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CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA
CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCED SCORECARD)
CÓDIGO: G-UG
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
(Balanced ScoreCard)
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 3
2. OBJETIVOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL .................................. 5
2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 5 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................... 5
3. PERSPECTIVAS O ENFOQUES ................................................................. 6
3.1 PERSPECTIVA FINANCIERA ................................................................ 6
3.2 PERSPECTIVA DEL CLIENTE ............................................................... 6 3.3 PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS ......................................... 6
3.4 PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE - CRECIMIENTO ............................ 7
4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO............................................................... 8
5. MAPA ESTRATÉGICO ............................................................................... 10
6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL ............................................................. 11
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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento muestra el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando
Integral adoptado en la Corporación Concejo Municipal de Armenia, como
instrumento para establecer y enlazar el conjunto de objetivos e indicadores
derivados de su visión y estrategia definidos en la Plataforma Estratégica, en su
compromiso por la Gestión de Calidad.
El Cuadro de Mando Integral es una forma integrada, balanceada y estratégica de
medir el progreso actual y suministrar la dirección futura de la compañía, que le
permitirá convertir la visión en acción, por medio de un conjunto coherente de
objetivos, indicadores e iniciativas agrupados en perspectivas.
Esta herramienta de gestión ayuda a la toma de decisiones directivas al
proporcionar información periódica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos
previamente establecidos mediante indicadores. De esta manera el BSC permite
convertir la estrategia de la organización en objetivos concretos y evaluarlos por
medio de la interrelación entre los diferentes indicadores.
Además, es una manera de realizar una planificación estratégica que contempla
cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de
aprendizaje y crecimiento. Su aplicación permite comprobar que los objetivos e
indicadores de la organización están alineados con la visión y la estrategia.
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Pla
n E
str
até
gic
o
Análisis
Interno
Análisis
Externo
Declaración
Misión, Visión y Valores
Definición de la Estrategia y
Objetivos estratégicos
Cu
ad
ro d
e M
an
do
In
teg
ral Creación del Mapa
Estratégico
Definición de los Indicadores
Creación del CMI
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2. OBJETIVOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL
2.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar una herramienta que permita realizar un seguimiento continuo del
alcance de los objetivos y resultados definidos en el plan estratégico de la
corporación, a través de la medición de las actividades en términos de la visión y
estrategia.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir la visión y la estrategia de la Corporación en acciones concretas
medibles.
Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos.
Establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas.
Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones
correctivas oportunas.
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3. PERSPECTIVAS O ENFOQUES
3.1 PERSPECTIVA FINANCIERA
Hace referencia a la evaluación y monitoreo de la Dirección respecto al
cumplimiento de los objetivos económicos de la entidad, teniendo en cuenta que
en el caso de una entidad pública estos objetivos están orientados a obtener
rendimientos económicos de orden social a partir de un uso adecuado de los
recursos que le son entregados a la corporación mediante transferencias que le
hace el Municipio de Armenia para su administración, los cuales se concretan en
servicios que la ciudadanía espera le sean prestados por parte de quien los
administra.
La perspectiva financiera mostrada permite definir, analizar y profundizar en los
objetivos financieros planteados por la dirección, así como desglosar las posibles
estrategias y planes de acción necesarios para conseguir nuestra visión.
3.2 PERSPECTIVA DEL CLIENTE
Desde la perspectiva del cliente el equipo directivo puede monitorear el
cumplimiento de los objetivos y las metas relacionados con la calidad de los
servicios que produce o genera la entidad, así como el nivel de satisfacción que
tienen los clientes o beneficiarios de dichos servicios, factor fundamental para
conocer la tendencia de aceptación o rechazo que tiene la empresa o entidad en
la comunidad.
3.3 PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
Permite monitorear el cumplimiento de los objetivos relacionados con el
mejoramiento continuo de los procesos al interior de la entidad; en especial, medir
permanentemente si los mismos se están ejecutando bajo los principios de
efectividad, eficacia y eficiencia, es decir, si los procesos están desarrollándose de
una forma orientada a la satisfacción real de las necesidades de los clientes o
usuarios de los servicios, y si éstos están, así mismo, orientados a lograr una
mayor economía y a incrementar la rentabilidad económica o social de la entidad.
