Post on 18-Feb-2018
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 1/85
ORGANIZACIÓN ESTRATEGICA DE ARCHIVOS
DE GESTION - PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS PARA
LA
TRANSFERENCIADE DOCUMENTOS AL
ARCHIVO CENTRAL -
-
ELIMINACION DE DOCUMENTOS Y GESTION
MODERNA
DEL
TRAMITE
DOCUMENTARIO
.
Lic. Adm. Gabriel Aníbal Hidalgo Rubio
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 2/85
• ARCHIVO
Es uno o mas conjuntos dedocumentos, de cualquier fecha, forma y soportematerial, acumulada en un
proceso natural por unapersona o Institución Publica oPrivada en el transcurso de sugestión.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 3/85
• IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Radica en la conservación delPatrimonio Documental de laNación. Son fuentes denuestros derechos y/o
información útil para la tomade decisiones de lasInstituciones.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 4/85
• ¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?
“Información contenida encualquier soporte y tipodocumental, producida,recibida y conservada por
cualquier organización opersona en el ejercicio de suscompetencias o en eldesarrollo de su actividad”
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 5/85
UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZADOCUMENTAL
Es la parte menor indivisible de una seriedocumental, que puede ser simple o compuesta.
SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyocontenido mantiene una unidad de información: El
oficio, la carta, el informe, la solicitud, elmemorando, recibo, etc.
COMPUESTA.- Formado por dos o másdocumentos o tipos documentales que sesustentan, cuyo contenido mantienen una
unidad de información: El comprobante de pago,legajo de personal, el expediente, la historiaclínica, etc.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 6/85
La doctora Vicenta Cortésdefinió el tipo documental como"el número ydisposición de los elementos dela información que correspondena la actividad que lo haproducido". Incluso su nombre,para ella, se deriva de esa
actividad, como por ejemplo"informe" procede de la acciónde "informar".
Informar = InformeOficiar = Oficio
Solicitar = Solicitud
Ordenar = memorando
Comprobar el pago= C.de pago
Supervisar archivos=S.de Archivos.
Identificar altrabajador=Legajo depersonal.
TIPO DOCUMENTAL
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 7/85
¿ QUE ES LA SERIE DOCUMENTAL?
La serie documental,es el conjunto dedocumentos que tienencaracterísticas comunes,el mismo asunto o elmismo tipodocumental y que por
consiguiente, sonarchivados, usados oeliminados comounidad .
Legajosde
Personal
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 8/85
DIFERENCIA ENTRE TIPO Y SERIE DOCUMENTAL
TIPO DOCUMENTAL
Es la unidad documental,producto de unaactividad, cuyo contenidoinformativo y soporte son
homogéneos.
PECOSAORDEN DE COMPRA
LEGAJO DE PERSONALEXP. DE SUPERVISIÓNMEMORÁNDOINFORME
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidadesdocumentales, producidospor un mismo sujetoproductor, en el desarrollo deuna misma función y
plasmada en un mismo tipodocumentalPECOSASORDENES DE COMPRALEGAJOS DE PERSONAL
SUPERVISIONES
CORRESPONDENCIA
SERIE= sujeto productor + función + tipo documentalwww.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 9/85
SECCIÓN: Conjunto de documentosproducidos y recibidos por lasdiferentes Unidades Orgánicas odependencia de la Institución Ejm:
Secretaria General, Administración,Planificación Tesorería, etc.
FONDO: conjunto total de documentosreunidos por persona natural, jurídica oinstitucional en el ejercicio de susactividades y funciones.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 10/85
UNIDAD DOCUMENTAL: son losexpedientes o testimonios de autos.
SERIES DOCUMENTALES : conjunto dedocumentos que poseen las mismascaracterísticas sea el mismo tipo
documental, el mismo asunto oactividad.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 11/85
ADMINISTRACION
ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL
COIN/00
PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO PLAP /00
ARCHIVO CENTRALARCE/00
IMAGEN INSTITUCIONAL
IMIN/00
TESORERIATESO/00
RECURSOSHUMANOS
CONTABILIDADCONT/00
FONDO DOCUMENTAL
SECCION OASUNTOPRICIPAL
SERIESDOCUM.
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 12/85www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 13/85
Fases de
los
Archivos
ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO PERISFERICO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO INTERMEDIO
A
G
N
S
I
A
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 14/85
DEFINICIONESArchivo de Gestión:
Conocido como el “Archivo de
Oficina”, en el cual se clasifica,selecciona y conservar losdocumentos emitidos y recibidos encada Unidad Orgánica de laInstitución, cuya responsabilidadestá a cargo de la Secretaria.
