Jornada «Trabajo en el tercer lugar

y oficinas flexibles. Un nuevo modelo

de trabajo para las organizaciones» Terrassa, 24 de mayo de 2011

Ramon Costa-i-Pujol.

Channel Dev Manager. MICProductivity

ramonc@micproductivity.com

Material disponible en el blog www.iproductividad.com

Y en los canales 2.0 del MICProductivity: www.slideshare.net/group/micproductivity

www.twitter.com/micproductivity

www.facebook.com/micproductivity

…

Seguimiento online jornada,

en twitter, con #liveMICProductivity (visible en el blog www.iproductividad.com)

MIC Productivity

¿Cómo obtener más valor de

negocio en las inversiones de TI?

Ayudamos a las organizaciones a

mejorar la productividad de sus

empleados gracias al uso eficiente de

tecnologías de la información y la

aplicación de buenas prácticas en los

procesos de negocio

• Somos un centro orientado al negocio, no a

la tecnología.

• Estamos especializados en la mejora de la

productividad de las personas.

• Es el único centro de estas características

que Microsoft tiene en Europa.

New World of the Work

Agenda

Un nuevo (?)

entorno

Una nuevas

necesidades

Unos nuevos (?)

retos

Una nuevas

competencias

Unos nuevos

espacios de trabajo

Una nuevas (?)

herramientas

Una nueva manera

de trabajar

¿por dónde empiezo?

Recomendaciones

NUEVO MUNDO DEL TRABAJO,

TRABAJO EN EL TERCER

LUGAR Y OFICINA FLEXIBLE

El nuevo mundo del trabajo,

trabajo en el tercer lugar y oficina flexible

Nuevo entorno: Sociedad del Conocimiento

“… aquella sociedad capaz de generar, apropiar y utilizar el conocimiento para

atender las necesidades de su desarrollo y construir el futuro…”

Castells, 1999

Yershova, Khokholov and Shapotchnik, 2008

Tapscott (1998, p. 60-81)

Cambios en el modelo de trabajo

“El reto para los profesionales de IT responsables de dar soporte (o incrementar el rendimiento) de los empleados de valor añadido de la compañía va a

cambiar: del paradigmas de los 80 (Automatización de la Oficina), los 90 (Groupware), y los 2000

(Empresa 2.0), hacia un nuevo mundo caracterizado por una mayor volatilidad, la híper-conectividad, el

trabajo “en enjambre” y otros.

“Watchlist: Continuing Changes in the Nature of Work: 2010- 2020” Tom Austin (Gartner) 2010

Austin, 2010

• Redes Sociales

• Virtualización del

puesto de trabajo

Cambios en el modelo de trabajo

Global

Virtual

Hiperconectado Trabajo y

espacio flexible

Información y conocimiento

Móvil Web 2.0

Trabajo en enjambre

Co-working …..

Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010

El trabajador de la información y la

comunicación y sus necesidades

Comunicación

Colaboración

Reuniones

Documentos

Conocimiento

Proyectos

Movilidad

Decisiones Búsqueda

Múltiples identidades

Muchos desplazamientos

Muchas reuniones presenciales

Trabajo en diferentes lugares y momentos

Ahogados por las comunicaciones

Trabajo en equipo y colaboración

Exceso de información

y documentación mal gestionada

El trabajador de la información y la

comunicación y sus necesidades

Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010

• El trabajo será cada vez menos individual.

• Los grupos de trabajo se crearan de forma espontánea con

personas que tendrán pocos vínculos entre ellas y con integrantes

de dentro y fuera de la organización

• A esta forma de equipo la llamaremos «trabajo en enjambre»

idónea para solventar de forma rápida problemas nuevos mediante

equipos interdisciplinares

• La agilidad en crear estos equipos y sus habilidades para colaborar

de forma efectiva serán determinantes para la competitividad de las

empresas

Nuevos equipos de trabajo

Tokuda, 2009

Oulasvirta, 2007

Haner, 2009

Matson, 2010

Espacios de

colaboración Productividad

móvil Productividad

Individual

Búsqueda

Nuevas

Interfaces

Análisis de la

Información

Gestión de

Procesos /Proyectos

Comunicaciones

eficientes

Redes

Sociales

Gestión de

Clientes

Nuevas tecnologías de trabajo

Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010

• Trabajador móvil (>8h lejos de su escritorio a

la semana)

• Traveling Worker (50%) : Se desplaza con

mucha frecuencia tanto a nivel nacional como

internacional

• Campus Worker ( 30% ) : Se desplaza entre

oficinas, fábricas, almacenes, centros

sanitarios o centros de educación

• Day extender (20% ) : Trabaja en un entorno

de oficina y dedica entre 1 y 2h a trabajar

fuera de su oficina para conseguir una mejor

productividad

• Teletrabajador

• Remote : Más de un 80% desde su casa (

o centro teletrabajo )