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3.4 PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE - CRECIMIENTO
Desde esta perspectiva se monitorea y mide que los objetivos relacionados con la
formación, la capacitación, el entrenamiento y el desarrollo del talento humano de
la entidad o empresa, estén orientados a que las personas que ejecutan los
procesos internos de la entidad desarrollen sus actividades dentro de los
parámetros de la calidad y la eficiencia, con ambientes laborales y condiciones
físicas sanas, y que la cultura organizacional esté, a su vez, orientada a alcanzar
un mayor y mejor nivel de calidad de vida de los funcionarios para que esto se
refleje en mayores índices de eficiencia del personal.
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4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Los Factores Críticos de éxito de la Corporación Concejo Municipal de Armenia,
hacen referencia a todos aquellos aspectos que necesariamente se tienen que
mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión. Son el conjunto mínimo de
áreas determinantes en las cuales, si se obtienen resultados satisfactorios, se
asegura un desempeño exitoso para la organización.
Para identificar los Factores Críticos de Éxito de la entidad, se evalúan los
objetivos y estrategias de la corporación para determinar las variables que inciden
directamente en el logro de los planes trazados y permiten dar cumplimiento a la
misión y visión institucional.
OBJETIVO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO
Mejorar la imagen institucional del concejo a través del cumplimiento y satisfacción de los requerimientos y expectativas de los usuarios.
Mejoramiento Imagen Corporativa Satisfacción de clientes o usuarios Gestión Transparente
Alcanzar la misión institucional cumpliendo con sus funciones constitucionales y legales.
Gestión y Control Político
Promover el desarrollo económico y social de la comunidad mediante el cumplimiento de sus funciones misionales.
Desarrollo económico y social
Minimizar el impacto ambiental derivado de las funciones realizadas en la corporación mediante la realización de campañas de mejoramiento ambiental.
Gestión Medio ambiental
Fortalecer las competencias de los funcionarios para mejorar la prestación de los servicios
Fortalecimiento Talento Humano Mejoramiento Continuo
Incrementar el índice de satisfacción de los usuarios de la corporación a través del Mejoramiento de los servicios, promoviendo la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa de
Gestión de Salud Ocupacional
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la corporación con criterios de calidad, velando por el bienestar de sus funcionarios y el desarrollo sostenible.
Una vez identificados los Factores Críticos de éxito de la Corporación, se procede
a diseñar el Mapa Estratégico de la entidad, en el cual se clasifican cada uno de
estos factores en las 4 Perspectivas evaluadas por el Cuadro de Mando Integral y
así mismo, se muestra la interrelación existente entre cada uno de los factores
críticos de éxito hasta dar cumplimiento a la misión y visión institucional.
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5. MAPA ESTRATÉGICO
MISIÓN
VISIÓN
PERSPECTIVA
FINANCIERA
PERSPECTIVA
PROCESOS
INTERNOS
PERSPECTIVA
APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO
Representación y liderazgo
íntegro de la Comunidad
Desarrollo equitativo y sostenible
de la ciudad de Armenia
PERSPECTIVA
CLIENTES
Fortalecimiento Talento Humano
Gestión Medio ambiental
Gestión de Salud Ocupacional
Gestión de la Calidad
Gestión Administrativa
Administración de los recursos públicos
Gestión Documental
Gestión y control Político
Mejoramiento Continuo
Gestión Financiera
Satisfacción de clientes o usuarios
Gestión Transparente
Impactos en la Sociedad
Mejoramiento de la Imagen Corporativa
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6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PERSPECTIVA APRENDIZAJE - CRECIMIENTO
OBJETIVO FACTOR
CRÍTICO DE ÉXITO
ACCIONES INDICADOR FÓRMULA RANGO DE
EVALUACIÓN PERIODICI
DAD MEDIDOR
Mejorar los servicios de manera que promuevan la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa de la corporación con criterios de calidad, velando por el bienestar de sus funcionarios y el desarrollo sostenible.
Gestión Medio
ambiental
Elaborar el Plan de Gestión Ambiental de la Corporación.
Plan de Gestión Ambiental elaborado
# de Planes de Gestión
Ambiental elaborados
0 Anual
Requisitos plan de Gestión
Ambiental 1
Gestión de Salud
Ocupacional
Desarrollar el Plan de Salud Ocupacional con indicadores definidos e implementarlos
Porcentaje de
accidentalidad en
toda la planta
administrativa
# De accidentes reportados a la A.R.P / # Total de funcionarios
de la corporación x
100
> 6%
Semestral Reportes de
accidentalidad en A.R.P
4% - 6%
< 0%
Fortalecer el desempeño del Talento Humano a
través de capacitaciones que permita el
mejoramiento continuo de la corporación.