La documentación del archivo degestión debe permanecer dos añosantes de transferirse al AC.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 15/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 16/85
LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y LAS NUEVAS
TECNOLOGIAS
El almacenamiento de información combinado con
diversos sistemas de entrada de datos hará que ladocumentación quede perfectamente almacenada yorganizada en el repositorio documental.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 17/85
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. es el registrode información generada, recibida, almacenada pormedios electrónicos, que permanecen en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona oentidad en razón de sus actividades.
La organización de los documentos electrónicos de losarchivos, consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o
sub serie a la que pertenecen la cual ha sido definida enel Cuadro de Clasificación Documental.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 18/85
La organización de losdocumentos electrónicos, permiteutilizar carpetas que deben
organizarse en categorías deSeries y subseries, según elCuadro de ClasificaciónDocumental, elaboradas teniendo
en cuenta el sistemaorganizacional de las instituciones
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 19/85
Proceso mediante el cual se realiza latransformación de documentos físicos(papel, cartón) a formato electrónico, quese archivan en una base de datos o en
otros medios (CD, DVD, Discos duros,cintas magnéticas), para posteriormenterecuperar las imágenes electrónicasobtenidas de la digitalización.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 20/85
Se basa en que los actos jurídicos realizadaspor medios electrónicos y regulados por leytendrán la misma validez y eficacia jurídicaque las realizadas por medios tradicionales.
Firma digital = firma manuscritaMicroforma = documento papelMicroarchivo = archivo físico
Domicilio electrónico = domicilio habitualNotificación electrónica = notificación en papelCargo electrónico = cargo con selloFedatarios informático = notarios
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 21/85
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Este proceso consiste en verificar, clasificar, ordenar ysignar los documentos de cada dependencia.
Clasificar : separar y agrupar los documentos de acuerdoa sus características comunes teniendo en cuenta laestructura orgánica de la Institución, las funciones yactividades de las mismas que dan origen a las SeriesDocumentales.
Norma General del Sistema de Archivos SNA002,
Organizaciòn de documentos, aprobada por R.J Nº 073-85-AGN-J
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 22/85
Lomo de Archivadores
OrdenadoCronológicamente
OrdenadoNuméricamente
OFICINA DE ADMINISTRACION
Archivador Nº 01
MEMORADUM
EMITIDOS
Del 01 al 210
FOLIOS 320
Año 2013
UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS
Archivador Nº 02
NOMBRE
DEL PROCESO
Folios 251
Año 2013
Serie
documentalNumeración de los
Documentos emitidos
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 23/85
OFICINA DE TESORERIA
Archivador Nº 01
RECURSOS ORDINARIOS
(Tipo de Fte. Finac.)
Nº de Comprobantes
Del 2017 al 2065
Nº CTA. CTE.
631-XXXXXXXXX
FOLIOS 320
Año 2013
OFICINA DE
ABASTECIMIENTO Y
SERVICIOS
Archivador Nº 01
ORDENES DE COMPRA
Del 01 al 320
FOLIOS 189
Año 2013
N° Cta. Cte.
Numeración delComprobante de Pago Identificado por cada Oficina –
Gerencia o Dirección
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSLomo de Archivadores
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 24/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
La Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, indica el procedimiento a seguirpara las transferencias de documentos.
OBJETIVO
“Orientar las acciones archivísticas para latransferencia de los documentos en losarchivos administrativos del Sector PúblicoNacional”.
FINALIDAD
Lograr que los documentos que se producen a diario no se acumulenen los primeros niveles de archivo en forma indefinida.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 25/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSEs un procedimiento archivístico que consiste en el trasladode los documentos de un archivo a otro al vencimiento de losperíodos de retención establecidos en la tabla de retención.Esta transferencia se efectuará de los archivos de gestión a
los archivos periféricos (si los hubiere) y luego al ArchivoCentral de la Institución. Toda transferencia de documentosdeberá efectuarse utilizando el formulario de transferencia dedocumentos en original y copia.