• Ad hoc : 2 o 3 días al mes

• Regular : 2 o 3 días a la semana

Trabajador móvil, teletrabajo y trabajo flexible

Trabajo flexible y la oficina flexible

Clake, 2005

Oulasvirta, 2007

Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010

Trabajo en el tercer lugar

Oldenburg, 1989

Austin, 2010

Matson, 2010

«… aquellas ubicaciones donde las

personas trabajamos y socializamos,

diferentes de nuestra casa (primer lugar)

y de la oficina (segunda lugar)…»

Necesidades

• ¿Cuál es el lugar más cercano para

poder trabajar con mi portátil?

• ¿Podré cargar la batería?

• ¿Sería posible encontrar un lugar

donde poder hacer una llamada

con un mínimo silencio?

• ¿Tendré conectividad wifi?

• ¿Puedo hacer una reunión de

trabajo con varias personas?

• ….

TercerLloc.cat / TercerLugar.es

www.tercerlloc.cat

www.tercerlugar.es

www.findthirdplace.com

NUEVAS HERRAMIENTAS

PARA NUEVAS NECESIDADES.

DEMOSTRACIÓN PRÁCTICA

Agenda

Un nuevo (?)

entorno

Una nuevas

necesidades

Unos nuevos (?)

retos

Una nuevas

competencias

Unos nuevos

espacios de trabajo

Una nuevas (?)

herramientas

Una nueva manera

de trabajar

¿por dónde empiezo?

Recomendaciones

Espacios de

colaboración Productividad

móvil Productividad

Individual

Búsqueda

Nuevas

Interfaces

Análisis de la

Información

Gestión de

Procesos /Proyectos

Comunicaciones

eficientes

Redes

Sociales

Gestión de

Clientes

Nuevas tecnologías de trabajo

Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010

Siempre comunicados… Dentro y fuera de la empresa

“

¿Con quién y cómo nos comunicamos?

Herramientas de comunicación

Correo electrónico

Mensajería instantanea

Audioconferencia

Videoconferencia

Mensajería corporativa

Telefonía fija

Telefonía móvil

Presencia

Integración centralita ...

Trabajo en equipo

0

20

40

60

80

100%

2000 2005 2010

Difernte tiempo, diferente lugar

Mismo tiempo, diferente lugar

Mismo tiempo, mismo lugar

Tabaja solo

Estilos de trabajo

Porcentage del trabajo que depende de la colaboración con nuestro equipo

Ya no trabajamos solos

(Source: Gartner - http://www.datapro.com/teleconferences/attributes/attr_103789_115.ppt)

Herramientas colaborativas

Pizarra compartida

Acceso remoto a herramientas,

aplicaciones, escritorio

Compartición calendarios

Reuniones virtuales

Espacios colaborativos

Intranet, extranet

Offline-online

“Cloud computing”

Acceso a calendarios,

agendas, documentos,...

Web 2.0 para la colaboración

Blogs y microblogging

Wikis, Fuentes RSS,

Redes sociales,...

Mobilidad

Dispositivos, aplicaciones e información

Acceso a correo, contactos,

calendario, tareas, documentos,

notas, aplicaciones de negocio

Multitud de dispositivos adaptados a

cada tipo de escenario/usuario

Ubicuidad de acceso a la información

Disponibilidad y localización

Trabajo en el tercer lugar

Interfaces para gestionar la información

Nuevas interfaces

Reconocimiento de escritura

Voz

Contacto

Alertas y avisos

Suscripciones

Sistemas de información geográfica

Asistentes digitales

Agenda

Un nuevo (?)

entorno

Una nuevas

necesidades

Unos nuevos (?)

retos

Una nuevas

competencias

Unos nuevos

espacios de trabajo

Una nuevas (?)

herramientas

Una nueva manera

de trabajar

¿por dónde empiezo?

Recomendaciones

LA GESTIÓN DE LOS

HORARIOS EN UN ENTORNO

FLEXIBLE

GESTIÓN DISTRIBUIDA DE

PROYECTOS

Agenda

Un nuevo (?)

entorno

Una nuevas

necesidades

Unos nuevos (?)

retos

Una nuevas

competencias

Unos nuevos

espacios de trabajo

Una nuevas (?)

herramientas

Una nueva manera

de trabajar

¿por dónde empiezo?

Recomendaciones

CÓMO MEJORAR NUESTRA

PRODUCTIVIDAD.

RECOMENDACIONES

¿Cómo aumentar nuestra productividad?

