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Capitulo V- MODELO DE CONTROL INTERNO BASADO EN INFORME
COSO
5.1 ASPECTOS GENERALES DEL MODELO
5.1.1. INTRODUCCION La propuesta del modelo de control interno, facilitará el desarrollo de las
actividades operativas y administrativas de la cooperativa, la aplicación de
controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso,
como la ejecución de las actividades establecidas internamente.
Se presenta detalladamente las herramientas de control por componentes,
planteando actividades propias del control según COSO, además se presenta
un manual de referencia para las actividades importantes de la cooperativa,
presentamos una evaluación global del sistema de control, donde se plantean
interrogantes para evaluar por cada componente. El cuál podrá ser
desarrollado por la administración de la cooperativa para evaluar cuando se
estimen necesario; se presenta un esquema de evaluación para el
cumplimiento legal, con el fin de establecer objetivos, riesgos, y actividades de
control, facilitando una guía sobre las leyes aplicables, que servirán de
indicador para verificar la atención de sus obligaciones legales.
5.1.2 OBJETIVOS
La propuesta esta diseñada bajo el cumplimiento de los objetivos en las
siguientes categorías:
A) Efectividad y eficiencia de las operaciones: se orienta a los objetivos
básicos del negocio en la cooperativa, incluyendo los de desempeño, la
rentabilidad y la salvaguarda de los recursos.
B) Confiabilidad de la información financiera: se relaciona con la
preparación de estados financieros, y
C) Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables: se refiere al
cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que esta sujeta la
entidad.
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5.1.3. IMPORTANCIA DE LA APLICACIÓN La aplicación de este modelo tiene como base principal hacer uso adecuado de
los recursos materiales, humanos, salvaguardar sus activos y mejorar la
imagen de la cooperativa ante sus clientes y se puede lograr los objetivos de
COSO.
5.2. ÁREA ADMINISTRATIVA Objetivo:
Establecer factores de ambiente de control con el fin de mantener integridad,
valores éticos y competencia del personal dentro de la entidad
5.2.1 Ambiente de Control: Estructura de las actividades del negocio:
• Producción de concentrados
• Servicios de molido y mezclado
• Alquiler de maquinarias (verificar la salida y entrada del equipo en el
tiempo acordado)
• Inventarios
- Insumos agrícolas
- Concentrados
- Materias primas
- Medicinas veterinarias
• Ventas
- Insumos agrícolas
- Concentrados
- Materias primas
- Medicinas veterinarias
• Despacho de los productos
• Verificación de la salida de los productos
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Autoridad y responsabilidad:
El consejo de administración deberá dejar claro a la gerencia la asignación de
autoridad y responsabilidad de forma descendente, para el desarrollo de las
actividades operacionales, motivando al personal que usen su iniciativa en la
orientación y la solución de problemas. Es importante conocer las
oportunidades de mercado, en las operaciones de ventas y en las expectativas
del cliente, la cuál es competencia y responsabilidad de la información
contable, la cuál no se debe ignorar.
La iniciativa y la capacidad para reaccionar rápidamente pueden mejorar la
competitividad y la satisfacción del cliente. También se requiere que el consejo
de administración monitoree las actividades y los resultados.
Consejo de Administración:
El Consejo de Administración es el principal responsable de los resultados
finales que tenga la cooperativa, sean estos favorables o adversos,
relacionados tanto con las actividades operativas como las financieras, por lo
que es importante:
• Asignar autoridad y responsabilidad a la gerencia administrativa de las
actividades a realizar.
• Revisar y verificar los informes recibidos por la gerencia, área de
producción contabilidad y auditoria externa de los resultados obtenidos
en cada periodo.
• Establecer políticas de compra y venta de insumos, materias primas,
maquinaria, y otros.
• Exigir que se cumpla el 100% de los objetivos propuestos.
• Verificar el cumplimiento de Normas y Reglas establecidas por la
Cooperativa.
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La gerencia:
Es la responsable de ejecutar los planes y actividades asignados por el
Consejo de Administración, proporcionando informes de los resultados
obtenidos, asignar actividades y solicitar informes a los jefes de área.
La junta de vigilancia:
Es la responsable de monitorear las actividades de cada uno de los puestos,
que cumplan con los requerimientos establecidos tanto para el área
administrativa como operativa; y al consejo de administración que son los más
involucrados, apoyarse en los informes proporcionados por los auditores para
verificar que las observaciones hayan sido corregidas en su oportunidad.
Integridad y valores éticos:
Se comparten e informan los valores éticos; deberán darse a conocer y aplicar
el manual de conducta a todos los miembros de la cooperativa.
1. Los miembros de la cooperativa deben presentar una conducta
apropiada.
2. Siempre deberán usar el uniforme, conforme a las pautas de conducta
sugeridas.
3. Ser discretos en la vida personal de los compañeros de trabajo.
4. Tratar con respeto a los superiores y compañeros dentro de la
cooperativa en horas de trabajo.
5. Presentarse puntualmente a sus labores.
6. Cumplir adecuadamente y en el tiempo justo sus funciones y
obligaciones.
7. El personal debe tomar conciencia sobre la importancia del control
interno.
8. El personal debe conocer las políticas y procedimientos de la
cooperativa para su efectiva aplicación.
9. Incentivos en base a resultados para fomentar el ambiente y evitar que
los empleados se involucren en actos inapropiados. Están en pautas de
conducta sugeridas
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Compromisos para la competencia:
Este compromiso supone un espíritu de los empleados dentro de la
cooperativa; deberá reflejarse en el conocimiento de los empleados y en sus
habilidades para realizar las actividades individuales.
Es necesario que los asociados de la cooperativa sientan la necesidad del
cambio, buscando los medios para capacitar a sus empleados y mejorando el
concepto y la imagen de su empresa. Además, la capacitación debe orientarse
hacia la incorporación de nuevas técnicas en sus procesos operativos.
El propósito de la cooperativa es lograr que los empleados sean eficientes y
competentes en sus actividades individuales; también debe generar el
ambiente favorable para que los empleados tengan la disposición para
involucrarse en otras actividades distintas a las que corresponden a sus
funciones. El consejo de administración deberá considerar en su plan de
trabajo no sólo los objetivos y estrategias claramente definidos; si no además
conceder importancia a la reducción de costos en las actividades operativas y
administrativas.
Consejo de Administración:
En el caso de CAPCYSA, nos referiremos al consejo de administración es el
que rige, orienta y debe definir objetivos y los planes estratégicos de cada
actividad ya esta semestral o anual.
Junta de Vigilancia:
La junta de vigilancia deberá verificar todo comportamiento y ejecución de las
actividades tanto del consejo de administración como del personal
administrativo y operativo de la cooperativa. Filosofía y estilo de operación de la administración.
El consejo de Administración deberá asumir la administración de la cooperativa
con sus consecuencias refiriéndonos al conjunto de riesgos normales de un
negocio. Para el logro del objetivo administrativo deberá auxiliarse de un
medio adecuado:
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• Mantenerse informado de la situación de la empresa
• Coordinar sus funciones
• Verificar si se esta actuando de acuerdo a las políticas establecidas
• Asegurarse de que se estén logrando los objetivos.
Estructura organizacional.
Claridad en la definición de las responsabilidades claves que competen tanto al
consejo de administración y la gerencia para administrar sus actividades. Este
enfoque se dirigirá hacia las actividades de operación, elaboración de los
productos (concentrados), mercadeo (ventas), y atención al cliente (servicio).
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Organigrama:
Junta de Vigilancia Consejo de Administración
Auditor externo
Asamblea General de Asociados
Comité de Adquisición y Súper Maquinaria
Comité Educación
Comité de crédito y Comercialización
Comité de Prod. Y Normas de calidad
Gerente General
Unidad Administración Servicio Mezclado y Molino Fabricación de concentrado
Bodega
Formulación
Molinero
Fabricación
Secretaria
Ordenanza
Contabilidad
Vigilancia
Bodegas
Servicios Ambulantes
Molino
Mezcladora
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5.2.2 EVALUACIÓN DEL RIESGO Valoración de riesgos:
Objetivo
Establecer mecanismos para identificar los riesgos a que esta expuesta la
entidad, a fin de que estos sean analizados y administrados eficientemente.
Riesgos:
Toda entidad, esta sujeta a diversos riesgos tanto externos como internos, por
lo que el consejo de administración debe establecer objetivos generales y
específicos, identificar y analizar los riesgos de que estos objetivos no sean
logrados o afecten su capacidad para:
Salvaguardar sus bienes y recursos:
• Crear un sistema computarizado para el control de activos fijos, en el
que se detallen todas las características de cada uno de los activos.
• Elaborar cuadro de depreciación, por cada mueble y equipo, tomando en
cuenta los porcentajes permitidos por las leyes y normas internacionales
de contabilidad
• Verificar permanentemente las maquinarias que se alquilan,
corroborando hora y fecha de salida y entrada; además chequear las
condiciones físicas del equipo, antes y después que sean utilizadas.
• Dar mantenimiento preventivo permanentemente a las maquinarias y a
las instalaciones eléctricas.
• Cada empleado de la cooperativa, debe velar por los mobiliarios y
equipos asignados y responder por el cuando haya sido dañado sin
ninguna justificación.
• Reportar oportunamente las fallas que posean los equipos y
maquinarias, para que estas sean reparadas en el momento, evitando
gastos mayores.
• Verificar la existencia física de los bienes con tarjetas de control y
registros contables.
• Control del efectivo de caja.
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• Vigilar la administración de cuentas por cobrar.
• Controlar la administración de las cuentas bancarias.
• Control eficiente de los insumos y productos.
• Control efectivo en las ventas.
• Mantener ventaja ante la competencia
- Fabricar producto de mejor calidad
- Peso exacto del producto
- Mayor competitividad con precios mejorados
- Mantener su crecimiento competitivo.
• Construir y conservar su imagen
- Calidad en los productos
- Mantener precios de mercado
- Atención al cliente
- Entrega de los productos a tiempo.
• Incrementar y mantener solidez financiera
- Reducir costos.
- Mejorar la calidad del producto.
- Buscar y mantener clientes potenciales.
Manejo del Cambio:
Debe conocerse las fortalezas y debilidades tanto externas como internas; así
como las oportunidades y amenazas que posee la cooperativa.
Este es un proceso paralelo a la valoración de riesgos, que implica la
identificación de las condiciones cambiantes, para identificar y comunicar
sucesos que afecten a las actividades, objetivos de la cooperativa y el análisis
de las oportunidades asociadas ó riesgos. Es competencia del consejo de
administración, el que deberá manifestar las situaciones difíciles a la asamblea
general.
Además deben analizar estratégicamente las fuerzas que se mueven en su
entorno como los proveedores, clientes, competencia, productos sustitutos y
competidores potenciales.
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5.2.3 ACTIVIDADES DE CONTROL: Objetivo:
Determinar actividades de control en todos los niveles de la entidad que
aseguren la aplicación efectiva de las acciones establecidas por la
administración.
Actividades de control con distintas características como preventivas,
detectivas y correctivas:
• Aprobaciones y autorizaciones.
• Reconciliaciones.
• Segregación de funciones.
• Salva guarda de activos.
• Fianzas y seguros.
• Análisis de registro de información.
• Verificaciones.
• Revisión de desempeño operacionales
• Controles sobre procesamiento de la información.
Al igual encontramos tipos de controles como:
Detectivos: diseñado para detectar hechos indeseables. Ejerce una función de
vigilancia, actúan cuando se evaden los preventivos.
Preventivos: diseñados para prevenir resultados indeseables, reducen la
posibilidad de que se detecte, están incorporados a los procesos en forma
imperceptible, guía evitan que existan las causas.
Correctivos: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable, corrige
causas del riesgo que se detectan, ayuda a la investigación y corrección de
causa.
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Políticas y procedimientos:
Establecer políticas a los empleados que puedan cumplirse:
• Todos los empleados incluyendo la gerencia deben cumplir con el
horario de trabajo y con las actividades diarias.
• Los empleados deberán realizar los procedimientos establecidos para
cada una de las actividades.
• Las formulas del concentrado serán mejoradas solamente por
sugerencias del consejo de administración y la junta de vigilancia.
• Los insumos y productos dañados o de mala calidad se venderán a
precio de costo.
• Por cada compra deberán hacerse al menos tres cotizaciones por
producto.
• Al ingresar producto o insumo a la cooperativa, deberá llevar anexo a la
factura o nota de remisión, su respectiva orden de compra debidamente
autorizada.
Control Sobre Los Sistemas De Información:
Se necesitan controles sobre la totalidad de los sistemas: administrativo,
financiero y de cumplimiento.
Pueden aplicarse controles diferentes dependiendo del área a monitorear, el
proceso de la información puede ser computarizada y otros que son
estrictamente manuales.
Como su nombre lo indica, los controles de aplicación están diseñados para
controlar las aplicaciones en proceso, ayudando a asegurar que el
procesamiento sea completo y exacto, autorización y validación de las
transacciones.
5.2.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Información:
Estados financieros confiables y oportunos, permitirán conocer lo ocurrido con
poco tiempo atrás para mejorar en el próximo periodo.
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Las políticas deben ser informadas a los miembros y empleados de la
cooperativa para que estos conozcan hacia donde se orienta.