La solicitud de transferenciaserá acompañada con el"Inventario de Transferenciade documentos”.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 26/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
El jefe del Archivo Central como responsablede un Sistema de Archivo Institucional, esquien debe dirigir cada paso que se de en todaactividad archivística y consecuentementecuando se trata de la transferencia dedocumentos.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 27/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 28/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 29/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 30/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 31/85
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 32/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 33/85
TRANSFERENCIA DEDOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 34/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 35/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 36/85
MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN MAL ESTADO
ARCHIVADORES EN MAL ESTADO POR LA CANTIDAD
DE DOCUMENTOS ARCHIVADOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 37/85
MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN MAL ESTADO
ARCHIVADORES EN MAL ESTADO POR LA CANTIDAD
DE DOCUMENTOS ARCHIVADOS
590
Folios esdemasiado
La palanca del archivador estamalograda por el volumen dedocumentación archivada.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 38/85
MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN BUEN ESTADO
Cuando se respeta el Nºfolios dispuesto, elsujetador del archivador debe estar correctamenteubicado para sujetar lashojas.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 39/85
MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN BUEN ESTADO
Un Archivador de Palanca lomoancho conteniendo 350 folios
El sujetador esta debidamentepresionando las hojas del
archivador de palanca.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 40/85
Resolución Jefatural Nº 375-2008-AGN/J
Aprueba la Directiva Nº 005 – 2008 –AGN /DNDAAI, Normas para la foliación de losdocumentos de los archivos integrantes alSistema Nacional de Archivos.
La foliación serealizará de adelantehacia el final, de talmanera que laprimera hoja delescrito y demás hojasserán foliadas enforma correlativa ypor estricto ordencronológico,formando con todosellos un solo cuerpo.
El númeroasignado a cadafolio deberáescribirse demanera legible,sin
enmendaduras,sobre un espacioen blanco y sinalterar textos,membretes, sellosoriginales, etc.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 41/85
La numeración de c/folio debe ser consecutiva, legible, sinomitir, sin repetir números o enmendaduras, no debe alterar textos, membretes o sellos, se debe escribir en espacios enblanco.La foliación se realizará de ADELANTE hacia el FINAL, detal manera que la primera hoja del escrito y demás hojasserán foliadas en forma correlativa.Los archivadores NO DEBEN EXCEDER EL Nº DEFOLIOS, que se detalla, a fin de conservar en buen estado la
documentación:- Archivadores de lomo ancho como máx. 350 folios.- Archivadores de lomo fino como máx. 200 folios.- Archivadores para planos como máx. 50 folios.
FOLIACIÓN
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 42/85
Una hojaes unFOLIO
La misma hoja tieneproveídos en el reverso y
corresponden al mismo folioOASA - 001
OASA - 001
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 43/85
NO SE FOLEARÁN
La documentación no archivística y que no forma parte de unarchivo como: folletos, boletines, revistas, trípticos, dípticos, folios enblanco y otras reproducciones de apoyo no serán objeto de foliación.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 44/85
NO SE FOLEARÁN
Las hojas, fojas o folios sueltos, totalmente en blanco, adheridos,cosidos o empastados que se encuentren en tomos o legajos, esdecir que no contengan información en recto ni vuelto.
No se foliará el reverso o la cara vuelta de las hojas ya foliadas.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 45/85
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Este proceso garantiza laconservación adecuada de losdocumentos, velando por suintegridad física y en formaordenada, ubicación e
infraestructura, material y equipos através de medidas de prevención.
Es importante dar a conocer estasdisposiciones para que tomen
conocimiento de la importancia queimplica la custodia de losdocumentos en el Archivo Central.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 46/85
ARCHIVO CENTRAL
Esta formado por la documentación provenientede las transferencias recibidas de las distintas
oficinas de la Institución. Este archivo centralizatoda la documentación cuyo valor administrativoaun no ha prescrito y es objeto de consultas por partede la administración o de los ciudadanos.
DEFINICIONES
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 47/85
ARCHIVO CENTRAL
FUNCIONES
Desarrollar los procesos técnicos archivísticos.
Planificar, Organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas.
Formular los documentos de gestión archivística.
Supervisar y asesorar los archivos periféricos y de gestión.
Promover la capacitación del personal que labora en los
archivos.
Propiciar el uso de tecnología moderna.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 48/85
SERVICIO DE INFORMACIÓNDEL ARCHIVO CENTRAL
Pone a disposición de los usuarios internos como externos, ladocumentación de los archivos con fines de información,considerando los servicios de búsqueda y expedición de copias.
En algunos casos para usuarios externos (planillas, expedientes
de Tierras y otros) se entrega la documentación previo pago delderecho que establece el TUPA.
Los usuarios externos, deben presentar su solicitud deinformación a través de la Oficina de Tramite Documentario.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 49/85
GUÍA DE BÚSQUEDASDEL ARCHIVO CENTRAL
AREA DE INFRAESTRUCTURA:- Expedientes de Obras:Deben indicar nombre de la obra y el año.
- Correspondencia (memos, oficios);Deben indicar el Nº de doc., serie documental y año.
