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EFECTIVO Y EFECTIVO Y RECAUDACIONERECAUDACIONE
SS
EFECTIVO Y EFECTIVO Y RECAUDACIONERECAUDACIONE
SS
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
Juan Ayala
Auditor Senior, Div. M
Auditores Internos del Gobierno - 2006
Contraloría a sus órdenes...
TEMAS GENERALESTEMAS GENERALESDE LA PRESENTACIÓNDE LA PRESENTACIÓN
Consideración del Ambiente Custodia de Recibos Oficiales Custodia de Cheques en Blanco Recaudaciones Fondos de Cambio (Petty Cash)
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Cont. TEMAS GENERALESCont. TEMAS GENERALESDE LA PRESENTACIÓNDE LA PRESENTACIÓN
Conciliaciones Bancarias Certificados de Depósitos Trasferencias entre Bancos
y Cuentas Hallazgos más Frecuentes
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CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTECONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE
Conocer la estructura de control de la unidad
Segregación de deberes Los recuadarores estén nombrados La custodia de los libros de recaudación
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Cont. CONSIDERACIÓN Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTEDEL AMBIENTE
Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación
Conozca todas las fuentes de ingresos de la unidad
Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad
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Cont. CONSIDERACIÓN Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTEDEL AMBIENTE
Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores
Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad
Realice arqueos de caja por sorpresa
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CUSTODIA DE RECIBOS CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALESOFICIALES
Realice un inventario físico de los recibos.
Verifique la codificación y secuencia numérica
Verifique que los recibos estén bajo llave.
Determine si se solicitan por escrito y que se entreguen en secuencia numérica.
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CUSTODIA DECUSTODIA DECHEQUES EN BLANCOCHEQUES EN BLANCO
Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación.
Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques.
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RECAUDACIONESRECAUDACIONES
Seleccione la muestra a examinar. Compare los recibos contra los
depósitos. Compare las hojas de depósitos
contra los estados bancarios. Examine los recibos para
identificar irregularidades.
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EJEMPLO RECIBO DE EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓNRECAUDACIÓN
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CANTIDAD EN PALABRAS YCANTIDAD EN PALABRAS YEN NÚMEROS NO CONCUERDAEN NÚMEROS NO CONCUERDA
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NO INDICA FECHA DE NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓNRECAUDACIÓN
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ANULADO SIN EXPLICACIÓNANULADO SIN EXPLICACIÓN
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CON BORRONES Y TACHADURASCON BORRONES Y TACHADURAS
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NO INDICA EL TIPONO INDICA EL TIPODE VALOR RECIBIDODE VALOR RECIBIDO
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Cont. RECAUDACIONESCont. RECAUDACIONES
Verifique si los ingresos se registraron en los libros y sistema.
Examine algunas transacciones efectuadas con ATH.
Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias y patentes.
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FONDOS DE CAMBIO (FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASHPETTY CASH))
Verifique que: estén autorizados estén respaldados por sus
justificantes las cantidades sean apropiadas
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CONCILIACIONES BANCARIASCONCILIACIONES BANCARIAS
Coteje el balance según libros con el Mayor General.
Coteje el balance según Banco contra el estado bancario.
Verifique la corrección aritmética.
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Cont. CONCILIACIONES BANCARIASCont. CONCILIACIONES BANCARIAS
Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario.
Escoja una muestra y verifique los endosos.
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Cont. CONCILIACIONES BANCARIASCont. CONCILIACIONES BANCARIAS
Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación.
Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros.
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CERTIFICADOS DE DEPÓSITOSCERTIFICADOS DE DEPÓSITOS
Verifique: la autorización para la adquisición
y disposición de los mismos.
los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad.
que se mantenga un registro de los mismos.
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TRASFERENCIAS ENTRE TRASFERENCIAS ENTRE CUENTASCUENTAS
Verifique que:
las mismas estén autorizadas y contabilizadas.
la transacción se justifique.
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HALLAZGOS MÁS FRECUENTESHALLAZGOS MÁS FRECUENTES
Recaudadores y pagadores sin nombramientos.
Recibos con borrones y tachaduras.
Recibos que se anularon sin explicación.
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Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
Recibos que no indican el tipo de valor recibido.
Recaudaciones entregadas con tardanzas.
Sobregiros en fondos y cuentas bancarias.
Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año.
Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente.
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Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
Apropiación de fondos Informes de ingresos y gastos con atrasos No existe un inventario perpetuo de los
recibos de recaudación en blanco y utilizados
No se lleva un registro de las inversiones Cheques pendientes de pago por más de un
año.
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