Comunicación:
• Comunicarle los objetivos que tiene la entidad, a todos los miembros y
empleados para que estos trabajen conjuntamente en función de los
resultados.
• Los miembros y empleados de la entidad deben conocer las metas a
corto y a largo plazo.
• Los empleados deben conocer los procedimientos que deben seguir en
las actividades a realizar.
• Los responsables de área deben conocer los procedimientos que deben
seguir ya sea por medio de instructivos o manuales proporcionados por
el consejo de Administración.
• La gerencia debe elaborar circulares y hacerlas llegar a cada empleado,
por cada actividad nueva a realizar.
Interno:
Se refiere a la comunicación interna que debe poseer la gerencia de la
cooperativa. Cuando se envíen mensajes estos deberán ser claros, respecto a
las responsabilidades específicas de cada empleado, la administración y hasta
el mismo consejo de administración; es importante que los mensajes se
comuniquen correctamente.
Externa
La comunicación de partes externas es necesaria, porque proporcionan
información importante para la cooperativa mediante canales de comunicación
abiertos, los clientes por las preferencias, los proveedores por las orientaciones
significativas en el desarrollo de las demandas de la calidad del producto o
servicio. Es competencia del consejo administración y la gerencia.
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Evaluación:
Este es un proceso administrativo, este se centrará como evaluador para
definición de objetivos, análisis de riesgos y administración del cambio.
Medios De Comunicación
Los medios de comunicación que deben usarse, son: circulares, memorando,
notas en un periódico mural, reuniones semanales o quincenales con el
personal, con miembros de la entidad, proveedores, clientes, en forma
separada y junta para que pueda haber una excelente convivencia de las
partes internas con las externas.
Verbalmente puede dirigirse el jefe inmediato al subalterno y este a su jefe,
siempre que sea importante.
5.2.5. MONITOREO
Algunas de las actividades de monitoreo que debe realizar la entidad para
obtener el logro de los objetivos y metas son las siguientes:
Verificar las actividades que realizan los empleados de la entidad, por medio de
guías de control, por parte de la gerencia.
Los comités existentes deberán cumplir con los lineamientos establecidos y
verificar que las actividades se desarrollen conforme se requiere para lograr los
objetivos.
La junta de vigilancia, debe tomar en consideración los informes de Auditoria y
los comités, para revisar los diferentes problemas que tiene la entidad y
verificar que se tomen las medidas recomendadas para corregir los errores.
La junta de vigilancia debe estar pendiente de las actividades que realizan los
miembros del Consejo de Administración y verificar que estén de acuerdo al
plan de trabajo propuesto, objetivos y metas de la cooperativa.
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Actividades de monitoreo continuo (Ongoing)
• La administración, deberá auxiliarse para el desarrollo de las actividades
regulares, como la gestión operativa para verificar si el sistema de
control interno esta funcionando.
• La información recibida de partes externas genere o señalen problema.
• La estructura organizacional sea la apropiada y las actividades de
supervisión logren una visión amplia de las funciones de control y la
identificación de deficiencias.
• Comparar los activos fijos con los datos registrados. A través de la
información recibida por los auditores internos y externos fortalecer las
deficiencias.
• Preguntar al personal periódicamente, si entienden y cumplen con las
pautas de conducta de la cooperativa.
Evaluaciones Separadas:
• Realizar arqueos de caja sorpresivos, por el Auditor externo de la
entidad.
• Realizar muestreo físico sorpresivo de los inventarios, para comparar lo
registrado en tarjetas, libros y existencias.
• Realizar muestreo de los productos elaborados, de forma sorpresiva
• Verificar conforme tarjetas de inventario, las existencias físicas de los
bienes muebles que posee la entidad.
• Tomar nota de las actividades realizadas por los empleados, de forma
esporádica.
Información de deficiencias:
Es un proceso administrativo, en dónde la gerencia deberá informar de los
resultados del sistema de control interno, al consejo de administración.
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5.3 ÁREA FINANCIERA (CICLOS DE NEGOCIOS) Se ha diseñado los ciclos de negocio: Ingresos, costos y gastos, Inventarios,
préstamos, propiedad, planta y equipo, nominas, tesorería, producción,
servicios, contabilidad y ciclo de cumplimiento de leyes y regulaciones, porque
consideramos como equipo que son los aplicables a la cooperativa.
5.3.1 CICLO DE INGRESOS Este ciclo representa los ingresos recibidos por CAPCYSA de R.L. y
comprende desde el inicio, la Administración, procesamiento de cobros.
Las actividades por las que CAPCYSA de R.L., genera ingresos son:
Venta de concentrados
Prestamos otorgados
Venta de insumos agrícolas, medicinas veterinarias, y fertilizantes
Servicios de mezclado y molido
Servicios de alquiler de maquinaria
Alquiler de sillas y mesas
Venta de agua.
Alquiler de pastaje
Riesgos:
No emitir factura, generaría salida de producto sin ingresar efectivo a la
empresa.
Asignar crédito sin estudiar el record crediticio de los clientes y las
Políticas de la cooperativa causaría serios problemas de liquidez para la
cooperativa.
Proporcionar servicios a los clientes, sin llevar una orden de trabajo,
ocasionaría que muchos de ellos se retiren sin cancelar.
Mantener al jefe de producción con dos funciones como es el despacho
de mercadería y responsable de producción, acarreara posible salida de
producto sin factura o producto de mala calidad.
Ocupar el terreno que ha sido alquilado para pastaje, con fines
diferentes. Puede pasar a nombre de terceras personas.
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No revisar el contrato donde se estipulan los fines para lo que ha sido
alquilado el terreno y la cuantía mensual o anual a cobrar, podría estar
siendo sub. valuado, es decir estar cobrando menos de lo que realmente
debe ser.
El terreno podría estar siendo sub. arrendado a terceras personas, sin
tomar en cuenta el contrato.
1. Administración y procesamiento de pedidos
Actividades de control:
a. Los pedidos de clientes se procesan solamente dentro de los límites de
crédito aprobados.
b. El consejo de administración aprueba los pedidos en cuanto a precios y
condiciones de venta.
c. La información de los pedidos se transfiere completa y correctamente a
las áreas de entrega y facturación.
2. Facturación, devoluciones sobre ventas y ajustes
Actividades de control:
a. Las facturas se elaboran y se registran correctamente.
b. Las notas de crédito y ajustes a las cuentas por cobrar se calculan y se
registran correctamente.
c. Se emiten notas de crédito para todos los bienes devueltos y ajustes a
las cuentas por cobrar de acuerdo con la política de la organización.
d. Todas las notas de crédito se relacionan con una devolución de bienes u
otros ajustes válidos.
e. Todas las notas de crédito emitidas se registran.
f. Las cuentas por cobrar reflejan las circunstancias y las condiciones
económicas existentes del negocio, de acuerdo con las políticas
contables que se están utilizando.
g. La información de ventas y cuentas por cobrar se presenta
apropiadamente y se revela toda la información necesaria para la
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presentación razonable y el cumplimiento con las normas
internacionales de contabilidad o los requerimientos legales.
3. Procesamiento de cobros
Actividades de control:
a. La cobranza se registra en el período en el cual se recibe.
b. La información de la cobranza se captura para su procesamiento
correcto.
c. Los descuentos en efectivo se calculan y se registran correctamente.
d. Se monitorea la cobranza oportuna de las cuentas por cobrar.
4. Mantenimiento del archivo maestro de clientes
Objetivos de control:
a. Todos los cambios al archivo maestro de clientes se capturan y se
procesan oportunamente.
Actividades de Control
a. Las órdenes de venta no son procesadas si los límites de crédito del
cliente se ven excedidos.
b. La posición financiera y análisis de créditos de los clientes son
monitoreados.
c. Los límites de crédito a los clientes son asignados en base a una
evaluación de los méritos de crédito y capacidad de pago.
d. Las órdenes son aprobadas por el consejo de administración en cuanto
a los precios y condiciones.
e. Las órdenes de ventas y/o términos de las facturas y precios están
basados en una lista de precios aprobada.
f. Las órdenes registradas y la información de las órdenes de cancelación
son comparadas contra la documentación soporte por una persona
independiente al proceso de captura de las órdenes.
g. La información capturada de las facturas y notas de crédito es
conciliada; la información no conciliada es corregida rápidamente.
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h. Las notas de crédito y ajustes a las cuentas por cobrar son calculadas y
registradas correctamente.
i. La gerencia monitorea la naturaleza, volumen e importes de las notas de
crédito registradas, cancelaciones y otros ajustes a cuentas por cobrar.
j. Todos los bienes entregados son facturados.
k. Las ventas registradas, márgenes de utilidad y entradas varias de
efectivo, son comparadas regularmente contra el presupuesto.
l. Las notas de crédito emitidas son registradas en el período apropiado.
m. La información de Ventas y Cuentas por Cobrar es presentada de una
manera razonable y es revelada toda la información necesaria para la
presentación razonable y de conformidad con normas internacionales de
contabilidad o requerimientos legales.
5. Procesamiento de entradas de efectivo
Actividades de Control:
a. Las ventas en efectivo se registran usando una máquina registradora. Al
cliente se le proporciona una copia del recibo y el total de recibos diarios
de la máquina registradora es conciliado contra el efectivo depositado en
el banco.
b. Los estados de cuenta bancarios son conciliados regularmente con el
mayor general.
c. Las entradas de efectivo son analizadas y conciliadas para asegurar su
completo y consistente registro en el período contable apropiado.
d. La información de las entradas de efectivo es capturada para su
procesamiento correcto.
e. La información obtenida de las entradas de efectivo es editada y
validada.
f. Las transacciones de entradas de efectivo son agrupadas y la
información capturada de estos grupos es conciliada
g. El consejo de administración debe revisar el nivel de descuentos
registrados otorgados a los clientes.
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h. Debe monitorearse la cobranza oportuna de las cuentas por cobrar, por
la Junta de vigilancia.
i. Los procedimientos establecidos por el Consejo de Administración para
cuentas vencidas y no pagadas deben ser realizadas como se han
planeado.
j. Se debe preparar y analizar regularmente la antigüedad de cuentas por
cobrar.
k. Los cambios registrados en el archivo maestro de clientes son
comparados contra la documentación fuente autorizada o confirmados
con los clientes para asegurarse de que fueron capturados
correctamente.
l. Los cambios importantes al archivo maestro de clientes son aprobados
por el consejo de administración.
m. Debe revisarse periódicamente los contratos de arrendamiento de
terreno, para evitar sean mal utilizados sin ganancias para la
cooperativa.
n. Verificar que el arrendatario, este dándole uso que se estipulo en el
contrato y que pague la cantidad justa.
o. Llevar un registro detallado de los pagos de arrendamiento efectuados
por el arrendatario, tomando en cuenta las facturas emitidas.
p. Los contratos de arrendamiento deben estar autorizados y presentados
en el Centro Nacional de Registros; y guardados en un sitio seguro.
Responsables:
a. Gerencia
b. Auxiliar de contabilidad
c. Cajera
Documentación relacionada:
a. Orden de compra
b. Facturas
c. Créditos fiscales
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d. Notas de recepción
e. Reportes de clientes
f. Bitácoras
g. Órdenes de venta.
5.3.2. CICLO DE COSTOS Y/O GASTOS: El ciclo de costos y gastos, comprende todas las erogaciones efectuadas en
concepto de gastos operativos y no operativos, así como los costos de materia
prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación.
- Riesgos:
Salida de efectivo sin verificación de la documentación de respaldo
(ordenes de compra, comprobantes de crédito fiscal, otros.)
Compra de bienes y/o servicios no presupuestados en el plan anual y
que no son tan necesarios para el funcionamiento de la cooperativa.
Si las facturas no se capturan correctamente, las cuentas por pagar
estarán erróneas, así como las cuentas relevantes de gastos, inventario
o activos
1. COMPRAS
a. Las órdenes de compra se colocan solamente con requisiciones
aprobadas.
b. Las órdenes de compra se registran correctamente.
c. Todas las órdenes de compra emitidas se capturan y se procesan.
2. Procesamiento de cuentas por pagar:
Actividades de control:
a. Los montos registrados en cuentas por pagar representan bienes o
servicios recibidos.
b. Los montos por bienes o servicios recibidos se deben registrar en el
período correspondiente.
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c. Los activos y pasivos reflejaran los eventos y las condiciones
económicas existentes del negocio de acuerdo con las políticas
contables que se están utilizando.
d. La información financiera debe presentarse adecuadamente, revelando
toda la información real de la cooperativa, cumpliendo con los
requerimientos legales.
e. Los gastos reales se deben comparan con el presupuesto de compras,
elaborado en el plan de trabajo por la junta de vigilancia y se las da a
conocer al consejo de administración para que apruebe las variaciones
importantes.
f. Las mercaderías recibidas se deben comparar manualmente con los
detalles de la orden de compra, los comprobantes de crédito fiscal
g. las notas de recepción de mercaderías, órdenes de compra y/o facturas
pendientes se investigan oportunamente
h. Los créditos fiscales que no concuerdan con las notas de entrada de
mercaderías (u otras documentaciones de soporte apropiadas recibidas)
se investigan; los pagos de las facturas que no concuerdan requieren
aprobación específica de la gerencia.
i. Las cuentas de gastos y otras relativas del mayor general se concilian
contra los listados de respaldo (como la depreciación contra el sistema
de propiedades y de gastos por salarios y los registros de nómina) y las
diferencias se resuelven oportunamente
j. Las facturas por los servicios recibidos son autorizadas y acompañadas
por la documentación soporte apropiada.
k. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores se concilian
regularmente con las cuentas del proveedor en los auxiliares de cuentas
por pagar y las diferencias son investigadas.
l. Los comprobantes de la mercancía recibida (documentación que
comprueba la entrega) se prenumeran, la secuencia de tales
comprobantes se contabiliza.
m. Las mercaderías recibidas, se revisan y/o se concilian para asegurar su
registro completo y consistente en el período apropiado.
