Post on 10-Jul-2015
CAPACITACIÓN
AUDITORES SGC MAYO – 2014
DEFINICION DE AUDITORIA
INTERNA
ENFOQUE DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
PARA QUÉ SIRVE LA PLANIFICACIÓN
DE LA AUDITORÍA
Para organizar, preparar, secuenciar,
desarrollar y efectivizar el proceso de
auditoría a fin de obtener el máximo
beneficio, lograr los objetivos propuestos en
el plan de auditoría y satisfacer los requisitos
/ expectativas del cliente de auditoria.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
DEFINIR EL ALCANCE:
- Lugares o sitios
- Áreas
-Procesos
-Criterios - requisitos
-Período de tiempo
INVESTIGAR, SEGÚN EL ALCANCE:
- ¿Qué hacen en el área?
- ¿Cuán grande es?
- ¿Qué procesos opera?
- Complejidad de las operaciones
PLANEACION DE LA AUDITORIA
REVISAR LA DOCUMENTACIÓN
APLICABLE
• Comprender los procesos y las interacciones. • Identificar el propósito de cada proceso. • Identificar las entradas y las salidas independientes. • Establecer el flujo o secuencia de actividades. • Identificar los recursos usados. • Identificar qué controles están implementados
(procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.). • Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son
necesarios para mantener el control. • Normatividad (LEY HABEAS DATA)
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
EJEMPLOS DE OBJETIVOS
ESPECIFICOS
Evaluar el sistema de calidad, para analizar su
idoneidad y efectividad, y aportar información para la
mejora continua del sistema de gestión de calidad.
Verificar la eficacia, cumplimiento y adecuación del
SGC de xxx con referencia a los requisitos de la Norma
ISO 9001 y a los documentos que lo soportan.
Evaluar el grado de adecuación entre los objetivos que
se pretenden, las disposiciones adoptadas y los
resultados obtenidos.
Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de
Calidad con las disposiciones planificadas.
Proveer oportunidades de mejoramiento
Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada.
EJEMPLOS DE OBJETIVOS
ESPECIFICOS
Determinar la conformidad del SGC, con las disposiciones
establecidas en la documentación del sistema .
Proporcionar elementos de juicio para introducir programas
de mejoramiento.
Determinar la efectividad del SGC para cumplir con los
requisitos establecidos en la norma y con los objetivos
propuestos para un periodo de tiempo específico.
Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y
transparencia de la gestión de los distintos procesos,
actividades, planes, proyectos y operaciones.
Promover la autoevaluación
CRITERIOS AUDITORIA No. FECHA
REQUISITO ACTIVIDAD ASPECTOS A VERIFICAR EVIDENCIA OBSERVACIONES
AA-06-03
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
LISTA DE VERIFICACIÓN
MACROPROCESO / PROCESO A AUDITAR
Nombre Auditor (es):
Ver
Cuestionario
de Auditoría
ISO 9001
PROTOCOLO APERTURA
Auditamos
PROCESOS
HALLAZGOS DE AUDITORIA
Son los resultados de la evaluación de la
evidencia de auditoría recopilada frente al
criterio de auditoría. (Los hallazgos de auditoría
pueden indicar conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoría u oportunidades de
mejora).
ELEMENTOS DEL HALLAZGO
1. CONDICION Situación Actual Lo que es
2. CRITERIO Lo que debe ser Las Normas
3. CAUSA Por qué sucedió Razones de las desviaciones
4. EFECTO Diferencia entre lo
que es y lo que debe ser
Costos Riesgo
5. RECOMENDACION Acciones
Correctivas Mejora de las operaciones
La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no:
* Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad. * Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. * Cumplimiento con los criterios de auditoría.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
LA ENTREVISTA COMO TÉCNICA Haga preguntas utilizando los 7 amigos del auditor:
Las preguntas:
- Deben dirigirse a la información relevante.
- No deben sugerir respuestas. - No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. - Se incorporan en la conversación. - Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.
¿QUÉ?
¿POR QUÉ?
¿CUÁNDO?
¿DÓNDE? ¿CÓMO?
¿QUIÉN?
MUÉSTREME
TIPS PARA LA ENTREVISTA
Al realizar las entrevistas...
Auditor y auditados deberían ser un solo equipo
Crear un buen clima para la comunicación:
- Espacio
- Tiempo
- Contacto visual
- Lenguaje corporal
- Trato respetuoso
- Hacerlo fácil para el auditado.
- Eliminar temores.
- Explicar el objetivo.
- Explicar las notas.
- Mantener al auditado informado de las observaciones
El arte de escuchar:
Eliminar distracciones. Prestar atención al contenido.
Evitar juicios. Identificar temas.
Programar tiempo adicional. Buscar las clarificaciones.
Los malos hábitos:
- Pérdida de atención. - Preocupación.
- Sobre-reacción. - Interrumpir al auditado.
- Escuchar sin mirar. - Escuchar sólo lo que deseamos oír.
- Usar el tiempo de escuchar para reflexionar.
REGISTRO Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las actividades realizadas. (1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificación, de acción preventiva y de acción correctiva. (2) Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisión.
LAS CUESTIONES A INVESTIGAR ¿Están los procesos identificados y establecidos? ¿Son los procesos efectivos y proveen los resultados previstos? ¿Están los procesos adecuadamente descritos en procedimientos? ¿Están los procedimientos implementados, mantenidos y documentados? ¿Están las interacciones entre procesos definidas, controladas y gestionadas? -No limitarse en determinar la conformidad de las actividades, evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados deseados.
