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Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Presentación
El Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), es un Organismo Público Descentralizado con Personalidad Jurídica y Patrimonio Propio, tiene como propósito impartir e impulsar la Educación Media Superior en el Estado, y la Misión de “proporcionar servicios de bachillerato de calidad, propiciando el desarrollo integral del educando, con recursos didácticos y tecnologías modernas, a través de métodos que atiendan las características diferenciadas de los alumnos, y con docentes altamente capacitados que garanticen procesos de enseñanza - aprendizaje apropiados para vincularlos con la comunidad y el trabajo productivo y para integrarlos competitivamente a estudios a nivel superior”.
El Colegio ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo
en el Estado, atendiendo un alto porcentaje de la demanda estudiantil del nivel medio superior, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar una educación con calidad.
En cumplimiento a la normatividad establecida por la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz, el Programa del Eje rector 4.10 “Modernización de la Gestión del Sistema Educativo Estatal” del Programa Institucional de Desarrollo 2005 – 2010 del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.
Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los
procedimientos administrativos del Colegio. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual de Organización del área específica. Está integrado por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con su respectivo diagrama de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General.
El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la
Honorable Junta Directiva. Asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Colegio para que continúe proporcionando los servicios educativos en forma eficaz, fundamentados en una guía de acción.
El Manual de Procedimientos complementa y guarda congruencia con el Manual de
la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad que ha implantado el Colegio de Bachilleres, en busca de la eficacia en el servicio educativo y su mejora continua.
DA I
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Organigrama
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DERECURSOS
FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DA II
DA III
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Simbología
Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias.
Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico
Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
DA III
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Simbología
Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo.
Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.
Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genera o salga del procedimiento.
Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica.
Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
DA
DA/DRF 1
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Otorgamiento de Sujetos a Comprobar Proveer al centro de responsabilidad solicitante, los recursos financieros para cubrir gastos relacionados con diversas actividades contempladas en su Programa Operativo Anual (POA), de conformidad con los lineamientos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros. Periódica
Normas Los gastos sujetos a comprobar son aquellos que marcan los lineamientos establecidos
por el Departamento de Recursos Financieros. La solicitud de recursos deberá hacerse con un mínimo de dos días hábiles anteriores al
evento o actividad del POA. El Paquete de documentos para solicitar gastos sujetos a comprobar consta de:
a) Afectación presupuestal / orden de pago en original y una copia. b) Recibo de sujetos por comprobar en original.
Los requisitos que deberá cumplir el Paquete de documentos son los siguientes:
a) Marcar el recuadro de Sujeto a Comprobar. b) La Afectación presupuestal/orden de pago por comprobar deberá estar
debidamente firmada por el titular del área o plantel y el responsable del trámite. c) El Recibo de sujetos por comprobar deberá estar firmado por el responsable del
recurso. d) Contener folio presupuestal, sello y firma de autorización del Jefe del Departamento
de Control Presupuestal, así como indicar la disponibilidad presupuestal para cada partida.
e) Contener firma de autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y Visto Bueno del Director Administrativo.
El Departamento de Control Presupuestal verificará la disponibilidad de recursos y
comprometerá recursos. El Departamento de Recursos Financieros ejercerá y descargará el gasto en el Sistema
de presupuesto. Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 2
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Financieros
1
1A
2
3
4
4A
5
6
Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, el Paquete de documentos, sella de recibido, relaciona en el formato de Control presupuestal en original, previamente impreso, y lo resguarda en expediente. Revisa que el Paquete de documentos cumpla con los requisitos. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir: Devuelve el Paquete de documentos de manera económica al centro de responsabilidad solicitante en oficinas centrales, o solicita vía telefónica o correo electrónico al Responsable o Subdirector Administrativo del Plantel, que envíe nuevamente el documento corregido y/o faltante. Continúa con la actividad No. 1. En caso de cumplir: Firma de autorización de pago en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, contenida en el Paquete de documentos, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Turna de manera económica al Director Administrativo, el Paquete de documentos, para firma de Visto Bueno en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia. Recibe de manera económica del Director Administrativo, el Paquete de documentos, y verifica que esté firmado. ¿Está firmado el Paquete de documentos? En caso de no estar firmado: Devuelve de manera económica el Paquete de documentos al Director Administrativo para firma. Continúa con la actividad No. 3. En caso de estar firmado: Asigna folio de pago en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, contenida en el Paquete de documentos. Entrega de manera económica al Responsable de Caja, el Paquete de documentos para su sello en el original y copia
DA/DRF 3
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
7
8
de la Afectación presupuestal/orden de pago, le entrega el original y recibe la copia sellada de dicho documento. Obtiene dos fotocopias de la Afectación presupuestal/ orden de pago sellada, y archiva la copia de manera numérica temporal en la Carpeta de afectaciones presupuestales de sujetos a comprobar; entrega la primera fotocopia al responsable del Sistema del presupuesto ejercido, y envía la segunda fotocopia, de manera económica al titular del centro de responsabilidad correspondiente. Captura en el formato electrónico de Control de sujetos a comprobar, el monto tramitado, imprime en original, y entrega de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su conocimiento de saldos deudores. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos de: - Comprobación de Gastos Sujetos a Comprobar - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros
1
AFECTACIÓN PRESUPUES-
TAL / ORDEN DE PAGO
O
AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN
DE PAGO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
PAQUETEDE
DOCUMENTOS
O -1AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN DE PAGO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
PAQUETE DE DOCUMENTOS
O -1AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN DE PAGO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
OCONTROL
PRESU-PUESTAL
PAQUETE DE DOCUMENTOS
INICIO
RECIBE, SELLA, RELACIONA,
RESGUARDA Y REVISA
EN EXPEDIENTE
¿CUMPLE CON LOS
REQUISITOS?
SI
NO DEVUELVE O SOLICITA
VÍA TELEFÓ-NICA O CORREO ELECTRÓNICO
A PLANTEL
CENTRO DE RESPONSABILIDAD EN OFICINAS CENTRALES
FIRMA
1
1
TURNA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y VERIFICA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
¿ESTÁ FIRMADO EL PAQUETE DE DOCUMENTOS?
SI
NO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
DEVUELVE
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ASIGNAFOLIO DE
PAGO
ENTREGA Y RECIBE
RESPONSABLE DE CAJA
PARA SELLO
RESPONSABLE DE CAJA
1
SELLADA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
2
2
2
AFECTACIÓN PRESUPUES-
TAL / ORDEN DE PAGO
1
AFECTACIÓN PRESUPUES-
TAL / ORDEN DE PAGO
1AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN DE PAGO
1
OBTIENE, ENTREGA Y
ENVÍA CARPETA DE AFECTACIONES
PRESUPUES- TALES DE
SUJETOS A COMRPOBAR
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO EJERCIDO
TITULAR DE CENTRO DE RESPONSABILIDAD
CAPTURA E IMPRIME
CONTROL DE SUJETOS A
COMPROBAR
O
CONTROL DE SUJETOS A COMPROBAR
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- COMPROBACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBAR
- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS
N
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Comprobación de Gastos Sujetos a Comprobar Controlar los recursos otorgados y comprobados para determinar el saldo deudor de los planteles y de las áreas de las oficinas centrales. Periódica.
Normas La comprobación de gastos deberá ajustarse a los Lineamientos para la operación y
control de los sujetos a comprobar del COBAEV. La Documentación comprobatoria deberá cumplir los requisitos fiscales que marca el
Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Cuando se trate de planteles, la Documentación comprobatoria se recibirá a través de la
Oficialía de partes y contendrá: - Oficio signado por el Director del Plantel, en original. - Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, marcada en el
recuadro de comprobación. - Facturas en original. - Recibos de egreso en original. - Ficha de depósito original por los recursos no utilizados. - Documentación soporte.
Requisitos de comprobación de planteles: las Facturas deberán contener sello de
“pagado”, y firma del Director del Plantel; los Recibos de egresos deberán contener nombre y firma de quien recibió el pago, nombre y firma del titular del área, y nombre y firma de quien autorizó el pago.
El personal de oficinas centrales entregará la Documentación comprobatoria, de manera
económica al responsable de las revisiones en el Departamento de Recursos Financieros. La Documentación comprobatoria para el personal de oficinas centrales deberá contener:
- Afectación presupuestal/orden de pago en original y tres copias, marcada en el recuadro de “Comprobación”.
- Facturas en original. - Recibos de egreso en original. - Recibo de ingresos. - Ficha de depósito original por los recursos no utilizados. - Documentación soporte.
DA/DRF 6
Normas Las Facturas deberán contener sello de “pagado”, y firma del titular del área.
El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar las Facturas vía Internet, en la
página del Sistema de Administración Tributaria (SAT), y cuando resulten posiblemente apócrifas, procederá a hacer descuento vía nómina al personal que realizó el gasto, por el importe de las mismas, mediante formato Descuento vía nómina.
La Documentación comprobatoria de los sujetos a comprobar, deberá corresponder a la
partida y al monto asignados en la Afectación presupuestal/orden de pago cuando se otorgaron los recursos. Se depositará y anexará a la Documentación comprobatoria, Los gastos sujetos a comprobar deberán estar solventados dentro de los diez días hábiles siguientes a su otorgamiento.
Los sujetos a comprobar que no sean comprobados o cuyo recurso no sea devuelto, el
Departamento de Recursos Financieros procederá a hacer descuento vía nómina por el importe del saldo deudor, mediante formato de Descuento vía nómina, de acuerdo a la antigüedad de dichos saldos.
La Afectación presupuestal/orden de pago, deberá contener las firmas correspondientes:
Responsable del Área, Responsable del trámite, autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y Visto Bueno del Director Administrativo.
En los planteles Modelo “A”, la Subdirección Administrativa de Plantel será conocida como
Responsable Administrativo de Plantel.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 7
DA/DRF 8
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Financieros
1
1A
1A.1
1B
1C
1D
Recibe de manera económica de Oficialía de Partes, proveniente del Director de Plantel o de personal de oficinas centrales, Oficio original con la Documentación comprobatoria, y separa por su procedencia. ¿De dónde proviene la Documentación comprobatoria? En caso de provenir de Plantel: Elabora formato original de Información recibida, de acuerdo con el Oficio original. Entrega el Oficio original y la Documentación comprobatoria al analista responsable de las revisiones de Planteles; éste firma de recibido en el original del formato Información recibida y lo archiva en forma cronológica permanente en la Carpeta de información recibida. Revisa que el Oficio original contenga anexo Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, marcadas en el recuadro de “Comprobación”, así como las Facturas en original y Recibos de egreso en original, todos integrados en la Documentación comprobatoria. ¿La Documentación comprobatoria está completa? En caso de no estar completa: Solicita vía telefónica al Responsable o Subdirector Administrativo del Plantel, que remita la documentación faltante. Continúa con la actividad No.1. En caso de estar completa: Revisa que la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias y el resto de la Documentación comprobatoria se ajusten a los montos y partidas asignados, así como a los Lineamientos para la operación y control de los sujetos a comprobar del COBAEV; y revisa que estén correctas. ¿La Documentación comprobatoria está correcta? En caso de no estar correcta: Ajusta los importes en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias y elabora formato Devolución o disminución de documentos en original y copia. Envía por mensajería al Subdirector Administrativo del Plantel, el original del formato Devolución o disminución de documentos junto con la(s) Factura(s)
DA/DRF 9
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
1E
1E.1
1F
1F.1
1F.2
originales para su corrección; archiva copia del formato Devolución o disminución de documentos en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad No. 1A. En caso de estar correcta: Coteja la suma de las Facturas originales contra los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, y en su caso, original de Ficha de depósito por recursos no utilizados. Verifica en la página web del SAT que las facturas no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Solicita vía telefónica el nombre del responsable del gasto en el Plantel, elabora Oficio en original y tres copias dirigido al responsable del gasto, informando que está incurriendo en anomalía al presentar facturas apócrifas y procederá el descuento vía nómina; firma el Oficio el Jefe de Departamento de Recursos Financieros; requisita el formato Devolución o disminución de documentos en original y copia. Archiva la copia del formato en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Envía por mensajería al responsable del gasto en Plantel, el Oficio original, el formato Devolución o disminución de documentos original y la(s) Factura(s) original(es); envía las copias del Oficio de la siguiente manera: Primera copia: al Jefe del Departamento de Recursos Humanos Segunda copia: al Director Administrativo Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en Carpeta de oficios enviados. Elabora formato de Descuento vía nómina en original y tres copias por el importe de la factura, firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, entrega el original del formato al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para su descuento, recaba acuse de recibo en las tres copias del formato y las entrega de la siguiente manera: Primera copia: al analista responsable del seguimiento de descuentos del Departamento Segunda copia: al Departamento de Contabilidad (cuando entrega la documentación periódicamente) Tercera copia: archiva en la Carpeta de varios de manera
DA/DRF 10
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
1G
1G.1
2
2A
3
3.A
4
4A
cronológica permanente. Fin En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Coteja la suma de las Facturas originales contra los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias y en su caso, original de la Ficha de depósito por recursos no utilizados. Obtiene una fotocopia de la Afectación presupuestal/ orden de pago original. Continúa con la actividad No. 5. En caso de provenir de personal en oficinas centrales: Revisa que la Documentación comprobatoria esté completa: ¿La Documentación comprobatoria está completa? En caso de no estar completa: Devuelve la Documentación comprobatoria de manera económica al responsable del trámite. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar completa: Revisa que la Documentación comprobatoria se ajuste a los montos y partidas asignados, así como a los Lineamientos para la operación y control de los sujetos a comprobar del COBAEV. ¿La Documentación comprobatoria está correcta? En caso de no estar correcta: Devuelve de manera económica al responsable del trámite, la Documentación comprobatoria para su corrección. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar correcta: Verifica en la página web del SAT que las Facturas originales no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Elabora Recibo de ingresos en original por el importe de la
DA/DRF 11
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
4A.1
4A.2
4A.3
4B
4C
Factura original para que el responsable pase a devolver el recurso en Caja del COBAEV, recaba firma del responsable del gasto, le entrega el Recibo de ingresos original con la Factura original y el resto de la Documentación comprobatoria. Recibe de manera económica del responsable de Caja del COBAEV, el Recibo de ingresos original con sello de Caja, copia del Recibo de ingresos del área de Caja foliado y sellado, y la Ficha de depósito del banco en original. Obtiene dos copias del Recibo de ingresos original con sello de Caja y de la Ficha de depósito, turna una copia de cada documento al analista de presupuesto ejercido para realizar la devolución al presupuesto; archiva las segundas copias de cada documento en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Turna el Recibo de ingresos original con sello de Caja, el Recibo de ingresos del área de Caja foliado y sellado, y la Ficha de depósito original del banco al Departamento de Contabilidad (cuando entrega la documentación periódicamente). Pasa el tiempo. Verifica en Caja o personalmente con el responsable del gasto, si realizó la devolución. ¿Realizó la devolución? En caso no haber realizado la devolución: Elabora formato de Descuento vía nómina en original y tres copias por el importe del gasto no comprobado, firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, y turna el original al Departamento de Recursos Humanos para que realice el descuento en la nómina del responsable del gasto; turna la primera copia al analista responsable de presupuesto ejercido, la segunda copia al Departamento de Contabilidad (cuando entrega la documentación periódicamente) y archiva la tercera copia en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Fin En caso de haber realizado la devolución: Recibe de manera económica de la Caja del COBAEV, el Recibo de ingresos original con sello de Caja, copia del Recibo de ingresos del área de Caja foliado y sellado, y la Ficha de depósito del banco en original.
DA/DRF 12
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
4C.1
5
6
7
8
9
10
11
Obtiene dos copias del Recibo de ingresos original con sello de Caja y de la Ficha de depósito, turna una copia de cada uno al analista de presupuesto ejercido para realizar la devolución al presupuesto; archiva las segundas copias en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 5. En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Coteja la suma de las Facturas originales contra los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y tres copias y en su caso, original de la Ficha de depósito por recursos no utilizados. Firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, de autorización de la comprobación en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y tres copias, anexando el resto de la Documentación comprobatoria. Recaba firma de Visto Bueno del Director Administrativo, en la Afectación presupuestal/orden de pago, en original y tres copias, con el resto de la Documentación comprobatoria. Elabora la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en dos tantos, en el que relaciona todas Afectaciones presupuestales/órdenes de pago originales, que se turnarán. Coteja y sella la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en dos tantos con una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago. Descarga el presupuesto ejercido y las devoluciones, y archiva una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago en la Carpeta de afectaciones presupuestales del mes correspondiente, de manera numérica permanente. Turna de manera económica al Departamento de Contabilidad, la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en un tanto y las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago originales con la correspondiente Documentación comprobatoria para su registro contable. Recaba acuse de recibo en un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Turna de manera económica y por mensajería al Plantel o al
DA/DRF 13
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
12
13
13A
14
responsable del trámite en oficinas centrales, una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago. Captura en archivo electrónico de Control de sujetos a comprobar, los importes comprobados en base a una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago, imprime dos tantos del Control de sujetos a comprobar y turna un tanto al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su análisis. Archiva un tanto del Control de sujetos a comprobar con una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago de manera cronológica permanente en la Carpeta de control de sujetos a comprobar. Pasa el tiempo. Recibe periódicamente de manera económica del Departamento de Contabilidad, los formatos de Gastos a comprobar planteles y oficinas centrales en original; consulta un tanto de Control de sujetos a comprobar, archivado de manera cronológica permanente en la Carpeta de control de sujetos a comprobar, y concilia saldos deudores con el Departamento de Contabilidad. ¿Coinciden los saldos? En caso de no coincidir: Corrige y actualiza los saldos deudores en el Control de sujetos a comprobar en un tanto y en el archivo electrónico de éste, en base a los formatos Gastos a comprobar planteles y oficinas centrales en original. Continúa la actividad No. 14. En caso de coincidir: Archiva los formatos de Gastos a comprobar planteles y oficinas centrales en original de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos de: - Otorgamiento de Sujetos a Comprobar - Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad
DOCUMENTA- CIÓN COMPRO- BATORIA
FICHA DEDEPÓSITO
O
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO O-2
FACTURAS ODEVOLUCIÓN
O DISMINUCIÓN DE DOCUMENTOS 1
FACTURAS O
DEVOLUCIÓNO DISMINUCIÓN
DE DOCUMENTOS O
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
O-2
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
O-2
RECIBOSDE
EGRESO
O
FACTURAS O
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO O-2
OFICIO O
OFICIOO
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
INFORMACIÓN RECIBIDA O
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
OFICIO O
INICIO
RECIBE Y SEPARA
OFICILIA DE PARTES / PLANTEL U OFICINAS CENTRALES
¿DE DÓNDE PROVIENE LA
DOCUMENTACIÓN COMPRO-BATORIA?
PERSONAL DE OFICINAS CENTRALES
PLANTEL ELABORA, ENTREGA,
FIRMA ARCHIVA
C
CARPÈTA DE INFORMACIÓN
RECIBIDA
ANALISTA
REVISA
INTEGRADOS EN LA DOCUMENTA-CÓN COMPRO-
BATORIA
¿LA DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA ESTÁ COMPLETA?
SI
NOSOLICITA
VÍA TELEFÓNICA
1
1
REVISA
LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN Y
CONTROL DE LOS SUJETOS A COMRPOBAR
DEL COBAEV
¿LA DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA ESTÁ CORRECTA?
SI
NO AJUSTA, ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
C
CARPÈTA DE VARIOS
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
POR MENSAJERÍA
2
2
COTEJA
13
EN SU CASO
REVISA
4
5
FICHA DEDEPÓSITO
O
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO O-2
FACTURASO
EN SU CASO
DESCUENTO VÍA
NÓMINA3
DESCUENTO VÍA
NÓMINA2
DESCUENTO VÍA
NÓMINA1
DESCUENTO VÍA NÓMINA O
OFICIO 3
OFICIO 2
OFICIO 1
FACTURASO
DEVOLUCIÓNO DISMINUCIÓN
DE DOCUMENTOS O
OFICIOO
DEVOLUCIÓNO DISMINUCIÓN
DE DOCUMENTOS 1
DEVOLUCIÓNO DISMINUCIÓN
DE DOCUMENTOS O
OFICIOO-3
1
VERIFICA
SAT
FACTURAS
O
¿ES POSIBLEMENTE
APÓCRIFA ALGUNA FACTURA?
NO
COTEJA
2
SI SOLICITA, ELABORA, FIRMA, REQUISITA
Y ARCHIVA
VÍA TELEFÓNICA
C CARPÈTA DE VARIOS
ENVÍA Y ARCHIVA
C CARPÈTA DE OFICIOS
ENVIADOS
RESPONSABLE DEL GASTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ELABORA, FIRMA, ENTREGA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ANALISTA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
C CARPÈTA DE VARIOS
FIN
DOCUMENTA- CIÓN COMPRO- BATORIA
DOCUMENTA- CIÓN COMPRO- BATORIA
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO 1
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO
O
2
OBTIENE
3
3
¿LA DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA ESTÁ COMPLETA?