Fortalecimiento Talento Humano
Certificar en competencias laborales generales a los funcionarios de la corporación.
Realizar seguimiento periódico a la contratación necesaria de apoyo a la gestión.
Implementar un programa de inducción para trabajadores nuevos y un programa de reinducción para funcionarios y/o contratistas antiguos.
Regular los días compensatorios y el
Mejoramiento de las
competencias
Nivel de mejoramiento
de las competencias del personal adscrito a la corporación
< 50%
Anual Evaluaciones
de Desempeño
50% – 70%
> 70%
Porcentaje de funcionarios capacitados
# de funcionarios capacitados /
< 66%
Semestral Listas de
asistencia a las
66% - 90%
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tiempo de vacaciones de los funcionarios de la corporación.
Diseñar e implementar un programa de capacitación para la Plenaria y funcionarios de la corporación.
# Total de funcionarios de la corporación x
100
> 90%
capacitaciones realizadas
Evaluación de competencias de los funcionarios
# de funcionarios
con evaluaciones aprobadas /
# total de funcionarios
evaluados x 100
< 80%
Anual Informes de
Evaluación de desempeño
80% - 90%
> 90%
Porcentaje de funcionarios
certificados en competencias
laborales
# de funcionarios
certificados / # de funcionarios
de la corporación x
100
< 65%
Anual
Certificados entregados a
los funcionarios por parte de entidades
respectivas.
65% - 75%
> 75%
Porcentaje de contratos
revisados y aprobados
# de contratos revisados,
aprobados y en COVI / # de
contratos realizados x 100
< 90%
Permanente
Contratos Registrados plataforma
COVI
90% – 99%
100%
Porcentaje de reconocimiento de vacaciones y
días compensatorios por parte de la Corporación
# de funcionarios con
días compensatorios y vacaciones al
día / # de funcionarios de la corporación x
100
< 90%
Anual
Oficios de solicitud y
aceptación de peticiones de
los funcionarios
90% - 99%
100%
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Mejoramiento Continuo
Elaborar plan de mejoramiento institucional y de mejoramiento por procesos.
Nivel de mejoramiento de
los procesos
# de procesos que
demuestran mejoramiento
/ # Total de procesos *
100
< 50%
Anual
Plan de mejoramiento institucional
y por procesos
50% – 70%
> 70%
Porcentaje de planes de
mejoramiento realizados e
implementados
# de planes de mejoramiento publicados e
implementados / # de informes
de auditoría que lo exijan x 100
< 80%
Semestral
Informes de auditoría. Planes de
mejoramiento
80% - 99%
100%
PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS
OBJETIVO FACTOR
CRÍTICO DE ÉXITO
ACCIONES INDICADOR FÓRMULA RANGO DE
EVALUACIÓN PERIODICIDAD
MEDIDOR
Asegurar el cumplimiento
misional institucional en
el marco de las
obligaciones constitucionale
s y de ley orientadas
hacia el logro de la visión
Gestión y Control Político
Generar en tiempo real los formatos diseñados por el COVI para la publicación de contratos, proyectos y metas de la corporación.
Realizar seguimiento a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia.
Realizar seguimiento a la ejecución de los acuerdos aprobados durante la vigencia.
Invitar o citar a funcionarios públicos de la administración municipal, a los entes de control y a otras entidades para que rindan cuentas, presenten informes de gestión o para que dicten capacitaciones al que hacer público.
Realizar los debates de control político para
Porcentaje cumplimiento
de control político a
proyectos de acuerdo
# de proyectos debatidos / # de
proyectos presentados x
100
< 90%
Mensual Cronograma
de sesiones y plenarias 100%
Porcentaje de contratos
revisados y aprobados
# de contratos publicados en COVI / # de
contratos firmados x 100
< 90%
Permanente
Contratos Registrados plataforma
COVI
90% – 99%
100%
Porcentaje de proyectos
# de proyectos tramitados / # de
< 85% Permanente
Proyectos radicados 85% - 99%
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institucional. situaciones específicas identificadas. Grabar la información de los debates de las
sesiones en medio electrónico y aplicativo tecnológico. Revisar y asegurar la información dirigida en actas. Aprobar y publicar las actas por parte de los concejales de la comisión en la sesión inmediatamente siguiente. Archivar las actas de cada sesión en medio físico y electrónico.
