CARTILLA DE

INDUCCIÓN

El presente Manual tiene como propósito la orientación del

personal en general, para la implementación y desarrollo de cada

uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el

Modelo Estándar de Control Interno.

ALCALDÍA DE FLORIDABLANCA

Cambio… Con Participación

Elaborado por: Isabel Cristina Bermúdez R.

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CONTROL INTERNO

Fundamentado en el autocontrol, es un sistema integrado por el esquema de la

organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,

procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad

con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como

la administración de la información y los recursos se realicen conforme a las normas

constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y

en atención a las metas u objetivos previstos.

MECI

Es el Modelo Estándar de Control Interno, que

permite el diseño, desarrollo y operación del

Sistema de Control Interno en las Entidades del

Estado.

PROPOSITO

Orientar a las entidades hacia el cumplimiento

de sus objetivos y la contribución de éstos a los

fines esenciales del Estado.

PRINCIPIOS

Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público, para controlar su

trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de

los resultados que se esperan en el ejercicio de su función

Autorregulación: Es la capacidad

institucional para aplicar de manera

participativa los métodos y procedimientos

establecidos en la normatividad, que permitan

el desarrollo e implementación del Sistema de

Control interno.

Autogestión: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar , aplicar y

evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la

Constitución la Ley y sus reglamentos.

Generalidades

Cartilla de inducción al MECI Página 2

Generalidades

Bases del Sistema de Control Interno

Cartilla de inducción al MECI Página 3

Sistemas de Control Interno

Cartilla de inducción al MECI Página 4

Sistemas de Control Interno

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno, tiene como objetivo fundamental establecer acciones, políticas,

métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejora-

miento continuo, que permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función

administrativa transparente y eficiente para dar cumplimiento a la constitución, leyes y

normas que nos regulan. Para lograrlo contamos con unos objetivos específicos de

control.

• El Control de cumplimiento (legalidad).

• El Control estratégico (planeación).

• El Control de evaluación (verificación).

• El Control de ejecución (operación).

• El Control de Información (comunicación).

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Es una herramienta de gestión que permite establecer las acciones, las políticas, los

métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejo-

ramiento continuo de la Entidad Pública con el fin de procurar que todas las activida-

des, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los

recursos se realicen de acuerdo con las normas Constitucionales y legales vigentes,

dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos

previstos.

El sistema de control interno se divide en los siguientes subsistemas:

Subsistema de control estratégico: Agrupa los componentes que al interrelacionarse

entre sí, Permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la

entidad.

Objetivos:

• Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre

la importancia del control.

• Disponer mecanismos de control a los procesos de pla-

neación y de desarrollo organizacional de acuerdo con

nuestra misión.

• Diseñar procedimientos que permitan cumplir la misión

que nos ha sido encomendada, proteger los recursos y

buscar administrar en forma diligente los posibles riesgos

que se puedan generar.

Cartilla de inducción al MECI Página 5

Subsistemas del Control Interno

Subsistema de Control de Gestión: Componentes que al interrelacionarse constitu-

yen la base para la constitución de los resulta-

dos y productos necesarios para el cumplimien-

to de su misión, tales como: normas, políticas,

procesos, actividades, procedimientos, recur-

sos, información, medios de comunicación.

Objetivos:

• Facilitar el cumplimiento de los objetivos

institucionales.

• Velar por que todas las actividades y recursos

estén orientados al cumplimiento de nuestra

Misión.

• Velar permanentemente por que la informa-

ción se produzca bajo criterios de oportunidad,

confiabilidad, pertinencia.

• Establecer procesos y medios de Comunicación con los Grupos de interés.

• Diseñar mecanismos de evaluación y verificación que permitan estar bajo un mejora-

miento continuo.

Subsistema de Control de Evaluación:

Conjunto de componentes que al actuar

interrelacionadamente, permiten valorar

en forma permanente la efectividad del

Control Interno de la Entidad Pública, la

eficiencia, la eficacia y efectividad de

los procesos, el nivel de ejecución de los

planes y programas, los resultados de la

gestión, detectar desviaciones, establecer

tendencias y generar recomendaciones

para orientar las acciones de mejora.

Objetivos:

• Garantizar la implementación de mecanismos y procedimientos que permitan reali-

zar seguimiento a la Gestión de la entidad.

• Establecer procedimientos de verificación y evaluación permanente de Control Inter-

no.

• Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad.

• Desarrollar la Misión de la Oficina de Control Interno en la entidad.

• Implementar Planes de mejoramiento a las oportunidades de mejora que se presentan

en los procesos.

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Compromiso MECI

Estos subsistemas se rigen por el ciclo PHVA explicado a continuación.

COMPROMISO INDIVIDUAL CON LA IMPLEMENTACION DEL MECI

La participación de cada uno de los funcionarios es prioritaria, aunque se haya creado

un grupo de Agentes de Cambio constituido por uno ó varios funcionarios de cada

Dependencia de la Administración que se encargará de canalizar los compromisos con

cada oficina. Aún así, todos deben diseñar sus procedimientos, formatos e instructi-

vos, participar en el diseño de los procesos, estar atentos y predispuestos para las so-

cializaciones que se han realizado en la Administración Municipal como informes a

través del correo, en el lanzamiento de proyectos y todos los avances que se van te-

niendo del proyecto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

El directivo designado para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Con-

trol Interno debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:

• Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y manteni-

miento del Modelo.

• Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para la im-

plementación y mantenimiento del Modelo.

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• Dirigir y coordinar las actividades del Equipo Modelo.

• Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades

que requiere realizar el Equipo MECI, en armonía y colaboración con los servidores

de dichas áreas.

• Hacer seguimiento a las actividades planeadas para la implementación y manteni-

miento del MECI, aplicando correctivos donde se requiera.

• Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propues-

tas de diseño e implementación del Modelo, para su aprobación.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO MECI

En la conformación del Equipo MECI1 es importan-

te contar entre sus miembros con representantes de

las diferentes áreas y disciplinas académicas con que

cuenta la entidad; dicho Equipo cumplirá los siguien-

tes roles y responsabilidades:

• Apoyar el proceso de implementación y manteni-

miento del Modelo bajo las orientaciones del repre-

sentante de la dirección.

• Capacitar a los servidores de la entidad en el Mode-

lo y sus avances en la implementación.

• Asesorar a las áreas de la entidad en la implementa-

ción y mantenimiento del modelo.

• Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la im-

plementación y mantenimiento del Modelo al representante de la dirección, para su

aplicación.

• Realizar seguimiento a las acciones de implementación y mantenimiento e informar

a los resultados al representante de la dirección, para la toma de decisiones.

• Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas activi-

dades requeridas para la implementación y mantenimiento del Modelo.

Compromiso MECI

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Isabel Cristina Bermúdez Romero

Apoyo al MECI

isabel-cristina-b@hotmail.com

Elaborado por:

Equipo MECI Alcaldía de Floridablanca