SI
NODEVUELVE
RESPONSABLE DEL TRÁMITE
4
REVISA
LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN Y
CONTROL DE LOS SUJETOS A COMRPOBAR
DEL COBAEV
¿LA DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA ESTÁ CORRECTA?
SI
VERIFICA
SAT
FACTURAS
O
4
NO
DOCUMENTA- CIÓN COMPRO- BATORIA
DEVUELVE
RESPONSABLE DEL TRÁMITE
5
DESCUENTO VÍANÓMINA 3
DESCUENTO VÍANÓMINA 2
DESCUENTO VÍANÓMINA 1
DESCUENTO VÍA NÓMINA O
FICHADE
DEPÓSITO 2
RECIBO DE
INGRESOS 2
FICHADE
DEPÓSITO 1
RECIBO DE
INGRESOS 1
FICHADE
DEPÓSITO O
RECIBO DE
INGRESOS 1
RECIBO DE INGRESOS O
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO O-3
FICHA DEDEPÓSITO
O
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO O-3
FACTURASO
EN SU CASO
FICHADE
DEPÓSITO O
RECIBODE
INGRESOS 1
RECIBO DE INGRESOS O
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
FACTURA
O
RECIBO DE INGRESOS O
4
¿ES POSIBLEMENTE
APÓCRIFA ALGUNA FACTURA?
NO
COTEJA
SI ELABORA, RECABA Y ENTREGA
RESPONSABLE DEL GASTO RESPONSABLE
DEL GASTO
RECIBE
RESPONSABLE DE CAJA
CON SELLO DE CAJA
DEL ÁREADE CAJA, FOLIADO
Y SELLADO
CON EL RESPONSABLE
DEL GASTO
3
6
FIRMA
6
OBTIENE, TURNA Y ARCHIVA
ANALISTA DE PRESUPUESTO EJERCIDO
C CARPÈTA DE VARIOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
VERIFICA
DEL BANCO
¿REALIZÓ LA DEVOLUCIÓN?
NO ELABORA, FIRMA, TURNA Y ARCHIVA
FIN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ANALISTA DE PRESUPUESTO EJERCIDO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
C CARPÈTA DE VARIOS
SI
5
CON SELLO DE CAJA
DEL ÁREADE CAJA, FOLIADO
Y SELLADO
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO 1
CONTROL DE
SUJETOS A COMPROBAR
T
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO
1
RELACIÓN DE COMPRO-
BACIÓN ENTREGADA
T
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO O
RELACIÓN DE COMPROBA- CIÓN ENTRE- GADA
T
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO 1
RELACIÓN DE COMPROBA- CIÓN ENTRE- GADA
2T
RELACIÓN DE COMPROBA- CIÓN ENTRE- GADA
2T
FICHADE
DEPÓSITO 2
RECIBO DE
INGRESOS 2
FICHADE
DEPÓSITO 1
RECIBO DE
INGRESOS 1
FICHADE
DEPÓSITO O
RECIBO DE
INGRESOS 1
RECIBO DE INGRESOS O
FICHADE
DEPÓSITO O
RECIBO DE
INGRESOS 1
RECIBO DE INGRESOS O
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO O-3
6
RECABA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
FIRMA DE VISTO BUENO
5
RECIBE
RESPONSABLE DE CAJA
CON SELLO DE CAJA
DEL ÁREADE CAJA, FOLIADO
Y SELLADO
DEL BANCO
OBTIENE, TURNA Y ARCHIVA
CON SELLO DE CAJA
ANALISTA DE PRESUPUESTO EJERCIDO
C CARPÈTA DE VARIOS
6
ELABORA
COTEJA, SELLA, DESCARGA Y ARCHIVA
EL PRESUPUESTO EJERCIDO Y LAS DEVOLUCIONES
NCARPÈTA DE
AFECTACIONES PRESU-PUESTALES
TURNA Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPÈTA DE
VARIOS
TURNA
PLANTEL O RESPONSABLE DEL TRÁMITE EN OFICINAS CENTRALES
CAPTURA, IMPRIME, TURNA YARCHIVA
CONTROL DE SUJETOS A
COMPROBAR
CONTROL DE SUJETOS A COMPROBAR T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
C CARPÈTA DE CONTROL DE SUJETOS A
COMPROBAR
7
GASTOS A COMPROBAR PLANTELES Y OFICINAS CENTRALES
O
CONTROL DE SUJETOS A COMPROBAR T
CONTROL DE
SUJETOS A COMPROBAR
T
GASTOS A COMPROBAR PLANTELES Y OFICINAS CENTRALES
O
7
RECIBE, CONSULTA Y CONCILIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
C CARPÈTA DE CONTROL DE SUJETOS A
COMPROBAR
¿COINCIDEN LOS SALDOS?
NO CORRIGE Y ACTUALIZA
CONTROL DE SUJETOS A
COMPROBAR
GASTOS A COMPROBAR PLANTELES Y OFICINAS CENTRALES
O
7
SI
ARCHIVA
C CARPÈTA DE VARIOS
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- OTORGAMIENTO DE SUJETOS A COMPROBAR-REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS, DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
7
Normas La solicitud de recursos deberá hacerse con un mínimo de dos días hábiles anteriores a la
comisión. El Paquete de documentos para solicitar viáticos constará de:
- Oficio de comisión en original y copia - Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original y copia
Los requisitos que deberá cumplir el Paquete de documentos serán los siguientes:
- El Oficio de comisión en original deberá señalar lugar, fecha y objetivo de la comisión, además de la persona que deberá cumplir con la comisión.
- La Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original deberá contener, de conformidad con el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes de la Secretaría de Finanzas y Planeación, lo siguiente:
o Lugar, fecha y objetivo de la comisión. o Los importes que se asignan para la comisión, así como firma del titular del área y del
comisionado. o Los viáticos por hospedaje y alimentos se asignarán de acuerdo a las tarifas
autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación. o Folio presupuestal, sello y firma de autorización presupuestal del Jefe de
Departamento de Control Presupuestal, así como indicación de la disponibilidad presupuestal para cada partida.
o Firma de autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Firma de Visto Bueno del Director Administrativo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Otorgamiento de Viáticos Proveer al personal de oficinas centrales, de recursos financieros para cubrir gastos por comisiones asignadas a un lugar distinto a su centro de responsabilidad. Eventual
DA/DRF 20
DA/DRF 21
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Financieros
1
1A
2
3
4
5
6
7
Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, el Paquete de documentos original y revisa que cumpla con los requisitos y que contenga nombre, cargo y número de personal del comisionado, así como el objetivo de la comisión. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir: Comunica telefónicamente al comisionado que el Paquete de documentos original no cumple con los requisitos y devuelve de manera económica para su corrección. Continúa con a la actividad No. 1. En caso de cumplir: Verifica que el Paquete de documentos original se ajuste a los montos asignados, de acuerdo con las cuotas establecidas para el cargo y el lugar de la comisión, de conformidad con el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes y en caso de no coincidir con las establecidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación, los ajusta. Firma de autorización de pago, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original, contenida en el Paquete de documentos. Recaba firma de Visto Bueno del Director Administrativo, en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original, contenida en el Paquete de documentos. Asigna folio de pago en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original, obtiene cuatro copias, y dos copias del Oficio de comisión original. Entrega de manera económica al Responsable de Caja, el Paquete de documentos. Sella original y cuatro copias de la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5. Elabora Póliza de cheque en original y copia y Cheque en original, de acuerdo con la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 original. Entrega de manera económica al comisionado, el Cheque original y la primera copia del Paquete de documentos; recaba firma del comisionado en la Póliza cheque en original y copia.
DA/DRF 22
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
8
9
10
11
Anota el número de Cheque en la segunda copia del Paquete de documentos, y la archiva de manera numérica temporal en la Carpeta de viáticos, que anexará al Paquete de documentos en el procedimiento de Comprobación de Viáticos. Turna de manera económica al Jefe de Departamento de Contabilidad, el original de la Póliza cheque junto con original del Paquete de documentos para su registro. Archiva la copia de la Póliza cheque de manera cronológica permanente de acuerdo al mes de pago en la Carpeta de pólizas del mes correspondiente. Turna la tercera copia de la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 al Responsable del Sistema del Presupuesto para descargar el presupuesto ejercido. Captura en el archivo magnético de Control de viáticos, el monto tramitado de acuerdo con la cuarta copia de la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 y la archiva de manera numérica definitiva en la Carpeta de viáticos. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Comprobación de Viáticos - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
O
CHEQUEO
SOLICITUD DE
SUJETOS A COM-PROBAR
O-4
PAQUETE DE DOCUMENTOS
PÓLIZA CHEQUE O-1
PAQUETE DE DOCUMENTOS 1
CHEQUEO
OFICIO DE
COMISIÓN 2
OFICIO DE
COMISIÓN O
SOLICITUD DE SUJETOSA COM-
PROBAR
4
PAQUETE DE DOCUMENTOS O
INICIO
RECIBE Y REVISA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
¿CUMPLE CON LOS
REQUISITOS?
PAQUETE DE DOCUMENTOS O
COMUNICA Y DEVUELVE
COMISIONADO
1
NO
PAQUETE DE DOCUMENTOS O
VERIFICA Y AJUSTA
DE CONFORMIDAD CON EL MANUAL DE POLÍTICAS
PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS
Y PASAJES
SI
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
O
FIRMA Y RECABA FIRMA
1
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
O
ASIGNA Y OBTIENE
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ENTREGA Y SELLA
PÓLIZA CHEQUE O-1
ELABORA
ENTREGA Y RECABA FIRMA
COMISIONADO
COMISIONADO
PAQUETE DE DOCUMENTOS 2
ANOTA Y ARCHIVA
N
NÚMERO DE
CHEQUE
PÓLIZACHEQUE 1
PAQUETE DE
DOCUMENTOSO
PÓLIZA CHEQUE O
TURNA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA DE PÓLIZAS DEL
MES
1
CARPETA DE
VIÁTICOS
RESPONSABLE DE CAJA
1
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
3
TURNA
RESPONSABLE DEL SISTEMA DEL PRESUPUESTO
CAPTURA Y ARCHIVA
CONTROL DE VIÁTICOS
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
4
NCARPETA
DE VIÁTICOS
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- COMPROBACION DE VIÁTICOS
- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Comprobación de Viáticos Controlar los recursos otorgados y realizar su comprobación, para determinar en su caso el saldo deudor de los comisionados. Periódica
Normas Este procedimiento aplicará al personal del COBAEV adscrito a oficinas centrales.
La Documentación comprobatoria de viáticos deberá ajustarse al Manual de políticas
para el trámite y control de viáticos y pasajes de la Secretaría de Finanzas y Planeación. La documentación comprobatoria deberá cumplir con los requisitos fiscales que marca el
Artículo 29-A del Código fiscal de la federación. La Documentación comprobatoria de los viáticos deberá corresponder a la partida y al
monto asignados cuando se otorgaron los recursos. Los viáticos deberán comprobarse en un periodo no mayor a tres días hábiles posteriores
a la conclusión de la comisión. Se elaborará Recibo de ingresos original y copia por los recursos no utilizados y se
anexará con la Ficha de depósito original. Los viáticos que no sean comprobados serán descontados vía nómina, mediante formato
de Descuento vía nómina, de acuerdo a la antigüedad de dichos saldos. El formato Comprobación de viáticos Anexo 7 deberá contener lo siguiente:
- Nombre y firma de quien autorizó la comisión, así como del comisionado, y sello o firma de certificación de la comisión del lugar de la comisión.
- Sello del Departamento de Recursos Financieros y firma del responsable de la revisión. El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar las Facturas originales vía
Internet, en la página web del Sistema de Administración Tributaria (SAT) y cuando resulten posiblemente apócrifas, se procederá a hacer descuento vía nómina al personal que realizó el gasto, por el importe de las mismas, mediante formato de Descuento vía nómina.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 25
DA/DRF 26
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Financieros
1
2
2A
3
3A
3A.1
Recibe de manera económica del comisionado, el formato Comprobación de viáticos (Anexo 7) en original y copia, así como las Facturas originales que lo respaldan. Firma y sella de recibido en la copia del formato y devuelve ésta al comisionado. Obtiene de la Carpeta de viáticos el Paquete de documentos del procedimiento Otorgamiento de Viáticos, conformado por la Solicitud de sujetos a comprobar (Anexo 5) y el Oficio de comisión, ambos en copia, archivados de manera numérica permanente. Revisa las Facturas originales contra el Anexos 5 en copia y Anexo 7 en original, que estén correctas y se ajusten a los montos y partidas asignadas, así como a las tarifas establecidas en el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes de la Secretaría de Finanzas y Planeación. ¿Las Facturas están correctas? En caso de no estar correctas: Elabora Oficio en original y copia dirigido al comisionado, firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, entrega al comisionado, Oficio original junto con las Facturas originales para su corrección; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y lo archiva en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar correctas: Verifica en la página web del SAT que las Facturas originales no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Elabora Oficio en original y tres copias dirigido al comisionado responsable del gasto, para informarle que está incurriendo en anomalía al presentar Facturas apócrifas y procederá la devolución de las mismas y el descuento vía nómina, firma el Oficio el Jefe de Departamento de Recursos Financieros. Entrega el Oficio y copias de la siguiente manera: Original: al comisionado junto con las Facturas originales. Primera copia: al Departamento de Recursos Humanos. Segunda copia: al Director Administrativo. Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera
DA/DRF 27
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
3A.2
4
4A
4A.1
4A.2
4A.3
5
6
cronológica permanente en la Carpeta de varios. Elabora formato de Descuento vía nómina en original y dos copias, por el importe de la Factura original posiblemente apócrifa; firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega de manera económica el formato de Descuento vía nómina original al Departamento de Recursos Humanos. Recaba sello de recibido en las dos copias, y entrega la primera copia de manera económica, al Departamento de Contabilidad, y archiva la segunda copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Fin. En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Verifica las sumas de las Facturas originales contra los datos del Anexo 5 en copia y Anexo 7 en original. ¿Coincide la suma de las Facturas con los Anexos? En caso de no coincidir: Ajusta los importes del Anexo 7 original, a la suma de las Facturas originales. Elabora, en su caso, Recibo de ingresos en original y copia por el importe de los recursos no utilizados para que el comisionado pase a devolver el recurso en Caja del COBAEV, recaba firma del comisionado en el Recibo de ingresos original y copia, y se los entrega. Recibe del comisionado el recurso no utilizado y elabora Recibo de ingresos del área de Caja foliado, y sella en original y dos copias. Entrega el original al comisionado, y archiva una copia en el Consecutivo de recibos de ingresos de manera numérica definitiva. Recibe de manera económica del responsable de Caja, el Recibo de ingresos original con sello de Caja, y segunda copia del Recibo de ingresos del área de Caja, foliado y sellado y la Ficha de depósito del banco en original. Continúa con la actividad No. 5. En caso de coincidir: Obtiene dos fotocopias del Anexo 7 original. Elabora Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en tres tantos, en donde relaciona los Anexos 7 originales y las Fichas de depósito
DA/DRF 28
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
7
8
9
9A
10
del banco originales que se turnarán. Coteja y sella la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en tres tantos con una copia de los Anexos 7. Descarga el presupuesto ejercido y las devoluciones en el Sistema de presupuesto. Archiva un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad y una copia de los Anexos 7 en la Carpeta de afectaciones presupuestales del mes correspondiente, de manera numérica permanente. Turna de manera económica al Departamento de Contabilidad, un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad, junto con original de los Anexos 7, Facturas originales, Anexo 5 en copia y Oficio de comisión en copia; y en su caso, Recibo de ingresos original con sello de Caja, copia del Recibo de ingresos del área de Caja, foliado y sellado y la Ficha de depósito del banco en original. Recaba acuse de recibo en un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de viáticos. Captura en el archivo electrónico Control de viáticos, el monto de los importes comprobados en base a una copia de los Anexos 7, imprime un tanto del Control de viáticos y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para análisis de la devolución. Archiva una copia de los Anexos 7 de manera numérica permanente en la Carpeta de viáticos. Pasa el tiempo. Realizó la comprobación y/o devolución? En caso de no haberla realizado: Elabora formato de Descuento vía nómina en original y dos copias, por el importe no comprobado o no recibido en devolución; firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega de manera económica al Departamento de Recursos Humanos el original; recaba sello de recibido en las dos copias; entrega primera copia al Departamento de Contabilidad, y archiva segunda copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Fin. En caso de haberla realizado: Recibe periódicamente de manera económica del Departamento de Contabilidad, original de Auxiliar de
DA/DRF 29
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
10A
11
deudores diversos, imprime un tanto del Control de viáticos con saldos pendientes de comprobar; y concilia saldos deudores con el Departamento de Contabilidad. ¿Coinciden los saldos? En caso de no coincidir: Corrige y actualiza los saldos deudores en el Control de viáticos en un tanto y en el archivo electrónico de éste, en base al original de Auxiliar de deudores diversos, Continúa la actividad No. 11. En caso de coincidir: Devuelve de manera económica al Departamento de Contabilidad, el original del Auxiliar de deudores diversos, y archiva el Control de viáticos original de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad.
OFACTURAS
O-3OFICIO
3OFICIO
1OFICIO
DE COMISIÓN
1ANEXO 5
0FACTURAS
OANEXO 7
INICIO
RECIBE Y OBTIENE
COMISIONADO
NCARPETA
DE VIÁTICOS
OANEXO7
1ANEXO 5
OFACTURAS
REVISA
TARIFAS ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE
POLÍTICAS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL
DE VIÁTICOS Y PASAJES
¿LAS FACTURAS ESTÁN
CORRECTAS?
1OFICIO
OFACTURAS
OOFICIO
ELABORA, FIRMA, ENTREGA Y ARCHIVA
COMISIONADO
CCARPETA
DE VARIOS
NO
SI
VERIFICA
SAT
OFACTURAS
¿ES POSIBLEMENTE
APÓCRIFA ALGUNA FACTURA? OFICIO
ELABORA Y FIRMA
SI
NO
OANEXO7
1ANEXO 5
OFACTURAS
VERIFICA
1
2OFICIO
1OFICIO
0FACTURAS
OOFICIO
ENTREGA Y ARCHIVA
COMISIONADO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
C
CARPETA DE VARIOS
2
DESCUENTOVÍA
NÓMINA
1DESCUENTO
VÍA NÓMINA
ODESCUENTO VÍA NÓMINA
ELABORA, FIRMA, ENTREGA Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA
DE VARIOS
FIN
1
1
1RECIBO
DEINGRESOS
N
ORECIBO
DEINGRESOS
OFICHA
DEDEPÓSITO
O-2RECIBO DE INGRESOS
COMISIONADO
DEL ÁREA DE CAJA, FOLIADO
RECURSO NO UTILIZADO
1
¿COINCIDE LA SUMA DE
LAS FACTURAS CON LOS ANEXOS?
2ANEXO 7
OANEXO 7
OBTIENE
OFACTURAS
OANEXO 7
AJUSTA
O-1RECIBO DE INGRESOS
ELABORA, RECABA Y ENTREGA
COMISIONADO
COMISIONADO
RECIBE, ELABORA, SELLA, ENTREGA
Y ARCHIVA
2RECIBO
DE INGRESOS
ORECIBO DE INGRESOS
RECIBE
NO
SI
RESPONSABLE DE CAJA
CON SELLO DE CAJA
DEL ÁREA DE CAJA, FOLIADO
Y SELLADO
22
OFICHAS
DEDEPÓSITO
OANEXOS
7
3TRELACIÓN DE COMPROBA-CIÓN
ELABORA
2CONSECUTIVO
DE RECIBOS DE INGRESOS
TCONTROL
DEVIÁTICOS
TRELACIÓNDE
COMPRO-BACIÓN
OFICHA
DEDEPÓSITO
1RECIBO
DEINGRESOS
ORECIBO
DEINGRESOS
1OFICIO
DE COMISIÓN
1ANEXO
5
CON SELLO DE CAJA
DEL ÁREA DE CAJA, FOLIADO
Y SELLADO
0FACTURAS
1ANEXOS
7
1ANEXOS
7
3TRELACIÓN DE COMPROBACIÓN
2
COTEJA, SELLA, DESCARGA Y ARCHIVA
SISTEMA DE PRESUPUESTO
TRELACIÓN DE COMPROBACIÓN
NCARPETA DE
AFECTACIONES PRESUPUESTALES
OANEXOS
7
TRELACIÓN DE COMPROBACIÓN
TURNA Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA
DE VIÁTICOS
CAPTURA, IMPRIME, TURNA Y ARCHIVA
CONTROL DE VIÁTICOS
1ANEXOS 7
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
NCARPETA DE
VIÁTICOS
3
TCONTROL
DE VIÁTICOS
OAUXILIAR DE DEUDORES DIVERSOS
OAUXILIAR
DE DEUDORES
DIVERSOS
TCONTROL
DEVIÁTICOS
2DESCUENTO
VÍA NÓMINA
1DESCUENTO
VÍA NÓMINA
3
¿REALIZÓLA COMPROBACION
Y/O DEVOLUCIÓN?