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n. Se prepara un listado de órdenes de compras pendientes por
mercancías cuya propiedad es transferida antes de la entrega, con el
propósito de crear el pasivo correspondiente.
o. Las cuentas por pagar deberán ajustarse solamente por razones
válidas.
Responsables:
a. Gerencia,
b. asistente administrativo,
c. auxiliar de contabilidad,
d. contador.
Documentación relacionada:
a. Estados de cuenta de proveedores.
b. Auxiliar de proveedores y cuentas por pagar.
c. créditos fiscales.
d. Recibos
e. Facturas.
f. Notas de crédito.
g. Plan anual.
h. Ordenes de compra.
3. Procesamiento de desembolsos
Actividades de control:
a. Los desembolsos solamente se deben hacer por bienes y servicios
recibidos.
b. Los desembolsos se entregan a los proveedores correspondientes.
c. Los desembolsos se registran correctamente en el período en el cual se
realizan.
d. La gerencia revisa la documentación soporte antes de hacer efectivos
los pagos.
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e. La gerencia revisa periódicamente los cheques pagados que son
devueltos por firmas no autorizadas, alteraciones, y/o endosos.
Riesgo:
Pagos no autorizados podrían efectuarse a partes ficticias si los
desembolsos no se hacen a los proveedores.
Actividades de Control
a. Los cheques se endosan de manera restrictiva por el preparador para
asegurar que se paguen al beneficiario especificado.
b. La documentación soporte llevara la leyenda cancelado una vez que se
realiza el pago.
c. Los cheques llevan la leyenda de NO NEGOCIABLE para asegurar que
se pague al beneficiario especificado.
d. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores se concilian
regularmente con las cuentas del proveedor en los auxiliares de cuentas
por pagar y las diferencias son investigadas.
e. Los estados de cuenta bancarios se concilian con el mayor general
regularmente.
f. Todos los desembolsos se registran en el momento oportuno.
g. El asistente administrativo revisa la antigüedad de las cuentas por pagar
e investiga las partidas inusuales.
h. Los cheques dañados se cancelan para evitar que se vuelvan a usar y
se archivan para su inspección posterior.
i. Los desembolsos realizados, se revisan para asegurar su registro
completo y consistente en el período contable apropiado.
Responsable:
a. Gerencia,
b. asistente administrativo
c. auxiliar de contabilidad
Documentación relacionada:
a. Presupuesto anual de compras y gastos.
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b. Estados de cuenta de los proveedores.
c. auxiliar de cuentas por pagar.
d. Estados de cuenta bancarios.
e. Facturas.
f. Recibos.
g. Comprobantes de crédito fiscal.
h. Notas de crédito.
4. Mantenimiento del archivo maestro de proveedores
Actividades de Control
a. La gerencia verifica periódicamente la información del archivo maestro
de proveedores para mantenerla precisa y actualizada.
b. Los cambios registrados en el archivo maestro de proveedores se
comparan con los documentos fuente autorizados para asegurar que
fueron capturados correctamente.
c. La gerencia aprueba los cambios importantes al archivo maestro de
proveedores.
d. La información del archivo maestro de proveedores permanece
pertinente.7
Responsables:
a. Gerencia,
b. auxiliar de contabilidad
c. asistente administrativo.
Documentación relacionada:
a. Auxiliar de proveedores,
b. Registro de información sobre proveedores.
7 "Pertinente" significa que el archivo maestro refleje las condiciones actuales.
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5.3.3. CICLO DE INVENTARIO Ciclo que representa las existencias de materia prima, insumos agrícolas,
medicina veterinaria, fertilizantes, productos terminados (concentrado) y se
toma en cuenta desde la adquisición de materia prima o mercadería para la
venta, administración de esta, procedimientos de elaboración de productos
terminados y control de ellos.
Riesgos:
Adquisición de materia prima y/o producto terminado sin cotizar al
menos a tres proveedores, ocasionaría producto de baja calidad y
quizás de mayor costo.
Esperar a que se terminen las existencias de materia prima y productos
terminados, incurriría en adquirir a costos mas elevados y
probablemente no de la misma calidad que se requiere.
No tener una cartera amplia de proveedores, limita la posibilidad de
reducir costos y obtener mayores ganancias.
Almacenamiento excesivo en bodegas generaría endurecimiento en la
materia prima y concentrado de baja calidad debiendo por lo tanto
reducir precios.
Almacenar insumos agrícolas, fertilizantes, herbicidas y otros en
excesiva cantidad, generaría perdidas a la cooperativa, pues si no se
tiene control necesario de ellos en cuanto a su vencimiento se perderán.
No llevar un control de materia prima y/o productos veterinarios e
insumos agrícolas, defectuosos para ser devueltos a los proveedores, en
el momento oportuno generara bajo rendimiento a la cooperativa.
Llevar un control de existencias de forma computarizada, sin sistema
que permita identificar máximos y mínimos de inventarios en momento
preciso, generara poca información.
1. Administración del inventario
Objetivos de control:
a. El inventario es vendible o utilizable.
b. La salvaguarda del inventario es adecuada.
90
c. Los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se
relacionan con cambios válidos de precios y diferencias con los
inventarios físicos se registran adecuadamente.
d. Todos los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se
registran, correcta y oportunamente en el período apropiado.
e. El inventario refleja las circunstancias y las condiciones económicas
existentes del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se
están utilizando.
f. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda
la información que es necesaria para la presentación razonable y el
cumplimiento con las normas profesionales o los requerimientos legales.
Actividades de Control:
a. Debe tenerse a la mano un listado amplio de posibles proveedores de
bienes y servicios, con detalle de ofertas, para poder evaluar las
mejores.
b. Debe realizarse al menos tres cotizaciones para la adquisición de bienes
y servicios, con al menos un mes de anticipación antes que se termine la
existencia.
c. Se evalúa la mejor cotización en cuanto a precio y calidad de los bienes
y servicios, para tomar decisiones.
d. La venta de los productos terminados y el uso de las materias primas se
evalúan regularmente, incluyendo una revisión durante los recuentos del
inventario físico.
e. El inventario se debe guardar en bodegas acondicionadas
ambientalmente y debidamente aseguradas, cuyo acceso se restringe a
personal autorizado.
f. Las materias primas rechazadas se deben separar adecuadamente de
las demás materias primas y monitorear con regularidad para asegurar
su devolución oportuna a los proveedores.
91
g. Los productos terminados rechazados, dañados u obsoletos se separan
adecuadamente de los demás productos terminados y se monitorean
para asegurar su disposición oportuna.
h. Personal de seguridad monitorea todas las entradas y salidas de
vehículos y se asegura de que toda mercancía que sale de las
instalaciones vaya acompañada por documentación debidamente
registrada
i. Los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se
relacionan con cambios válidos de precios y diferencias con el inventario
físico.
j. La gerencia revisa y aprueba todos los ajustes registrados a los precios
o a las cantidades del inventario.
k. Todos los ajustes al inventario se comparan con los documentos fuente
autorizados para asegurarse que se registraron con precisión.
l. El inventario físico se cuenta periódicamente por personas
independientes de quienes cotidianamente custodian o registran el
inventario. Los recuentos del inventario se concilian con los registros del
mismo, y éstos se concilian con el mayor general.
m. Todos los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se
registran.
n. Las cantidades del inventario según el sistema de administración del
inventario se concilian regularmente con las cantidades de almacenaje.
o. La cooperativa, debería adquirir un sistema computarizado que le
permita identificar de forma inmediata, ingresos, costos y/o gastos,
utilidades, inventarios máximos y mínimos que deben tenerse y que se
tienen.
Responsables:
a. Gerencia
b. responsable de bodega
92
c. responsable de producción
d. contabilidad.
Documentación relacionada:
a. Tarjetas de control de materia prima
b. productos terminados e insumos agrícolas
c. hojas de reportes.
2. Recepción y almacenamiento de materia prima
Actividades de Control
a. La materia prima recibida se registra correctamente y se acepta
solamente si se muestran las órdenes de compras debidamente
autorizadas.
b. La recepción de materia prima se registra oportunamente y en el período
apropiado.
c. La materia prima defectuosa se devuelve oportunamente a los
proveedores.
d. Las mercaderías recibidas se comparan manualmente con los detalles
de la orden de compra y/o con las facturas; las notas de recepción de
mercaderías, órdenes de compra y/o facturas pendientes se investigan
oportunamente
e. El inventario físico se cuenta periódicamente por personas
independientes de quienes cotidianamente custodian o registran el
inventario.
f. Los recuentos del inventario se concilian con los registros del mismo, y
éstos se concilian con el mayor general.
g. Las mercaderías recibidas se anotan en el cuaderno de bitácora, mismo
que se concilia con las entradas registradas en el sistema de
administración del inventario, el cual se usa para registrar los
movimientos del inventario en los registros financieros.
h. La junta de vigilancia verifica las compras registradas con base en su
conocimiento de las actividades cotidianas.
93
i. Un sistema integrado de aplicaciones ejecuta las funciones de
elaboración de requisiciones de compra, administración de inventarios y
cuentas por pagar. En el mayor general se actualizan automáticamente
la recepción de mercaderías y las erogaciones por las mismas.
3. Manejo de la producción/costos del inventario
Actividades de control:
a. Todos los costos de producción registrados son consistentes con los
gastos directos e indirectos reales asociados con la producción.
b. Todos los gastos directos e indirectos asociados con la producción se
registran correctamente como costos de producción y en el período
apropiado.
c. Todas las transferencias de unidades completas de producción al
inventario de productos terminados se registran completa y
correctamente en el período apropiado.
d. Todos los productos defectuosos y el desperdicio que resulta del
proceso de producción son válidos y se registran completa y
correctamente en el período e. Los productos terminados devueltos por los clientes se registran
completa y correctamente en el período apropiado.
f. Los productos terminados recibidos de la producción se registran
completa y correctamente en el período apropiado.
g. Los productos devueltos por el cliente se aceptan solamente de acuerdo
con las políticas de la cooperativa.
4. Mantenimiento al archivo maestro del inventario.
Actividades de control:
a. Solamente se realizan cambios válidos al archivo maestro de
administración del inventario.
b. Todos los cambios válidos al archivo maestro de administración del
inventario se capturan y se procesan oportunamente.
94
c. El archivo maestro de administración del inventario permanece
pertinente.
Responsables:
a. Auxiliar de contabilidad
b. gerencia.
c. cajera.
d. responsable de bodega
e. responsable de producción.
Documentación relacionada:
a. Orden de compra
b. Facturas
c. créditos fiscales
d. notas de recepción gerencia
e. Tarjetas de control de inventarios
5.3.4. CICLO DE PRÉSTAMOS Comprende el otorgamiento de préstamos por parte de la cooperativa, como la
adquisición de préstamos en concepto de financiamiento, para la generación de
mayores utilidades.
Riesgos:
a. La difícil recuperación de créditos, por no aplicar las políticas de crédito
establecidas en la cooperativa.
b. Impacto de morosidad, por no prever la capacidad del asociado
c. Calculo inadecuado de intereses, generaría que no entre la totalidad de los
ingresos a la cooperativa.
d. No aplicar los pagos oportunamente a la cuenta de cada asociado,
reflejara la situación actual de los asociados y de la entidad.
e. Robo de efectivo, por no emitir factura o recibo con numeración correlativa
debidamente autorizada.
95
1. PRÉSTAMOS
Actividades de control:
a. La deuda registrada representa un pasivo de la cooperativa.
b. Todos los préstamos se registran correctamente y en el periodo
apropiado, en cuanto a montos y condiciones.
c. Todos los intereses se calculan correctamente y se registran en el
período apropiado.
d. Todos los pagos por préstamos se registran correctamente en el período
apropiado.
e. Los préstamos se pagan de acuerdo con las condiciones de los mismos.
f. Los préstamos reflejan las circunstancias y las condiciones económicas
existentes del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se
están utilizando.
g. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda
la información que es necesaria para la presentación razonable y el
cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los
requerimientos legales.
h. Las operaciones derivadas registradas representan activos o pasivos de
la cooperativa, al igual que operaciones fuera del balance general
reveladas representan operaciones válidas, se registran en el período
apropiado y se presentan adecuadamente en los estados financieros.
i. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan
correctamente y se registran en el período apropiado.
j. Todas las operaciones de préstamos deben ser aprobadas por el comité
de auditoria.
k. Los estados de cuenta recibidos de los prestamistas se concilian con el
registro de préstamos y se toman acciones por las diferencias.