No conformidad: Incumplimiento de un Requisito
- Evidencia de diferencias entre el Manual de Calidad, los procedimientos y/o los criterios de auditoría. - Evidencia de diferencias entre procedimientos y prácticas operativas. - Falta de evidencia de soporte de la implementación de los requisitos de la norma. - Falta de evidencia para demostrar continuidad en la implementación de los procesos del sistema.
El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua:
- ¿Es efectivo el mecanismo para identificar las necesidades de los clientes? - ¿Los objetivos de mejora reflejan las necesidades de los clientes? -¿Los programas de mejora se están cumpliendo? ¿Están asignados los recursos para la mejora? ¿Son adecuados?
• El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua:
- ¿Las mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?
- ¿Cuando no se alcanzan los objetivos se adoptan Acciones Correctivas?
- ¿Los mecanismos de mejora son sistemáticos?
PROCESO DE LA N.C.
EL AUDITOR LÍDER DEBE SER CAPAZ DE:
• Planificar la auditoria
• Utilizar / distribuir eficazmente los recursos de auditoria
• Organizar, coordinar y dirigir al equipo auditor
• Orientar / ayudar a los auditores en formación
• Prevenir y resolver conflictos
• Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoria
• Preparar, presentar y sustentar el informe de auditoria
• Distribuir / entregar las copias del informe de auditoria
Hacer
énfasis
Análisis de
causas
CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CÓMO
AGREGAR VALOR
Planificación de la auditoría:
Entender las expectativas/cultura corporativa del
auditado.
¿Se han de tratar todos los asuntos específicos
(resultados de auditorías previas?
Análisis de riesgos del sector industrial/específicos
para la organización.
Pre-evaluación de requisitos legales / reglamentarios.
Selección adecuada del equipo auditor para lograr los
objetivos de la auditoría.
Asignación adecuada de tiempo.
Técnicas de auditoría: Enfocarse más en el proceso y menos en los
procedimientos.
Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificación, etc. pueden ser necesarios para que la organización planifique y controle sus procesos, pero la fuerza impulsora debería ser el desempeño del proceso.
Enfocarse más en los resultados y menos en los registros.
De manera similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organización suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debería estar consciente y dar crédito a otras formas de evidencia.
CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE
CÓMO AGREGAR VALOR
CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE
CÓMO AGREGAR VALOR
Tener siempre presente los 8 Principios de la gestión de la calidad.
Usar el enfoque “Planificar – Hacer – Verificar – Actuar” para evaluar la eficacia de los procesos de la organización.
– ¿Se ha planificado el proceso?
– ¿Se está llevando a cabo de acuerdo con el plan?
– ¿ Se están logrando los resultados planificados?
– ¿ Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?
Corrigiendo las no conformidades, Identificando las causas principales de los problemas e implementando la acción correctiva, Identificando las tendencias y la necesidad de acción preventiva, por medio de la innovación.
Adoptar un enfoque “holístico” en la recolección de evidencia durante toda la auditoria, en lugar de enfocarse en las cláusulas individuales de la norma ISO 9001:2008.
CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE
CÓMO AGREGAR VALOR
Análisis y decisión
Poner los hallazgos en perspectiva
(evaluación de riesgos/”sentido común”).
Relacionar los hallazgos con el efecto en la
capacidad de la organización para
suministrar un producto conforme
CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE
CÓMO AGREGAR VALOR
Informe y seguimiento
Reporte sensible de los hallazgos de auditoría :
Se pueden requerir enfoques diferentes dependiendo de: la
madurez de la organización, el nivel de confianza en el SGC
de la organización, los riesgos involucrados, la actitud y el
compromiso del auditado con el proceso de auditoria, (
Proactivos o Reactivos).
Asegurar que todos los aspectos culturales sean tenidos en
cuenta., enfatizar los hallazgos positivos, según el caso y
finalmente,
¿Será útil la solución propuesta por la organización en
respuesta a los hallazgos negativos?
Los informes deberían sean objetivos y centrarse en la
“audiencia” correcta. (La alta dirección probablemente tenga
expectativas que son diferentes de las del representante de la
dirección).
AGREGANDO VALOR A LA ACTIVIDAD DE
AUDITORIA INTERNA
PRO-ACTIVIDAD
Toma la iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar nuevas opciones de servicios para nuestros clientes.
ADAPTABILIDAD
La mayoría de personas se sienten más cómodas con los viejos problemas que con las nuevas soluciones. Para mejorar debemos cambiar continuamente.
ACTUALIZACIÓN
Aprender a Aprender es nuestro nuevo paradigma y representa una competencia primordial que nos posiciona para ser más efectivos, aumentar la productividad y mejorar la calidad de nuestro trabajo.
PASIÓN
La palabra ¡Pasión! inspira entrega y dedicación a todo lo que hacemos, sin ella las actividades que realizamos no tendrían un gran valor
ASPECTOS POR MEJORAR
EQUIPO AUDITOR
La organización de los papeles de trabajo y soportes
suficientes.
La redacción de hallazgos (claridad).
Mayor conocimiento del proceso y los criterios para
determinar NC y aspectos por mejorar.
Desarrollar destrezas en manejo del auditado.
Innovar las listas de chequeo (el aporte en preguntas
para las listas, fue exacta a la del año anterior).