NO
ODESCUENTO VÍA NÓMINA
ELABORA, FIRMA, ENTREGA Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA DE
VARIOS
FIN
OAUXILIAR DE DEUDORES DIVERSOS
RECIBE, IMPRIME Y CONCILIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
¿COINCIDEN LOS SALDOS?
SI
NOCORRIGE
Y ACTUALIZA
TCONTROL DEVIÁTICOS
CONTROL DE VIÁTICOS
3
SI
DEVUELVE Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA
DE VARIOS
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS, DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
3
CON EL DEPARTA-MENTO DE
CONTABILIDAD
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Reposición de Fondos Rotatorios de los Planteles del COBAEV Proveer a cada Plantel, los recursos financieros para el pago de gastos menores necesarios para el desarrollo de las actividades de su Programa Operativo Anual (POA). Quincenal
Normas Los Fondos Rotatorios deberán crearse a principio del ejercicio fiscal y cancelarse al final del
mismo. Los responsables del fondo y los responsables solidarios serán el Responsable
Administrativo o Subdirector Administrativo y el Director del Plantel. Deberán elaborar y firmar Recibo resguardo de fondo fijo, así como Afectación presupuestal/orden de pago y Recibo de sujetos a comprobar para su creación.
El Recibo resguardo de fondo fijo deberá ser autorizado por el Director Administrativo del
COBAEV. La comprobación de gastos deberá ajustarse a los Lineamientos del control para fondo
rotatorio del COBAEV. Las Facturas soporte deberán contener sello de “pagado” y firma del Director del Plantel.
Los Recibos de egreso deberán contener nombre y firma de quien recibió el pago, nombre y firma del titular del área y nombre y firma de quien autorizó el pago.
La Documentación comprobatoria deberá cumplir los requisitos fiscales que marca el
Artículo 29-A del Código fiscal de la federación. La Documentación comprobatoria de los Fondos Rotatorios deberá corresponder a las
partidas y montos solicitados. La reposición de fondo rotatorio deberá apegarse al monto mensual asignado al principio
del ejercicio fiscal, así como a las partidas de los Capítulos 2000 y 3000 contempladas en los Lineamientos del control para fondo rotatorio.
La Afectación presupuestal/orden de pago deberá cumplir los siguientes requisitos:
- Marcar el recuadro de Reposición de Fondo Rotatorio. - Estar debidamente firmada por el responsable del plantel o área, y el responsable del
trámite.
DA/DRF 34
Normas - Contener folio presupuestal, sello y firma de autorización presupuestal del Jefe de
Departamento de Control Presupuestal. - Indicar la disponibilidad presupuestal para cada partida. - Contener firma de autorización de pago del Jefe de Departamento de Recursos
Financieros. - Contener firma de Visto Bueno del Director Administrativo.
El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar las facturas vía Internet, en la
página web del Sistema de Administración Tributaria (SAT) y cuando resulten posiblemente apócrifas, procederá a devolverlas al titular del área administrativa del plantel, mediante formato de Devolución o disminución de documentos, y el personal que efectuó el gasto tendrá que reembolsar el importe de la Factura al Fondo Rotatorio del Plantel. En caso de que sea incobrable, el Responsable Administrativo del Plantel solicitará mediante Oficio dirigido al Jefe de Departamento de Recursos Financieros, que se efectúe descuento vía nómina al personal que efectuó el gasto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 35
DA/DRF 36
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
1
2
2A
3
4
4A
Recibe de Oficialía de Partes proveniente del Director del Plantel, la Documentación comprobatoria con Oficio original. Elabora formato original de Información recibida de acuerdo con el Oficio original. Turna el Oficio original y la Documentación comprobatoria al analista responsable de las revisiones de planteles; recaba acuse de recibo en el original del formato Información recibida y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de información recibida. Revisa que el Oficio original tenga anexo en la Documentación comprobatoria, copia de la Afectación presupuestal/orden de pago, marcada en el recuadro que corresponde a Reposición de Fondo Rotatorio, así como las Facturas originales que la respaldan. ¿La Documentación comprobatoria está completa? En caso de no estar completa: Solicita telefónicamente al Responsable Administrativo del Plantel, que remita la documentación faltante. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar completa: Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia; revisa que esté debidamente requisitada, anexa las Facturas originales que recibió del Director del Plantel, y archiva Oficio original del Director del Plantel y copia de la Afectación presupuestal/orden de pago en la Carpeta de fondos rotatorios por plantel, de manera cronológica permanente. Revisa que la suma de las Facturas originales se ajuste a los montos y a las partidas asignadas, y que coincida con los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia recibida del Departamento de Control Presupuestal, así como que se apegue a los requisitos establecidos. ¿La comprobación está correcta? En caso de no estar correcta: Elabora formato de Devolución o disminución de documentos en original y copia. Envía el original por paquetería al Responsable Administrativo del Plantel, junto con la(s) Factura(s) que presenta(n) error, para su
DA/DRF 37
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
5
5A
6
7
8
9
corrección. Ajusta el importe autorizado a pagar en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia. Archiva la copia del formato Devolución o disminución de documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Continúa con la actividad No. 3. En caso de estar correcta: Verifica en la página web del SAT que las Facturas originales no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Elabora formato de Devolución o disminución de documentos en original y copia. Envía el original por paquetería, al Responsable Administrativo del Plantel, junto con la(s) Factura(s) original(es) que son posiblemente apócrifas para que el Responsable Administrativo recupere el importe de las Factura(s) con el responsable del gasto. Ajusta el importe autorizado a pagar en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia. Archiva la copia del formato Devolución o disminución de documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Fin. En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Firma de autorización el Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, y anexa el resto de la Documentación comprobatoria. Recaba firma de Visto Bueno del Director Administrativo, en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, con el resto de la Documentación comprobatoria. Obtiene dos copias de la Afectación presupuestal/orden de pago original. Entrega de manera económica al Responsable de Caja, la Documentación comprobatoria para su sello, y el original de la Afectación presupuestal/orden de pago; recaba sello de recibido en las tres copias de dicho documento. Turna de manera económica al Responsable del Sistema del Presupuesto Ejercido, la segunda copia de la Afectación presupuestal/orden de pago para que
DA/DRF 38
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
10
descargue el presupuesto ejercido; envía la tercera copia por paquetería al Responsable Administrativo del Plantel. Archiva copia de la Afectación presupuestal/orden de pago de manera numérica temporal en la Carpeta de fondos rotatorios, y la segunda copia de manera numérica permanente en la Carpeta de afectaciones presupuestales. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros
DEVOLU-CIÓN O
DISMINU-CIÓN DE
DOCU-MENTOS
1
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO
O-1
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO O-1
FACTURAS O
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO 1
0OFICIO
FACTURAS O
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
O-1
FACTURAS O
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO 1
OINFOR-
MACIÓNRECIBIDA
0OFICIO
DOCUMEN- TACIÓN COMPRO- BATORIA
INICIO
RECIBE, ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
DIRECTOR DEL PLANTEL / OFICIALÍA DE PARTES
ANALISTA
CARPETA DE INFORMA-
CIÓN RECIBIDAC
DOCU-MENTACIÓN
COMPRO-BATORIA
0OFICIO
REVISA
¿LA DOCUMENTACIÓN
COMPRO-BATORIA ESTÁ
COMPLETA?
NOSOLICITA
TELEFÓNI- CAMENTE AL
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
11
SI
RECIBE, REVISA, ANEXA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
CCARPETA
DE FONDOS ROTATORIOS
REVISA
¿LA DOCUMENTA-
CIÓN ESTÁ CORRECTA?
NO
SI
1
FACTURAS O
DEVOLUCIÓN O DISMINUCIÓN DE DOCU- MENTOS
O
ELABORA, ENVÍA, AJUSTA Y ARCHIVA
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL
C
CARPETA DE VARIOS
2
2
2
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
1
N
3
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
2
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO
3
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO
O
DOCUMEN- TACIÓN COMPRO- BATORIA
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO
2
DOCU-MENTACIÓN
COMPRO-BATORIA
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
O-1
1
VERIFICA
SAT
FACTURAS
O
¿ES POSIBLE-
MENTE APÓCRIFA ALGUNA
FACTURA?
SI
DEVOLU-CIÓN O
DISMINU-CIÓN DE
DOCU-MENTOS
1
AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /
ORDEN DE PAGO
O-1
FACTURAS O
DEVOLUCIÓN O DISMINUCIÓN DE DOCU- MENTOS
O
ELABORA, ENVÍA, AJUSTA Y ARCHIVA
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL
C CARPETA DE VARIOS
FIN
FIRMA Y ANEXA
DOCU-MENTACIÓN
COMPRO-BATORIA
AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO
O-1
RECABA FIRMA Y OBTIENEDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
ENTREGA
RESPONSABLE DE CAJA
TURNA Y ENVÍA
N
CARPETA DE FONDOS
ROTATORIOS
CARPETA DE AFECTACIONES
PRESUPUESTALES
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROSY OTROS
NO
RESPONSABLE DEL SISTEMA DEL PRESUPUESTO EJERCIDO
ARCHIVA
DA/DRF 41
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Pago de Nómina Otorgar a los empleados del COBAEV los recursos financieros correspondientes a su sueldo o salario y a sus prestaciones. Quincenal
Normas El Departamento de Recursos Humanos deberá realizar la solicitud de pago con un mínimo
de dos días hábiles anteriores a la quincena.
El Paquete de documentos para solicitar la dispersión de nómina a través de las instituciones bancarias constará de: - Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias - Disco compacto que contiene Listados de nómina de personal del COBAEV - Listados de nómina de personal impresos en original - Conciliaciones de planteles y oficinas centrales en original
El Paquete de documentos deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- La Afectación presupuestal/orden de pago deberá estar debidamente firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
- Contener autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. - Contener firma de Visto Bueno del Director Administrativo.
Para efectos de la dispersión de la nómina, el Departamento de Recursos Financieros
deberá considerar las políticas de dispersión que aplica cada institución bancaria.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 42
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Financieros Área de Caja Departamento de Recursos Financieros
1
2
3
3A
4
5
5A
Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, el Paquete de documentos, revisa que esté debidamente diligenciado y sella de recibido en la segunda copia de la Afectación presupuestal/orden de pago y la devuelve. Concilia los datos, cotejando el importe de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia con los Listados de nómina de personal en original y las Conciliaciones de planteles y oficinas centrales en original, para determinar los importes de la dispersión de nómina por medio de los Programas de pago electrónico de nómina de las instituciones bancarias. Importa los archivos contenidos en el disco compacto de Listados de nómina de personal, a la Base de datos de la institución bancaria correspondiente, por medio de los Programas de pago electrónico de nómina. Valida los montos totales a dispersar contra el importe total de los Listados de nómina del personal, en original. ¿Los importes están correctos? En caso de no estar correctos: Devuelve de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, el Paquete de documentos para su corrección. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar correctos: Programa el día de pago y envía la transferencia electrónica mediante los Programas de pago electrónico de nómina para el personal de Oficinas Centrales y Planteles. Valida el encargado de operaciones bancarias, la correcta aplicación de los registros contenidos en el disco compacto de Listados de nómina de personal, esto al término de la dispersión de la nómina, e imprime del Programa de pago electrónico de nómina, el Comprobante de la operación, en original y dos copias. Archiva la segunda copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de transferencias bancarias. ¿La aplicación es correcta? En caso de no ser correcta: Devuelve de manera económica al analista de Recursos Humanos, el disco compacto para su corrección. Continúa con la actividad No 5.
DA/DRF 43
Área Actividad Descripción Área de Caja Departamento de Recursos Financieros Área de Caja
6
6A
6A.1
6A.2
7
8
En caso de ser correcta: Revisa que los Programas de pago electrónico de nómina no hayan reportado algún registro rechazado, y devuelve el disco compacto al Departamento de Recursos Humanos. ¿Existe reporte de registro rechazado? En caso de existir reporte de registro rechazado: Notifica de manera verbal al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para que éste verifique la cuenta del beneficiario y determine la forma de pago. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, Memorando original con la instrucción de transferir vía electrónica al plantel, el importe del pago de nómina del beneficiario cuyo registro había sido rechazado o bien, de elaborar Póliza cheque en original y copia, cuando se trata de personal de oficinas centrales. Sella de recibido en la copia del Memorando y la devuelve; archiva el original de manera cronológica permanente en la Carpeta del mes del pago. Realiza transferencia electrónica por medio de los Programas de pago electrónico de nómina, e imprime comprobante Videomático en original y copia, o elabora Póliza cheque en original y copia, según el caso. Continúa con la actividad número 7. En caso de no existir reporte de registros rechazados: Elabora Relación de pólizas y documentos entregados al Departamento de Contabilidad en original y copia, y entrega original de manera económica al Jefe del Departamento de Contabilidad, junto con los originales de los documentos del Paquete de documentos, Videomáticos Comprobante del programa de pago electrónico de nómina y Pólizas cheque. Recaba acuse de recibo en las copias de los documentos. Archiva copia sellada de Relación de pólizas y documentos entregados al Departamento de Contabilidad, de manera cronológica permanente en la Carpeta de correspondencia enviada a Contabilidad; copia sellada de Paquete de documentos, Videomáticos, Comprobante del programa de pago electrónico de nómina, en la Carpeta del mes del pago, de manera cronológica permanente; y copia de las Pólizas cheque de manera numérica permanente, en la Carpeta de pólizas del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO
BASE DE DATOS
PÓLIZAS CHEQUE O
COMPRO-BANTE O
VIDEO-MÁTICOS O
PAQUETEDE
DOCUMENTOSO
RELACIÓN DE PÓLIZAS Y DOCUMENTOS ENTRE-GADOS
O
COMPRO-BANTE 2
CONCILIA-CIONES DE
PLANTELES YOFICINAS
CENTRALES
O
LISTADOS DE NÓMINA
DE PERSONAL
O
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ ORDEN DE PAGO
O-1
PAQUETE DE DOCUMENTOS
INICIO
RECIBE Y REVISA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
CONCILIA
IMPORTA Y VALIDA
LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL O
DE LAS INSTITUCIONES
BANCARIAS
¿LOS IMPORTES
ESTÁN CORRECTOS?
NO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
DEVUELVEJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
1
1
SI
PROGRAMA Y ENVÍA
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
PROGRAMAS DE PAGO ELECTRÓ-NICO DE NÓMINA
VALIDA E IMPRIME
COMPROBANTEO-1
PROGRAMA DE PAGO ELECTRÓ-NICO DE NÓMINA
CARPETA DE TRANS-
FERENCIAS BANCARIAS
C
¿LA APLICACIÓN
ES CORRECTA?NO
DEVUELVE
DISKETTE DE LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL
ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS
2
2
SI
REVISA Y DEVUELVE
PROGRAMAS DE PAGO ELECTRÓ-NICO DE NÓMINA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
¿EXISTE REPORTE DE
REGISTRO RECHAZADO?
SI1
NO
ELABORA YENTREGA
3
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
2
LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL
LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL
PÓLIZAS CHEQUE 1
COMPRO-BANTE 1
VIDEO-MÁTICOS 1
PAQUETEDE
DOCUMENTOS1
RELACIÓN DE PÓLIZAS Y DOCUMENTOS ENTRE-GADOS
1
PÓLIZACHEQUE O-1
MEMORANDOO
1
NOTIFICA
DE MANERA VERBAL AL JEFE DEL DEPTO. DE
RECURSOS HUMANOS
RECIBE Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
CARPETA DEL MES DEL
PAGO
C
REALIZA E IMPRIME O ELABORA
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
VIDEOMÁTICOO-1
3
2
ARCHIVA
CARPETA DE CORRESPON-
DENCIA ENVIADA A CONTABILIDAD
C
CCARPETA
DEL MES DEL PAGO
N CARPETA DE PÓLIZAS DEL MES
FIN
PROGRAMAS DE PAGO ELECTRÓ-NICO DE NÓMINA
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros Cumplir en tiempo con los compromisos de pago contraídos por el COBAEV. Periódica
Normas La solicitud de pago deberá hacerse con un mínimo de un día hábil anterior al vencimiento
del plazo establecido o al evento. El pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios,
Terceros y Otros se hará conforme a las Políticas de pago, emitidas por el Departamento de Recursos Financieros.
Todos los trámites de pago deberán:
- Estar revisados por el responsable de cada procedimiento en el Departamento de Recursos Financieros;
- Cumplir todos los requisitos establecidos en las Políticas de pago; - Contener folio de pago.
El Paquete de documentos contendrá lo siguiente, de acuerdo al concepto del pago:
- Afectación presupuestal/orden de pago para los pagos de Fondos Rotatorios (original y una tres copias), Sujetos a comprobar (original y copia), Proveedores, Servicios, Terceros y Otros (original y tres copias), y documentación comprobatoria.
- Solicitud de sujeto a comprobar Anexo 5, en original y cuatro copias para el pago de Viáticos, y documentación soporte.
Sólo se realizarán los pagos cuyo trámite contenga la firma de autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y la firma de Visto Bueno del Director Administrativo en la Afectación presupuestal /orden de pago original y en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5.
La documentación para el pago a proveedores deberá recibirse en el Área de Caja como mínimo, un día anterior a la fecha señalada en el Contra recibo emitido por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Los días martes están establecidos para el pago a proveedores.
DA/DRF 47
Normas El proveedor deberá presentar el Contra recibo original.
Las Facturas se sellarán de “pagado” en el Área de Caja, en caso de proveedores, servicios,
terceros y viáticos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 48
DA/DRF 49
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros Área de Caja
1
2
3
4
4.A
5
5.A
Recibe de manera económica de los analistas correspondientes, provenientes de los Planteles y de Oficinas Centrales, el Paquete de documentos, de acuerdo al concepto del gasto y previamente revisado por los mismos analistas, con documentos soporte. Sella original y copias.de Afectación presupuestal /orden de pago o de la Solicitud de sujeto a comprobar Anexo 5 contenidos en el Paquete de documentos. Relaciona las solicitudes de pago en formato electrónico Pagos del día, e imprime en original. Determina la cuenta bancaria del COBAEV con la que hará el pago, y programa disponibilidad de recursos financieros en las cuentas correspondientes. Tramita el pago de acuerdo al tipo de movimiento y determina la forma de realizar el pago: transferencia bancaria o cheque nominativo. ¿Cuál es la forma de pago? En caso de transferencia bancaria: Transfiere recursos por medio del Sistema electrónico bancario, a la cuenta del proveedor o del plantel, capturando CLABE interbancaria, nombre del beneficiario, número de cuenta y sucursal. Imprime comprobante Videomático en original en el momento de realizar cada movimiento, y al final del día imprime la Relación de videomáticos en original. Archiva esta Relación en la Carpeta de transferencias bancarias, de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 9. En caso de Cheque nominativo: Elabora Cheque original y Póliza cheque en original y copia, de la cuenta bancaria correspondiente del COBAEV. Revisa nombre del beneficiario e importe a pagar con número y letra en los dos documentos. ¿Están correctos los datos? En caso de no estar correctos los datos: Cancela el Cheque original y la Póliza de cheque en original y copia. Sella el Cheque original de “cancelado” y engrapa en el talón de la chequera de la cuenta bancaria correspondiente. Entrega de manera económica al
DA/DRF 50
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros Área de Caja
6
7
7A
7B
7C
8
Departamento de Contabilidad, la Póliza de cheque original, y archiva la copia de manera numérica permanente en la Carpeta de pólizas del mes. Continúa con la actividad No. 5. En caso de estar correctos los datos: Recaba en el Cheque original, firma autorizada del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y la firma del Director Administrativo para firma mancomunada, anexa la Póliza cheque en original y copia y el Paquete de documentos. Resguarda estos documentos hasta su pago. Pasa el tiempo. Solicita Identificación oficial original de la persona que se presenta al cobro. Verifica que sea el beneficiario o la persona autorizada para el cobro y de qué pago se trata: a terceros o a proveedores. ¿De qué pago se trata? En caso de pago a proveedores: Recibe Contra recibo original y revisa si es la persona beneficiaria o autorizada- ¿Es el beneficiario o la persona autorizada? En caso de que no sea la persona beneficiaria o autorizada: Solicita, recibe y coteja Carta poder original del proveedor, con copia de Identificación oficial del apoderado, y las archiva de manera cronológica permanente por proveedor en la Carpeta de proveedores. Continúa con la actividad No. 7C. En caso de que sí sea la persona beneficiaria o autorizada:: Recaba firma de recibido y fecha de cobro en la Póliza de cheque en original y copia, y registra en ésta, la fecha de pagado y el número de Cheque y entrega el Cheque original al proveedor. Continúa con la actividad número 8. En caso de tratarse de terceros: Recibe del tercero la copia de la Identificación oficial y en su caso Carta poder en original. Recaba firma de recibido y fecha de cobro en la Póliza cheque en original y copia, y registra en ésta, la fecha de pagado y el número de Cheque
DA/DRF 51
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros Área de Caja
9
10
y entrega el Cheque original. Elabora Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad en original y copia, y entrega original de manera económica al Departamento de Contabilidad, junto con el Paquete de documentos, incluyendo las Pólizas cheque originales, comprobantes Videomáticos en original y Facturas originales, según el tipo de movimiento y concepto de pago. Recaba acuse de recibo en la copia de la Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad, y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad. Archiva copia de la Póliza cheque de manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO
CHEQUEO
PÓLIZA CHEQUE O-1
CARTAPODER O
IDENTIFICACIÓN OFICIAL O
PÓLIZA CHEQUE 1
PÓLIZA CHEQUE O
PÓLIZA CHEQUEO-1
CHEQUEO
RELA-CIÓN DE
VIDEO-MÁTICOS
O
INICIO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBE
ANALISTAS / PLANTELES Y OFICINAS CENTRALES
RELACIONA E IMPRIME
PAGOS DEL DÍA
PAGOS DEL DÍAO
DETERMINA Y PROGRAMA
TRAMITA Y DETERMINA
¿CUÁL ES LA
FORMA DE PAGO?