Responsables:
a. Gerencia,
b. auxiliar de contabilidad,
c. comité de compras,
d. comité de créditos
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Documentación relacionada:
a. Estados de cuentas bancarios b. Carteras de prestamos de clientes c. Libro control de inversiones
3. Administración de operaciones
Actividades de Control:
a. El consejo de administración aprueba y comunica al comité de crédito
las políticas y procedimientos de la organización relativas a las
actividades con operaciones derivadas y el cumplimiento del monitoreo.
b. La junta de vigilancia aprueba las operaciones derivadas para
asegurarse que son válidas y se está cumpliendo con las políticas y
procedimientos de la cooperativa
c. Las conciliaciones de las cuentas de las operaciones derivadas del
mayor general son realizadas utilizando los auxiliares y otra
documentación que soporten los valores justos de los derivados.
d. Las confirmaciones recibidas de la contraparte se concilian regularmente
con los registros internos por personas independientes de la función de
tesorería; las discrepancias se resuelven rápidamente por personas
independientes de la función de tesorería.
e. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan
correctamente y se registran en el período apropiado.
f. Los gastos por intereses se concilian con los estados de cuenta de
terceros y las diferencias se resuelven rápidamente.
g. La gerencia programa por anticipado los gastos por intereses, los
cuales se concilian con los gastos registrados y se revisan para asegurar
que los gastos por intereses registrados son válidos y se registran
oportunamente.
h. Las operaciones derivadas reflejan las circunstancias y las condiciones
económicas del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se
están utilizando.
97
Responsable:
a. La gerencia
b. Contabilidad
c. Asistente administrativo
Documentación relacionada:
a. Estados de cuentas
b. Auxiliar para registrar las inversiones
5.3.5 CICLOS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (INMOVILIZADOS) Cuenta del sistema contable de la empresa, representa los activos destinados
a la realización de las actividades operativas de la empresa como Terrenos,
Edificios, Mobiliario y Equipo de Oficina, Instalaciones y Obras en proceso
(construcciones o remodelaciones sin terminar). comprende desde la
adquisición de activo fijo, el desgaste por uso de dichos activos genera
depreciación y/o amortización, administración, procedimientos de control hasta
la baja de activos fijos e intangibles.
Riesgos
• No llevar registros detallados de los bienes de la empresa, no revelaría la
información actualizada de la cooperativa, o perderse en cualquier
momento por no llevarlos.
• No verificar permanentemente las salidas y entradas de maquinarias que
se alquilan, generaría mal uso de dichas maquinas como utilizarlas mas
del tiempo convenido sin que esta reciba la totalidad del os ingresos.
• No proporcionar mantenimiento preventivo constante a las maquinarias,
acarrearía gastos mayores para la empresa.
• No reportar oportunamente las fallas de los equipos y maquinarias,
ocasionaría dejar de producir en temporadas altas de la cooperativa,
perdida de clientes potenciales.
98
Actividades de control
1. Adquisición de activos fijos
a. Las adquisiciones de activos fijos se registran correctamente y en el
período apropiado.
2. Depreciación de activos fijos
a. Los cargos por depreciación se calculan y se registran correctamente el
periodo apropiado.
3. Bajas de activos fijos
a. Las bajas de activos fijos registradas representan bajas reales.
b. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente en el
período apropiado.
4. Administración de los activos fijos
Actividades de control:
a. Los registros de mantenimiento del activo fijo se llevan con precisión.
b. Los activos fijos deben ser salvaguardados adecuadamente.
c. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan
oportunamente.
d. Los activos fijos reflejan las circunstancias y las condiciones económicas
existentes del negocio, de acuerdo con las políticas contables que se
están utilizando.
e. La información financiera se debe presentar apropiadamente y se
revela toda la información necesaria para la presentación razonable y el
cumplimiento de normas internacionales de contabilidad o los
requerimientos legales.
f. El consejo de administración prepara programas para el mantenimiento
de los activos.
g. La junta de vigilancia revisa periódicamente las actividades de
mantenimiento de los activos, según el registro de la historia de
99
mantenimiento del activo, para asegurar el cumplimiento de los objetivos
de la gerencia.
h. Las actividades de mantenimiento del activo se ingresas y se validan en
la entrada de información.
i. Los activos fijos están salvaguardados adecuadamente; se ubican en un
área de seguridad apropiada, donde se restringe el acceso a personal
no autorizado.
j. El personal de seguridad monitorea por instrucciones de la junta de
vigilancia todas las entradas y salidas de los vehículos y se asegura de
que toda mercadería que sale de las instalaciones vaya acompañada
por documentación debidamente requerida (por ejemplo, una nota de
entrega o nota de devolución de mercaderías).
k. Se adjuntan etiquetas de identificación prenumeradas a los activos fijos
cuando se adquieren para facilitar la identificación física de los mismos y
el registro de sus detalles.
l. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las políticas importantes
relacionadas con los activos fijos.
m. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan
oportunamente.
n. La actividad de mantenimiento se registra en hojas/órdenes de trabajo
prenumeradas; cuya secuencia numérica de tales formas se contabiliza.
o. La administración revisa periódicamente las valuaciones de mercado y/o
la posibilidad de realización de los activos fijos para identificar bajas de
valor permanentes y registrarlas adecuadamente.
5. Mantenimiento de archivo maestro (base de datos) de los activos fijos:
Actividades de control:
a. Solamente se realizan los cambios válidos a los registros y/o al archivo
maestro de activos fijos.
b. Los cambios a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos se
procesan oportunamente.
100
c. La gerencia revisa periódicamente los registros y/o la información del
archivo maestro de activos fijos para mantener su precisión y
actualización.
d. Se realizan recuentos periódicos de activos fijos y se concilian con los
registros y/o con el archivo maestro de los mismos.
e. Los cambios contabilizados en los registros y/o en el archivo maestro de
activos fijos se comparan con los documentos fuente autorizados para
asegurarse de que fueron registrados correctamente.
f. La gerencia ejecuta todos los cambios efectuados a los registros y/o al
archivo maestro de activos fijos.
g. La gerencia verifica las adquisiciones de activos y los convenios de
financiamiento correspondientes (incluyendo la consideración del
presupuesto de desembolsos de capital), antes de que se autoricen.
h. La gerencia verifica el cumplimiento con todas las políticas importantes
relacionadas con los activos fijos.
i. Los saldos del activo fijo y de la depreciación acumulada se conectan de
un ciclo de procesamiento al siguiente, usando información obtenida
sobre la adquisición y la disposición de activos y sobre el gasto por
depreciación, de manera independiente.
j. Las solicitudes para cambiar la información del registro y/o del archivo
maestro de activos fijos se registran y se presentan en una bitácora, la
secuencia se contabiliza para asegurarse de que todos los cambios
solicitados se procesen oportunamente.
k. Las operaciones relacionadas con los activos que se realicen, antes,
después o al final de un período contable se revisan y/o se concilian
para asegurar el registro completo y consistente en el período contable
apropiado.
l. Todos los documentos fuentes autorizadas que soporten las
adquisiciones, disposiciones y otros cambios a la información del
registro y/o archivo maestro de activos fijos se comparan con el registro
y/o archivo maestro de activos fijos para asegurarse de que fueron
registrados.
101
Responsables:
a. Gerencia,
b. Auxiliar de contabilidad.
Documentación relacionada:
a. Archivo maestro de activos fijos,
b. presupuesto de desembolso de capital,
c. comprobantes de adquisición de activos fijos,
d. políticas y procedimientos de activos fijos,
e. auxiliar de activos fijos,
f. bitácoras o tarjetas de control de cada bien.
6. Depreciación de activos fijos
Actividades de Control:
a. Los saldos del activo fijo y de la depreciación acumulada se conectan de
un ciclo de procesamiento al siguiente, usando información obtenida
sobre la adquisición y la disposición de activos y sobre el gasto por
depreciación, de manera independiente.
b. Las tasas y métodos de cálculo de la depreciación se revisan
periódicamente para asegurarse de que sean razonables y que estén de
acuerdo con legislación vigente y Normas internacionales de
contabilidad.
c. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las políticas importantes
relacionadas con los activos fijos.
7. Bajas de activos fijos
Actividades de Control:
a. La junta de vigilancia revisa periódicamente los registros y/o la
información del archivo maestro (base de datos) de activos fijos para
mantener su precisión y actualización.
102
b. El consejo de administración aprueba todas las bajas de activos fijos
registradas.
c. Las solicitudes para cambiar la información de los registros y/o del
archivo maestro de activos fijos se registran y se presentan en formas
prenumeradas; la secuencia numérica de tales formas se contabiliza
para asegurarse de que todos los cambios solicitados se procesen
oportunamente.
d. Todos los documentos fuentes autorizadas que soportan las
adquisiciones, disposiciones y otros cambios a la información del
registro y/o archivo maestro de activos fijos se comparan con el registro
y/o archivo maestro de activos fijos para asegurarse de que fueron
registrados.
e. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente.
f. Las operaciones relacionadas con los activos que se realicen, antes,
después o al final de un período contable se revisan y/o se concilian
para asegurar el registro completo y consistente en el período contable
apropiado.
Responsables:
a. Contabilidad.
b. Gerencia y asistente administrativo
c. Jefes de bodegas
d. Jefes producción
Documentación relacionada:
a. Tarjetas de control de activos fijos
b. políticas contables de activos fijos.
c. Archivo maestro de activos fijos
5.3.6. CICLO DE NÓMINAS Representa los procedimientos de la contratación de personal, la creación de
expedientes para cada empleado, el registro del tiempo trabajado, calculo de
remuneraciones, horas extras, vacaciones, calculo de retenciones legales, y
baja de nomina por terminación de contrato o despido.
103
Riesgos:
• Creaciones de plazas fantasmas, ocasionaría perdida a la cooperativa.
• Contratación de personal con falta de capacidad para realizar las
actividades.
• Que el proceso de contratación sea de acuerdo a las políticas de recursos
humanos y manual de funciones.
• Que se incumpla al empleado con los beneficios establecido en la
contratación.
• Que se contrate personal para actividades inoperantes que fail pueda
realizar otro empleado.
1. Terminación De Contratos Del Personal
Actividades de control:
a. Los empleados que dejan de laborar para la cooperativa se dan de baja
en el archivo maestro de la nómina.
b. Los empleados dejan de laborar para la Cooperativa de acuerdo con
requerimientos legales.
2. Registro de tiempos
Actividades de control:
a. La información relativa al tiempo y asistencia registrados refleja el
tiempo real trabajado y está autorizado.
b. Todo el tiempo trabajado se procesa correcta y oportunamente.
3. Cálculos de las nóminas
Actividades de control:
a. La nómina (incluyendo remuneraciones y retenciones) se calcula y se
registra correctamente en período apropiado.
b. Las acumulaciones/provisiones relacionados con la nómina reflejan las
circunstancias y las condiciones económicas existentes del negocio, de
acuerdo con las políticas contables que se están utilizando.
104
c. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda
la información que es necesaria para la presentación razonable y el
cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los
requerimientos legales.
4. Desembolsos de la nómina
Actividades de control:
a. Los desembolsos de la nómina y los gastos registrados de la misma se
relacionan con el tiempo real trabajado.
5. Mantenimiento del archivo maestro de la nómina
a. Todos los cambios válidos a la base de datos de la nómina se capturan
y se procesan oportunamente.
b. Solamente se realizan cambios válidos a las tarifas de retención de la
nómina.
c. Todos los cambios válidos a las tarifas de retención de la nómina se
capturan y se procesan oportuna y correctamente.
d. Las tarifas de retención de la nómina son consistentes con
requerimientos legales.
Actividades de Control:
a. La información del archivo maestro de la nómina se revisa
periódicamente en cuanto a su exactitud y pertinencia continua.
b. El gerente revisa periódicamente los listados de los empleados actuales
dentro de cada área y notifica al consejo de administración los cambios
necesarios.
c. Los cambios registrados al archivo maestro de la nómina se comparan
con la documentación fuente autorizada para asegurarse de que fueron
capturados correctamente.
d. Todos los nuevos empleados les dan la incorporación en el archivo
maestro de la nómina.
105
e. Las variaciones entre el archivo maestro de la nómina y el sistema de
registro de tiempos se investigan y se toman las acciones apropiadas, si
es necesario.
f. La junta de vigilancia monitoreara el cumplimiento con las políticas y
procedimientos relacionados con la terminación de la relación laboral,
incluyendo el cumplimiento con los requerimientos de reglamentación
legal.
g. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las políticas importantes
relacionadas con el personal y las compensaciones.
h. Las transacciones de la nómina realizadas, se revisan y/o se concilian
para asegurar su registro completo y consistente en el momento
contable apropiado.
i. Los registros de nómina detallados muestran toda la información
pertinente que describe la nómina (incluyendo la compensación total, los
impuestos directos relacionados y otras retenciones) y se cuadran los
saldos relacionados, de forma oportuna, con las cuentas o ajustes
correspondientes del mayor general por personas quienes no tienen
acceso ilimitado con el efectivo.
j. La gerencia estudia y aprueba los informes de la nómina de sueldos y
por hora (incluyendo la información de remuneraciones y retenciones).
k. La gerencia estudia las horas extra trabajadas, para que procedan al
pago de las mismas a todos los empleados asalariados.
l. Las acumulaciones/provisiones relacionados con la nómina reflejan las
circunstancias y las condiciones económicas existentes del negocio, de
acuerdo con las políticas contables que se están utilizando.
m. La información financiera se debe presentar apropiadamente y revelar
toda la información necesaria para la presentación razonable y el
cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los
requerimientos legales.
n. El acceso a las transferencias bancarias relacionadas con la nómina se
restringe al personal autorizado.
