Post on 23-Jun-2015
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TEMA 2: TÉCNICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN
REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO
¿Qué es un archivo?
1. Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.2. Lugar físico donde se guardan esos documentos.
3. Archivo informático: Conjunto de datos almacenados de forma digital.
• Hay 3 definiciones:
¿Por qué es necesario tener archivos?• Porque la ley así lo exige (las empresas
deben guardar documentación por el Código de Comercio y los particulares debemos guardar documentos como: contratos de suministro de agua, luz, escritura de la vivienda, partida de nacimiento, declaración de la renta,…)
• Los documentos son los justificantes de haber hecho compras, ventas, contratos,…
¿Para qué sirven los archivos?
Para mantener ordenados los documentos.
Para conservarlos correctamente.
Para localizar rápidamente y con precisión los documentos que nos hagan falta.
Características de un archivo:
• Fácil de utilizar,
• debe actualizarse constantemente, • debe tardarse poco tiempo en encontrar un
documento concreto,• no debe ocupar un espacio excesivo (si el archivo
ocupa un gran espacio su coste será mayor), y
• debe garantizar la seguridad e integridad de la información almacenada.
Tipos de archivo:Según la frecuencia de utilización:• Archivos activos: Se llaman también archivos de gestión. Se
utilizan para documentos recién entregados o para documentos que se consultan frecuentemente.
• Archivos semiactivos: Contienen documentos que estuvieron antes en archivos activos y que ya se han utilizado. Tienen documentos que sirven como comprobantes de operaciones realizadas.
• Archivos inactivos: También se llaman archivos históricos. Contienen documentos que no son útiles en la actividad diaria, pero que deben conservarse permanentemente o hasta que puedan destruirse.
Tipos de archivo:Según el lugar de emplazamiento:
• Centralizados: Los documentos se encuentran en un único lugar y los departamentos deben dirigirse a ese lugar para consultarlos.
• Descentralizados: Se encuentran en los distintos departamentos de la entidad.
Archivo informático:Los archivos informáticos tienen las siguientes ventajas :
1. Mayor capacidad de almacenamiento2. Ahorran papel
4. Permite acceder rápidamente a la información deseada, sin tener que movernos desde el lugar de trabajo.
5. La información se puede mantener de forma rápida y sencilla.
3. Contribuyen a la mejora del medio ambiente.
Sistemas de clasificación (ordenación):
1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.
2. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA.
4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS
3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA.
FIN