AREA DE ADMINISTRACIÓN- Comprobantes de Pago:Deben indicar: Nº C/P , Cta. Cte., y año.
- Correspondencia (memos, oficios);
Deben indicar: Nº del Doc., serie documental y año.- Acuerdos Regionales:Nº Sesión Ordinaria y año.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 50/85
GUÍA DE BÚSQUEDAS
DEL ARCHIVO CENTRAL
AREA DE PLANILLAS:Deben indicar:* Nombre del Trabajador.* Modalidad de Contrato y Oficina.* Nombre de la entidad. (Cooperativa, Hacienda, etc)
* Mes y Año
AREA DE RESOLUCIONES:Debe indicar:* Nº de Resolución.
* Año.* Nombre de la Persona.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 51/85
GUÍA DE BÚSQUEDAS
DEL ARCHIVO CENTRAL
AREA DE ALTA DIRECCIÓN:- Correspondencia (memos, oficios)Deben indicar:* Nº de doc.
* Serie documental* Año.
AREA DE FONDEAGRO:Deben indicar:
* Nombre del Prestatario* Año y/o fecha de contrato.
www.cietsiperu.com
Í Ú
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 52/85
GUÍA DE BÚSQUEDASDEL ARCHIVO CENTRAL
Expedientes de TierrasDeben indicar:* Nombre y Apellido de la Persona, Asociación, Cooperativa.
* Año* Sector y Predio
Comprobantes de Pago:Deben indicar:
* Nº C/P.* Cta. Cte.* Año.
www.cietsiperu.com
Í Ú
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 53/85
GUÍA DE BÚSQUEDASDEL ARCHIVO CENTRAL
PLANILLAS:Deben indicar:* Nombre del Trabajador.•Modalidad de Contrato y Oficina.•Nombre de la Entidad
• Mes y Año
RESOLUCIONES:Debe indicar:• Nº de Resolución y siglas completas.
Ejm: R.D Nº 045-88-AG-UNA-II-Para.• Nombre de la Persona.
www.cietsiperu.com
Í Ú
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 54/85
GUÍA DE BÚSQUEDASDEL ARCHIVO CENTRAL
LEGAJOS :Deben indicar:* Nombre del Trabajador.• Año•Indicar el Régimen Laboral
CONTRATOS:Debe indicar:• Nombre de la Persona.• Nº de Contrato.• Programa o Proyecto• Nombre de la Obra o Sector.
www.cietsiperu.com
EL ESTANTE
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 55/85
CUERPO
BALDA: 90
x 40cm.
ESPACIO
30 cm.
1 2
A
B
C
D
E
EL ESTANTE
www.cietsiperu.com
MEDICION DE LOS
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 56/85
2 m
2 m 1 m
2.5 m
1.5 m
2 m
MEDICION DE LOSDOCUMENTOS ACUMULADOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 57/85
Es un órgano consultivo
especializado de la Alta Dirección de
la entidad que emite opinión técnicaen materia de archivo. Es designado
por la más alta autoridad
institucional.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 58/85
Emitir opinión técnica en materia dearchivos sobre eliminación de
documentos.Conducir el proceso de formulación,
actualización y aprobación delPrograma de Control de Documentos
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 59/85
El Comité Evaluador de Documentos(CED) debe ser designado por la más alta
autoridad institucional y es el encargado deconducir el proceso de formulación delPCD.
A efecto, de acuerdo a la Directiva 004-86-AGN-DGAI, estará integrado por:
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 60/85
a) Un representante de la Alta Dirección de
la entidad quien lo presidirá.b) El Jefe de la Oficina de Asesoría
Jurídica o su representante.
c) El Jefe de la Unidad Orgánica, cuyadocumentación será evaluada.
d) El Jefe del Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central quien actuarácomo Secretario.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 61/85
CED Resolución alta autoridad
Un representante de la AltaDirecciónPresidente
El Asesor Legal
Jefes responsables de la
documentaciónJefe o encargado del
Archivo CentralSecretario
Conformado por
Aprobado
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 62/85
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Conservar los documentos de valorpermanente, eliminar los de valor temporalDisponer de espacios físicos.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 63/85
SELECCIÓN DOCUMENTAL
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 64/85
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Finalidad:
Garantizar la conservación de los documentos devalor permanente.
Permitir la eliminación periódica de los documentos
innecesarios.
Programar la transferencia de documentos deacuerdo a su ciclovital.