106
o. Los empleados firman por el efectivo recibido; la junta de vigilancia
monitorea su cumplimiento.
Responsables:
a. La gerencia
b. Jefes de área
c. Auxiliar de contabilidad
Documentación relacionada:
a. Contrato de trabajo
b. Planillas de sueldo
c. Solicitudes de actualización, bitácoras.
5.3.7 CICLO DE TESORERIA Este ciclo comprende aquellas operaciones relacionadas con ingresos,
desembolsos como Administración del efectivo e inversiones, custodia del
efectivo y demás valores, riesgos que pueden darse, procesamiento de
transacciones.
1. Administración del efectivo e inversiones
Objetivos de control
a. Las inversiones registradas representan activos de la cooperativa.
b. Las inversiones registradas se afectan por las compras, ventas y
vencimientos de las inversiones.
Riesgos:
Registro de operaciones en periodos diferentes, gastos de
intereses, ingresos por dividendos y ganancias o pérdidas o
contabilizarse en momento que no se ha dado.
Los estados financieros pueden no ser elaborados oportunamente
o presentarse incorrectamente.
107
El efectivo y demás valores pueden perderse, sustraerse o
destruirse si no se le mantiene en un sitio seguro.
No llegar a satisfacer las necesidades de recursos financieros en
el momento que estas se presenten.
La cooperativa puede correr el riesgo de llegar a obtener
financiamiento en condiciones que no le son favorable como
incurrir en costos financieros demasiado altos.
Hacer inversiones en contravención a reglamentos o Políticas
establecidas por el estado, puede ocasionar desestabilización o
debilitamiento de su capital de trabajo.
Las inversiones a largo plazo y los títulos o valores se
presentaran sobreestimados, si no se valúan y registran
correctamente las bajas o disminuciones de valor.
Actividades de control:
a. Las inversiones registradas representan activos de la cooperativa.
b. Toda transacción o ingreso por inversiones se calcula y se registra
correctamente en el período apropiado.
c. Los préstamos y las inversiones reflejan las circunstancias y las
condiciones económicas existentes del negocio, de acuerdo con las
políticas contables que se están utilizando.
d. La información financiera se presenta apropiadamente y se revela toda
la información que es necesaria para la presentación razonable y el
cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los
requerimientos legales.
e. La Junta de vigilancia verificara las compras, ventas y vencimientos de
las inversiones registradas, con base en su conocimiento de las
actividades cotidianas.
f. Las inversiones y cuentas relacionadas en el mayor general se concilian
con el soporte detallado y las diferencias se resuelven de manera
oportuna.
108
g. La gerencia, empleados independientes o los auditores internos realizan
pruebas directas (otras distintas a la revisión analítica) al registro y
conciliación de las inversiones y cuentas relacionadas.
h. Las transacciones por inversiones realizadas, se analizan y se concilian
para asegurar su registro completo.
i. La gerencia revisa periódicamente las valuaciones y/o la posibilidad de
realización de las inversiones para identificar los ajustes de valor justo y
para registrar adecuadamente dichos ajustes.
j. Las operaciones derivadas registradas representan activos o pasivos de
la cooperativa, al igual que operaciones fuera del balance general
reveladas representan operaciones válidas, se registran en el período
apropiado y se presentan adecuadamente en los estados financieros.
k. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan
correctamente y se registran en el período apropiado.
l. Todas las operaciones de préstamos deben ser aprobadas por el comité
de auditoria.
m. Los estados de cuenta recibidos de los prestamistas se concilian con el
registro de préstamos y se toman acciones por las diferencias.
Responsables:
e. Gerencia,
f. auxiliar de contabilidad,
g. comité de compras,
h. comité de créditos
Documentación relacionada:
d. Estados de cuentas bancarios e. Carteras de prestamos de clientes f. Libro control de inversiones
109
5.3.8. CICLO DE PRODUCCIÓN Objetivos de control:
Esta enfocado a la actividad principal de la empresa como es la transformaron
de materias primas en producto terminado (concentrado).
Comprende los riesgos a que esta expuesta, la adquisición de materia prima,
administración de esta, procedimientos de transformación de materia prima a
producto terminado y traslado a inventario.
Riesgos:
Producto terminado de baja calidad, ocasionaría perdidas en la empresa,
puesto que no tendría aceptación en los clientes.
Almacenamiento excesivo de materia prima provocaría compactación y
por lo tanto bajo rendimiento en los productos terminados.
Poco control de calidad en la aplicación de la formula generaría producto
de mala calidad y poca aceptación, incluso devoluciones constantes.
Poco control en el peso y medida exacta de los productos acarrearía
inconformidad en los clientes y posibles pérdidas a la cooperativa.
Mantener o utilizar la zona de producción como despacho de mercadería
quita concentración del jefe de producción y por lo tanto descuida por
momentos ambas funciones, lo que puede generar perdidas a la
cooperativa.
Mantener una sola empresa como proveedora de materia prima,
ocasionaría escasez de esta. en temporadas de mayor venta y perdida
de clientes.
Exceso de confianza entre empleados genera descuido en las zonas
asignadas a cada responsable, como las áreas de almacenaje o
bodega.
Desperfectos en maquinarias, generaría baja en la producción de
concentrados.
Mal uso de maquinaria, acarreara bajo rendimiento de esta, desperfectos
y por lo tanto gastos a la cooperativa.
110
Actividades de Control:
a. Establecer un buen control de calidad de la formula a utilizar para
la elaboración de concentrados.
b. El jefe de producción no debe descuidar la aplicación de la
formula según requerimientos específicos.
c. Debe apegarse al plan anual para la adquisición de materia
prima, evitando así que esta se dañe por el exceso o por el
tiempo lluvioso.
d. Deben tenerse como mínimo tres proveedores potenciales para la
compra de materia prima y así evitar escasez y pérdida de
clientes.
e. El jefe de área de producción debe estar pendiente del peso y
medida exacta del concentrado.
f. El responsable del área de producción deberá llevar un control
exacto de cantidad de materia prima que ha entrado de bodega y
cantidad exacta de producto terminado al final de cada día.
g. El responsable del área de producción deberá llevar un control de
la materia prima que se ha desperdiciado en el acarreo desde
bodega.
h. El responsable de producción deberá enviar un reporte al
departamento de contabilidad, de la cantidad de materia prima
recibida por cada una de ellas, así como de los productos
elaborados.
i. Mantener un plan de mantenimiento preventivo permanente para
aquellas maquinas que permanecen en el área de producción.
j. El responsable de área deberá supervisar periódicamente el
funcionamiento de cada una de las maquinas utilizadas en el
proceso productivo.
k. Capacitar a los obreros en el uso adecuado de las maquinas.
l. Establecer un área de despacho, diferente a la de producción.
m. Reunir a los empleados periódicamente e informarles que deben
cumplir con sus funciones
111
n. Recordar a los empleados periódicamente cuales son sus
responsabilidades y sus derechos, en su puesto de trabajo, ya
sea verbalmente, por memorando, periódico mural, otros.
o. Los costos de materia prima, mano de obra y gastos indirectos
utilizados en la producción y los ajustes relativos deben
clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
5.3.9. CICLO DE SERVICIOS Objetivos de control:
Representa una de las actividades para la generación de ingresos de la
cooperativa, como mezclado y molido. Comprende los riesgos a que esta
expuesto, desde la llegada de materiales para el mezclado y molido,
adquisición de materiales para molerlo y mezclarlo, servicio de alquiler de
maquinaria.
Riesgos:
Salida de materia prima por exceso de confianza entre empleados y
clientes
Servicios prestados sin facturarse, ocasionaría perdidas a la cooperativa
Maquinaria sin control de horario de salida y entrada a la cooperativa,
podría ser utilizada para otras actividades sin retribuirle a esta por el
uso.
Bajo rendimiento de las maquinarias que prestan servicios fuera de la
cooperativa, por desperfectos.
Actividades de control:
a. Llevar un control de horario de entrada y salida de la maquinaria
b. Estimar el tiempo de uso de la maquinaria cuando presta
servicios fuera de la cooperativa.
c. Establecer un plan de mantenimiento preventivo para las
maquinarias que prestan servicios fuera de la cooperativa.
d. Llevar un control detallado de los clientes que llegan a alquilar
maquinaria, por fecha, hora y código de maquina.
112
e. Elaborar un documento firmado por el cliente en el que se
comprometa a costear los daños ocasionados por el mal uso de
dicha maquina o por otras causas.
f. El vigilante deberá chequear el estado físico de las maquinas
cuando salen de la empresa y verificar cuando regresan, así
como el horario que ha sido convenido.
g. Se deberá elaborar una factura adicional, por el tiempo que se ha
tardado el cliente en devolver la maquina, cuando este sea mayor
a una hora.
h. La maquinaria deberá salir solo con autorización del responsable.
5.3.10. CICLO DE CONTABILIDAD Comprende los objetivos de control, los riesgos a que esta expuesta la
información financiera y actividades de control que deben realizarse para evitar
los riesgos.
Objetivos de control
Registrar oportuna y correctamente las operaciones realizadas por la empresa,
así como la presentación razonable de la información financiera.
Evitar omisiones en registro de eventos que afecten de manera significativa las
operaciones de la cooperativa.
Clasificar adecuadamente las cuentas de manera que la información financiera
este acorde a su naturaleza.
Riesgos:
• Asientos o registros contables incorrectos, presentarían información
errónea u ocultarían hechos dolosos.
• Omisión de registro de eventos importantes, afectarían
significativamente las operaciones de la cooperativa.
113
• Perdida de comprobantes de respaldo generaría información financiera
no razonable o poco confiable.
• Presentación incorrecta de Estados financieros, debido a errores
aritméticos, clasificación inadecuada de cuentas, tipos de cambios
incorrectos.
Actividades de control:
a. Utilizar adecuadamente el sistema contable diseñado para la
cooperativa.
b. Aplicar correctamente las políticas contables establecidas por la
empresa
c. Registrar en el momento preciso y oportuno las transacciones
efectuadas por la cooperativa.
d. Sustentar con documentación de respaldo todas las transacciones
efectuadas por la cooperativa, tanto de ingresos como de egresos.
e. Elaborar tarjetas de control de bienes muebles, por cada uno de ellos,
reflejando estado físico, fecha de adquisición, vida útil estimada y valor
neto.
f. Guardar en sitio confiable los archivos de respaldo de cada una de las
transacciones realizadas.
g. Evitar el acceso a cualquier otro(a) empleado(a) que pueda manipular la
documentación de respaldo para evitar alteraciones.
h. Registrar la materia prima recibida a precio de costo, adicionándole los
costos que se incurran hasta llevarla a bodega, separándola una de
otra.
i. Descontar de materia prima las cantidades que salgan de almacén hasta
el departamento de producción a producción en proceso.
j. Registrar la producción terminada contra la producción en proceso,
especificando cantidad de quintales de concentrado elaborados, de
acuerdo a los costos.
k. Descontar los concentrados vendidos, del inventario de productos
terminados.
114
l. La valuación de los inventarios, debe realizarse de acuerdo a las
Políticas contables de la cooperativa.
m. La valuación de los activos inmovilizados, debe realizarse de acuerdo a
las Políticas contables de la cooperativa, sin contradecir la ley de
Impuesto sobre la renta.
n. La elaboración de los estados financieros, es responsabilidad del
contador.
o. Los estados financieros deberán ser autorizados por el contador, auditor
externo y por la gerencia de la cooperativa.
p. Los estados financieros deben ser presentados por la gerencia al
consejo de Administración y aprobados por esta.
q. Los estados financieros de cada ejercicio, deberán ser presentados a
junta general de asociados y aprobados por ellos.
115
5.3.1 CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES 5.3.1.1 Evaluación sobre el cumplimiento de leyes
(Se considero como más necesario la evaluación en el cumplimiento de leyes).
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-Ley General de
Asociaciones
Cooperativa.
-¿Esta integrada la Dirección,
administración y vigilancia de la
cooperativa según art. 32?
-¿Cumple el Consejo de Administración,
la junta de vigilancia y los asociados, con
los acuerdos tomados por la Asamblea
General de Asociados, según Art.33?
- La dirección, administración y vigilancia
de la cooperativa, debe estar integrada
por Asamblea General de Asociados,
Consejo de Administración y la Junta de
Vigilancia.
- Los acuerdos tomados en Asamblea
general de Asociados, es de obligato -
riedad que sean cumplidos, por la
administración y el resto de asociados,
siempre que estén de conformidad a esta
ley, su reglamento o los estatutos.
116
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N/C Consideraciones
-Ley General de
Asociaciones
Cooperativa
-¿Están establecidas las atribuciones de
la Asamblea General de Asociados, en los
estatutos de la cooperativa, según Art.34?
