Post on 07-Mar-2015
1
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE
LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS
EJE LUCHA CONTRA EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCIONLA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION
2
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
INTRODUCCIÓN GENERAL
INTRODUCCIÓN GENERAL
3
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Objetivo del Proyecto:
Estructurar un Modelo de Gestión de la Calidad por Procesos, asociado a la Administración de Riesgos en los siguientes Organismos Públicos:
• Ministerio de Hacienda• Ministerio de Educación y Cultura• Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social• Ministerio de Agricultura y Ganadería• Ministerio de Obras Públicas y Comunicación• Auditoría General del Poder Ejecutivo• Contraloría General de la República
Unificar y fortalecer los criterios y las competencias de los Equipos de Auditoría Interna y Externa
4
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Introducción:
Focalización Social (Puertas afuera “Imagen de Éxito")
Dentro del marco provisto por el Programa Umbral Paraguay existe una gran oportunidad para guiar al Sector Público hacia un nuevo tipo de cultura que permitirá forjar mejores relaciones con la Sociedad, transformando y mejorando su Calidad de Vida.
Mostrar resultados no es solo una moda pasajera. La demanda actual y futura exige una mejora permanente en el desempeño de este tipo de Entidades.
5
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Introducción:
Focalización en la Gestión (Puertas adentro “Logro de Objetivos”)
El desarrollo de las actividades en los distintos Organismos, a través de Sistemas de Gestión de la Calidad fuertemente orientados a los Procesos y a la Administración de Riesgos, permitirá la Mejora Continua en la performance de los procesos internos, obteniendo mejores resultados en la Gestión y una Mayor Satisfacción de todas las Partes Interesadas
6
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
CONCEPTOS BÁSICOS
7
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Sistema:
Conjunto de Elementos Relacionados o que Interactúan
8
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Sistema de Gestión:
Sistema para establecer la Política y los Objetivos, y para Lograr dichos objetivos
POLÍTICA
OBJETIVOS
9
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Sistema de Gestión de Calidad (SGC):
Sistema de Gestión para dirigir y controlar una Organización con respecto a la Calidad
MEJORA
POLITICA
OBJETIVOS
MANUAL DEL SGC
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS
10
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Proceso:Conjunto de actividades interrelacionadas que se gestionan de modo de Transformar Recursos (Entrada) en Resultados (Salida)
PROCESO
RECURSOS
RESULTADOS
RRHH
MATERIALES
TIEMPO
DINERO
INFORMACIÓN
PRODUCTOS
SERVICIOS
SATISFACCIÓN
11
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
organization Organización organization Organización
Orientación a los Procesos:
La Organización se Orienta hacia el cumplimiento de los Objetivos definidos por la Alta Dirección
12
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Administración de Riesgos:
Modelo Sistemático Interactivo (Buenas Prácticas de Gestión) que consiste en evaluar y gestionar las actividades de forma de lograr un equilibrio adecuado entre:
resultado esperado variabilidad libertad de acción
acorde con la capacidad de la Organización para asumir Riesgos
13
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Identificar fuentes potenciales de riesgo Anticipar la probabilidad de ocurrencia de ciertas
situaciones y sus consecuencias Definir y tomar acciones de contingencia Monitorear el desempeño de las acciones planeadas
Administración de Riesgos:
El diseño de una estrategia de Administración del Riesgo implica atender cuatro cuestiones principales:
14
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Mejora Continua:
Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas
MEJORA
Ciclo P-D-C-A
15
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Modelo Integrador:
Resp. de la Dirección
Gestión deRecursos
Medición, Análisis,y Mejora
CL
IEN
TE
CL
IEN
TE
Entrada Salida
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
MEJORA CONTINUAR
equ
isit
os
Sat
isfa
cció
n
Productoo Servicio
Proceso
16
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
BENEFICIOS
17
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Beneficios Esperados:
Mejorar la Eficiencia y el Control de los Procesos y de sus Interfases
Optimizar los Recursos Humanos y Presupuestarios
Unificar Criterios de Gestión y Auditoría de Procesos
Fomentar el Trabajo en Equipo y la Participación
Potenciar la Formación de Líderes para el Cambio
Elevar el Nivel de Competencias de los RRHH
Aumentar la Satisfacción de las Partes Interesadas
Identificar y Reducir los Costos Ocultos por Incumplimientos, Reprocesos y/o Duplicación de Actividades
18
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
ESTRUCTURA
19
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Líderes del Proyecto:
• Coordinador Institucionales
• Gerente de Gestión de la Calidad
• Líder de Gestión de la Calidad
Nivelde
Autoridad
20
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
ESTRATEGIA
21
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Se aplicará un Modelo Sistemático que permitirá delinear un SGC siguiendo los siguientes pasos generales:
Estrategia General del Proyecto:
Conocimiento General de la EntidadIdentificación de los ProcesosAdministración de RiesgosDefinición y Documentación del SGCImplementación y Registro de ActividadesEjecución de Auditorias Internas
22
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
DESARROLLO
23
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Desarrollo del Proyecto:
El Proyecto se encuentra dividido en 7 Fases:
1. Planificación
2. Introducción y Diagnóstico
3. Entrenamiento de Equipos de Trabajo
4. Asistencia Técnica
5. Apoyo a la Implementación
6. Entrenamiento de Auditores
7. Cierre
24
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 1: PLANIFICACIÓN
Se ha establecido un Programa General de Consultoría, definiendo los plazos comprometidos para la ejecución de cada una de las Fases del Proyecto