TRANSFERENCIA BANCARIA TRANSFIERE,
IMPRIME Y ARCHIVA
SISTEMA ELECTRÓNICO
BANCARIO
VIDEOMÁTICOO
CARPETA DE TRANS-
FERENCIAS BANCARIAS
C
1
CHEQUE NOMINATIVO
ELABORA Y REVISA2
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
CHEQUEO
CANCELA, SELLA, ENGRAPA, ENTREGA
Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CARPETA DE PÓLIZAS DEL MES
N
2
SI
PAQUETEDE DOCU-
MENTOS
PÓLIZA CHEQUE
O-1
CHEQUEO
RECABA FIRMAS, ANEXA
Y RESGUARDA
JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS Y DIRECTOR ADMINISTRATIVO
SOLICITA Y VERIFICA
¿DE QUÉPAGO SE TRATA?
PROVEEDORES1
TERCEROS
IDENTIFICACIÓN OFICIAL 1
RECIBE, REGISTRA Y ENTREGA
TERCERO
TERCERO
2
4
RELACIÓN DE PÓLIZAS Y
DOCUMENTOSENVIADOS
1
FACTURAS O
VIDEO-MÁTICOS O
PÓLIZAS CHEQUE O
PAQUETEDE
DOCUMEN-TOS
CHEQUEO
IDENTIFI-CACIÓN
OFICIAL1
1
CONTRA RECIBOO
RECIBE Y REVISA
¿ES EL BENEFICIARIO O LA PERSONA AUTORIZADA?
NO
CARTA PODERO
SOLICITA, RECIBE , COTEJA Y ARCHIVA
CARPETA DE PROVEEDORES
C
OTRA PERSONA
3
PÓLIZA CHEQUEO-1
RECABA, REGISTRA Y ENTREGA
PROVEEDOR
3
PROVEEDOR
4
2
RELACIÓN DE PÓLIZAS Y DOCUMENTOS ENVIADOS
O
ELABORA, ENTREGA Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CARPETA DE RELACIÓN DE
PÓLIZAS Y DOCUMENTOS
ENVIADOS
C
PÓLIZA CHEQUE
1
ARCHIVA
CARPETA DE PÓLIZAS DEL MES
C
FIN
1
SI
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Control de Recursos Propios por Inscripciones Controlar los depósitos referenciados por concepto de inscripciones de alumnos. Periódica
Normas Las inscripciones de los alumnos se realizarán de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento escolar vigente. Los importes y conceptos que se cobrarán por inscripción a los alumnos, se harán conforme
a los acuerdos tomados por la Junta Directiva para cada semestre. La Línea de captura del alumno contendrá los siguientes datos: Matrícula, Número de
plantel, Número de semestre que cursa y el importe a pagar por inscripción del semestre. El Departamento de Tecnologías de la Información conjuntamente con el Departamento de
Recursos Financieros elaborarán las Líneas de captura. El Dígito verificador se asignará de acuerdo a las cuentas bancarias establecidas en el
contrato con la institución bancaria BANAMEX, que corresponden a los conceptos de inscripción.
Los conceptos que se considerarán para cobro de inscripción son:
- Para alumnos de nuevo ingreso: Inscripción, Credencial, Apoyos institucionales, Seguro de
transporte, Reglamento escolar, Exámenes parciales I, Servicios administrativos. - Para alumnos del segundo al sexto semestre: Inscripción, Credencial, Apoyos
institucionales, Seguro de transporte, Exámenes parciales y Servicios Administrativos. Los conceptos que se considerarán para cuotas arancelarias son: Examen de admisión,
Constancia de estudios, Constancias diversas, Certificado parcial, Certificado completo, Equivalencia de estudios, Reexpedición de credencial, Examen de recuperación I, Examen de recuperación II, Examen de recuperación III, Examen especial, Duplicado de boleta, Duplicado de Certificado completo, Duplicado de certificado parcial.
DA/DRF 54
Normas La Subdirección Administrativa estará a cargo de un Subdirector Administrativo o de un
Responsable Administrativo, de acuerdo al modelo de Plantel.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 55
DA/DRF 56
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
1
2
3
4
5
6
7
Elabora Memorando en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Servicios Escolares, a fin de solicitar que envíe en archivo magnético (CD), la matrícula de cada uno de los alumnos que cumple con los requisitos de inscripción para generar referencias de pago; turna original del Memorando, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Servicios Escolares, Memorando original, y Matrícula por plantel en archivo magnético (CD); firma y sella de recibido en la copia del Memorando y la devuelve; archiva original del Memorando de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, Matrícula en archivo magnético (CD) para que genere las Líneas de captura de los alumnos. Pasa el tiempo. Recibe de forma económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, las Líneas de captura de los alumnos, global clasificado por plantel, en archivo magnético (CD). Genera con base en las Líneas de captura contenidas en el archivo magnético (CD), el dígito verificador (validador del banco, con respecto a la información contenida en la referencia bancaria) a través del Programa LCB (Líneas de Captura Banamex), para lo cual captura número de sucursal, número de cuenta y número de establecimiento, el cual determina la referencia bancaria para los depósitos por concepto de inscripción. Obtiene del Programa LCB, la Referencia bancaria para los depósitos por concepto de inscripción; genera en archivo electrónico, las Líneas de captura y dígito verificador y lo respalda en CD. Remite de manera económica al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, archivo magnético (CD) con las Líneas de captura y dígito verificador para que lo separe por plantel y lo respalde para cada uno de éstos.
DA/DRF 57
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
8
9
10
11
12
13
Pasa el tiempo. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, un archivo magnético (CD) con las Líneas de captura y dígito verificador correspondiente a cada Plantel. Elabora Circular en original y copia dirigida a cada Director de Plantel y Coordinador de Zona, en la que especifica los periodos de pago estipulados en el Calendario oficial del COBAEV previamente girado por la Dirección Académica; envía a los Directores de Plantel, por conducto de las Coordinaciones de Zona, Circular original y archivo magnético (CD) con las Referencias bancarias (Líneas de captura y dígito verificador) para que revisen, impriman y recorten y sean entregados a cada alumno en el momento de solicitar su inscripción o reinscripción. Recaba acuse de recibido en la copia de la Circular y archiva en el Expediente de correspondencia del Área de Caja, de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Consulta vía internet, en el sitio WEB de Banamex, www.banamex.com.mx, el saldo en la cuenta destinada a los ingresos por inscripciones de forma global, y transfiere el saldo a la cuenta de inversiones por recursos propios del COBAEV. Consulta diariamente, durante el periodo de inscripción, la página web del banco receptor, con los depósitos por concepto de inscripción, y respalda en archivo electrónico de texto del disco duro, los Movimientos diarios por fecha en forma global. Concentra a fin de mes en archivo electrónico los Movimientos diarios, y remite vía correo electrónico el Concentrado de movimientos diarios, al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, para que identifique y separe el total de alumnos y el importe que corresponde a cada plantel por concepto de las inscripciones. Pasa el tiempo. Recibe vía correo electrónico, del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, el Concentrado de depósitos del mes, que contiene los totales de los depósitos referenciados por concepto de inscripciones por
DA/DRF 58
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
14
14A
14B
14C
15
16
plantel; graba en disco duro de la PC, e imprime un original del Concentrado de depósitos del mes. Obtiene vía internet de la página web de la institución bancaria, el Estado de cuenta bancario en un tanto y lo coteja con el Concentrado de depósitos del mes en original. Archiva el Estado de cuenta bancario en la Carpeta de estados de cuenta de manera cronológica permanente. Posteriormente recibe del banco el Estado de cuenta original y lo archiva de la misma manera. ¿Coincide el total de ingresos? En caso de no coincidir: Verifica que el total de días hábiles del mes estén incluidos en el archivo electrónico de Movimientos diarios. ¿Están incluidos todos los días hábiles? En caso de no estar incluidos todos los días hábiles: Solicita y recibe del banco vía correo electrónico los movimientos del día faltante y agrega al archivo electrónico de Movimientos diarios, que turna al Departamento de Tecnologías de la Información vía correo electrónico para que corrija y genere el Concentrado de depósitos del mes. Continúa con la actividad No. 13. En caso de estar incluidos todos los días hábiles: Continúa con la actividad número 13. En caso de coincidir: Imprime otras tres copias del Concentrado de depósitos del mes, y turna de la siguiente manera: Primera copia: al Jefe del Departamento de Contabilidad, junto con original de Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad de manera periódica. Segunda y tercera copia: a los Analistas de Revisiones de Inscripciones para su cotejo con las copias de los Recibos de inscripción y los originales de las Fichas de depósito que envían los planteles al Departamento de Recursos Financieros. Cuarta copia: recaba acuse de recibido y archiva en la Carpeta de depósitos referenciados por inscripciones de manera cronológica permanente. Recibe de manera económica de los Planteles, las copias
DA/DRF 59
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
16A
17
correspondientes al Departamento de Recursos Financieros, de los Recibos de inscripción y los originales de las Fichas de depósito engrapados por alumno, y revisa que la suma total de Recibos y Fichas de depósito coincida con el Concentrado de depósitos del mes en original. ¿Coinciden los datos? En caso de no coincidir: Solicita telefónicamente al Subdirector Administrativo del Plantel correspondiente, para que deposite la diferencia y envíe la Ficha de depósito original, y solicita evitar errores futuros. Continúa con la actividad No. 16. En caso de coincidir: Archiva de manera cronológica permanente ordenados por planteles y zonas, las copias de los Recibos de inscripción y los originales de las Fichas de depósito engrapados, en los Archivos de inscripciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento : - Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad
INICIO
MEMO-RANDO 1
MEMORANDOO
ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES
EXPEDIENTE DE CORRES- PONDENCIA
C
MEMORANDOO
RECIBEY ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES
EXPEDIENTE DE CORRES- PONDENCIA
C
TURNA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
MATRÍCULA
LÍNEAS DE CAPTURA DE
LOS ALUMNOS
GENERA, CAPTURA Y DETERMINA
PROGRAMA LCB
OBTIENE, GENERA Y RESPALDA
PROGRAMA LCB
LÍNEAS DE CAPTURA Y DÍGITO
VERIFICADOR
REFERENCIA BANCARIA
REMITE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
LÍNEAS DE CAPTURA Y
DÍGITO VERIFICADOR
CIRCULARO
ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
CIRCULAR1
DIRECTORES DE PLANTEL / COORDINACIONES DE ZONA
EXPEDIENTE DE CORRES- PONDENCIA
C
1
LÍNEAS DE CAPTURA
REFERENCIAS BANCARIAS
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
4
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
3
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
2
RELACIÓN DE PÓLIZAS Y
DOCUMENTOSENVIADOS
O
CONCENTRADO DE DEPÓSITOS DEL MES
1
ESTADODE
CUENTA O
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
O
1
SITIO WEB DE BANAMEX
CONSULTA Y TRANSFIERE
CONSULTA Y RESPALDA
PÁGINA WEB DEL BANCO RECEPTOR
MOVIMIENTOS DIARIOS
CONCENTRA Y REMITE
CONCENTRADO DE MOVIMIEN-TOS DIARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
A FIN DE MES
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
OBTIENE, COTEJA, ARCHIVA Y RECIBE
PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN
BANCARIA
ESTADO DE CUENTA
TCARPETA DE ESTADOS DE
CUENTAC
BANCO
¿COINCIDE EL TOTAL DE LOS
INGRESOS?
VERIFICA
MOVIMIENTOS DIARIOS
NO
SI
¿ESTÁN INCLUÍDOS
TODOS LOS DÍAS HÁBILES?
NO SOLICITA, RECIBE, AGREGA Y TURNA
MOVIMIENTOS DEL DÍA
FALTANTE
BANCO
MOVIMIENTOS DIARIOS
1
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
SI
2
RECIBE, GRABAE IMPRIME
CONCENTRADO DE DEPÓSITOS
DEL MES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
CONCENTRADO DE DEPÓSITOS DEL MES O
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
1
2
MPRIME, TURNAY ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
ANALISTAS DE REVISIONES DE INSCRIPCIONES
CARPETA DE DEPÓSITOS
REFERENCIADOS POR INSCRIP-
CIONES
C
2
DIARIAMENTE
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
CARPETA DE ESTADOS DE
CUENTAC
2
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
O
FICHAS DE
DEPÓSITOO
RECIBOS DE INSCRIPCIÓN 1
RECIBE Y REVISA
PLANTELES
¿COINCIDEN LOS DATOS?
NO SOLICITA TELEFÓNICA- MENTE
3
3
SI
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
O
FICHAS DE
DEPÓSITOO
RECIBOS DE INSCRIPCIÓN 1
ARCHIVA
ARCHIVOS DE INSCRIP-
CIONESC
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS, DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Control de Recursos Propios por Cuotas Arancelarias Controlar los depósitos referenciados por concepto de cuotas arancelarias depositados por los alumnos. Periódica
Normas Los importes y conceptos que se cobrarán por cuotas arancelarias a los alumnos, se harán
conforme a los acuerdos tomados por la Junta Directiva. La Línea de captura de cuota arancelaria contendrá los siguientes datos: numero de plantel,
numero de cuota arancelaria y Dígito verificador del banco. El Dígito verificador se asignará de acuerdo a las cuentas bancarias establecidas en el
contrato con la institución bancaria, que corresponden a los conceptos de cuotas arancelarias.
Los conceptos que se considerarán para cuotas arancelarias son: Examen de admisión,
Constancia de estudios, Constancias diversas, Certificado incompleto de estudios, Certificado completo, Equivalencia de estudios, Reexpedición de credencial, Examen de recuperación I, Examen de recuperación II, Examen de recuperación III, Examen especial, Duplicado de boleta, Duplicado de Certificado completo, Duplicado de certificado incompleto.
La Subdirección Administrativa estará a cargo de un Subdirector Administrativo o de un
Responsable Administrativo, de acuerdo al modelo de Plantel.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRF 63
DA/DRF 64
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Financieros
1
2
3
4
5
6
7
Genera por única vez archivo electrónico con las Líneas de captura de todos los planteles (tomando en cuenta los datos de número de plantel y número de cuota arancelaria), exporta el archivo electrónico al programa denominado Módulo 97 para crear el dígito verificador. Respalda en disco duro el archivo con las Referencias bancarias, separa las referencias por plantel y resguarda información en disco compacto CD para enviar a planteles. Elabora Circular en original y copia dirigido a cada uno de los Directores de Plantel y Coordinadores de Zona, en la que especifica que los pagos se realizarán vía depósito referenciado y las instrucciones que seguirá el alumno; envía a los Directores de Plantel por conducto de las Coordinaciones de Zona, Circular original y archivo magnético (CD) con las Referencias bancarias (líneas de captura y dígito verificador) para que revisen y repartan a los alumnos y estos paguen sus cuotas arancelarias. Recaba acuse de recibo en la copia de la Circular y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de depósitos referenciados por cuotas arancelarias del Área de Caja. Pasa el tiempo. Consulta vía internet, en la página Web de Banamex, www.banamex.com.mx, el saldo en la cuenta destinada a los ingresos por cuotas arancelarias de forma global, y transfiere el saldo a la cuenta de inversiones por recursos propios del COBAEV. Consulta a fin de mes en la página Web del banco receptor, el archivo de texto que refleja los Depósitos efectuados durante el mes en forma global, respalda en archivo electrónico de texto del disco duro en forma global. Envía vía correo electrónico al Jefe de Departamento de Tecnologías de Información, el archivo electrónico que contiene los totales de los depósitos para que realice el Concentrado de totales de alumnos e importe por plantel. Recibe por correo electrónico del Jefe de Departamento de Tecnologías de Información, el Concentrado de depósitos del mes con totales de depósitos clasificados por plantel, y lo imprime en un tanto para cotejarlo con el Estado de cuenta y coincida el importe total. Obtiene vía Internet de la página Web de la institución
DA/DRF 65
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
8
9
9A
10
bancaria, el Estado de cuenta bancario y lo imprime en un tanto; lo coteja con el Concentrado de depósitos del mes en un tanto. Archiva el tanto del Estado de cuenta bancario en la Carpeta de estados de cuenta de manera cronológica permanente. Posteriormente recibe del banco el Estado de cuenta original y lo archiva de la misma manera. Imprime el Concentrado de depósitos del mes en otros tres tantos, y turna de la siguiente manera: Primer tanto: al Jefe del Departamento de Contabilidad, mediante original de Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad elaborado previamente de manera periódica. Segundo y tercer tantos: a los Analistas de Revisiones de Cuotas Arancelarias para su cotejo con las copias de los Recibos de cuotas arancelarias y los originales de las Fichas de depósitos que envían los planteles al Departamento de Recursos Financieros. Cuarto tanto: recaba acuse de recibido y archiva en la Carpeta de depósitos referenciados por cuotas arancelarias de manera cronológica permanente. Recibe de los planteles las copias correspondientes al Departamento de Recursos Financieros, de los Recibos de cuotas arancelarias y los originales de las Fichas de depósito engrapados por cuota, y revisa que la suma del total de Recibos y Fichas de depósito coincida con el Concentrado de depósitos del mes en un tanto. ¿Coinciden los datos? En caso de no coincidir: Solicita telefónicamente al Subdirector Administrativo del Plantel correspondiente, para que deposite la diferencia y envíe la Ficha de depósito original; solicita evitar errores futuros. Continúa con la actividad No. 9. En caso de coincidir: Archiva de manera cronológica permanente ordenados por Plantel y Coordinación de Zona, las copias de los Recibos de cuotas arancelarias y los originales de las Fichas de depósito engrapados, en los Archivos de cuotas arancelarias. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento:
DA/DRF 66
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros
- Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
T
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
T
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
T
RELACIÓN DE PÓLIZAS Y
DOCUMENTOSENVIADOS
O
CONCENTRADO DE DEPÓSITOS DEL MES
T
ESTADODE
CUENTAO
CIRCULARO
INICIO
GENERA Y EXPORTA
LÍNEAS DE CAPTURA
MÓDULO 97
RESPALDA, SEPARA Y RESGUARDA
REFERENCIAS BANCARIAS
POR PLANTEL
ELABORA, ENVÍAY ARCHIVA
CON LAS REFERENCIAS
BANCARIAS
CIRCULAR1
DIRECTORES DE PLANTEL / COORDINACIONES DE ZONA
CARPETA DE DEPÓSITOS REFE- RENCIADOS POR CUOTAS ARAN-
CELARIAS
C
CONSULTA Y TRANSFIERE
PÁGINA WEB DE BANAMEX
EL SALDO
CONSULTA, RESPALDA
Y ENVÍA
PÁGINA WEB DEL BANCO RECEPTOR
DEPÓSITOS EFECTUADOS
DURANTE EL MES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
RECIBE E IMPRIME
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
CONCENTRADO DE DEPOSITOS
DEL MES
CONCENTRADO DE DEPÓSITOS DEL MES
T
POR CORREO ELECTRÓNICO
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
T
OBTIENE, IMPRIME, COTEJA, ARCHIVA
Y RECIBE
PÁGINA WEB DE LA INSTITU-CIÓN BANCARIA
ESTADO DE CUENTA T
BANCO
CARPETA DE ESTADOS DE
CUENTAC
IMPRIME, TURNA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
ANALISTAS DE REVISIONES DE CUOTAS ARANCELARIAS
CARPETA DE DEPÓSITOS REFE- RENCIADOS POR CUOTAS ARAN-
CELARIAS
C
CARPETA DE ESTADOS DE
CUENTAC
1
DE TODOS LOS
PLANTELES A FIN DE MES
CLASIFICA-DOS POR PLANTEL
1
CONCEN-TRADO DE
DEPÓSITOS DEL MES
T
FICHASDE
DEPÓSITOO
RECIBOS DE CUOTAS ARANCE-LARIAS
1
RECIBE Y REVISA
PLANTELES
¿COINCIDEN LOS DATOS?