-¿Se realiza la sesión de Asamblea
General de Asociados, en el periodo que
establece el Art. 35?
-¿Se cumple con los requisitos que
establece el art. 36 sobre las
convocatorias para celebrar Asamblea
General de Asociados?
-Según la ley, las atribuciones de la
asamblea general de asociados, deben
estar en los estatutos y en el reglamento
de esta ley como conocer la agenda de
trabajo del día, aprobar los objetivos y
políticas, aprobar normas generales de la
administración y otros.
-La sesión de Asamblea General de
Asociados, se debe celebrar dentro de un
periodo no mayor a los noventa días
posteriores al cierre de cada ejercicio
económico.
-Las convocatorias, deben ser hechas
por el Consejo de Administración, con
quince días de anticipación, dejando
constancia.
117
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Se cumple el requisito de
establecimiento de quórum, el cual será
delimitad mas uno por lo menos de
Asociados hábiles, según art.37?
-¿El Consejo de Administración está
integrado por el numero de miembros que
establece el art. 40?
-Para establecer quórum se debe estar
presente la mitad mas uno de los
asociados en la primera convocatoria, sin
embargo si no fuese así, la junta de
vigilancia levantara acta en donde
establecerá los asistentes y la asamblea
emitirá los acuerdos, siempre que el
numero de asociados, no sea menor del
20%
-El consejo de Administración, debe estar
integrado por un número impar de
miembros, no menor de 5 ni mayor de 7,
elegidos en Asamblea general de
asociados.
118
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N/C
Consideraciones
-Ley General de
Asociaciones
Cooperativas
-¿Se cumple con los lineamientos
establecidos en el reglamento y los
estatutos para la integración y elección de
los órganos de administración y vigilancia
establecidos en los artículos del 42?
-¿Esta cumpliendo la cooperativa con el
art.55 donde establece que las
aportaciones de cada asociado no podrá
exceder del 10% del capital social?
-Los miembros de los órganos directivos,
duraran en sus funciones de uno a tres
años, no pudiendo ser electos por más
de dos periodos, en forma consecutiva
para el mismo órgano directivo.
-Ningún asociado podrá tener en
aportaciones más del 10% del capital
social, excepto cuando lo autorice la
Asamblea General de Asociados, pero
nunca podrá ser mayor al 20% del
mismo.
119
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N/C Consideraciones
-Ley General de
Asociaciones
Cooperativas
-¿Se establecen las reservas que estipula
el art.57 sobre los excedentes que arroja
el Estado de Resultados anuales?
-¿Se esta utilizando el fondo de
educación para el fin que fue constituido
-¿Se cumple con el Art. 61 en relación a
los fondos de reserva legal, de educación,
laboral, cuentas incobrables, subsidios,
donaciones, herencias y legados que
reciba la cooperativa?
-Las reservas que deben determinarse
son para el fondo de educación y reserva
legal que en ningún caso será menor al
10% por los excedentes, ni mayor al 20%
del capital pagado por los asociados,
para esta ultima; indemnizaciones
laborales y cuentas incobrables.
-El fondo de educación, debe ser
utilizado en programas de promoción y
educación cooperativa y no para gastos
operativos.
-Todos los fondos establecidos por ley y
los recibidos de terceros, no serán
distribuidos, por lo tanto los asociados y
herederos tendrán derecho a recibir parte
de ellos.
120
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-Ley General de
Asociaciones
Cooperativas
-¿Se están utilizando los recursos de la
cooperativa y la firma social para los
fines que fue creada, art.69?
-¿Se esta cumpliendo con las
obligaciones establecidas para las
asociaciones cooperativas según lo
establecido en artículo 70?
-Los recursos de la cooperativa, deben
ser de exclusivos para los fines que se
han establecido, así como la firma social.
-La cooperativa, debe llevar los libros que
sean necesarios para sus operaciones
como Actas, Registro de Asociados y de
Contabilidad autorizados por el
INSAFOCOOP, comunicar por escrito a
este dentro de los treinta días siguientes
a su elección, la nomina de los miembros
para los diferentes órganos directivos,
entre otros.
121
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N/C Consideraciones
-Ley General de
Asociaciones
Cooperativas.
-¿Se ha cerciorado el plazo de
vencimiento de la prorroga de la exención
de renta que establece el art.72 literal a?
-¿Se ha cerciorado sobre la fecha de
vencimiento de la prorroga sobre
exención de impuestos fiscales y
municipales sobre su establecimiento y
operaciones, art.72 literal b?
-Las cooperativas gozaran del beneficio
de no pagar impuesto sobre la renta
siempre que se haga la petición al
Ministerio de Hacienda, por plazo de
cinco años prorrogables por periodos
iguales.
-Toda vez que la cooperativa solicite la
exención de impuestos fiscales antes de
que su plazo termine, y por periodo de
cinco años, gozara de este beneficio.
-Algunas actas no están firmadas por la
totalidad de los propietarios o suplente en
el caso que este en representación de
unos de los propietarios, relacionado con
art.39 código tributario.
122
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N/C Consideraciones
-Ley del Impuesto
sobre la renta
-¿Pagan impuesto por la renta obtenida
en cada ejercicio o periodo, según Art. 5?
-¿La renta obtenida se ha determinado
sumando productos o utilidades totales de
las diferentes fuentes de renta del sujeto
pasivo, según lo que estipula el artículo
12?
-Exenta del pago de impuesto sobre la
renta según resolución del Ministerio de
Economía
-Los ingresos y gastos del periodo
deberán tomarse para determinar la renta
obtenida, aunque no hallan sido
percibidos ni pagados, art.24
-Debe realizarse el 31 de diciembre de
cada ejercicio, y debe hacerlo el
contador.
123
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Se determina la renta en base al
sistema de acumulación o devengue,
según Art. 24?
-¿Se determina la renta neta restando de
la renta obtenida los costos y gastos
necesarios para la producción o
conservación de su fuente de ingresos
conforme al art.28?
-¿Se han deducido de renta los gastos
necesarios para la fuente de ingreso,
según artículo 29?
-Toda empresa formal, debe realizar sus
operaciones contables en base al
sistema de acumulación o devengo,
aunque no hayan sido cobrados los
ingresos ni pagados los gastos. Art.24
-La renta neta debe determinarse al final
del 31 de diciembre de cada ejercicio.
-Para efectos de renta, solo podrán
deducirse los gastos realmente
necesarios para la generación de
ingresos de la cooperativa.
124
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Aplica y registra la depreciación a la
propiedad, planta y equipo conforme art.
30?
-¿Se deduce de renta, la depreciación
anual de la propiedad, planta y equipo
utilizada para la generación de ingresos,
conforme al artículo 30?
-¿Aplica y registra la amortización a los
bienes intangibles, conforme art. 30A?
¿Se deduce de la renta la amortización
anual determinada a los bienes
intangibles, utilizados para la generación
de ingresos, conforme Art. 30-A?
-La depreciación y la amortización puede
realizarse periódica o anual-mente y
debe realizarla el auxiliar contable o el
contador
-La depreciación y la amortización debe
ser deducida tomando en consideración
el tiempo, en que los bienes no han sido
utilizados en ese periodo y estos sean
restados del total.
125
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Las erogaciones (donativos), con fines
sociales, son deducibles de la renta
obtenida, según el art. 32?
-¿Se calcula el Impuesto del 25% sobre la
renta imponible según art. 41?
-Por la finalidad de la asociación,
cooperaran con proyectos sociales en
beneficio de la comunidad.
-Las donaciones con fines sociales
deberán ser registradas y deducida por
el contador, no será deducible si la
entidad beneficiaria no presenta en el
informe anual de donaciones recibidas
-Resolución emitida por el Ministerio de
Economía, la asociación cooperativa está
exenta de impuestos fiscales.
126
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Es elaborada y presentada en el
período correspondiente la declaración de
renta, conforme art. 48?
-Debe ser elaborada por el contador y
presentada por este u otra persona que
sea designada
Será elaborada y presentada en los
cuatro meses posteriores al vencimiento
del ejercicio o período.
-El contador o el auxiliar contable, debe
hacer las modificaciones necesarias al
detectarse el error en cualquier tiempo.
-La cooperativa debe declarar la totalidad
de sus rentas en el formulario respectivo,
y del ejercicio correspondiente.
127
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N/C Consideraciones
-Ley de IVA
-¿Esta registrada como contribuyente del
impuesto a la transferencia de bienes
muebles conforme art. 20 literal e?
-¿Están exentos del impuesto los
intereses recibidos por servicios de
financiamiento, conforme Art.46 literal f?
-¿Se realiza la proporcionalidad cuando
hay ventas en parte gravadas y exentas
de IVA, como establece art.66?
-Es obligación de la Administración, el
registro de la cooperativa como
contribuyente en la Dirección General de
Impuestos Internos, al inicio de las
operaciones.
-Los intereses cobrados por prestamos a
los asociados están exentos del impuesto
de IVA.
-En las operaciones de productos que
hayan gravadas, exentas o no sujetas de
IVA en un periodo tributario, deben
establecer proporcionalidad al crédito
fiscal de ese periodo y continuar dicho
proceso en los próximos períodos.
128
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
- Código Tributario -¿Ha presentado el formulario de
actualización de direcciones para
notificaciones, como establece Art.90?
- ¿Ha presentado la declaración IVA en el
plazo estipulado y en los formularios que
dispone la administración tributaria, según
Art.91 y 92CT; y 93 y 94 del IVA?
-¿Se ha presentado el Balance General
del ejercicio y Estado de Resultados en el
plazo estipulado de renta, Art.91 inc.2?
-¿Se emiten los documentos formales
exigidos para los ingresos, por cada
operación efectuada según Art. 107?
-Debe ser elaborado por el contador y
presentado por el representante legal o
apoderado, en los primeros diez días
hábiles de cada año o cuando cambie de
dirección en el plazo de cinco días
hábiles siguientes de suscitado el
cambio.
-Los contribuyentes están obligados a
presentar la declaración de IVA en los
primeros diez días hábiles del mes
siguiente, art.94. IVA.
-Debe ser presentado en el periodo de
los cuatro meses después del ejercicio, al
momento de presentar la declaración de
renta.
129
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Se Emiten las Notas de Debito y Notas
de Crédito, cuando existen ajustes como
diferencias de precios, devoluciones y
otros, según Art.110?
-¿Ha emitido los comprobantes de
retención o percepción, cumpliendo
requisitos, en caso de retención o
percepción IVA; y retención impuesto
sobre renta según Art.112?
-Por cada operación debe emitirse el
documento correspondiente.
-Todo ajuste en los créditos fiscales
emitidos, ya sea por devoluciones,
rebajas o descuentos de los clientes, o
por aumento en el precio y otros, debe
emitirse ya sea una Nota de crédito o una
nota de debito para los ajustes de
ingresos, haciendo referencia al número
de comprobante de crédito fiscal.
-Debe emitirlos el auxiliar contable, cada
vez que se haga un pago sujeto a
retención o percepción.
130
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Los documentos formales que se
emiten cumplen con los requisitos
establecidos en el, Art. 114?
-¿Se ha solicitado autorización para
elaborar el correlativo de documentos
legales, (C.C.F., Facturas y otros), según
Art. 115A?
-¿Se exige documentos que cumplan con
Art.114, para las operaciones de compra,
según lo establecido en art.117?
- ¿Se solicitan los datos generales de los
sujetos excluidos como contribuyentes de
IVA, según art.119 C. T.?
-Los comprobantes de ingresos como
créditos fiscales, facturas y otros deben
hacerse por cada operación efectuada y
cumplir con los requisitos formales.
-Cada vez que necesiten elaborar
documentos se debe llenar un formulario
proporcionado por la DGII, para solicitar
autorización
-Cada operación realizada por compra,
se debe exigir ya sea crédito fiscal,
factura o equivalente que ampare dicha
operación.
-Los contribuyentes deben exigirse a los
sujetos excluidos los datos generales
como nombre, dirección, NIT, fecha de
131
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Se exige estados financieros y la
declaración de renta del periodo anterior,
a los clientes, cuando solicitan créditos o
financiamientos, s/ art. 120ª
-¿Se le informa a la Administración
tributaria, sobre los valores de ingresos,
costos y gastos que consignan en el
estado de resultado o ingresos y gastos
para sustentar la concesión de créditos y
prestamos, por monto solicitado iguales o
mayores de $ 40,000, Art. 120 A y B?
Emisión y la firma del contribuyente en la
copia del sujeto cuando las operaciones
sean superiores a mil novecientos
noventa y cinco colones.
-La asociación, debe exigir de los
prestamistas, la declaración de renta y
los estados financieros correspondientes
al periodo anterior.
-Debe informarse a la administración
tributaria en la declaración de renta y
estados financieros proporcionados
cuando existan prestamos que excedan
de $ 40,000.00.
132
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Ha presentado el informe anual de
retenciones del Impuesto sobre renta del
año anterior, art.123?
-¿Ha presentado el informe mensual de
retenciones y percepciones del 1% de
IVA, Art.123A?
-¿Ha efectuado las percepciones y
retenciones de IVA en el momento
preciso, art.161 y 162?
