Post on 06-Jul-2015
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Cómo mejorar la productividad de tu
PYME un 20% en tiempos de crisis
WEBINARIO
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Joan Pons
Fundador y CEO de WorkMeter
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#productividadWM
1. Puntos críticos de una empresa no
productiva
• ¿Qué es la productividad?
• ¿Qué es una empresa poco productiva?
» Recursos no optimizados
• ¿Cuál es principal recurso de las organizaciones?
» Las personas
Según la Real Academia Española:
f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales
como mano de obra, materiales, energía, etc. .
Productividad de las personas
Skills X Focus X Strategy = Productivity
Capacidad (Skills)•Determina la
capacidad que tiene
una persona para hacer
su trabajo. Sus
conocimientos. Las
herramientas que
utiliza. Su preparación
y su formación. A más
capacidad, más
productividad.
Enfoque (Focus)•Referido al tiempo y el
esfuerzo que haga la
persona para realizar su
trabajo. La gestión del
tiempo, y la cantidad
de horas que se
dedique a las tareas
productivas. A más
tiempo, más
productividad.
Estrategia (Skills)•La dirección de las
personas también
afecta a su
productividad. La
utilidad de su trabajo,
el estilo de gestión o el
entorno de la
organización. A mejor
gestión, más
productividad.
Capacidad (Skills)
• Reclutamiento
• Formación continuada
• Herramientas
Foco
• Gestión del tiempo
• Entorno
• Interrupciones
• Robatiempos
• Estado físico
Estrategia
• Relativa al
producto/servicio
• Estilo de gestión
• Transparencia
• Objetivos
Depende del Management
Oportunidades de mejora
•Reclutamiento
•Formación
•HerramientasSkills
•Gestión del tiempo
•Foco en herramientas productivas
• Interrupciones
•Consciencia del tiempo
Focus
•Estilo de gestión
•Estrategia de empresa
Strategy
2. Problemas de gestión del tiempo
• Falta de consciencia.
• Falta de objetivos.
• Exceso o dispersión del tiempo personal.
• “Reunionitis” y reuniones de bajo rendimiento.
• Abuso de herramientas como elcorreo electrónico.
• Excesivas interrupciones.
• Presentismo vs trabajo productivo.
Nuestra experiencia
• Productividad mejorable– La inexistente gestión del tiempo, la falta de
consciencia y las interrupciones o exceso de reuniones ineficientes producen perdidas enormes de productividad de entre el 30% y el 40%, y es recuperable.
• Mala praxis en gestión del tiempo personal– Las pausas, los asuntos personales en el puesto de
trabajo o las distracciones roban como media 8h a la semana a cada empleado. No se pueden eliminar, pero si reducir considerablemente.
• Mejora en conciliación– La falta de confianza, el desorden y otros elementos
afectan a que los empleados alarguen su jornada de trabajo 10h más a la semana. Mas cansancio, menos tiempo personal, menos sueño, menos productividad.
3. Fórmulas para solucionarlo
• Implementar metodologías más productivas» Para evitar la procrastinación.
» Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas.
• Utilizar herramientas y procesos de “feedback”.» Para identificar las oportunidades de mejora.
» Para mejorar nuestra gestión del tiempo.
• Eliminar interrupciones y el presentismo.» Para mejorar nuestra productividad.
» Satisfacción y vida personal.
Metodologías
Getting Things Done (GTD)
• Gestión x actividades
• Listas escritas (fuera de la
cabeza)
• Método y cubos
Diagrama de Gantt
• Planificación de proyectos
• Cálculo de costes
• Previsión de desvíos
Quick Wins
• Identificación de mejoras
• Implementación rápida
• Consenso
Scrum
• Basado en “sprints”
• Enfocado en la gestión de
desarrollo de software
• Aplicable a proyectos cíclicos
Herramientas
Software de medición
• Conciencia del tiempo
• Reporting valorado
• Coste/Beneficio
Sistemas de evaluación
• Evaluación desempeño
• Evaluaciones externas
• Evaluaciones internas
Software de productividad
• Ofimática
• Comunicación
• Documentación
Compactación del tiempo
Cálculo de tiempos
• En actividades
• En proyectos
• En temas personales
Herramientas y métodos
• Pomodoro
• Aislamiento
• Flexibilidad
Compactación horaria
• Menos interrupciones
• Más tiempo personal
• Horario Europeo
4. El principio de Pareto
• Pequeños cambios que podemos hacer
para mejorar nuestra productividad• Hacer cambios cuesta mucho, ¡somos humanos!
• El principio de Pareto (también conocido como la
regla del 80-20) afirma que, en muchos casos, el
80% de los efectos provienen del 20% de las
causas.
• ¿Qué cosas podemos implementar rápidamente
para mejorar la productividad?
5. Problemáticas de resolución prioritaria
• Para implementar hoy mismo» Disminución de las interrupciones
» Disminución del uso del correo
» Normativa para las reuniones
» Normativa para el uso del teléfono interno
» Feedback sobre la gestión del tiempo
» Gestión por objetivos / Mejora continua
Interrupciones y correo electrónico
Desactivar las notificaciones de
Outlook u otro gestor de correo.
Abrir el correo y cerrarlo, 3 o 4
veces al día, no dejarlo abierto.
Desactivar Messenger, Skype
etc.
Auriculares (headsets) para
evitar ser molestado.
El tiempo medio por actividad pasará de 1 minuto a 3 minutos como media.
Las reuniones y el teléfono
Crear unas normas para las
reuniones.
Medir el tiempo invertido y
tratar de reducirlo mes a mes.
Eliminar llamadas internas de
confirmación de email.
Evitar llamadas y visitas
innecesarias.
Se puede llegar a ahorrar entre 15 y 45 minutos al día de reuniones y llamadas.
Gestión del tiempo y mejora continua
Implementar herramienta de
medición automática del tiempo.
Utilizar las métricas para saber
como vamos.
Tratar de establecer una mejora
continua.
Tomando consciencia del tiempo se puede mejorar la productividad hasta un 40%.
6. Importancia de las métricas
• ¿Qué indicadores debes tener en cuenta?
» Tiempos dedicados a las aplicaciones
» Tiempos dedicados a temas no
profesionales
» Foco: Interrupciones, distracciones
etc.(tiempo medio por actividad)
Ebook: “Indicadores de productividad en una empresa – imprescindibles
para la gestión de equipos altamente eficaces”http://es.workmeter.com/indicadores-productividad-empresa/
Resumen
• SIEMPRE hay oportunidad de mejora.
• La mejor forma de mejorar, es identificar
donde están las oportunidades, y definir
un plan de acción.
• Las personas son el componente
fundamental (pero no el único).
• Sólo podemos mejorar, aquello que
podemos medir.
7. Libros y autores recomendados
• “Who: The A Method Hiring” –
Geoff Smart & Randy Street
• “Eat That Frog” – Brian Tracy
• “Gestiona mejor tu vida” – Alberto
Pena
• “Haz que funcione” – David Allen
• “La semana laboral de 4 horas” –
Timothy Ferris
• “La sorprendente verdad sobre qué
nos motiva” – Daniel H. Pink
http://www.briantracy.com/
http://www.geoffsmart.com/
http://thinkwasabi.com/
http://www.davidco.com/
http://www.fourhourworkweek.com/blog/
http://www.danpink.com/