Se establecerá un Cronograma Detallado de Actividades por Fase
25
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 2: INTRODUCCIÓN
Se conducirán Talleres de Autoevaluación con los Equipos de Proceso a fin de identificar los Proceso Principales en cada Entidad y comenzar a delinear el primer borrador del Diagrama General de Procesos
El Diagnóstico implicará la evaluación del estado actual de situación, por parte de los Consultores, incluyendo la visita a las instalaciones y entrevistas a los funcionarios en su lugar de trabajo
26
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO
Se prevé Capacitación General y Específica en:
Modelo de Sistemas de Gestión de la Calidad basados en Procesos. Estructura Documental
Conceptos de Administración del Riesgo
Mejora Continúa y Trabajo en Equipo
Resolución de Problemas
Otros Cursos, según necesidades detectadas
27
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA
Se desarrollarán Talleres Ejecutivos para la definición de la Misión, Visión y Objetivos
Se trabajará con los Equipos de Procesos en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad y en el diseño del Manual y los Procedimientos Principales
28
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN
Asistencia a Directivos y Funcionarios en la Difusión, Puesta en Marcha, Monitoreo y Ajuste de los procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad
Ejecución de Auditorias Tuteladas de Control, junto a los Auditores de Gestión de Calidad, a manera de instrumento de control y seguimiento, que asegure el eficaz desenvolvimiento del proyecto
29
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES
Conformación de Equipos de Auditores
Capacitación de los Equipos de Auditores en el desarrollo de Auditorías Sistémicas por Procesos
30
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 6b: MANUAL DE AUDITORÍA
Unificación de Criterios y Técnicas de Auditoria
Asistencia y definición de lineamientos para la emisión del Manual de Auditoria
31
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Fase 7: CIERRE
Formulación de un Informe Final del Grado de Avance de la Implementación del SGC, incluyendo la evaluación del nivel de competencia y capacidad alcanzado por los funcionarios
Formulación de un Plan de Implementación a futuro, para que la Entidad continúe el desarrollo continuo de su sistema por sus propios medios
32
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Nos tomamos 10 minutos ……..
33
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
AUTOEVALUACIÓN de PROCESOS
AUTOEVALUACIÓN de PROCESOS
34
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Procesos:
Un PROCESO es una serie de actividades y tareas asociadas que se ejecutan de forma SECUENCIAL para producir productos o servicios que satisfacen a los CLIENTES que los necesitan
Comenzamos desde el conocimiento de las necesidades y expectativas del CLIENTE y terminamos asegurando su SATISFACCIÓN
35
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Proveedor:
Toda persona, departamento, unidad, empresa u organización que provee RECURSOS que se consumen o agregan valor se denominan PROVEEDORES
Información
Productos
Servicios
Materiales
36
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Cliente:
Es aquel que necesita y recibe, o se beneficia, de los resultados de un PROCESO
Interno
Externo
Directo
Indirecto
37
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Variabilidad de los Procesos:
Todas las etapas de un PROCESO están influenciadas por múltiples factores que pueden afectar su desempeño:
Equipos Personas Mediciones Materiales Políticas Medio Ambiente
Etapa 1 Etapa 2 Etapa n RR
38
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Medición de los Procesos:
La MEDICIÓN de los procesos es una forma de determinar el grado en que las actividades y los resultados satisfacen lo planificado y, en consecuencia, los requisitos y necesidades de los Clientes
Las MEDICIONES son importantes porque proveen información que ayuda a la organización a identificar y solucionar problemas
39
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Descripción General del Proceso Principal
AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS
Proceso
Entidad
Nombre
Cargo / Función
Sector
DESCRIPCIÓN
Elaboración de café
Restaurante Bistró
Agustín XZY
Asistente de Cocina
Cocina
Elaboración de café de filtro a partir de granos molidos
40
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS
Proceso
Identificación / Descripción de las distintas Etapas del Procesos Principal y sus Registros Asociados
Etapa DescripciónRegistros / Documentos Asociado
(si existe)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Elaboración de café
Definir requisitos del cliente
Verificar materias primas
Colocar nuevo filtro al portafiltros
Calentar agua en recipiente de acero inoxidable
Colocar 1 cucharada de café molido en el filtro
Controlar temperatura del agua (90-95 °C)
Pasar el agua por el filtro de café
Transferir el café a una taza pequeña
Comanda
Planilla de Control de Stock
Registro de Temperatura
41
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS
Proceso
RECURSOS (Entradas al Proceso)
Recursos Materiales / Equipamiento Requeridos
Elaboración de café
Café molidoCafetera u otro recipiente para calentar agua
Portafiltros c/ recipiente colector
Filtros
Taza para café y plato
Cucharas (varias medidas)
Termómetro
42
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS
Proceso
RECURSOS (Entradas al Proceso)
Información y Documentación Necesaria para la Ejecución del Proceso. ¿Qué Sector lo provee?
Elaboración de café
Comanda
Receta c/ indicación de temperaturas
Planilla de Control de Stock actualizada
43
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS
Proceso
RESULTADOS (Salidas del Proceso)
¿Qué se obtiene como resultado del Proceso? (documentos, informes, producto, servicio, etc )
Elaboración de café
Taza de café
Registros de control
Satisfacción del Cliente
44
Consejo Presidencial deModernización de la
Administración Pública
Millennium Challenge
Corporation
Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional
Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos
Autoevaluación de ProcesosAutoevaluación de Procesos
… manos a la obra …… manos a la obra …