-Debe ser elaborado por el auxiliar
contable o contador y presentado por
estos en el mes de enero de cada año.
-Debe ser elaborado y presentado en los
en los primeros 10 días hábiles del mes
siguiente.
-Art.72 Ley de Asociaciones
Cooperativas y el art. 151 del reglamento
de la misma ley.
Debe pagarse en los primeros diez días
hábiles de cada mes.
133
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Se han pagado los impuestos retenidos
del periodo anterior, en concepto de renta
a los trabajadores, y otros servicios, Art.
154?
-¿Se han pagado los impuestos retenidos
del periodo anterior, en concepto
retención del 1% IVA por ventas de
bienes y servicios, Art.162?
- Los impuestos retenidos en concepto de
renta, deben ser pagados íntegramente.
-La cooperativa debe retenerles y
declarar el 10% de ISR., a los
trabajadores eventuales.
-Las retenciones efectuadas en el
periodo deberán enterarse o pagar-se al
fisco íntegramente, en los diez días
hábiles del mes siguiente mediante
formulario determinado por la
Administración Tributaria.
134
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Lleva Contabilidad formal la
cooperativa, según Art.139?
-¿Las operaciones se registran en orden
cronológico y de manera oportuna,
Art.139?
-¿Los libros contables o páginas están
debidamente foliados/as y legalizados por
un contador Publico?
-¿Las ventas y las compras, se registran
correlativamente en el periodo que
corresponde, Art. 141 literal a?
-Están obligados a llevar contabilidad
formal, los que poseen un activo superior
a cien mil colones, debe ser elaborado
por un contador público autorizado.
-Todas las operaciones deberán
realizarse de forma oportuna y en orden
cronológico y respaldarse con la
documentación correspondiente.
-Deberán registrarse de manera
cronológica, permitiéndose como máximo
un atraso de quince días calendario.
135
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Los libros de IVA o paginas sueltas
(ventas a contribuyente, a consumidor y
compras, están legalizados por un
contador autorizado, Art.141 literal d?
-¿Los libros y registros permanecen en el
establecimiento, Art.141 literal e?
-¿Existen registros auxiliares de los
costos de materia prima para los
productos elaborados y en proceso,
según art.142?
-Las compras y ventas deben ser
registradas periódicamente por el auxiliar
contable con un atraso no mayor de siete
días.
- Los libros y registros deben mantenerse
en el negocio o en el lugar informado a la
administración tributaria. -Todo contribuyente esta obligado a
llevar un registro detallado de sus
productos para la venta como los
materiales para la manufactura, será
realizado por el contador periódicamente.
136
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Los inventarios, son valuados de
acuerdo a algún Método sugerido en el
Art.143?
-¿Se le extiende las constancias
respectivas a los sujetos a quienes se les
retiene renta como lo establece el Art.
145?
-¿Se conservan los registros y
documentos de soporte de años
anteriores, como lo establece el Art.147?
-Se debe valuar los inventarios ya sea
por costo según ultima compra, costo
promedio de ligación directa, costo
promedio, primeras entradas primeras
salidas, para efectos tributario.
-Cuando es retención por servicios de
carácter permanente, se le debe
proporcionar a más tardar un mes
después que se ha efectuado la última
retención del ejercicio y en el momento a
aquellos eventuales.
-Es obligación conservar los registros y la
documentación de soporte por un periodo
de cinco años contados a partir de su
emisión.
137
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Se retiene renta a los empleados que
su sueldo excede del $ 316.67 mensual,
Art.64, 65; 95 R. C. T.?
-¿Se retiene renta a los sueldos
eventuales, honorarios y otros servicios
que no tengan relación laboral con la
empresa, Art.156?
-El impuesto sobre la renta debe ser
retenido por el encargado de pagos.
-Deben retenerse periódicamente el
10%, en concepto de renta, por el auxiliar
contable a todos aquellos sujetos que
prestan servicio a la cooperativa.
138
5.3.2 APLICACIÓN DE LEYES LABORALES Y MERCANTILES Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Consideraciones
- Código de Comercio
-¿Tiene sistema contable actualizado y
legalizado la cooperativa, por un Contador
autorizado según art.435?
-¿Aplica las políticas contables
establecidas en su sistema de
contabilidad, conforme art.435?
-¿La Contabilidad es llevada por un
contador con titulo reconocido por el
estado, o por medio de empresas
legalmente autorizadas, según Art.437
inciso 3?
-Todo comerciante, esta obligado a llevar
contabilidad debidamente organizada,
por un profesional de la contaduría
-El contador debe aplicar las políticas que
han sido establecidas en el sistema
contable previamente elaborado y
legalizado.
-Toda empresa cuyo activo exceda de
cien mil colones, deberá llevar
contabilidad formal y por un contador
legalmente reconocido.
139
Leyes y Regulaciones aplicables.
Artículos Relacionados Descripción
C N / C Consideraciones
-¿Los registros obligatorios, libro diario,
mayor y estados financieros, están
legalizados por un Contador Publico
Autorizado, como establece el Art.438?
-¿Tiene actualizado los registros en libro
diario, mayor y Libro de Estados
Financieros?
-¿Han elaborado el balance general y el
estado de resultados del ejercicio y
además certificados por un Contador
Publico Autorizado, según Art.441?
-Los registros obligatorios deben llevarse
en libros foliados y empastados o en
hojas separadas y deberán ser
autorizados por un Contador Publico
Autorizado
-Las operaciones deben registrarse
diariamente y llevarse de forma clara, en
orden cronológico, por un contador
designado por la cooperativa.
-La cooperativa, debe presentar su
situación económica y financiera,
mediante los estados financieros
certificados, previamente elaborados por
el contador, al cierre de cada acción.
140
Leyes y Regulaciones
aplicables Artículos Relacionados
Descripción
C N/C Consideraciones
-¿Están registrados: el balance general,
resumen de los inventarios, estado de
pérdidas y ganancias, estado de
composición del patrimonio y estado de
flujo de efectivo por cada ejercicio en el
libro de estados financieros?
-¿Se ha constituido reserva laboral para
dar cumplimiento a obligaciones con los
empleados, como establece el art. 447?
-¿Se conservan los registros por diez
años, según establece el Art.450?
-El contador, debe registrar anualmente
en los libro de Estados financieros, toda
aquella información que reflejan la
situación económica y financiera de la
cooperativa.
-Debe establecerse una provisión por
obligaciones que puedan surgir
inesperadamente con los empleados,
como son despidos por causa
injustificada o justificada, otros.
-La cooperativa debe conservar los
registros por diez años después de
emitidos o registrados.
141
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C
Consideraciones
- Código de Trabajo - ¿La cooperativa ha elaborado contratos
individuales de trabajo en los que
garantice la estabilidad laboral de los
empleados según lo establecido en
artículo 18 inc., 1 y 2?
-¿Los contratos de trabajo cumplen con
los requisitos que se establecen en
artículo 23?
-Por cada empleado que la cooperativa
contrate, deberá elaborar un contrato de
trabajo, en donde especifique los
generales del empleado y del patrono o
representante legal, el tiempo que durara
su contrato, las obligaciones que debe
cumplir y los derechos que tendrá.
-Las contrataciones no deberán basarse
solamente por recomendaciones de los
socios.
-Deberán cumplir con las disposiciones
que ley exige.
142
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Consideraciones
-¿Se cumplen con las indemnizaciones
por despidos laborales ya sean de
hecho o sin causa justificada según lo
establecido e los artículos 58 y 59?
-¿Se está cumpliendo el derecho a
vacación y pagos de las mismas,
establecido en el artículo 177?
-Cada vez que se despida un empleado,
el patrono esta obligado a darle una
cantidad de dinero en concepto de
indemnización, que será el sueldo de un
mes por año de trabajo para la empresa,
o en proporción a los meses de trabajo.
-Por cada año de trabajo, la cooperativa,
deberá cancelar en concepto de
vacaciones una cantidad por sueldo de
quince días más el 30% sobre este, y
que este goce de dichas vacaciones.
143
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Consideraciones
-¿Se cumple con pago de aguinaldos al
personal conforme lo estipula el art.197?
-Por cada año de trabajo, el emplea-do
tendrá derecho a una cantidad de dinero
de la siguiente manera: de un año a 3,
sueldo de 10 días, de 3 a 10 años,
sueldo de 15 días, de 10 años en
adelante sueldo de 18 días, en caso de
no tener un año se hará de forma
proporcional.
- Ley del ISSS
-¿Esta inscrita la cooperativa en el ISSS?
-Toda empresa, sea natural o jurídica,
debe inscribirse en el ISSS, para cumplir
con las obligaciones de seguridad social
de sus empleados.
144
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Consideraciones
-¿Se descuenta el porcentaje correcto en
concepto de aporte laboral al ISSS sobre
sueldos, a los empleados permanente,
conforme al art.29?
-¿Esta aportando la cuota que le
corresponde a la cooperativa, como
aparte patronal, según el art.33?
-Todo patrono, en este caso la cooperativa
representada por la administración, debe
descontar a sus empleados
permanentes, un porcentaje del 3.50%
sobre su sueldo base mensual,
vacaciones, comisiones, bonificaciones,
otros excepto aguinaldos y cancelarlo
posteriormente.
-Por cada empleado permanente, es
decir que tiene relación laboral con la
empresa, la cooperativa debe cancelar
como cuota patronal un porcentaje del
7% sobre el sueldo base mensual.
145
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Consideraciones
-¿Se cancelan las planillas del ISSS, del
periodo anterior, según lo establecido en
el art.33, inc.3?
-¿Se ha presentado a las oficinas
administrativas, la planilla cancelada de
ISSS, en los primeros cinco días hábiles
de cada mes?
-¿Se ha informado al ISSS, sobre los
accidente de trabajos ocurridos, según
Art.75 inc.2?
-La administración de la cooperativa,
debe cancelar en cualquier banco del
sistema, las aportaciones des-contadas
de su sueldo a los trabaja-dores y la
patronal en concepto de seguro por
enfermedades al ISSS, en los últimos
días del mes.
-El personal administrativo designado,
deberá presentar la planilla cancelada del
mes anterior, en los primeros cinco días
hábiles de cada mes, en las oficinas
administrativas del Instituto.
-La administración debe informar al ISSS,
de los accidentes que sufran los
empleados en horas laborales.
146
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Observaciones
- Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones
-¿Conocen los empleados la importancia
de las disposiciones generales y la
función que tiene la ley, según lo
establecido en artículo 1?
-¿Conocen los empleados de la afiliación
individual, al igual que de la forma de
afiliación al sistema, según lo establecen
los artículos 5, 6 y 7?
-¿Conoce la administración de la
obligatoriedad y de las cotizaciones al
sistema por parte de los trabajadores y
empleadores según lo que estipula el
artículo 13?
-Todo empleado, es libre de afiliarse a la
AFP que desee
-La administración esta obligada a
descontar del sueldo a cada empleado
permanente, el 6.25% en concepto de
AFP y aportar un 6.75% por dicho monto.
147
Leyes y Regulaciones
aplicables. Artículos Relacionados
Descripción C N / C Observaciones
-¿Los trabajadores y empleadores
conocen el monto de distribución de las
cotizaciones al Sistema, según el artículo
16?
-¿La administración informa de las
retenciones y el pago que se aplica
mensualmente al Sistema, por parte de
los trabajadores y empleadores se lo que
se estipula en artículo 19?
-El monto que deben pagar los
trabajadores un 6.25% sobre el sueldo
base y el patrono debe pagar un 6.75%
sobre dicho monto.
-El descuento realizado a los empleados
y el aporte de los patronos, debe ser
informado y pagado en los primeros 10
días hábiles de cada mes siguiente al
devengado, en cualquier banco del
sistema.
148
5.4. EVALUACION GLOBAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS
AMBIENTE DE CONTROL
1.¿Es suficientemente efectivo el control
interno y tanto la organización como el
personal le presta la debida importancia?
2.¿Está la competencia de los empleados
ajustada a sus responsabilidades?
3. ¿Es apropiado el estilo de la
administración, la forma como asigna
autoridad, responsabilidad, organiza y
desarrolla a su personal?
4.¿Proporciona el consejo de
Administración el nivel adecuado de
atención a la cooperativa?
VALORACION DE RIESGOS
1. ¿Son establecidos y vinculados los
objetivos globales de la entidad con los
objetivos a nivel de actividad?
-La efectividad de los controles estará
limitado por la realidad de las fallas
humanas en la toma de decisiones, puesto
que no basta con un buen control interno si
no es llevado a la práctica.
-Deben establecer responsabilidades de
acuerdo a su competencia y que estas
sean respetadas por los empleados.-
Supervisar el estilo de la administración
porque el exceso de confianza puede
convertirlo en falla.
-Consejo de Administración, deberá
contribuir en lo necesario para la
efectividad del ambiente de control.
- Los objetivos de la cooperativa deberán
ser determinados en un nivel apropiado,
dirigida a lo que esta quiere que sea
ejecutado.
149
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS
2. ¿Son los riesgos internos y externos los
que influyen en el éxito o en el fracaso de
los objetivos identificados y evaluados?