NO SOLICITATELEFÓNICA-
MENTE AL SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL
1
1
SI
FICHASDE
DEPÓSITOO
RECIBOS DE CUOTAS ARANCE-LARIAS
1
ARCHIVA
ARCHIVOS DE CUOTAS
ARANCE-LARIAS
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS, DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz
Dirección Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
DA
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Selección y Contratación de Personal de Base Integrar al COBAEV, personal con el mejor perfil competitivo para el desarrollo de las funciones y actividades que el puesto demande. Eventual
Normas Toda contratación de personal se llevará acabo a través del Departamento de Recursos
Humanos. Los trabajadores se clasificarán en personal de base y de confianza, con base en las
funciones que se desempeñan en el COBAEV. Serán trabajadores de confianza los señalados en el Artículo XlX del Decreto de creación
del COBAEV, la Cláusula 13 del Contrato colectivo de trabajo y lo señalado expresamente en el Catálogo de puestos y funciones del COBAEV, con esa categoría.
Serán trabajadores de base los no incluidos en la norma anterior.
Los trabajadores de base podrán tener el carácter de definitivos o temporales, de acuerdo
con el tipo de nombramiento que se les otorgue. Para ingresar a prestar sus servicios como personal de base del COBAEV,
independientemente del carácter del nombramiento, las personas interesadas deberán cumplir los siguientes requisitos: - Ser de nacionalidad mexicana - Ser mayor de 16 años - Tener la escolaridad, los conocimientos y las aptitudes que el puesto requiera - Poseer Título de licenciatura o su equivalente para los puestos que así lo requieran - Acreditar su buena salud mediante la presentación de un certificado médico de una
institución de salud pública - Tener pleno uso de sus derechos civiles - Ser de reconocida solvencia moral - No haber sido cesado o inhabilitado como trabajador de otras instituciones o empresas
por causas graves imputables a él.
DA/DRH 69
Normas El Departamento de Recursos Humanos evaluará el perfil del candidato de acuerdo al
Manual de organización, el Manual de puestos y funciones (para personal administrativo, técnico, manual y de apoyo a la educación), o el Manual de perfiles profesionales (para docentes).
El Sindicato será el único con derecho a proponer candidatos a puestos de base, pudiendo
ser trabajadores del COBAEV o candidatos externos. El contratado recibirá del Departamento de Recursos Humanos, plática de inducción al
Colegio, cuando sea personal de nuevo ingreso. Cuando se trate de personal interno, canalizará al centro de responsabilidad donde recibirá la capacitación específica sobre las funciones y/o actividades a desempeñar.
La asignación del número de personal será responsabilidad del Departamento de Recursos
Humanos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRH 70
DA/DRH 71
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Humanos
1
2
3
4
4A
5
6
Recibe de las áreas y del sindicato, Oficios originales e identifica la existencia de plaza vacante o de nueva creación. Solicita de manera verbal al Secretario General del Sindicato, la propuesta de candidatos para ocupar el puesto. Pasa el tiempo. Recibe del Secretario General del Sindicato, original de Oficio de propuesta de candidatos, acompañado de Expediente en copia que contiene datos personales, académicos y laborales del candidato. Integra Expediente del candidato y archiva en éste el Oficio original y el Oficio de propuesta del candidato de manera cronológica permanente. Evalúa perfil del o de los candidatos con base en el Expediente del candidato. ¿Hay candidato apto para ocupar el puesto? En caso de no haber: Informa de manera verbal al Secretario General del Sindicato. Archiva Expediente del candidato de manera alfabética permanente por apellido del candidato, para Bolsa de trabajo. Continúa con la actividad No. 4. En caso de haber: Selecciona y contrata a la persona que cumple mejor el perfil, requisita el Formato de cédula individual de personal en original previamente impreso, e integra al Expediente de personal de manera cronológica permanente. Elabora Orden de presentación en original y cuatro copias, y turna de la siguiente manera: Original: al titular del centro de adscripción Primera copia: al Secretario General del Sindicato Segunda copia: al contratado Tercera copia: archiva en el Expediente de personal, de manera cronológica permanente Cuarta copia: archiva en la Carpeta de correspondencia de manera cronológica permanente.
DA/DRH 72
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Humanos
6A
7
¿El contratado es de nuevo ingreso? En caso positivo: Induce al contratado al conocimiento del COBAEV y lo presenta con el titular del centro de adscripción correspondiente, para su capacitación en las actividades a desarrollar. Fin. En caso negativo: Presenta al contratado con el titular del centro de adscripción para su capacitación en las actividades a desarrollar. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Integración de Expedientes de Personal
4
3
2
1
FORMATO DE CÉDULA INDIVIDUAL DE PERSONAL
O
OFICIO
O
OFICIO DE
PROPUESTAO
OFICIOSO
INICIO
RECIBE E IDENTIFICA
ÁREAS Y SINDICATO
SOLICITA PROPUESTA
DE MANERA VERBAL AL
SECRETARIO GENERAL DEL
SINDICATO
EXPEDIENTE1
RECIBE, INTEGRA Y ARCHIVA
SECRETARIO GENERAL DEL SINDICATO
EXPEDIENTE DEL
CANDIDATO
C
EXISTENCIA DE PLAZA
EXPEDIENTE DEL CANDIDATO
EVALÚA
¿HAY CANDIDATO
APTO?
NO
EXPEDIENTE DEL CANDIDATO
INFORMA Y ARCHIVA
A PARA BOLSA DE TRABAJO
1
1
SI
SELECCIONA, CONTRATA, REQUISITA E INTEGRA
EXPEDIENTE DE PERSONALC
ORDEN DE PRESENTACIÓN O
ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
TITULAR DEL CENTRO DE ADSCRIPCIÓN
SECRETARIO GENERAL DEL SINDICATO
CONTRATADO
EXPEDIENTE DE PERSONAL
C
CARPETA DE CORRES-
PONDENCIA
C
1
DE MANERA VERBAL AL
SECRETARIO GENERAL DEL
SINDICATO
1
¿EL CONTRATADO ES DE NUEVO
INGRESO?
SI INDUCE Y PRESENTA
AL CONTRATADO AL CONOCIMIENTO DEL COBAEV, CON
EL TITULAR DEL CENTRO DE ADSCRIPCIÓN
FIN
NO
PRESENTAAL CONTRATADO CON EL TITULAR DEL CENTRO DE
ADSCRIPCIÓN
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Integración de Expedientes de Personal Establecer y mantener un control sobre la documentación personal, curricular y laboral del personal al servicio del COBAEV. Eventual
Normas El Departamento de Recursos Humanos abrirá a todo trabajador, un Expediente de personal
que contendrá como mínimo la siguiente documentación, en apego al Oficio Circular D.G.C.E/022/2003 del 8 de octubre de 2003 emitido por la Dirección General de Desarrollo Administrativo y la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General del Estado, y circulado en el COBAEV mediante Documento Nº CBV. RH.I./031/2007 del 24 de septiembre de 2007:
- Paquete de documentos del personal vigente con antigüedad mayor de 2 años al 1 de
octubre del 2003: Solicitud de empleo en original Cédula individual de personal Curriculum vitae en original Copia de Comprobante de grado máximo de estudios Copia de la Clavé única de registro de población (CURP) Copia de la Cédula de identificación fiscal (Registro Federal de Contribuyente (RFC)) Copia de Comprobante de domicilio Nombramiento o Contrato u Orden de presentación
- Paquete de documentos del personal de reingreso o nuevo ingresos posterior al 1 de
octubre del 2003: Cédula individual de personal Curriculum vitae actualizado Copia de Comprobante de grado máximo de estudios Copia de la Clavé única de registro de población (CURP) Copia de la Cédula de identificación fiscal (Registro Federal de Contribuyente (RFC)) Copia de Comprobante de domicilio Constancia de no inhabilitación emitida por la Contraloría General (Original) 1 fotografía tamaño infantil a color
DA/DRH 75
Normas Será responsabilidad del trabajador remitir al Departamento de Recursos Humanos, todo
documento que acredite los nuevos cursos, diplomados, estudios realizados, con el objeto de mantener actualizado su Expediente personal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRH 76
DA/DRH 77
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Humanos
1
2
2A
3
4
5
6
Entrega de manera económica al seleccionado, copia de Relación de paquete de documentos que deberá presentar para la integración de su Expediente de personal y para la contratación. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica del seleccionado, el Paquete de documentos, y lo revisa. ¿El Paquete de documentos está completo? En caso de no estar completo: Devuelve Paquete de documentos al seleccionado para que lo integre en su totalidad. Continúa con la actividad No. 2. En caso de estar completo: Entrega de manera económica al seleccionado, Cédula individual de personal en original, formato de Alta al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR) en original y dos copias, y formato de Alta de seguridad social al ISSSTE en original y dos copias, para que sean requisitados. Recibe de manera económica del seleccionado, Cédula individual de personal en original, formato de Alta al SAR en original y dos copias, y formato de Alta de seguridad social en original y dos copias, debidamente requisitados. Entrega de manera económica a la institución bancaria, original de Alta al SAR, entrega de manera económica al ISSSTE, original de Alta de seguridad social; entrega de manera económica al seleccionado, primera copia de cada documento, recaba acuse de recibo en las segundas copias y archiva segundas copias en el Expediente de personal del trabajador, de manera alfanumérica permanente con la Cédula individual de personal original. Archiva el Paquete de documentos de manera alfanumérica permanente en el Expediente de personal. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento de: - Selección y Contratación de Personal de Base
CÉDULAINDIVIDUAL
DE PERSONAL
O
ALTADE SE-
GURIDADSOCIAL
2
ALTAAL SAR 2
ALTADE SE-
GURIDADSOCIAL
1
ALTAAL SAR 1
ALTADE SE-
GURIDADSOCIAL
O-2
ALTAAL SAR O-2
CÉDULA INDIVIDUAL DE PERSONAL
O
RELACIÓN DE PAQUETE DE DOCU-MENTOS
1
INICIO
ENTREGA
SELECCIONADO
PAQUETE DE DOCU-MENTOS
RECIBE Y REVISA
SELECCIONADO
¿EL PAQUETE DE DOCU-
MENTOS ESTÁCOMPLETO?
NO
PAQUETE DE DOCU-MENTOS
DEVUELVE
SELECCIONADO
1
1
ENTREGA
SELECCIONADO
PARA QUE SEAN REQUI-
SITADOS
ALTADE SE-
GURIDADSOCIAL
O-2
ALTAAL SAR O-2
CÉDULA INDIVIDUAL DE PERSONAL
O
RECIBE
SELECCIONADO
ALTADE SE-
GURIDADSOCIAL
O
ALTA AL SAR O
ENTREGA Y ARCHIVA
INSTITUCION BANCARIA
ISSSTE
SELECCIONADO
EXPEDIENTE DE PERSONAL
AN
PAQUETE DE DOCUMENTOS
ARCHIVA
EXPEDIENTE DE PERSONAL
AN
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE BASE
SI
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Control de Asistencias Controlar la asistencia del personal a su jornada laboral. Quincenal y Mensual
Normas El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de establecer y determinar las
formas y procedimientos del control de asistencias del personal. El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de informar al personal el
horario de entrada y de salida que deberá cubrir de su jornada laboral. El horario de los trabajadores de oficinas centrales será establecido por el titular del
Departamento de Recursos Humanos, con base en las necesidades del servicio. El horario de los trabajadores administrativos, de servicios y docentes de plantel, será
establecido por el Director del Plantel, con base a las necesidades del servicio. El trabajador deberá checar su entrada y salida.
Los trabajadores administrativos y de servicios tendrán una tolerancia de 15 minutos para
registrar su asistencia al inicio de la jornada de trabajo, y que no se les considere retardo; si checa entre el minuto 16 y 30 se considerará retardo, y si checa después del minuto 30 se considerará falta de asistencia.
Los trabajadores docentes que tengan horario continuo, disfrutarán de una tolerancia de 10
minutos para registrar su asistencia, única y exclusivamente en su primera clase del turno laboral, y los que tengan horario discontinuo, registrarán su entrada y salida cuando inicie e interrumpa su turno.
Será responsabilidad del trabajador, dar aviso dentro de un plazo de tres días hábiles
siguientes, de las causas justificadas que le impidan acudir a su trabajo, salvo caso fortuito o de fuerza mayor.
La falta injustificada a las labores tendrá como consecuencia el descuento de su salario por
este concepto. Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRH 79
DA/DRH 80
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Humanos
1
2
3
3A
3A.1
Recibe diariamente el Registro de entradas y salidas del personal mediante el Sistema de huella digital establecido en oficinas centrales, y resguarda en archivo electrónico. Recibe de manera económica del trabajador, originales y copia de las Justificaciones documentadas de las inasistencias en que haya incurrido. Sella de recibido en las copias del trabajador y las devuelve; registra en el archivo electrónico Concentrado de incidencias, e imprime en original; archiva originales de ambos documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta del mes correspondiente. Verifica al término de la quincena, el Registro de entradas y salidas del personal resguardado en archivo electrónico, con los originales de las Justificaciones documentadas y con el Concentrado de incidencias en original. Determina si existen inasistencias injustificadas por trabajador. ¿Existen inasistencias injustificadas? En caso de existir: Elabora Resumen de incidencias en original y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de incidencias del mes correspondiente. Elabora en medio magnético, Reporte de descuentos vía nómina por inasistencias y turna a la operadora del Sistema de nómina. Registra en el Sistema de nómina, los descuentos por inasistencias del mes vencido con base en el archivo electrónico del Reporte de descuentos vía nómina por inasistencias. Fin. Conecta con el procedimiento: - Elaboración y Trámite de Nómina En caso de no existir: FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: - Elaboración y Trámite de Nómina
REPORTE DE DESCUENTOS
VÍA NÓMINACONCENTRADO DE INCIDENCIAS
INICIO
RECIBE Y RESGUARDA
REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL
PERSONAL
SISTEMA DE HUELLA
DIGITAL
DIARIA-MENTE
JUSTIFICA- CIONES DOCUMEN- TADAS
O
RECIBE, REGISTRA, IMPRIME
Y ARCHIVA
TRABAJADOR
CONCENTRADO DE INCIDENCIAS
O
CARPETA DEL MES CORRES-
PONDIENTEC
CARPETA DEL MES CORRES-
PONDIENTEC
CONCEN-TRADO DE
INCIDENCIASO
VERIFICA Y DETERMINA
REGISTRO DE ENTRADAS Y
SALIDAS DEL PERSONAL
JUSTIFICA- CIONES DOCU- MENTADAS O
AL TÉRMINO DE LA
QUINCENA
¿EXISTEN INASISTENCIAS
INJUSTIFICADAS?SI
RESUMEN DE INCIDENCIAS O
ELABORA, ARCHIVA Y TURNA
CARPETA DE INCIDENCIAS C
OPERADORA DEL SISTEMA DE NÓMINA
REGISTRA
SISTEMA DE NÓMINA
REPORTE DE DESCUENTOS
VÍA NÓMINA
FIN
NO
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE NÓMINA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE NÓMINA
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración y Trámite de Nómina Controlar la elaboración de la nómina del personal, para que se haga en tiempo y forma el pago de las remuneraciones a los trabajadores. Quincenal
Normas El salario es la retribución que deberá pagarse al trabajador por sus servicios, y deberá ser
uniforme en cada una de las categorías y niveles establecidos en el Tabulador de sueldos y Catálogo de puestos autorizados por la Dirección General de Personal de la Secretaría de Educación Pública.
Los salarios de los trabajadores del COBAEV serán pagados los días 14 y 29 de cada mes
(los días 30 en caso de que el mes sea de 31 días), en moneda nacional, cheque nominativo o en depósito bancario en tarjeta de débito en los lugares donde existan cajeros automáticos con red, estos en los horarios de pago previamente establecidos por el COBAEV, dentro de las jornadas de trabajo y en los lugares de costumbre. Si el día de pago no fuera laborable, éste se hará el día hábil inmediato anterior.
El salario se pagará directamente a los trabajadores; sólo en caso de que se encuentren
imposibilitados para efectuar personalmente el cobro, el pago se hará a la persona que designen como apoderado, mediante carta poder simple suscrita ante dos testigos.
Los sueldos no cobrados deberán ser depositados al segundo día de la fecha de pago de la
quincena, en las cuentas bancarias definidas por el Departamento de Recursos Financieros; salvo en el caso que el personal se encuentre desempeñando una comisión oficial, por lo que el pago se efectuará a su regreso.
El trabajador que no cobre su salario a más tardar al segundo día de fecha de pago de la
quincena, deberá solicitarlo mediante Oficio al Departamento de Recursos Humanos. El día de pago en plantel, el Subdirector o Responsable Administrativo recabará las firmas
de recepción y aceptación del personal en la Nómina en original y copia, y entregará original al Departamento de Recursos Humanos.
DA/DRH 82
Normas El día de pago en oficinas centrales, el analista del Departamento de Recursos Humanos
recabará las firmas de recepción y aceptación del personal en la Nómina original.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRH 83
DA/DRH 84
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Humanos
1
2
2A
3
4
5
Recibe de las Áreas y del sindicato, Oficios originales y efectúa en el Sistema de nómina, los movimientos del personal que se generaron durante la quincena (altas, bajas, modificación de percepciones y deducciones). Imprime Pre nómina en un tanto y valida que se hayan efectuado todos los movimientos con base en los Oficios originales (altas, bajas, modificación de percepciones y deducciones). . ¿Se efectuaron todos los movimientos? En caso negativo: Efectúa en el Sistema de nómina los movimientos erróneos o faltantes (altas, bajas, modificación de percepciones y deducciones), con base en los Oficios originales. Continúa con la actividad No. 2. En caso positivo: Imprime Nómina definitiva en tres tantos; y envía por mensajería a los Directores de Plantel en dos tantos para que recabe en un tanto las firmas del personal por la recepción y aceptación del pago y posteriormente devuelvan a este Departamento un tanto. En el caso de oficinas centrales, entrega de manera económica al analista responsable, dos tantos. Archiva de manera cronológica permanente los Oficios originales en el Expediente del trabajador. Elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, y Listados de los montos de pago en original y copia. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, original y copia de la Afectación presupuestal/orden de pago y original de Listados de los montos de pago para que efectúe los depósitos a las cuentas bancarias de Nómina, emita Cheques nominativos, y realice las radicaciones a Planteles, según corresponda. Recaba acuse de recibo en la copia de cada documento y las archiva de manera cronológica permanente por Plantel y por Dirección de Área. Recaba en un tanto de la Nómina de oficinas centrales, las firmas del personal por la recepción y aceptación del pago.
DA/DRH 85
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Humanos
6
Recibe de manera económica de los Directores de Plantel por conducto de las Coordinaciones de Zona, la Nómina en un tanto, debidamente firmada de recepción y aceptación del pago por parte del personal; archiva un tanto de la Nómina completa, debidamente firmada, en el Archivo del Departamento de manera cronológica permanente por Plantel y por Dirección de Área. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Pago de Nómina, del Departamento de Recursos Financieros
LISTA-DOS DE
LOS MONTOS DE PAGO
1
OFICIOSO
NÓMINAT
OFICIOSO
SISTEMA DE NÓMINA
OFICIOSO
INICIO
RECIBE Y EFECTÚA
ÁREAS Y SINDICATO
PRE NÓMINAT
IMPRIME Y VALIDA
1
¿SE EFECTUARON TODOS LOS MOVIMIEN-
TOS?
NOEFECTÚA
SISTEMA DE NÓMINA
OFICIOSO
1
SI
NÓMINA2T
IMPRIME, ENVÍA Y ENTREGA
- DIRECTORES DE PLANTEL- ANALISTA
EXPEDIENTE DEL
TRABAJADOR
C
AFECTA-CIÓN PRESU-
PUESTAL/ ORDEN DE
PAGO
1
LISTA-DOS DE
LOS MONTOS DE PAGO
O
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ ORDEN DE PAGO
O-1
ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
POR PLANTEL Y POR DIRECCIÓN
DE ÁREA
C
NÓMINA T
RECABA FIRMAPERSONAL DE OFICINAS CENTRALES
NÓMINAT
RECIBE Y ARCHIVA
DIRECTORES DE PLANTEL/ COORDINACIONES DE ZONA
ARCHIVO DEL DEPARTA-
MENTOC
DEBIDAMENTE FIRMADA DE RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DE
PAGO POR PARTE DEL PERSONAL
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- PAGO DE NÓMINA, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Otorgamiento de Licencias Definir los criterios para conceder licencias con o sin goce de sueldo a los trabajadores del Colegio. Eventual
Normas Los trabajadores con Nombramiento definitivo tendrán derecho a licencias con o sin goce
de sueldo. Los trabajadores solicitarán las licencias con o sin goce de sueldo a través de su agrupación
sindical, al Departamento de Recursos Humanos. Las licencias con o sin goce de sueldo se concederán en los términos establecidos en la ley
aplicable y en el Contrato colectivo de trabajo. Las licencias con goce de sueldo procederán en casos de incapacidad a consecuencia o no,
de un riesgo de trabajo, por fungir como miembro del Comité Ejecutivo del Sindicato, y a los docentes durante el periodo inter semestral para prepararse profesionalmente.
Las licencias sin goce de sueldo procederán por motivos personales, por ocupar cargos
públicos o de elección popular, por ocupar una plaza distinta a la que el trabajador venía desempeñando y cuando con base en la antigüedad en el servicio, sea promovido a un puesto de confianza.