Aprovechar y prever la disponibilidad de losrecursos de espacio, equipo, material y personal delos archivos públicos.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 65/85
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 66/85
PROGRAMA DE CONTROLDE DOCUMENTOS (PCD)
DEFINICIÓN.- Es un documento degestión archivística que establece el valor temporal o permanente de las series
documentales, precisando el número deaños que deben conservarse y losperíodos de retención en cada fase de
archivo hasta su transferencia al AGN osu eliminación definitiva.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 67/85
OBJETIVO DEL PCD.- establecer
los plazos de retención para lasdiferentes series documentales quese producen en toda organización,
fijándose el término en los cualesserán eliminados o transferidos a la
siguiente fase de archivo.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 68/85
El Programa de Control deDocumentos
(PCD), está conformado por elInventario de las Series Documentales ,la Tabla de Retención de Documentos yel Índice Alfabético.
La Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI,norma la Elaboración del PCD para los
Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.
www.cietsiperu.com
EL VALOR TEMPORAL
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 69/85
EL VALOR TEMPORAL
Los documentos de valor temporal
Los documentos de valor temporal (eventual, pasajero o provisional), son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido los finesque los originó.
• Interesa a la institución productora y a la persona.
• Presentan este valor durante las facetas: administrativa, legal,fiscal, contable, científico-tecnológico.
• Existe durante: trámite, vigencia administrativa y plazo precaucional de conservación.
• Es evaluada por un comité especial.
www.cietsiperu.com
CONCLUSIONES SOBRE EL VALOR PERMANENTE DE LOS
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 70/85
DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 71/85
www.cietsiperu.com
ÓRGANOS CONSULTIVOS
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 72/85
ÓRGANOS CONSULTIVOS
a) El Comité Evaluador de Documentos (CED) para los documentos administrativos
b) El Comité Especial: Comité de HistoriasClínicas, documentos Audiovisuales,documentos Electrónicos, etc.
c) La Comisión Técnica Nacional de Archivos(CTNA)
d) La Comisión Técnica Regional de Archivos(CTRA)
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 73/85
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 74/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 75/85
1. Opinión del Comité Evaluador deDocumentos.
2. Inventario y muestras de documentos
a eliminar.3. Tabla General de Retención deDocumentos
4. Documentación organizada einventariada.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 76/85
El jefe o quien haga sus veces del ArchivoCentral es el único responsable de laconducción de este procedimiento
Solicitará la oficialización del ComitéEvaluador de Documentos vía Resolución.
Separará la documentación posible de
eliminar.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 77/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 78/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 79/85
Elaborará el inventario de eliminación y extraerálas muestras documentales necesarias.
Redactará el Acta del Comité Evaluador de
Documento mediante el cual se da conformidada la eliminación de documentos. Dicha Acta seráfirmará por sus integrantes.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 80/85
Propondrá a la autoridad administrativa demás alto nivel para que oficie al ArchivoGeneral de la Nación o Archivo Regional
según sea el caso, solicitando la
autorización para eliminar los documentosPara tal efecto remitirá el Acta del ComitéEvaluador de Documentos y la sustentacióntécnica de la eliminación.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 81/85
Facilitará la información que requiera elsupervisor designado por el Archivo Generalde la Nación o Archivos Regionales.
Entregará al Archivo General de la Naciónprevia Resolución de Autorización ladocumentación a eliminar, firmando el acta deentrega correspondiente, quedándose con unejemplar.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 82/85
Realizar una base de datos para su sustento en unfuturo y saber que eliminaron.
Si tienen sistematizado el Archivo es solamente
seleccionar la SERIE y los documentos que seeliminan y sino crear una base de datos con losdatos pertinentes de la serie.
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 83/85
TRAMITE DOCUMENTARIO
¿Cómo proceder?Para iniciar el procedimiento debes tener los siguientes requisitos:· Carta o Solicitud (especificando la documentación que buscas)· Llenar el formato de Acceso de la Información· Copia de tu DNI (opcional)Después, debes hacer lo siguiente:
Primero: Dirigirte al área de Tramite Documentario (mesa de partes) denuestra institución y dejar los requisitos señalados; quedándote con unacopia y el sello correspondiente con tu número de expediente.“No te olvides de tener un juego para tu archivo personal para que te sirva
como prueba si la información que buscas ha sido o no respondida”
Segundo: Esperar el tiempo establecido por la ley, siete (07) días y si la
información es difícil de ubicar quince (15) donde el responsable de Acceso ala Información, a través del área de trámite documentario, mediante un oficioles responderá sobre la documentación.“Para saber cómo va su trámite llame o visite el área de atención al
ciudadano”
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 84/85
www.cietsiperu.com
7/23/2019 Curso de Archivo
http://slidepdf.com/reader/full/curso-de-archivo 85/85