes de acción(metas, recursos, roles,

etc)6. Registrar escollos, objetivos,

estrategias/programas, misión y visión actualizados, planes de acción dentro de un documento de Plan Estratégico y anexar DOFA, etc.

…2. Modelo basado en objetivos Actividades (cont.)

7. Desarrollo de la documentación del Plan Operativo anual (desde el primer año del plan estratégico multi anual)

8. Desarrollo y autorización del presupuesto para el año (asignación de recursos para fondear el año)

9. Conducir las operaciones de la organización para el año

10. Monitorear/revisar/evaluar/actualizar documento Plan Estratégico

3. Modelo por alineación Asegurar la alineación de toda la

organización con la misión y los recursos para operarla efectivamente

Util para organizaciones que necesitan pulir sus estrategias o saber por qué no funcionan

También útil para organizaciones que experimentan escollos de eficiencia interna

…3. Modelo por alineación

1. El grupo de planeación esquematiza la misión, programas, recursos y apoyo necesario de la organización.

2. Identificar qué funciona bien y qué necesita ajustes.

3. Identificar cómo realizar los ajustes. 4. Incluir los ajustes como estrategias en el

plan estratégico

4. Modelo por escenarios Puede usarse en combinación con

otros modelos para asegurar un pensamiento estratégico.

Util para identificar escolos y objetivos estratégicos

… 4. Modelo por escenarios1. Seleccionar varias fuerzas externas e

imaginar cambios relacionados que pueden influenciar la organización, ej., cambio en regulaciones, cambios demográficos, etc. Los encabezados de la prensa sugieren cambios

potenciales que pueden impactar la organización.

2. Por cada cambio en una fuerza, se discuten tres posibles escenarios futuros (optimista, realista, pesimista) Revisar el peor escenario provoca la motivación para cambiar.

… 4. Modelo por escenarios

3. Sugerir estrategias potenciales para cada escenario.

4. Detectar estrategias comunes para atender cambios externos posibles.

5. Seleccionar los cambios externos más probables. Ej., sobre los próximos tres a cinco años e

identificar las estrategias más razonables que puede acometer la organización.

5. Modelo “Orgánico” Los sistemas de PE tadicionales son lineales

o mecanísticos. Otro sistema es similar al desarrollo de un

organismo – un proceso de auto organización.

Proceso más natural de “desenvolvimiento” Requiere referencia continua a valores

comunes y continua reflexión compartida alrededor de los procesos actuales del sistema

… 5. Modelo “Orgánico” 1. Aclarar y articular los valores culturales de

la organización. Uso de técnicas de diálogo y relato de historias.

2. Articular la visión del grupo acerca de la organización. Uso de técnicas de diálogo y relato de historias.

3. En forma periódica, dialogar acerca de los procesos necesarios para alcanzar la visión y lo que el grupo hará ahora acerca de esos procesos.

… 5. Modelo “Orgánico”4. Continuamente recordar que este proceso de

planificación “naturalista” jamás termina y el grupo debe aprender a conducir su propia aclaración de valores, diálogos/reflexiones y actualización de procesos.

5. Tener mucha paciencia 6. Enfoque en el aprendizaje y no en el método. 7. El grupo debe preguntarse cómo presentar

sus planes estratégicos a los accionistas, etc., quienes generlamente esperan un formatos de planes más lineales o mecanísticos.

¿Cuando llevar a cabo la planeación estratégica? Depende de la naturaleza de cada

organización. Debe hacerse frecuentemente en

organizaciones expuestas a cambios rápidos En estos casos se hace una o dos veces al

año, de modo exhaustivo. En organizaciones con entornos estables se

hace una vez por año, omitiendo algunos aspectos.

¿Cuando llevar a cabo la planeación estratégica? En general:

1. Cuando se crea una organización2. Al prepararse para un cambio mayor: creación

de una división o departamente, lanzamiento de una nueva línea de productos, etc.

3. Una vez al año, en preparación del año fiscal4. Cada año deben actualizarse los planes de

acción5. El avance durante la implementación del plan

debe ser revisado por la Junta trimestralmente.

Habilidades y competencias deseables Pensamiento creativo Toma de decisiones Resolución de problemas Dinámica de Grupos:

facilitar encuentros cara a cara, conducir grupos de enfoque, solución de problemas y toma de decisiones en grupo, manejo de reuniones

Manejo del tiempo Consultores: cómo elegir

Situaciones en las que los consultores son útiles La organización carece de

experiencia en el tema a tratar La necesidad se suple en un plazo

de 12 a 18 meses Los intentos previos de la

organización por atender sus problemas no fueron exitosos

Situaciones en las que los consultores son útiles Desacuerdo interno en la organización respecto

de cómo resolver una necesidad Líderes desean una perspectiva objetiva El consultor puede realizar un trabajo que nadie

más desea/puede hacer Organización externa exige participación de un

consultor Organización quiere un consultor para obtener

credibilidad acerca de una decisión tomada.

Cómo lograr máxima productividad de la consultoría Saber qué quiere hacer Alcanzar un acuerdo interno (Junta y

Directivos) acerca de la consultoría Ser independiente del consultor En lo posible, no limite la consultoría a

obtener un diagnóstico o acción recomendada. Involucre al consultor en la implantación.

Arregle causas, no síntomas.

Contratar al mejor consultor para su necesidad Emita una invitación a cotizar con claridad

de propósito Obtenga una propuesta escrita de cada

candidato Obtenga más de una propuesta y

examínelas detenidamente Entreviste a los finalistas y verifique sus

referencias No decida con base en el precio

Contratar al mejor consultor para su necesidad Prepare un buen contrato que incluya:

Listado de “entregables” Fecha de conclusión del proyecto Plan de pagos Puntos de verificación para evaluar el progreso Una cláusula de terminación del contrato Nombre de persona en su organización con

autoridad para aceptar egresos y aprobar el trabajo

Entendimiento acerca de quién(es) hará(n) la consultoría

Contratar al mejor consultor para su necesidad Consejo adicional:

Ayude a los consultores a entender su organización• Servicios, mercados, accionistas• Naturaleza general de la organización• Prioridades generales de la organización

Incluya evaluaciones frecuentes del proyecto