Efectuar el debate frente a los proyectos de acuerdo presentados, cumpliendo con la constitución nacional, las disposiciones legales y aprobarlos o negarlos según la normativa.
Tramitar las proposiciones y proyectos de acuerdo conforme al reglamento interno.
tramitados proyectos radicados x 100
100%
Porcentaje jornadas de rendición de
cuentas realizadas
# de jornadas de rendición de
cuentas y capacitaciones
realizadas / # de jornadas
programadas x 100
< 70%
Semestral
Actas e Informes
Rendición de cuentas
70% - 85%
> 85%
Porcentaje de actas de sesiones
satisfactorias
# de actas aprobadas y
publicadas en sesión siguiente /
# de actas generadas x 100
< 95%
Permanente
Actas generadas en las sesiones de Control
Político
95% - 99%
100%
PERSPECTIVA CLIENTES
OBJETIVO FACTOR
CRÍTICO DE ÉXITO
ACCIONES INDICADOR FÓRMULA RANGO DE
EVALUACIÓN PERIODICI
DAD MEDIDOR
Fortalecer el posicionamiento y el reconocimiento del
Concejo, cumpliendo y satisfaciendo los requerimientos y
expectativas de los
Mejoramiento Imagen
Corporativa
Divulgar la gestión de actividades, eventos y proyectos propios de la corporación mediante boletines de prensa e informativos en los diferentes medios masivos de comunicación.
Aumento en el nivel de Reputación de la
Corporación
% de Incremento en el nivel de
satisfacción de los usuarios
< 5%
Semestral Encuestas de percepción del usuario
5% - 9%
> 9%
Porcentaje de eventos divulgados
# de eventos divulgados / # de
eventos proyectados x 100
< 70%
Semestral
Informes sobre eventos
realizados, página web.
70% - 85%
> 85%
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entes públicos, privados y de la sociedad civil.
Satisfacción de clientes o usuarios
Realizar encuestas sobre satisfacción de la comunidad frente a la gestión del Concejo, tabulación de las mismas, socialización de resultados y toma de decisiones.
Fomentar acciones que mejoren la relación y participación ciudadana: cabildos abiertos y jornadas de rendición pública de cuentas del Concejo.
Aumento en el nivel de satisfacción de los
usuarios
% de Incremento en el nivel de
satisfacción de los usuarios
< 5%
Semestral Encuestas de satisfacción
5% - 9%
> 9%
Porcentaje de encuestas de
satisfacción de clientes aplicadas
# de encuestas aplicadas / # de
encuestas proyectadas x 100
< 80%
Anual Tabulación encuestas 80% - 99%
100%
Porcentaje de foros proyectados cumplidos
# de foros realizados / # de
foros proyectados x 100
< 80%
Anual
Actas producidas en el foro, listas de asistencia.
80% - 99%
100%
Porcentaje de clientes o usuarios satisfechos
# de clientes o usuarios
satisfechos / # de clientes
encuestados x 100
< 70%
Semestral Tabulación de
encuestas realizadas
70% - 90%
> 90%
Gestión Transparente
Identificar el nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y demás eventos del Concejo.
Realizar un programa de Comunicaciones Corporativas para el desarrollo organizacional, destinando a cada concejal una semana para que presente su gestión en la corporación.
Programación institucional abierta dirigida a: asociaciones cívicas, profesionales, sindicales y comunitarias.
Aumento en el nivel de Reputación de la
Corporación
% de Incremento en el nivel de
satisfacción de los usuarios
< 5% Semestral
Encuestas de percepción del usuario 5% - 9%
> 9%
Promedio de asistencia de la comunidad a plenarias y demás
eventos del Concejo
# de personas asistentes a
plenarias y demás eventos del conejo / # de plenarias y/o eventos realizados
< 10
Trimestral
Listas de asistencia a plenarias y
demás eventos
10 – 20
> 20
Porcentaje de Concejales que
rindieron informe sobre su gestión
# de presentaciones realizadas / # de concejales x 100
< 85%
Semestral Informe de
gestión 85% - 99%
100%