3. ¿Son los mecanismos apropiados y
están actualizados para la identificación de
los cambios que afectan la habilidad de la
entidad en cuanto a la realización de los
objetivos?
ACTIVIDADES DE CONTROL 1. ¿Son las políticas y procedimientos
modificados como van siendo necesarios?
2. ¿Son las actividades de control
apropiadas que aseguran la adherencia a
las políticas establecidas y llevar acabo las
acciones para tratar los riesgos
relacionados?
3. ¿Hay procedimientos de control
apropiadas para cada una de las
actividades de la empresa?
- El proceso de la compañía para la
identificación y análisis de riesgos es
basado en la naturaleza de las operaciones
de la entidad.
-Controles para identificar y reaccionar
ante los cambios. Continuar monitoreando
el potencial moral para encaminar a los
empleados. Considerar la posibilidad de
tener un recurso humano basado en
actividades y monitoreo.
-Para la identificación de las actividades de
control en la entidad, se basa en los
riesgos y objetivos y parece ser efectivo.
-Las actividades están en su lugar para
planes y programas significativos. Ellos son
los responsables de las necesidades de la
administración
-El sistema de información suministra a la
dirección los datos que requiera en un
tiempo prudencial para dirigir la entidad en
forma efectiva.
150
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
1. ¿Los sistemas de información
identifican y capturan la información
pertinente, financiera y no financiera,
relacionada a los eventos externos e
internos, y se traslada al personal de
manera que permita llevar acabo sus
responsabilidades?
2. ¿Es claro el respeto a las expectativas
y responsabilidades de los individuos y
los grupos y el reporte de los resultados?
3. ¿La comunicación fluye hacia abajo,
hacia arriba y a través de la organización,
también como entre la entidad y otras
partes?
MONITOREO 1. ¿Se monitorean los procedimientos,
continuamente o periódicamente con el
fin de verificar la funcionalidad de los
otros componentes del control interno?
2.¿Son reportadas las deficiencias al
personal responsable?
- El sistema de información suministra a la
dirección los datos que requiera, en un
tiempo prudencial para dirigir la entidad en
forma efectiva.
-Los empleados deben ser evaluados si
también trabajan en otras actividades.
-El sistema de información debe suministrar
dirección con la información necesitada para
dirigir la empresa efectivamente.
-El monitoreo apropiado. Considerar el
beneficio de formalizar un código de
conducta y requerir periódicamente la
afirmación del empleado sobre lo que ellos
entienden.
-Las políticas y procedimientos establecidos
permiten reportar las deficiencias al
personal responsable de cada área.
151
5.5. PAUTAS DE CONDUCTAS SUGERIDAS: OBJETO:
El propósito de estas pautas de conductas, es el de enunciar normas y
principios éticos que deben inspirar la conducta y el quehacer de todos los
agentes de CAPCYSA de R. L.:
a) Promover y mantener la confianza de la asociación cooperativa.
b) Aportar una guía fundamental para que asociación desarrollen sus tareas
con la máxima transparencia con impacto directo en la calidad del trabajo, el
clima laboral y la atención al cliente.
c) Orientar la educación ética con el fin de prevenir conductas equivocadas que
pudieran facilitar la realización de actos de corrupción.
I. Ámbito de aplicación Art. 1.- El contenido del siguiente documento es de aplicación y observancia
general para los miembros del Concejo de Administración, Junta de Vigilancia y
Empleados de CAPCYSA de R. L., en el ejercicio de su cargo, cuando actúen
en nombre de la institución o cuando se vinculen con ésta.
II. Nuestra identidad Art. 2.- CAPCYSA, se ha caracterizado por conducirse en el cumplimiento de
sus fines con independencia, calidad y excelencia, reconociendo que el
comportamiento ético guarda relación directa con la dignidad de la persona
humana.
Art. 3.- Cada uno de los miembros de CAPCYSA, debe de estar enterado que
su accionar diario estará sujeto a estándares éticos claramente establecidos y
que al ocurrir una contravención a los mismos es susceptibles de ser
sancionados en proporción al acto realizado. Por ello, se confía en el buen
sentido de cada persona para adoptar la conducta más adecuada que se
requerirá para lograr el cumplimiento y la observancia de estas normas.
Art. 4.- En CAPCYSA, se confía en la cooperación de todas las personas
involucradas para el cumplimiento de sus objetivos, a fin de continuar
152
cimentando la buena reputación existente, la cual se apoya en la coherencia
ética entre el mensaje y el comportamiento diario de sus miembros
III. Los valores éticos Art. 5.- Los miembros de CAPCYSA son responsables directos del compromiso
ético en el ejercicio de sus funciones.
Art. 6.- No hay una ética de empresa esencialmente distinta, no existe más de
una ética que no varia según lugares, tiempos y ámbitos de actuación.
Art. 7. El obrar es ético cuando resulta conforme con la naturaleza que tenemos
y ésta no cambia por el hecho de que actuemos en el campo privado, familiar,
laboral o social.
Art. 8.- El propósito de la ética es la vida conforme al ser del hombre, a la
dignidad que deriva de ser persona humana; el medio para alcanzarla se
encuentra en la práctica diaria de las virtudes humanas.
Art. 9.- Todos los miembros de CAPCYSA creen y comparten valores éticos
que practican en sus actividades de trabajo, que se señalan a continuación en
orden alfabético:
a) Compromiso: Reflejado en las actitudes y acciones que desarrollen para
coadyuvar en el cumplimiento de la misión de CAPCYSA, a través de las
actividades de trabajo con el propósito de aportar beneficio a sus miembros.
b) Constancia: Mostrando siempre firmeza y perseverancia en todas sus
responsabilidades como miembro de Junta Directiva, comisiones o empleado
de CAPCYSA.
c) Confidencialidad: Guardando estricta y celosa reserva de hechos e
información que sea conocida en la entidad.
d) Honestidad: Mostrando decencia y moderación en todos sus actos de la
vida diaria, sin ocultar o deformar información que afecte el mejor conocimiento
de la institución.
e) Integridad: Como sinónimo de rectitud en el comportamiento diario, sin
engaños falsedades o hipocresías.
f) Justicia: Procediendo con equidad e imparcialidad, de manera objetiva, sin
favoritismos ni intereses preestablecidos.
153
g) Lealtad: Permitiendo e impulsando el cumplimiento de los objetivos y misión
de CAPCYSA, como compromiso con la vida institucional de ésta.
h) Liderazgo: Sabiendo que el ejemplo personal es la mejor forma de
promover conductas éticas y de calidad en el desempeño de sus actividades.
i) Respeto: Interactuando entre sus miembros y con la sociedad salvadoreña,
para lograr una adecuada convivencia social.
j) Responsabilidad: Asumiendo el adecuado cumplimiento de sus compromiso
con la institución, en sus acciones o misiones y actitudes como miembros de
CAPCYSA.
k) Tolerancia: Admitiendo y respetando las diferencias personales e
institucionales con otros miembros de CAPCYSA y de la sociedad salvadoreña,
para lograr una convivencia y el trabajo armónico que se requiere para el éxito
de su misión.
l) Transparencia: Haciendo adecuado uso de los recursos de la institución
para difundir su pensamiento y el resultado de sus actividades, cumpliendo
siempre con el compromiso de su misión.
IV. Conducta de los miembros de CAPCYSA Art. 10.- Cumplimiento y Obligaciones:
Los miembros de CAPCYSA cumplieran con lo establecido en sus estatutos y
demás normativa, manteniendo en todo momento una conducta ejemplar de
acuerdo con la calidad que debe distinguir a la entidad.
De acuerdo con lo anterior los miembros de CAPCYSA:
a) Conoce y aplican las leyes, reglamentos, normas, lineamientos,
procedimientos y programas con los cuales se regula CAPCYSA, sean estos
de carácter público, privado o interno.
b) Creen en la honestidad e integridad que debe existir en todos los aspectos
de la vida, por lo cual rechazan aquellos comportamientos que estén fuera de
la ética profesional.
V. Uso y aplicación de recursos y fondos: Art. 11.- Concientes de que, como miembros de CAPCYSA, tienen bajo su
responsabilidad los bienes que conforman el patrimonio de la institución, existe
compromiso de que estos deberán ser utilizados exclusivamente para el
154
beneficio de la institución, así como para el cumplimiento adecuado de su
misión; asignándolos de manera transparente, justa e imparcial, para que el
trabajo se realice de manera eficiente, bajo principios de racionalidad, ahorro y
buenas costumbres.
VI. Uso, responsable y transparente de la información Art. 12.- Se reconoce el derecho a la privacidad de todo miembro de la
asociación; sin embargo, no se goza de este derecho en lo que se refiere a la
información o archivos que sean propiedad de CAPCYSA o transmitidos o
almacenados por medio de los sistemas de computación, correo de voz, correo
electrónico, fax o bien por cualquier medio que se desarrolle.
Art. 13.- Todos los miembros de CAPCYSA, con imparcialidad, cuidado y
dedicación, dando el uso estrictamente profesional e interno a la información
que se recibe en el ejercicio de su cargo cumpliendo en todo momento con lo
establecido en el ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN.
Art. 14.- No se alterara ni se ocultara, ni se dará a conocer a terceros ni
extraños los registros y demás información interna, con el fin de obtener
beneficios económicos o de otra índole. No se deberá alterar ninguna
información para ocultar la verdadera naturaleza de una transacción
Art. 15.- Siendo que la información que se maneja en CAPCYSA es valiosa e
importante para el cumplimiento de sus fines, se proporcionara información a
todos los miembros de CAPCYSA de manera veraz y oportuna, sin criterios de
discrecionalidad, utilizando los conductos y niveles de aprobación adecuada.
VII. Clima laboral y ambiental Art. 16.- Los miembros de CAPCYSA promoverán el trato amable y cordial
dentro de sus instalaciones y fuera de ellas, interactuando con cualquier
persona dentro de las normas de respeto, cortesía y justicia, con
independencia de género, capacidades, edad, religión, origen o nivel
jerárquico.
Art. 17.- Se fomentara la existencia de un ambiente de trabajo agradable,
expandido, libre de acosos de cualquier naturaleza, hostigamientos, amenazas
o discriminaciones.
155
Art.18.- Se propiciara un medio ambiente de trabajo seguro y saludable, como
señal del compromiso de todos los miembros de CAPCYSA, de contribuir a
proteger el medio ambiente del país, como una responsabilidad ciudadana.
VIII. Conflictos de intereses Art. 19.- Se entiende por conflicto de intereses a cualquier circunstancia en la
que un miembro de CAPCYSA genere dudas n su quehacer diario; esto es, que
sus actos carezcan o aparenten adolecer de falta de lealtad, honestidad, o que
sus intereses personales de cualquier índole se traslapen o choquen con los de
la cooperativa.
Art. 20.- Los conflictos de intereses se presentan de varias formas, entre las
que se destacan: que el trabajador obtenga un empleo adicional al que ya tiene
dado por un proveedor de servicios de la cooperativa o por una institución
competidora, o preste cualquier tipo de servicio u obtenga otro vinculo laboral
con un tercero, siempre que comprometa su independencia, motivación,
rendimiento o lealtad y que ponga en riesgo el cumplimiento de la misión e
intereses de la cooperativa y en general cuando choquen los intereses propios
con los de la cooperativa.
Art. 21.- En tal virtud, CAPCYSA, reconoce que su mayor fortaleza reside en el
talento y la habilidad de sus miembros; por ello, espera que todos ellos
adquieran la responsabilidad de mantener los estándares profesionales más
altos, teniendo como base el respeto mutuo en todas las relaciones de índole
laboral, comercial o profesional.
Art. 22.- Los miembros de CAPCYSA, no podrán aceptar regalos o beneficios
de ningún tercero, ajeno a la institución, cuando tenga como propósito
influenciar directa o indirectamente o tengan que opinar o ejecutar acciones
que favorezcan a dicho tercero.
Art. 23.- Ningún miembro de CAPCYSA podrá emitir o participar en aquellas
decisiones que puedan influir directa o indirectamente para generarle
beneficios de cualquier tipo, personal o económico.
Art. 24.- En el caso que surja alguna duda sobre el proceder en determinado
caso, la persona involucrada antes de comprometer a la cooperativa en una
actividad que pueda ser cuestionada, presentara los hechos ante su jefe
156
inmediato, quien lo hará del conocimiento de la comisión de ética respectiva,
para que se pronuncie sobre el caso, en un plazo no mayor de quince días.
IX. Derecho de emitir opiniones y criticas Art. 25.- Conforme con el principio de libertad de expresión, se deberán aceptar
aquellos comentarios y criticas justas y objetivas, efectuadas en el momento y
en la forma que muestren una genuina intención de fomentar el intercambio de
ideas.
Art. 26.- Se deberán reconocer los errores y corregirlos, así como dar crédito a
todo aquello que contribuya a evitarlos o a mejorar su trabajo.
Art. 27.- Se evitaran comentarios desleales cuando dichos comentarios
perjudiquen la reputación de la cooperativa o sus miembros.
X. Comisiones de Ética Art. 28. Se establecen una comisión de ética para la aplicación o interpretación
de las presentes pautas de conducta, en cualquier caso concreto que se
presente o que sea conocido por el consejo de administración.
Vigencia: Una vez aprobado por el consejo de administración.