Las licencias sin goce de sueldo serán renunciables en cualquier momento para el personal
administrativo, técnico, manual y de servicios. Los trabajadores docentes reanudarán el servicio hasta que concluya su licencia, o podrán
renunciar a ésta al inicio de cada semestre escolar.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRH 87
DA/DRH 88
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Humanos
1
1A
2
2A
Recibe de la Representación Sindical, Solicitud de licencia del trabajador en original. Analiza si procede la licencia y archiva en el Expediente de personal de manera cronológica permanente. ¿Procede la licencia? En caso de no proceder: Elabora Oficio de no procedencia de licencia en original y tres copias dirigido a la organización sindical, firma el Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Turna de la siguiente manera: Original: a la Representación Sindical Primera copia: al trabajador Segunda copia: archiva en el Expediente de personal, de manera cronológica permanente Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Fin. En caso de proceder: Elabora Oficio de autorización de licencia en original y tres copias dirigido a la Representación Sindical. Entrega de la siguiente manera: Original: a la Representación Sindical Primera copia: al trabajador Segunda copia: archiva en el Expediente de personal, de manera cronológica permanente Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. ¿La licencia es con o sin goce de sueldo? En caso de ser sin goce de sueldo: Efectúa el movimiento de baja temporal en el Sistema de nómina. Fin. En caso de ser con goce de sueldo: FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Elaboración y Trámite de Nómina
3
2
1
SOLICITUD DE LICENCIA DEL TRABAJADOR
O
INICIO
RECIBE, ANALIZA Y ARCHIVA
REPRESENTATIÓN SINDICAL
EXPEDIENTE DE
PERSONAL
C
¿PROCEDE LA LICENCIA?
NO
OFICIO DE NO PROCEDENCIA DE LICENCIA
O
ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
REPRESENTACIÓN SINDICAL
TRABAJADOR
EXPEDIENTE DE
PERSONALC
CARPETA DE OFICIOSC
FIN
SI
3
2
1
OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE LICENCIA
O
ELABORA, ENTREGA Y ARCHIVA
REPRESENTACIÓN SINDICAL
TRABAJADOR
EXPEDIENTE DE
PERSONALC
CARPETA DE OFICIOSC
¿LA LICENCIA ES
CON O SIN GOCE DE SUELDO?
EFECTÚA
SISTEMA DE NÓMINA
BAJA TEMPORAL
SIN GOCE DE SUELDO
FIN
CON GOCE DE SUELDO
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE NÓMINA
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz
Dirección Administrativa
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
DA
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Compras Directas de Bienes y Servicios Atender las necesidades de adquisición de bienes y servicios de los centros de responsabilidad. Diario
Normas La compra directa se hará de acuerdo al Decreto de presupuesto de la federación del
ejercicio vigente. El centro de responsabilidad deberá solicitar la compra mediante Oficio, cuando no haya
considerado el gasto en su Programa operativo anual (POA). El centro de responsabilidad deberá solicitar la compra mediante Formato único de
requisición en original y copia, cuando el gasto esté considerado en su POA. Se adjudicará la compra de acuerdo al precio más bajo, siempre y cuando cumpla con lo
estrictamente necesario y solicitado por el centro de responsabilidad. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elaborará un Cuadro
comparativo de las Cotizaciones recibidas, cuando el monto de la compra exceda el límite establecido en el Decreto de presupuesto de la federación del ejercicio vigente, o cuando el centro de responsabilidad requiera de diversos artículos en una misma compra, excepto en casos de servicios de hospedaje o alimentación, en cuyo caso regirán las especificaciones del centro de responsabilidad.
El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales entregará al Departamento
de Recursos Financieros, Paquete de documentos para efectuar el pago al proveedor, mismo que constará de: - Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias - Factura original - Orden de compra u Orden de Servicio en original - Formato único de requisición en original
El monto máximo para la adjudicación directa y elaboración de contrato será de acuerdo a lo
establecido en el Decreto de presupuesto de la federación, para el ejercicio vigente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRMSG 90
DA/DRMSG 91
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
1
2
3
4
5
6
7
Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio en original y copia o Formato único de requisición en original y copia, en el que solicita la compra directa de bienes o servicios. Sella de recibido en original y copia de los documentos y devuelve las copias al titular del centro de responsabilidad. Elabora Orden de compra u Orden de servicio en original y copia y registra este número en el Oficio original o en el Formato único de requisición en original. Archiva de manera numérica permanente el Oficio original o el Formato único de requisición original en la Carpeta de órdenes de compra o Carpeta de órdenes de servicio, según corresponda. Solicita vía telefónica Cotizaciones a tres proveedores, en caso de requerirlo, de acuerdo al monto estimado de la compra y a las especificaciones del centro de responsabilidad y con base en la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de los proveedores, Cotizaciones vía fax o correo electrónico. Imprime en un tanto las Cotizaciones recibidas por correo electrónico y captura en el Sistema de compras de acuerdo al número de Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, según el caso. Elabora Cuadro comparativo original en caso necesario. Elige al proveedor con el mejor producto y precio, de acuerdo con el Cuadro comparativo original y las Cotizaciones en un tanto. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Orden de compra u Orden servicio en original y copia, para su autorización, anexando las Cotizaciones en un tanto y el Cuadro comparativo original. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Orden de compra u Orden servicio en original y copia, y revisa si contiene firma de autorización de la compra con el proveedor elegido. ¿Contiene firma de autorización?
DA/DRMSG 92
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Área de Compras
7A
8
9
9A
10
11
11A
12
13
En caso negativo: Cancela la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, desecha la Cotizaciones en un tanto y el Cuadro comparativo original. Continúa con la actividad No. 3. En caso positivo: Turna de manera económica al Director Administrativo, la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, para visto bueno. Recibe de manera económica del Director Administrativo, Orden de compra u Orden de servicio en original y copia y revisa si contiene visto bueno. ¿Contiene visto bueno? En caso de no contener visto bueno: Cancela la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, desecha la Cotizaciones en un tanto y el Cuadro comparativo original. Fin. En caso de contener visto bueno: Envía al proveedor la Orden de compra u Orden de servicio original, vía fax. Elabora Contrato de compra en original y copia, recaba en éste la firma del proveedor y del Director General, solo en caso de que el importe adjudicado rebase el monto estipulado en el Decreto de presupuesto de la federación. Recibe del proveedor el bien o servicio solicitado y verifica que cumpla con lo especificado en la Orden de compra u Orden de servicio original. ¿Cumple con lo especificado? En caso de no cumplir: Devuelve el bien al proveedor y exige el bien solicitado con las especificaciones de la Orden de compra u Orden de servicio en original. Continúa con la actividad No. 11. En caso de cumplir: Solicita verbalmente al proveedor, Factura original. Recibe de manera económica del proveedor, Factura
DA/DRMSG 93
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Área de Compras
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15
16
17
18
19
20
original, y expide Contra recibo en original y copia, con fecha de pago al proveedor, y entrega el original de manera económica al proveedor. En caso de no contar con la Factura original, recibe del proveedor Recibo simple original. Entrega el bien al responsable de la compra o del evento en el centro de responsabilidad solicitante, y recaba firma de recibido en la Factura original o en caso en el Recibo simple en original. Obtiene de la Carpeta de órdenes de compra o de la Carpeta de órdenes de servicio según el caso, original de Formato único de requisición, archivado de manera numérica permanente, y obtiene una copia. Elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, Formato único de requisición en original y copia y Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, y Formato único de requisición en original y copia, ambos con autorización de disponibilidad presupuestal. Obtiene dos fotocopias adicionales de la Afectación presupuestal/orden de pago y una fotocopia de la Factura o Recibo simple original. Integra Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, Formato único de requisición en original, Factura o Recibo simple en original, Orden de compra u Orden de servicio en original, Contrato de compra en copia y Contra recibo en copia, y turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para trámite de pago al proveedor. Recaba acuse de recibo en la copia de cada documento turnado. Archiva copia de Afectación presupuestal/orden de pago, copia de la Factura o Recibo simple, copia de la Orden de compra u Orden de servicio, copia del Formato único de requisición y el original del Contrato de compra, ello de manera numérica permanente por Orden de compra u Orden de servicio, en la Carpeta de órdenes de compra o la Carpeta de órdenes de servicio, según el caso.
DA/DRMSG 94
Área Actividad Descripción FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Altas de Bienes por Compras. - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros, del Departamento de Recursos Financieros
CUADROCOMPARA-
TIVOO
COTIZA-CIONES T
CUADROCOMPARA-
TIVOO
COTIZA-CIONES T
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
CUADROCOMPARA-
TIVOO
CUADROCOMPARA-
TIVOO
SISTEMA DE COMPRAS
COTIZACIONES T
OFICIOO
FORMATOÚNICO
O
OFICIO O FORMATO ÚNICO DE REQUI-SICIÓN
O
INICIO
RECIBE
TITULAR DEL CENTRO DE RESONSABILIDAD
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
ELABORA, REGISTRA Y ARCHIVA
CARPETA DE ÓRDENES DE COMPRA O
CARPETA DE ÓRDENES DE SERVICIO
N
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
SOLICITA
VÍA TELEFÓNCIA, COTIZACIONES
A TRES PROVEEDORES
RECIBE, IMPRIME, CAPTURA Y
ELABORA
VÍA FAX O CORREO
ELECTRÓNICO
PROVEEDORES
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
COTIZACIONES T
ELIGE
AL PROVEEDOR CON EL MEJOR PRODUCTO Y
PRECIO
TURNA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
PARA AUTORIZACIÓN
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
RECIBE Y REVISA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
¿CONTIENE FIRMA DE
AUTORIZA-CIÓN?
NO
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
CANCELA Y DESECHA
1
1
SI
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
TURNA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
RECIBE Y REVISA
1
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
1
¿CONTIENE VISTO BUENO?
NO
CUADROCOMPARA-
TIVOO
COTIZA-CIONES T
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O-1
CANCELA Y DESECHA
FIN
SI
CON-TRATO
DECOMPRA
O-1
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O
ENVÍA, ELABORA Y RECABA FIRMAS
PROVEEDOR
VÍA FAX
- PROVEEDOR- DIRECTOR GENERAL
RECIBE Y VERIFICA
PROVEEDOR
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O
¿CUMPLE CON LO ESPECIFI-
CADO?
NODEVUELVE Y EXIGE
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
O
PROVEEDOR
2
2
SI
SOLICITAVERBALMENTE AL
PROVEEDOR, FACTURA ORIGINAL
CONTRARECIBO 1
CONTRARECIBO O
FACTURA O RECIBO SIMPLE
O
RECIBE Y EXPIDE
PROVEEDOR
PROVEEDOR
ENTREGA Y RECABA FIRMA
FACTURA O RECIBO SIMPLE O
RESPONSABLE DE LA COMPRA
RESPONSABLE DE LA COMPRA
2
CONTRARECIBO 1
CON-TRATO
DECOMPRA
O
FORMATOÚNICO DE
REQUISICIÓN1
CON-TRATO
DECOMPRA
1
ORDEN DE COMPRA
O DE SERVICIO
O
FACTURAO RECIBO
SIMPLEO
FORMATOÚNICO DE
REQUISICIÓNO
FACTURAO RECIBO
SIMPLEO-1
AFECTA-CIÓN PRESU-
PUESTAL/ ORDEN DE
PAGO
O-2
AFECTA-CIÓN PRESU-
PUESTAL/ ORDEN DE
PAGO
O-2
1
FORMATO ÚNICODE REQUISICIÓN O
2
OBTIENE Y ELABORA
CARPETA DE ÓRDENES DE COMPRA O
CARPETA DE ÓRDENES DE SERVICIOS
N
FORMATO ÚNICODE REQUISICIÓN O-1
TURNA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESPUESTAL
AFECTA-CIÓN PRESU-
PUESTAL/ ORDEN DE
PAGO
O-1
FORMATO ÚNICODE REQUISICIÓN O-1
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESPUESTAL
CON AUTORI-ZACIÓN DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ ORDEN DE PAGO
O-2
OBTIENE
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ ORDEN DE PAGO
O-2
INTEGRA Y TURNA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ORDEN DE COMPRA
O DE SERVICIO
1
FACTURAO RECIBO
SIMPLE1
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ ORDEN DE PAGO
1
ARCHIVA
CARPETA DE ÓRDENES DE COMPRA O
CARPETA DE ÓRDENES DE SERVICIO
N
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- ALTAS DE BIENES POR COMPRAS
- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Compras de Bienes y Servicios por Invitación a cuando menos tres Personas, Licitación Simplificada y Licitación Pública Atender las necesidades de adquisición de bienes muebles de los centros de responsabilidad. Eventual
Normas Todas las compras mayores al monto máximo autorizado para adjudicaciones directas en el
Decreto de presupuesto del ejercicio vigente, deberán realizarse bajo el Procedimiento de licitación, de conformidad con la normatividad establecida en la Ley federal de adquisiciones y servicios o en su caso, en la Ley estatal de adquisiciones y servicios, dependiendo de la fuente del recurso.
Los centros de responsabilidad deberán enviar Oficio de solicitud de compra o de servicio o
Formato único de requisición, al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el cual deberá venir con todas las especificaciones mínimas requeridas de los bienes a adquirir.
Para el procedimiento de licitaciones públicas federales o estatales deberán ser publicadas
en el Diario oficial de la federación o en la Gaceta oficial del estado, respectivamente y en el Sistema de licitaciones COMPRANET federal o estatal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRMSG 98
DA/DRMSG 99
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
1
2
3
4
5
6
Recibe del titular del centro de responsabilidad solicitante, Oficio de solicitud de compra o servicio en original y copia, firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; asigna número consecutivo de licitación; archiva Oficio original de manera cronológica permanente en el apartado de Oficios Varios en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, solicitando la disponibilidad presupuestal para la compra del bien o servicio. Turna, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en el apartado de Disponibilidad Presupuestal en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora las Bases de licitación en ocho tantos y Oficios personalizados en original y copia cada uno, para su conocimiento y recomendaciones, dirigidos al Secretario de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN), al Contralor General (CG) y al Contralor Interno (CI), para un procedimiento de invitación; y para licitación simplificada, agrega al titular de la Cámara Nacional de Comercio (CANACO), la Asociación de Hoteles y Moteles, la Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados (CANIRAC) y el Comité Coordinador Empresarial (CCE), recaba la firma del Director Administrativo; Envía Oficio en original y copia, y un tanto de las Bases de licitación a cada destinatario. Recaba acuse de recibo en la copia de cada Oficio y archiva junto con un tanto de las Bases de licitación, de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de revisión de bases. Pasa el tiempo. Recibe del Secretario de SEFIPLAN, Contralor General y Contralor Interno, a través de la Dirección Administrativa, Oficios de respuesta en original y copia; firma y sella de recibido en las copias de los Oficios y las devuelve; corrige las Bases de licitación en un tanto y archiva Oficios originales y Bases de licitación corregidas en un tanto, de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de revisión de bases. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Secretario de SEFIPLAN, solicitando autorización de los recursos para la adquisición o contratación de servicios; en caso de requerir
DA/DRMSG 100
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
7
7A
8
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10
bienes del capítulo 5000 se envía Oficio de autorización del Secretario de Educación de Veracruz; recaba la firma del Director General; envía Oficio en original y copia, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de licitación correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe de SEFIPLAN y en su caso de la SEV, Oficio de respuesta en original y copia, firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; revisa si es autorizada la adquisición o contratación; archiva original de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de licitación correspondiente. ¿Es autorizada la adquisición o contratación? En caso de no ser autorizada: Cancela la licitación. Fin. En caso de ser autorizada: Elabora Oficio de invitación personalizado en original y copia, dirigido a proveedores (de 3 a 5), para que participen en el acto de apertura de la licitación, recaba la firma del Director Administrativo, imprime las Bases de licitación correctas en los tantos necesarios y envía junto con un Oficio original a los proveedores, a la SEFIPLAN, a la Contraloría General y Contraloría Interna y a las Cámaras, en caso de la Licitación Simplificada. Recaba acuses de recibo en la copia de cada Oficio y en un tanto de las Bases de licitación y archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de los proveedores, Propuestas originales. Realiza Acto de Apertura de Propuestas, y analiza las Propuestas. Elabora un Dictamen original para la Licitación simplificada, recaba firma de dos a tres personas del área solicitante y archiva Dictamen original de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Oficios en original y copia dirigidos al titular de: la Cámara Nacional de Comercio (CANACO), la Asociación de Hoteles y Moteles, la Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados (CANIRAC) y el
DA/DRMSG 101
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
11
12
13
14
15
16
16A
Comité Coordinador Empresarial (CCE), invitándoles al acto para conocer los resultados de la licitación simplificada, firma el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, y recaba la firma del Director Administrativo. Entrega a cada destinatario, recaba acuse de recibo en la copia de cada Oficio y las archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Realiza el acto para dar a conocer los resultados de la licitación, mediante una reunión en donde participan las cámaras de comercio, proveedores, representante de la Contraloría General, de SEFIPLAN y del Subcomité de Adquisiciones. Levanta Acta original ante las Cámaras, recaba la firma de los asistentes, y archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Fallo en original y copia, dirigido a cada proveedor participante en la licitación, entrega, recaba acuses de recibo en la copia del Fallo y la archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Contrato de compra de los bienes o servicios en tres tantos, recaba la firma de los proveedores, del Director General y dos testigos, entrega un tanto al proveedor ganador y un tanto a la Contraloría Interna; archiva un tanto en la Carpeta de licitación correspondiente de manera numérica permanente. Elabora Orden de compra u Orden de servicio en dos tantos, que incluye las condiciones de compra. Envía al proveedor ganador de la adjudicación, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera numérica permanente en la Carpeta de licitación correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe los bienes o servicios del proveedor, obtiene las Bases de licitación archivadas de manera numérica permanente en la Carpeta de licitación correspondiente, y verifica que el bien o servicio cumpla con lo solicitado. ¿Cumple con lo solicitado? En caso de no cumplir con lo solicitado: Aplica la sanción especificada en las Bases de licitación y
DA/DRMSG 102
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
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devuelve el producto al proveedor. Continúa con la actividad No. 15. En caso de cumplir con lo solicitado: Recibe de manera económica del proveedor, Factura original. Elabora Contra recibo en original y copia, con fecha de pago, y entrega original de manera económica al proveedor; recaba acuse de recibo en la copia del Contra recibo. Integra copia del Contra recibo, Factura original, y un tanto de Orden de compra u Orden de servicio, y elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y una copia. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para trámite de pago. Obtiene una fotocopia de la Afectación presupuestal/orden de pago acusada de recibido y archiva de manera numérica permanente en la Carpeta de licitación correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Altas de Bienes por Compra - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros Y Otros, del Departamento de Recursos Financieros
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIOS
1
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIO
O
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIO
O
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIO
O
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIO
O
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIO
O
BASESDE LICI-
TACIÓNT
OFICIO
O
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIO
1
OFICIO DE SOLICITUD O
INICIO
RECIBE, ASIGNA Y ARCHIVA
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
CARPETA DE
LICITACIÓNC
OFICIO
O
ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
CARPETA DE
LICITACIÓNC
OFICIOS
O-1
BASES DE LICITACIÓN 8T
ELABORA Y RECABA FIRMADIRECTOR
ADMINISTRATIVO
OFICIO O
ENVÍA Y ARCHIVA
SEFIPLAN
CONTRALOR GENERAL
CONTRALOR INTERNO
PARA UN PROCESO DE INVITACIÓN
CANACO
ASOCIACIÓN DE HOTELES Y MOTELES
CANIRAC
PARA LICITACIÓN
SIMPLIFICADA
CCE
CARPETA DE REVISIÓN DE
BASESN
1
NÚMERO CONSECUTIVO DE LICITACIÓN
ACTA O
OFICIOS
1
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIOSDE INVITA-
CIÓN1
1
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIOS O
REBIBE, CORRIGE Y ARCHIVA
CARPETA DE REVISIÓN DE
BASESN
- SEFIPLAN- CONTRALOR GENERAL- CONTRALOR INTERNO / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
OFICIO
1
OFICIO O
ELABORA, RECABA FIRMA, ENVÍA Y ARCHIVA
SEFIPLAN
DIRECTOR GENERAL
CARPETA DE
LICITACIÓNN
OFICIO DE RESPUESTA
O
RECIBE, REVISAY ARCHIVA
SEFIPLAN
CARPETA DE
LICITACIÓNN
¿ES AUTORIZADA LA ADQUISICIÓN O
CONTRA-TACIÓN?
