Capacitación

La Auto-organización

Una persona organizada improvisa menos y, además, improvisa mejor.

Rafael Hernampérez Martín

Objetivo de la capacitación

Que los participantes reflexionen sobre la importancia de la organización. Que los participantes reflexionen sobre la organización como un proceso

activo cotidiano. Que los participantes analicen sobre la organización como un proceso que

puede mejorarse, innovarse e implementarse y supervisarse. Los participantes reflexionen sobre la organización como un proceso de

interrelación de actitudes, conocimientos y acciones.

La Organización - Orden

2. amb. Concierto, buena disposición de las cosas entre sí.

En el quehacer diario del trabajo acumulamos correos, llamadas, pedidos, notas, tareas, compromisos, etc. A cada momento cambia la prioridad, la urgencia o la importancia. Se mezcla lo laboral con lo personal. Las planificaciones se vuelven ineficientes e inservibles. Se terminan ejecutando las tareas por reacción, según se requiera o según sea la prioridad en ese momento, sin una visión clara del objetivo ni de lo que queda por hacer, con la sensación de no saber qué se está haciendo ni por qué se hace.

Habitualmente, aprendemos a organizarnos de forma reactiva y por instinto, ante las circunstancias que surgen. A base de ensayo y error, creamos nuestro propio sistema de organización para que afecte lo menos posible a nuestro mundo, no para mejorarlo.

Sistema de organización

Existen técnicas, métodos y sistemas de organización y constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos tanto personales como administrativo, optimizando los recursos. Nos permite desarrollar el control sistemático introduciendo cambios a las actividades y mejorando las tareas cuya finalidad es asegurar el máximo de eficiencia y emprender nuevas metas.

El beneficio de aplicar un sistema de organización personal es inestimable, y los resultados mejoran sustancialmente nuestra productividad y la calidad de todo cuanto pensamos y hacemos.

El GTD (Getting Things Done (o Tener las Cosas Hechas)), creado por David Allen, es un método de organización sencillo y eficiente. Una de las principales premisas de GTD consiste en liberar la mente de todo aquello que hay que recordar, delegando la memoria a un "cajón para todo". Liberando a la mente de la tarea de recordar permite poner más foco en la ejecución de las acciones. Pero GTD va mucho más allá del mero hecho de apuntar algo para que no olvidar. GTD se enfoca también en cómo organizar, planificar y realizar las cosas, de tomar el control de nuestra vida, de decidir cuándo y cómo han de acometerse los proyectos, de planificar el día y la semana, de decidir qué tareas son las mejores candidatas a ejecutarse en un momento dado.

Los principios básicos de GTD son los siguientes: Recopilar: Captura todas las cosas que van surgiendo y que necesiten una atención posterior, depositando recordatorios en una bandeja de entrada llamada también inbox, canasto o cesto. Se libera la mente para que se centre en lo que hay que hacer, no en lo que hay que recordar. Procesar: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de entrada, decidiendo qué hacer con ellas. Organizar: Clasifica en listas las cosas que se han procesado, a fin de llevar un seguimiento de las mismas. La organización propone cuándo acometer las tareas de la manera más eficiente, según nuestro criterio en ese momento. Revisar: Es el principio más importante de todos. Comprueba las listas con frecuencia, para reorganizar las mismas de acuerdo a las circunstancias y a las necesidades de ese momento, eliminando de las listas las tareas concluidas. Hacer: Ejecuta las tareas.

Conductas a promover:

Mantener el espacio de trabajo limpio: Promover pautas para que el colaborador tienda despejar su área y administrar cada documento que tengan que consultar. Promover que la estructura de su oficina sea correcta y de sensación de amplitud. 

Leer y clasificar el correo electrónico Promover que cada día dediquen parte de su tiempo a revisar todos los correos que reciben y a clasificarlos o, en su defecto, eliminarlos.

Investigar y buscar: Promover la actividad de búsqueda de información para planear tareas y solucionar problemas.

Programar procesos de tareas, actividades y responsabilidades: Promover la conducta de seguir un calendario que establezca pasos a seguir acorde a sus compromisos.

Realización de un control de seguimiento de sí mismos: Promover que cada día tengan un intervalo de tiempo donde repasen el trabajo que tienen que hacer en el día o en la semana y vayan actualizando el contenido para que no olviden ningún detalle.

Habilidades a promover.

-Análisis de tareas, responsabilidades e información (Habilidades analíticas): Promover que la persona examine cada una de las partes de sus tarea, responsabilidades y proyectos y busqué coherencia y precisión.

-Análisis de situaciones: Promover el desarrollo de la habilidad de procesar la información en orden y de manera completa.Promoviendo preguntas sobre la situación como:

¿De qué se está hablando? ---------------------- Tema¿Qué te preocupa de eso? ------------------------- Problema¿Tú qué piensas al respecto?----------------------- Hipótesis¿Qué estás presuponiendo? ------------------------ Trasfondo¿En qué te basas para pensar así? --------------- Argumento¿Puedes darme un ejemplo? ----------------------- Ejemplo¿Qué piensas del siguiente ejemplo? ------------ Contraejemplo

Las preguntas anteriores se constituyen en siete movimientos clave en la comprensión.

-Promover la comunicación efectiva: Promover el uso de vocabulario lógico, preciso.

Actitudes a analizar:

-Actitud Disciplinada

-Actitud de Aprendizaje

-Actitud de Compromiso

-Actitud Colaborativa

- Actitud Autocorrección analítica

-Actitud Seguridad y Confianza

Recomendaciones para fomentar la auto – organización

-Recomiende el no tener en su escritorio o área de trabajo cosas en desuso, cuanto menos cosas tenga más fácil le será limpiar y ordenar.

- Recomiende que se tenga un lugar determinado para cada cosa.

- Recomiende que hagan espacio para cada área de su vida.

-Recomiende que la disciplina ayuda a muchas áreas de su vida: Salud, social, familiar y laboral.

- Recomiende organizar también los documentos en su computadora y así podrán tener fácil acceso a ellos sin tener que ocupar mucho tiempo en búsquedas

- Reforzar comportamientos organizados y estructurados con algún cumplido o felicitándolo.