12 propuestas para empezar

1. Uso eficiente del correo

2. Calendarios compartidos

3. Una dosis de tiempo real

4. Reducir desplazamientos

5. Colaboración más efectiva

6. Automatizar procesos básicos

7. Indicadores

8. Acceso más ágil a la información

9. “Movilizados” (+cloud computing)

http://www.youtube.com/MICProductivity#p/f/5/SGan3zaMTa4

10. Aprovechar la web 2.0

11. Formación por roles/actividades

12. Gestionar el cambio

http://www.youtube.com/MICProductivity#p/f/1/yrwnjoSySpw

Agenda

Un nuevo (?)

entorno

Una nuevas

necesidades

Unos nuevos (?)

retos

Una nuevas

competencias

Unos nuevos

espacios de trabajo

Una nuevas (?)

herramientas

Una nueva manera

de trabajar

¿por dónde empiezo?

Recomendaciones

NUEVOS ESPACIOS PARA

NUEVAS NECESIDADES

Oficina flexible: un lugar corporativa

para el encuentro y la reunión

Oficina flexible: espacios abiertos,

compartidos, no asignados,…

http://www.youtube.com/MICProductivity#p/f/20/fpFn6bLJX-A

Un espacio para cada necesidad

Un espacio para cada necesidad

Un espacio para cada necesidad

Un espacio para cada necesidad

Un espacio para cada necesidad

• Tecnológicos: Poer hacer lo mismo en la oficina que dese cualquier punto

con conexión a Internet supone un reto en comuniaciones y seguriad y

requiere de tecnologías clave para la comunicación y colaboración de los

trabajadores

• Personas : Aunque la tecnologia es imprescindible no servirá de nada si no

formamos a nuestros trabajadores en las habilidades necesarias para

aprovecharlas y adaptamos la cultura de la organización

• Espacio : Las oficinas tienen que transformarse en espacios de valor

añadido

Retos de la oficina flexible

Member of:

www.eldiadelaoficinaencasa.com

www.eldiadelaoficinaencasa.com

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www.eldiadelaoficinaencasa.com: calculadora

http://www.facebook.com/diadelaoficinaencasa

#diaofiencasa #22J

http://www.twitter.com/diaofiencasa

http://www.youtube.com/user/diadelaoficinaencasa

http://events.linkedin.com/El-dia-de-la-oficina-en-casa/pub/662845

Referencias • Austin, T., “Watchlist: Continuing changes in the nature of work, 2010-2020”. Gartner. March 20,

2010

• Castells, M., “The Information Age: Economy, Society and Culture”, Wiley-Blackwell, 1999. Pag 42

• Clake, R., “Survey report February 2005. Flexible working: impact and implementation. An employer

survey”. CIPD (www.cipd.co.uk)

• Costa-i-Pujol, R., Vilalta, J., "iProductivitat. Les TIC per incrementar el rendiment de les persones”.

ACC1O (www.acc10.cat).

• Haner U., Kelter, J. Bauer, W. i Rief, S., “Increasing information worker Productivity through

information work infrastructure”. Ergonomics and Healt Aspects, HCII 2009, LNCS 5624, pp. 39-48,

2009

• Lai, E., “8 ways the American information worker remains a Luddite”. Computerworld. October 12,

2009

• Matson, E. i Prusak, L., “Booting the Productivity of knwoledge workers”. McKinsey Quarterly,

september 2010.

• Oldenburgh, R., “The Great Good Place: Cafes, Coffee Shops, Bookstores, Bars, Hair Salons, and

Other Hangouts at the Heart of a Community”. Marlowe & Company. 1989, 1997, 1999

• Oulasvirta, A. I Sumari, L., “Mobile kits and laptop trays: managing múltiple devices in mobile

information work”. CHI 2007, april 28-may3, 2007. San Jose California.

• Pelino, M., “The rise of wannable and maverick mobile workers”. Forrester.com, february 16, 2010

• Tapscott, D., “Growing Up Digital. The Rise of the Net Generation”, New York: McGraw-Hill, 1998

• Tokuda, H. et al. “Working overtime: paterns of smartphone and PC usage in the day of an

Information Worker”. Pervasive 2009, LNCS, pp. 398-405, 2009

• Yershova, T.V., Khokhlov, Yu.Ye., and Shapotchnik, S.B., “Information Society for Everybody Today

and Tomorrow: Cooperation of Stakeholders Aimed at the Implementation of the Strategy for the

Development of Information Society”, Informatsionnoye Obshtchestvo, 2008, nos. 5-6, pag 18

Referencias • Teletrabajo, movilidad, trabajo flexible: Retos y Oportunidades

http://www.slideshare.net/MICProductivity/teletrabajo-y-trabajo-flexible

• Microsoft WorkPlace Advantage

http://ifma.se/LinkClick.aspx?fileticket=QX%2BONUAEyU0%3D&tabid=287

http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010

Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa

Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@centreproductivitat.cat

Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity

2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity

¡Gracias!

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