NO CANCELA LICITACIÓN
FIN
SI
BASESDE LICITA-
CIÓNT
OFICIOS DE INVITACIÓN
O
ELABORA, RECABA FIRMA, IMPRIME, ENVÍA Y ARCHIVA - PROVEEDORES
- SEFIPLAN- CONTRALOR GENERAL- CONTRALOR INTERNO- CÁMARAS
EN CASO DELICTIACIÓN
SIMPLIFICADA
CARPETA DE
LICITACIÓNN
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DICTA-MEN O
PROPUESTAS O
RECIBE, REALIZA, ANALIZA, ELABORA,
RECABA FIRMA Y ARCHIVA
PROVEEDORESPARA LA
LICITACIÓN SIMPLIFICADA
ÁREA SOLICITANTECARPETA
DE LICITACIÓN
N
OFICIO
O
OFICIO
O
OFICIO
O
OFICIOS O
ELABORA, FIRMA, RECABA FIRMA,
ENTREGA Y ARCHIVA CANACO
ASOCIACIÓN DE HOTELES Y MOTELES
CANIRAC
CCE
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
CARPETA DE
LICITACIÓNN
PARA LICITACIÓN
SIMPLIFICADA
REALIZA ACTO
PARA DAR A CONOCER LOS
RESULTADOS DE LA LICITACIÓN
LEVANTA, RECABA FIRMA
Y ARCHIVAASISTENTES
CARPETA DE
LICITACIÓNN
FALLO
1
FALLO O
ELABORA, ENTREGA Y ARCHIVA
CADA PROVEEDOR PARTICIPANTE
CARPETA DE
LICITACIÓNN
2
CONTRARECIBO 1
CONTRARECIBO O
BASES DE LICITACIÓN T
T
T
2
CONTRATO DE COMPRA T
ELABORA, RECABA FIRMA,
ENTREGA Y ARCHIVA
- PROVEEDORES- DIRECTOR GENERAL- 2 TESTIGOS
PROVEEDOR GANADOR
CONTRALOR INTERNO
CARPETA DE
LICITACIÓNN
T
ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
T
ELABORA, ENVÍA
Y ARCHIVA
PROVEEDOR GANADOR
CARPETA DE
LICITACIÓNN
RECIBE, OBTIENE Y VERIFICA
PROVEEDOR
BASES DE LICITACIÓN T
CARPETA DE
LICITACIÓNN
¿CUMPLE CON LO SOLICITADO?
NO APLICA SANCIÓN Y DEVUELVE
PROVEEDOR
1
1
SI
FACTURA
O
RECIBE, ELABORA,
ENTREGA Y RECABA FIRMA
PROVEEDOR
PROVEEDOR
PROVEEDOR
3
AFECTA-CIÓN PRESU-
PUESTAL/ ORDEN DE
PAGO
1
AFECTA-CIÓN PRESU-
PUESTAL/ ORDEN DE
PAGO
O-1
ORDENDE COMPRA
O DE SERVICIO
T
FACTURA O
3
CONTRA RECIBO
1
INTEGRA, ELABORA, TURNA, OBTIENE
Y ARCHIVAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CARPETA DE
LICITACIÓNN
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- ALTAS DE BIENES POR COMPRA
- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Altas de Bienes por Compra Registrar en los estados financieros del Colegio, los bienes muebles ingresados por compra. Periódica
Normas Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen los diversos centros de
responsabilidad, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, y en el caso de Altas, anexando la factura del bien en original.
Todo mobiliario y equipo propiedad del COBAEV, deberá estar ubicado físicamente en las
instalaciones del plantel o unidad administrativa donde se desarrollan las actividades relacionadas.
El mobiliario o equipo que no sea propiedad del COBAEV, no deberá ser inventariado;
siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio, mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se menciona la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.
Cuando el mobiliario y equipo propiedad del COBAEV se encuentre fuera de las instalaciones del centro de responsabilidad, éste deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.
Los bienes muebles propiedad del COBAEV, sólo podrán ser asignados a su personal, y se
utilizarán exclusivamente en beneficio del Colegio. El trabajador que tenga asignado mobiliario o equipo, no podrá hacer uso de él para fines
personales. Todos los centros de responsabilidad adscritos al Colegio de Bachilleres deberán contar con
personal que controle internamente los cambios de ubicación, de altas y bajas de los bienes muebles y equipo asignado, y que coadyuve en las funciones que realiza el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
DA/DRMSG 107
Normas Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de los centros de
responsabilidad del Colegio de Bachilleres, tienen la obligación de proporcionar toda la información necesaria, verídica y confiable de los bienes asignados a su nombre.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRMSG 108
DA/DRMSG 109
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
1
2
3
4
5
6
Recibe de Almacén la copia de Ingreso a Almacén que contiene sello de verificación, obtiene copia de la Factura que ampara la compra del bien, archivada de manera numérica permanente por orden de compra en la Carpeta de órdenes de compra, e integra las copias al Expediente de altas de bienes de manera cronológica permanente. Obtiene del Expediente de altas de bienes, copia de la Factura archivada de manera cronológica permanente. Registra en el Libro de altas en original, los datos de la copia de la Factura, y asigna un número de inventario. Resguarda el Libro de altas original en la Oficina de Inventarios. Registra los datos en el Sistema de inventarios, e ingresa características, número de inventario y datos de la copia de la Factura. Obtiene del Sistema de inventarios, impresión original de Etiqueta de código de barras, se dirige a Almacén y etiqueta el bien. Escribe con plumón permanente en lugar visible del bien, el número de inventario. Obtiene del Sistema de inventarios, original y copia del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad para su registro, firmado por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, envía Oficio original junto con el reporte Registro de bienes muebles del COBAEV original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva con la copia del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV, de manera cronológica permanente en la Expediente de altas de bienes. FIN DEL PROCEDIMIENTO
REGIS-TRO DE
BIENES MUEBLES
1
OFICIO 1
FACTURA
1
INGRESO A ALMACÉN 1
INICIO
RECIBE, OBTIENE E INTEGRA
ALMACÉN
CARPETA DE ÓRDENES DE
COMPRAN
EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES
FACTURA
1
LIBRO DE ALTAS
O
OBTIENE, REGISTRA, ASIGNA
Y RESGUARDA
REGISTRA E INGRESA
SISTEMA DE INVENTARIOS
FACTURA
1
EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES
OBTIENE, ETIQUETA
Y ESCRIBE
SISTEMA DE INVENTARIOS
ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS
O
OBTIENE
SISTEMA DE INVENTARIOS
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
O-1
REGIS-TRO DE
BIENES MUEBLES
O
OFICIO
O
ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
C EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES
FIN
C
C
NÚMERO DE
INVENTARIO
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Altas de Bienes por Donación Registrar en los estados financieros del Colegio, los bienes muebles ingresados por donación. Eventual
Normas Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen los diversos centros de
responsabilidad, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, anexando la Factura del bien en original, en este último caso, sólo para Altas.
Todo mobiliario y equipo propiedad del COBAEV, deberá estar ubicado físicamente en las
instalaciones del centro de responsabilidad donde se desarrollen las actividades relacionadas.
El mobiliario o equipo que no sea propiedad del COBAEV, no deberá ser inventariado;
siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se menciona la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.
Cuando el mobiliario o equipo propiedad del COBAEV se encuentre fuera de las
instalaciones del centro de responsabilidad, se deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.
Los bienes muebles propiedad del COBAEV sólo podrán ser asignados a su personal, y se
utilizarán exclusivamente en beneficio del Colegio. El trabajador que tenga asignado mobiliario o equipo, no podrá hacer uso de él para fines
personales. Todos los centros de responsabilidad adscritos al Colegio de Bachilleres deberán contar con
personal que controle internamente los cambios de ubicación, de altas y bajas de los bienes muebles y equipo asignado, y que coadyuve en las funciones que realiza el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de los centros de
responsabilidad del Colegio de Bachilleres, tienen la obligación de proporcionar toda la información necesaria, verídica y confiable de los bienes asignados a su nombre.
DA/DRMSG 111
Normas Este procedimiento aplica a todas los centros de responsabilidad, tanto en planteles como en
oficinas centrales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRMSG 112
DA/DRMSG 113
Área Actividad Descripción
Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales
1
2
3
4
5
6
7
Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio en original y copia, Acta de donación del bien en original, sellada y firmada, y si cuenta con ella, Factura original que ampara la compra del bien. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve. Integra el Expediente de altas de bienes con el Oficio original, Acta de donación original y Factura original si la tuviera, de manera cronológica permanente. Obtiene del Expediente de altas de bienes, Acta de donación original, archivada de manera cronológica permanente, registra los datos en el Libro de altas en original y asigna un número de inventario; resguarda el Libro de altas original en el área. Obtiene del Expediente de altas de bienes, Factura original si la hubiere, archivada de manera cronológica permanente, y registra los datos en el Sistema de inventarios; ingresa características, número de inventario y datos de la Factura original. Obtiene del Sistema de inventarios, una impresión original de Etiqueta de código de barras; elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del centro de responsabilidad, en el que indica el alta del bien, así como la instrucción para etiquetar el bien; envía Oficio en original, y Etiqueta original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Obtiene del Sistema de inventarios, impresión del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV en original y una copia. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad para su registro, y envía Oficio en original y reporte Registro de bienes muebles del COBAEV en original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios junto con la copia del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV. FIN DEL PROCEDIMIENTO
OFICIO
1
OFICIO
O
SISTEMA DE INVENTARIOS
FACTURA
O
LIBRO DE ALTAS O
ACTA DEDONACIÓN O
FACTURA
O
ACTA DEDONACIÓN O
OFICIO
O
INICIO
RECIBE
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
SI CUENTA CON ELLA
FACTURA
O
ACTA DEDONACIÓN O
OFICIO
O
INTEGRA
EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES
C
OBTIENE, REGISTRA, ASIGNA
Y RESGUARDA
EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES
C
OBTIENE, REGISTRA E INGRESA
EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES
C
OBTIENE, ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
SISTEMA DE INVENTARIOS
ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS
O
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
CARPETA DE OFICIOSC
OBTIENE, ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
SISTEMA DE INVENTARIOS
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
O-1
REGIS-TRO DE
BIENES MUEBLES
1
OFICIO 1
REGIS-TRO DE
BIENES MUEBLES
O
OFICIO
O
ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA
DE OFICIOS
FIN
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Levantamiento Físico de Inventario Verificar que los bienes muebles permanezcan en el lugar asignado y en las condiciones adecuadas. Semestral.
Normas El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales realizará el levantamiento
físico de inventario en apego a la normatividad vigente de realizar inventario al menos cada seis meses dentro de un mismo ejercicio.
Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen los centros de
responsabilidad, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, anexando la Factura del bien en original, esto último sólo para el caso de Altas.
Todo mobiliario y equipo propiedad del COBAEV, deberá estar ubicado físicamente en las
instalaciones del centro de responsabilidad donde se desarrollen las actividades relacionadas.
El mobiliario o equipo que no sea propiedad del COBAEV, no deberá ser inventariado;
siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se menciona la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.
Cuando el mobiliario o equipo propiedad del COBAEV se encuentre fuera de las
instalaciones de los centros de responsabilidad, se deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.
Los bienes muebles propiedad del COBAEV, sólo podrán ser asignados a su personal, y se
utilizarán exclusivamente en beneficio del Colegio. El trabajador que tenga asignado mobiliario o equipo, no podrá hacer uso de él para fines
personales. Todos los centros de responsabilidad adscritos al Colegio de Bachilleres deberán contar con
personal que controle internamente los cambios de ubicación, de altas y bajas de los bienes muebles y equipo asignado, y que coadyuve en las funciones que realiza el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
DA/DRMSG 115
Normas Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de los centros de
responsabilidad del Colegio de Bachilleres, tienen la obligación de proporcionar toda la información necesaria, verídica y confiable de los bienes asignados a su nombre.
En caso de daño o pérdida a algún bien mueble, el usuario tendrá cinco días hábiles para
encontrarlo o reponerlo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRMSG 116
DA/DRMSG 117
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
1
2
3
3A
3A.1
3A.2
4
Elabora Cronograma de visitas a los centros de responsabilidad en original; elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del centro de responsabilidad, en el que informa el día y las personas que realizarán la verificación física de bienes muebles; turna Oficio en original; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Obtiene del Sistema de inventarios, impresiones de Resguardos y Lista de bienes en original y copia, por centro de responsabilidad. Acude al centro de responsabilidad, realiza la verificación física de los bienes, comprueba que los bienes se encuentren en el lugar y actualiza las condiciones físicas previstas en los Resguardos en original y copia, y Lista de Bienes en original y copia. ¿Los bienes se encuentran en el lugar y en las condiciones previstas en los Resguardos? En caso de que algún bien no se encuentre en el centro de responsabilidad: Levanta Acta en original y dos copias y solicita al usuario para que en cinco días hábiles encuentre o reponga el bien. Entrega de manera económica al titular de centro de responsabilidad, primera copia del Acta; entrega de manera económica al usuario responsable del bien motivo, la segunda copia del Acta, archiva Acta original de manera cronológica permanente en la Carpeta de actas de inventario. Recibe del usuario Oficio original en el que especifica la entrega del bien, de acuerdo con las condiciones establecidas en el Resguardo en original y copia. Imprime del Sistema de inventarios, Etiqueta de código de barras original y lo adhiere al bien. Archiva el Oficio original en la Carpeta de actas de inventario de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 4. En caso de que los bienes se encuentren en el centro de responsabilidad: Elabora Acta de revisión en dos tantos, recaba firmas y sello del titular del centro de responsabilidad y del
DA/DRMSG 118
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
5
Subdirector o Responsable Administrativo del Plantel en su caso, así como firmas de dos testigos; recaba firmas y sello del responsable del centro de responsabilidad y del Subdirector o Responsable Administrativo del Plantel en los Resguardos y en la Lista de bienes, ambos en original y copia. Entrega de manera económica al titular del centro de responsabilidad, un tanto del Acta de revisión, copia de los Resguardos y copia de Lista de bienes; archiva el otro tanto del Acta de revisión, original de los Resguardos y original de Listas de bienes, de manera numérica permanente por Plantel, en la Carpeta de actas de inventario. FIN DEL PROCEDIMIENTO
OFICIO O
ACTA
2
LISTADE
BIENESO-1
RESGUARDOS
O-1
OFICIO
1
OFICIO
O
CRONOGRAMA DE VISITAS O
INICIO
ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
CARPETA DE OFICIOSC
OBTIENE
SISTEMA DE INVENTARIOS
LISTADE
BIENESO-1
RESGUARDOS
O-1
ACUDE, REALIZA, COMPRUEBA Y ACTUALIZA
¿LOS BIENESSE ENCUENTRAN
EN EL LUGAR Y EN LAS CONDICIONES PREVISTAS?
NO
ACTA
1
ACTA O
LEVANTA, SOLICITA, ENTREGA Y ARCHIVA
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
USUARIO
CARPETA DE ACTAS DE INVENTARIO
C
RES-GUARDO O-1
OFICIO O
RECIBE
USUARIO
IMPRIME, ADHIERE Y ARCHIVA
SISTEMA DE INVENTARIOS
ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS
O
C
CARPETA DE ACTAS DE INVENTARIO
1
1
SI
POR CENTRO DE RESPON-SABILIDAD
LISTADE
BIENESO
RES-GUARDOS O
ACTADE
REVISIÓNT
1
LISTADE
BIENESO-1
RES-GUARDOSO-1
ACTA DE REVISIÓN 2T
ELABORA Y RECABA
- TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
- SUBDIRECTOR O RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL
- 2 TESTIGOS
FIRMAS Y SELLO
- TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
- SUBDIRECTOR O RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL
LISTADE
BIENES1
RES-GUARDOS 1
ACTA DE REVISIÓN T
ENTREGA Y ARCHIVA
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
CARPETA DE ACTAS DE INVENTARIO
N
FIN
1
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Bajas de Bienes Eliminar del inventario del COBAEV los bienes en mal estado o cuya compostura no sea costeable. Eventual
Normas Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen las diversas unidades
administrativas o planteles, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, anexando la Factura del bien en original, esto último sólo para el caso de Altas.
Todo mobiliario y equipo propiedad del COBAEV, deberá estar ubicado físicamente en las
instalaciones del plantel o unidad administrativa donde se desarrollen las actividades relacionadas.
El mobiliario o equipo que no sea propiedad del COBAEV, no deberá ser inventariado;
siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se mencione la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.
Cuando el mobiliario o equipo propiedad del COBAEV, se encuentre fuera de las
instalaciones de las unidades administrativas, se deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.
Los bienes muebles propiedad del COBAEV, sólo podrán ser asignados a su personal, y se
utilizarán exclusivamente en beneficio del Colegio. El trabajador que tenga asignado mobiliario o equipo, no podrá hacer uso de él para fines
personales. Todos los centros de responsabilidad adscritos al Colegio de Bachilleres deberán contar con
personal que controle internamente los cambios de ubicación, de altas y bajas de los bienes muebles y equipo asignado, y que coadyuve en las funciones que realiza el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
DA/DRMSG 121
Normas Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de centro de
responsabilidad del Colegio de Bachilleres, tendrán la obligación de proporcionar toda la información necesaria, verídica y confiable de los bienes asignados a su nombre.
El Dictamen técnico lo podrá realizar personal capacitado dentro del mismo centro de
responsabilidad; o en su defecto, alguna empresa especializada en el bien destinado para baja.
El Dictamen técnico deberá incluir números de los bienes propuestos para baja, y motivo por el cual no se pueden seguir utilizando o en su defecto, que no sea costeable su reparación, esto en hoja membretada y con datos de la persona que realizó el Dictamen técnico.
El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, asignará a una persona que
realizará junto con personal de la Contraloría Interna, una inspección ocular en el centro de responsabilidad, con el fin de determinar el destino final del bien.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DRMSG 122
DA/DRMSG 123
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
1
2
3
4
4A
5
5A
6
Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio de solicitud de baja de bien en original, Dictamen técnico en original, Fotografías del bien y Formato de baja en original y dos copias. Integra con estos documentos el Expediente de baja por plantel, de manera cronológica permanente. Elabora Dictamen administrativo en original y lo integra al Expediente de baja del plantel de manera cronológica permanente. Obtiene fotocopia del contenido del Expediente de baja; elabora Oficio en original y copia dirigido al Contralor Interno, y envía junto con copia del Expediente de baja para revisión y visto bueno de baja del bien. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Pasa el tiempo. Recibe del Contralor Interno, Oficio en original y copia, firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; revisa la respuesta en el Oficio; archiva original de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios. ¿El Contralor Interno da el visto bueno? En caso de no dar el visto bueno: Realiza las adecuaciones necesarias. Continúa con la actividad No. 2. En caso de dar el visto bueno: Presenta Expediente de baja en original al Subcomité de Adquisiciones para su autorización en la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones. Pasa el tiempo. ¿El Subcomité de Adquisiciones autoriza la baja? En caso de no autorizar la baja: Acata las disposiciones del Subcomité de Adquisiciones. Continúa con la actividad número 5. En caso de autorizar la baja: Recibe de manera económica del Subcomité de Adquisiciones, copia del Acta de autorización. Obtiene
DA/DRMSG 124
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
7
8
9
10
11
12
13
fotocopia y archiva ambas copias de manera cronológica permanente en el Expediente de baja. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Contralor Interno, para programar la visita al centro de responsabilidad. Envía el Oficio original junto con copia del Acta de autorización y el Expediente de baja en original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Pasa el tiempo. Recibe del Contralor Interno, Oficio en original y copia, en el cual vienen programadas las visitas para realizar las bajas y determinar el destino final de los bienes. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve. Archiva original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Realiza la verificación física del bien, junto con personal de la Contraloría Interna. Pasa el tiempo. Recibe del Contralor Interno, Oficio en original y copia, un tanto de Acta de destino final de bienes muebles y el Expediente de baja en original; firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; archiva el Oficio original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios; archiva un tanto del Acta de destino final de bienes muebles y el Expediente de baja en original, de manera cronológica permanente en la Carpeta de bajas. Captura los cambios en el Sistema de inventarios, elabora Reporte de baja en original, elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad, y turna ambos documentos; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Elabora mensualmente Reporte mensual en original y copia. Obtiene del Expediente de baja, copia del (de los) Formato(s) de baja, archivado(s) de manera cronológica permanente. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad, y envía junto con el Reporte mensual en original y primera copia del (de los) Formato(s)
DA/DRMSG 125
Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
de baja del mes. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y del Reporte mensual y los archiva en la Carpeta de reportes mensuales de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO
DICTAMEN ADMINISTRATIVO O
FORMATODE BAJA O-2
FOTO-GRAFÍAS T
DICTAMENTÉNCICO O
OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA DE BIEN
O
INICIO
RECIBE E INTEGRA
TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD
CEXPEDIENTE
DE BAJA
ELABORA E INTEGRA
CEXPEDIENTE
DE BAJA
OFICIO
1
OFICIO
O
1
EXPEDIENTE DE BAJA O
OBTIENE, ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
CONTRALOR INTERNO
CCARPETA
DE OFICIOS
OFICIO O
RECIBE, REVISA Y ARCHIVA
CONTRALOR INTERNO
CCARPETA
DE OFICIOS
¿EL CONTRALOR INTERNO DA EL VISTO BUENO?
NO REALIZA ADECUACIONES
1
1
SI
EXPEDIENTE DE BAJA O
PRESENTAAL SUBCOMITÉ
DE ADQUI- SICIONES
¿EL SUBCOMITÉ DE
ADQUISICIOINES AUTORIZA LA
BAJA?
NO ACATA DISPOSICIONES
2
2
SI
1
ACTA DE AUTORIZACIÓN 1
RECIBE, OBTIENE Y ARCHIVA
SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES
1
CEXPEDIENTE
DE BAJA
REPORTE MENSUAL 1
OFICIO
1
FORMATO(S)DE BAJA 1
FORMATO(S)DE BAJA 1
1
OFICIO
1
EXPE-DIENTE
DE BAJAO
ACTA DEAUTORIZA-
CIÓN 1
OFICIO
O
ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA
CONTRALOR INTERNO
CCARPETA
DE OFICIOS
OFICIO O
RECIBEY ARCHIVA
CONTRALOR INTERNO
CCARPETA
DE OFICIOS
REALIZA VERIFICACIÓN
FÍSICA JUNTO CON PERSONAL DE LA CONTRALO-RÍA INTERNA
EXPE-DIENTE
DE BAJAO
ACTA DEDESTINO
FINALT
OFICIO
O
RECIBE Y ARCHIVA
CONTRALOR INTERNO
CCARPETA
DE OFICIOS
CCARPETA
DE BAJAS
CAPTURA, ELABORA, TURNA Y ARCHIVA
SISTEMA DE INVENTARIOS
OFICIO
1
OFICIO
O
REPORTE DE BAJAS O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CCARPETA
DE OFICIOS
REPORTE MENSUAL O-1
ELABORA Y OBTIENE
CEXPEDIENTE
DE BAJA
REPORTE MENSUAL O
OFICIO
O
ELABORA, ENVÍA
Y ARCHIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
C
CARPETA DE REPORTES
MENSUALES
FIN
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Departamento de Contabilidad
DA
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras Registrar las operaciones financieras y los movimientos contables generados por las actividades diarias del Colegio. Diario
Normas El Departamento de Contabilidad deberá registrar las operaciones financieras en el Sistema
contable con documentación original debidamente requisitada. El registro de las operaciones deberá estar apegado a los Principios de contabilidad
gubernamental y a las Políticas de información financiera para los organismos descentralizados.
Los pasivos por concepto de seguro de salud, seguro de riesgo de trabajo, seguro de
invalidez y vida así como los pasivos por concepto de los servicios sociales y culturales, deberán registrarse en forma quincenal.
Los pasivos por concepto de seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez y Fondo
de la Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (FOVISSSTE), deberán registrarse en forma mensual.
Los pasivos de seguridad social deberán registrarse en forma mensual.
El Departamento de Contabilidad recibirá la documentación soporte para el registro contable
de las operaciones, de los siguientes departamentos: El Departamento de Recursos Financieros, deberá entregar la siguiente documentación,
debidamente verificada y autorizada: - Creación o incremento de fondos rotatorios:
1.- Videomático o Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo de solicitud de sujetos a comprobar 4.- Recibo resguardo
- Creación o incremento de fondos fijos:
1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo de solicitud de sujetos a comprobar 4.- Recibo resguardo
DA/DC 128
Normas - Sujetos a comprobar:
1.- Póliza cheque ó Videomático 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo de solicitud de sujetos a comprobar
- Viáticos:
1.- Póliza cheque 2.- Anexo 5 3.- Oficio de comisión
- Reposición de fondo rotatorio:
1.- Videomático ó Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del Código fiscal de la
federación (CFF) 4.- En caso de comisiones oficiales, Oficio de comisión, Anexo 5 y Anexo 7
- Reposición de fondo fijo:
1.- Póliza cheque ó Videomático 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 4.- En caso de comisiones oficiales, Oficio de comisión, Anexo 5 y Anexo 7
- Pago de nómina:
1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo
- Pagos a proveedores:
1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 4.- Requisición u orden de servicio 5.- De acuerdo a la Ley de adquisiciones, arrendamiento y servicios del sector
público: - Cotizaciones - Cuadro comparativo - Pedido - Dictamen (copia) - Contrato (copia) 6.- Relación de compromisos pendientes de pago (pasivos)
- Pagos a terceros:
1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Listado con nombre e importe de los descuentos realizados
DA/DC 129
Normas - Comprobación:
a) Sujetos a comprobar: 1.- Afectación presupuestal/orden de pago 2.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 3.- En caso de que la documentación comprobatoria presentada resulte menor a los
recursos otorgados, Ficha de depósito o Formato de descuento vía nómina, en su caso
b) Viáticos:
1.- Anexo 7 2.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 3.- En caso de que la documentación comprobatoria presentada resulte menor a los
viáticos otorgados, Ficha de depósito o Formato de descuento vía nómina.
c) Otros: 1.- Estados de cuentas bancarias
- Ingresos:
a) Subsidios Federal y Estatal 1.- Reporte de movimientos del día de Bancanet empresarial.
b) Cuotas arancelarias: Por depósitos directos: 1.- Contrarecibo 2.- Fichas de depósito Por depósitos referenciados: 1.- Reporte de ingresos por depósitos referenciados, detallado por concepto y plantel
c) Tienda Escolar 1.- Recibo de ingresos 2.- Ficha de depósito
d) Convenio Pepsi: 1.- Facturas de la Pepsi 2.- Ficha de depósito 3.- Resumen concentrado de facturas
e) Intereses bancarios: 1.- Comprobante de inversión
f) Donativos: 1.- Recibo de donación 2.- Ficha de depósito
g) Otros: 1.- Recibo de donación 2.- Ficha de depósito
DA/DC 130
Normas El Departamento de Recursos Humanos, deberá entregar la siguiente documentación:
- Nómina institucional - Nómina por plantel - Claves de descuentos - Devoluciones de sueldos - Pasivos de sueldos - Pasivos de:
a) FOVISSTE b) Sistema de ahorro para el retiro (SAR) c) Seguro de retiro d) Seguro de salud
- Provisional y definitivo del 2% sobre nómina - Previsiones de impuesto sobre el producto del trabajo (ISPT)
El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá entregar la siguiente
documentación: - Reporte de altas, transferencias y bajas de bienes muebles - Reporte de almacén - Relación de compromisos pendientes de pago a proveedores (pasivos)
El Departamento de Control Presupuestal, deberá entregar la siguiente documentación:
- Presupuesto autorizado por partida - Oficios de autorización del Presupuesto Federal y Estatal (original y ampliaciones)
calendarizado por capítulo - Órdenes de pago tramitadas al Gobierno del Estado - Transferencias autorizadas y aplicadas en el mes - Conciliación presupuestal-contable mensual - Listado general de afectaciones mensual
El Departamento de Desarrollo Patrimonial, deberá entregar la siguiente documentación:
- Actas de donación por inmuebles - Actualización de cédulas catastrales
El Departamento de Superación de Personal, deberá entregar la siguiente documentación:
- Relación de becas otorgadas a trabajadores La Dirección de Asuntos Jurídicos, deberá entregar la siguiente documentación:
- Relación de juicios laborales - Escrituras de bienes inmuebles
El Departamento de Proyectos Estratégicos, deberá entregar la siguiente documentación:
- Monto y número de becas autorizadas por tipo, plantel y alumno. Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación y Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DC 131
DA/DC 132
Área Actividad Descripción Departamento de Contabilidad
1
2
3
4
5
5A
6
Recibe del Departamento de Recursos Financieros, Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad en original y copia, y la Documentación soporte en original. Firma y sella de recibido en la copia de la Relación y la devuelve. Obtiene de la Libreta de folios, el número consecutivo de folio y registra éste en la Relación original. Recibe de las distintas áreas del Colegio, Documentación oficial en original y copia, sella ambos y devuelve la copia al Departamento correspondiente. Clasifica la Documentación soporte y Documentación oficial en: a) Ingresos b) Egresos c) Comprobaciones d) Otros Captura desde el Sistema contable, en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso según corresponda, la información financiera de la Documentación soporte y Oficial originales, con la finalidad de registrar las operaciones diarias del Colegio. Imprime del Sistema contable, las Pólizas en original, y valida el registro de toda la Documentación soporte y Oficial, en original, de acuerdo con la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad en original, y con la Documentación oficial. ¿Toda la Documentación soporte quedó registrada? En caso de no haber sido registrada toda la Documentación soporte: Captura a través del Sistema contable, la información financiera que faltó registrar de la Documentación soporte y Oficial en original, en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso, según corresponda. Continúa con la actividad No. 6. En caso de haber sido registrada toda la Documentación soporte y Oficial: Firma de elaboradas las Pólizas originales, sella y firma la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad original. Anexa a cada Póliza su Documentación soporte y Oficial correspondiente.
DA/DC 133
Área Actividad Descripción Departamento de Contabilidad
7
8
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10
Revisa que las Pólizas originales se encuentren registradas correctamente en los registros de: a) Número b) Fecha c) Concepto d) Departamento e) No. de partida f) Partida g) Cargo y abono h) Cuentas Presupuestales. ¿Está correcto el registro contable? En caso de no estar correcto: Corrige en el Sistema contable, la información financiera de la Documentación soporte y Oficial, en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso, todas en original, según corresponda. Continúa con la actividad No. 9. En caso de estar correcto: Firma de revisadas las Pólizas originales, sella y firma el original de la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad. Archiva el original de la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad en la Carpeta de control de documentación recibida de manera cronológica permanente. Archiva de manera numérica permanente, por tipo, las Póliza originales en la Carpeta del mes correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Emisión de Estados Financieros
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
OPÓLIZAS DIARIO
ODOCUMENTA-
CIÓN OFICIAL
DOCUMEN-TACIÓN
SOPORTEO
RELACIÓN DE DOCU-
MENTACIÓN ENTREGADA
O
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
OPÓLIZAS DIARIO
RELACIÓN DE DOCU-
MENTACIÓN ENTREGADA
O
ODOCUMENTA-
CIÓN OFICIAL
DOCUMEN-TACIÓN
SOPORTEO
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
O
PÓLIZAS DIARIO
ODOCUMENTA-
CIÓN OFICIAL
DOCUMENTACIÓN SOPORTE O
DOCUMENTACIÓN OFICIAL O
LIBRETA DEFOLIOS
ODOCUMENTA-
CIÓN SOPORTE
RELACIÓN DE DOCUMENTA-CIÓN ENTRE-GADA
O
INICIO
RECIBE, OBTIENE Y REGISTRA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECIBE
ÁREAS DEL COLEGIO
CLASIFICA
EN INGRESOS, EGRESOS,
COMPROBACIONES, OTROS
CAPTURA
SISTEMA CONTABLE
ODOCUMENTA-
CIÓN OFICIAL
DOCUMENTACIÓN SOPORTE O
EN PÓLIZAS DIÁRIO, PÓLIZAS DE INGRESO O
PÓLIZAS DE EGRESO
IMPRIME, VALIDA Y VERIFICA
SISTEMA CONTABLE
¿TODA LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE QUEDÓ
REGISTRADA?
SI
NOCAPTURA
ODOCUMENTA-
CIÓN OFICIAL
DOCUMEN-TACIÓN
SOPORTEO
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
O
PÓLIZAS DIARIO
SISTEMA CONTABLE
FIRMA, SELLA Y ANEXA
1
1
REVISA
NÚMERO, FECHA,CONCEPTO, DEPARTA-
MENTO, NO. DE PARTIDA, PARTIDA, CARGOY ABONO,
CUENTAS PRESUPUESTALES
1
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
OPÓLIZAS DIARIO
RELACIÓN DE DOCU-
MENTACIÓN ENTREGADA
O
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
OPÓLIZAS DIARIO
ODOCUMENTA-
CIÓN OFICIAL
DOCUMEN-TACIÓN
SOPORTEO
1
¿ESTÁCORRECTO
EL REGISTRO CONTABLE?
CORRIGENO
SISTEMA CONTABLE
OPÓLIZAS
DE EGRESO
OPÓLIZAS
DE INGRESO
OPÓLIZAS DIARIO
2
FIRMA, SELLA Y ARCHIVA
DE REVISADAS
C CARPETA DE CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
SI
2
ARCHIVA
N
POR TIPO DE PÓLIZA
CARPETA DEL MES CORRES-
PONDIENTE
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
DA/DC 136
Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Emisión de Estados Financieros Generar Estados Financieros que permitan al Organismo conocer su situación financiera en forma veraz, confiable y oportuna para la toma de decisiones, en cumplimiento a la normatividad existente. Mensual
Normas Los Estados Financieros constituyen una representación estructurada de la situación
financiera del Organismo y de las transacciones realizadas por éste. Los Estados Financieros tienen como objetivo proporcionar información acerca de la
situación financiera y el desempeño del Organismo que sea de utilidad para una amplia gama de usuarios en la evaluación y toma de decisiones, y nos proporcionan información sobre activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gasto para lo cual deben realizarse las siguientes actividades:
El análisis de la información financiera comprende los siguientes rubros:
- Bancos: a) Reporte auxiliar b) Estado de cuenta bancario
- Deudores diversos:
a) Reporte auxiliar b) Reporte de recursos financieros
- Almacén:
a) Reporte auxiliar b) Reporte de almacén
- Cuentas por cobrar:
a) Reporte auxiliar b) Oficios de autorización c) Orden de pago
- Bienes muebles e inmuebles:
a) Reporte auxiliar b) Reporte de bienes muebles c) Relación de cédulas catastrales actualizadas
DA/DC 137
Normas - Acreedores diversos:
a) Reporte auxiliar b) Reporte de pasivos c) Resumen de nóminas
- Proveedores:
a) Reporte auxiliar
- Prestaciones por pagar: a) Reporte auxiliar b) Reporte de pasivos c) Resumen de nómina
- Patrimonio:
a) Reporte auxiliar b) Reporte de bienes muebles c) Reporte de almacén d) Reporte de cédulas catastrales
- Ingresos:
a) Reporte auxiliar b) Balanza de comprobación por concepto y plantel c) Resumen general de cuotas arancelarias por concepto y plantel
- Gastos:
a) Reporte auxiliar b) Resumen de nómina
- Cuentas presupuestales:
a) Reporte auxiliar
- Juicios laborales en trámite: a) Reporte auxiliar b) Reporte de juicios laborales
- Bienes inmuebles en proceso de regularización:
a) Reporte auxiliar b) Informe de la situación de los inmuebles
Los Estados financieros se integran por:
a) Balance general mensual. b) Estado de resultados mensual. c) Estado de variación en el patrimonio. d) Estado de cambios en la situación financiera. e) Estado de flujo de efectivo. f) Estado de origen y aplicación mensual.
DA/DC 138
Normas g) Balanza de comprobación. h) Análisis de las cuentas de balance y resultados. i) Informe del ejercicio del gasto. j) Informe del ejercicio del gasto por servicios personales. k) Anexos.
Las áreas correspondientes a donde se deben reportar los Estados financieros mediante
Oficios son:
Original: al Secretario de Finanzas y Planeación. Primera a cuarta copia: al Secretario de Educación de Veracruz. Quinta y sexta copia: al Contralor General del Estado de Veracruz. Séptima copia: al Secretario de Educación Pública. Octava copia: al titular de la Dirección General del COBAEV. Novena copia: al Director Administrativo del COBAEV. Décima copia: al Director de Planeación Programación y Presupuesto del COBAEV. Décima primera copia: al Contralor Interno del COBAEV. Décima segunda copia: al Jefe del Departamento de Recursos Financieros del
COBAEV.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Septiembre de 2009
Diciembre de 2009
Dirección de Planeación,
Programación Presupuesto
Dirección General H. Junta Directiva
DA/DC 139
Área Actividad Descripción
Departamento de Contabilidad
1
1A
2
3
3A
4
5
6
Emite del Sistema contable, Reportes auxiliares en original de las cuentas de Balance y de Resultados. Revisa si están correctos los saldos contables en los Reportes auxiliares en original, depurando y analizando las cuentas de Balance y de Resultados. ¿Están correctos los Reportes auxiliares? En caso de no estar correctos: Corrige en el Sistema contable la información financiera en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso, según corresponda. Continúa con la actividad No. 2. En caso de estar correctos: Elabora los formatos de las Cédulas de análisis y Cédulas de conciliaciones bancarias, en original y copia; (los originales de estos formatos se anexarán posteriormente a un tanto de los Estados financieros). Archiva las copias de los formatos y los Reportes auxiliares en original de forma cronológica permanente en el Archivo de contabilidad. Genera y revisa los Estados financieros en archivo electrónico de Excel. ¿Están correctos los Estados financieros? En caso de no estar correctos: Corrige y genera nuevamente los Estados financieros en archivo electrónico Excel. Continúa con la actividad No.4. En caso de estar correctos: Emite del Sistema contable los Estados Financieros en dos tantos y firma. Elabora Oficios en original para el envío de los Estados financieros a las áreas correspondientes. Turna a la Dirección Administrativa los Oficios en original con los Estados Financieros en dos tantos, para la firma del Director Administrativo y del Director General en ambos documentos. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica, de la Dirección Administrativa, los Estados financieros autorizados en dos tantos y los Oficios originales firmados.
DA/DC 140
Área Actividad Descripción Departamento de Contabilidad
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10
Reproduce las copias necesarias de los Estados Financieros, Cédulas de análisis, Cédulas de conciliaciones bancarias y los Oficios, según corresponda, para las áreas a que se deben reportar los Estados Financieros. Integra Paquetes con una copia de Estados Financieros, de Cédulas de análisis, de Cédulas de conciliaciones bancarias y de los Oficios, según corresponda. Archiva un tanto de los Estados Financieros de manera cronológica permanente en el Archivo de contabilidad. Turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales los Paquetes para su distribución y la décima tercera copia del Oficio para recabar los acuses de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la décima tercera copia del Oficio con acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en el Archivo de contabilidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
OFICIOS1
OFICIOSO
CÉDULASDE CONCI-
LIACIONES BAN-CARIAS
1
CÉDULASDE CONCI-
LIACIONES BAN-CARIAS
O
CÉDULASDE
ANÁLISIS1
CÉDULASDE
ANÁLISISO
ESTADOSFINAN-
CIEROS2T
OFICIOS O
ESTADOSFINAN-
CIEROS2T
OFICIOS O
REPORTESAUXI-
LIARESO
CÉDULASDE CONCI-
LIACIONES BAN-CARIAS
1
CÉDULASDE
ANÁLISIS1
CÉDULASDE CONCI-
LIACIONES BAN-CARIAS
O
CÉDULAS DE ANÁLISIS O
INICIO
EMITE Y REVISA
SISTEMA CONTABLE
REPORTES AUXILIARES O
DE LAS CUENTAS DE
BALANCE Y DE RESULTADOS
¿ESTÁN CORRECTOS
LOS REPORTES AUXILIARES?
CORRIGE
SISTEMA CONTABLE
DIARIO, DE INGRESO O DE
EGRESO, SEGÚN CORRESPONDA
NO
SI
1
ELABORA Y ARCHIVA
1
CARCHIVO DE
CONTABILIDAD
PÓLIZAS
GENERA Y REVISA
ESTADOS FINANCIEROS
¿ESTÁN CORRECTOS
LOS ESTADOS FINANCIEROS?
CORRIGE Y GENERA
ESTADOS FINANCIEROS
2
NO
SI
EMITE Y FIRMA
SISTEMA CONTABLE
ESTADOS FINANCIEROS 2T
ELABORA Y TURNA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
RECIBE
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ESTADOSFINAN-
CIEROS1
ESTADOS FINANCIEROS
T
REPRODUCE
2
1
ESTADOSFINAN-
CIEROST
OFICIO1
CÉDULASDE CONCI-
LIACIONES BAN-CARIAS
1
CÉDULASDE
ANÁLISIS1
1
ESTADOS FINANCIEROS
1
INTEGRA PAQUETES
CARCHIVO DE
CONTABILIDAD
OFICIO13
PAQUETES
TURNA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
OFICIO 13
RECIBE Y ARCHIVA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
FIN
C ARCHIVO DE CONTABILIDAD
DA V
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Directorio Directora General Contralor Interno
Director de Asuntos Jurídicos Directora de Planeación, Programación y Presupuesto Directora Académica Director de Operación Regional Director Administrativo Subdirector Académico Coordinador de la Zona I Coordinador de la Zona II Coordinador de la Zona III Coordinador de la Zona IV Coordinador de la Zona V Coordinadora de la Zona VI Coordinadora de la Zona VII Coordinador de la Zona VIII
DA VI
Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa
Firmas de Autorización
ELABORÓ
________________________________
Directora de Planeación, Programación y Presupuesto
REVISÓ
________________________________
Directora General del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz
AUTORIZÓ
H. JUNTA DIRECTIVA
_______________________________ Lic. Félix Cisneros Gutiérrez
Asesor de la Oficialía Mayor y Suplente del Dr. Víctor A. Arrendondo Álvarez
Presidente de la H. Junta Directiva y Secretario de Educación de Veracruz
________________________________
Subdirector de Presupuesto y Suplente del
Vocal de la H. Junta Directiva y Secretario de Finanzas y Planeación
________________________________
Vocal de la H. Junta Directiva y Directora General del COBAEV