Post on 04-Jan-2016
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AUDITORIA DE GESTIÓN DE AMBIENTAL
Ing. Cristina Mori Medrano
AUDITORÍA
“Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoría, con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría”
DEFINICIÓN- ISO9001
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AUDITORIA
AUDITADO
AUDITORES
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Provee evidencias para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.
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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar Conformidad Determinar la eficacia del sistemaVerificación del cumplimiento legalProveer oportunidad para mejorarProvee retroalimentación para acciones
correctivas y preventivas-
Proveer información para la Revisión por la Dirección
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TIPOS DE AUDITORIA
Auditoria de PRIMERA PARTE Son las llamadas auditorias internas .
(auditor y auditados son internos de la propia organización)
Auditoria de SEGUNDA PARTE Es la auditoria por un ente interesado (p.ej
un cliente)
Auditoria de TERCERA PARTE. Es la auditoria por un ente independiente( p
ej. un organismo de certificación )
Según la organización involucrada
Tipos de auditorías de Certificacion
Auditoría de certificación o de conformidad
Auditoria de seguimientoAuditoria de re-certificación
TIPOS DE AUDITORÍA
AuditadoOrganización objeto de una auditoría
AuditorPersona con la competencia para realizar una auditoria
Equipo auditorUno o más auditores que realizan una auditoría ayudado por expertos técnicos si es necesario
Experto técnicoPersona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor
TÉRMINOS Y DEFINICIONESNORMA ISO 19011
Registro ,declaraciones de hechos o cualquier otra información que, son pertinentes para los criterios de la auditorias y que son verificables
EVIDENCIAS DE AUDITORÍA:
Nota .La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa y cuantitativa
EVIDENCIA DE AUDITORÍA
Algo que afirmo un Directivo de
la Empresa
Algo que usted vio Entrevista de
Campo
Procedimientos, registros, documentos y
datos
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría
NOTA Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades
para la mejora.
Políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoría
CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Extensión y limites de una auditoria.
Nota : El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las ubicaciones , las unidades de la organización, las actividades y los procesos , asi como el periodo cubierto,
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Detalles acordados para un conjunto de una a mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un propósito especifico.
Nota : Adaptado de la Norma ISO9000:2005 .Definicion 3.9.2
PROGRAMA DE AUDITORIA
Enfoque basado en la evidencia . El método racional para alcanzar
conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.
La evidencia de la auditoria debe ser verificable. Debida a muestra de información en un tiempo delimitado y recurso s finito. Debería aplicarse un uso apropiado del muestreo.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Una organización que lleva a cabo auditorias debe establecer un programa de auditoria que contribuya a la determinación de la eficacia del sistema de gestión de la empresa.
GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
El programa de auditoria debe incluir auditorias a una o mas normas de sistemas de gestión, llevadas a cabo de manera individual o combinada .
ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA
Planeación y Preparación (40%)
Ejecución (40%)
Seguimiento (10%)
Informe (10%)
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
PLANEACION DE LA AUDITORIA
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para una auditoría, el auditor líder debe establecer la información fundamental:
Objetivo de la auditoría. El alcance de la auditoría, Las actividades y complejidad de las áreas a
auditar. Los criterios para la auditoría.
Planificar una auditoria implica determinar sistemáticamente cuáles áreas deben ser auditadas y con que frecuencia.
Algunos de los factores relevantes para la auditoria son:
Operación a ser auditada. Tipo y categoría de la auditoría. Localización, (en donde va a ser conducida) Frecuencia de las auditorías, (seguimiento, etc.) Fechas requeridas o tentativas de la auditoría
PLANEACION DE LA AUDITORIA
INFORMACIÓN PREVIA
Informes de Auditorías anteriores y Revisiones de la Dirección.
Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.
Legislación y otros requisitos aplicables.
Reclamos de partes interesadas, Incidentes, emergencias
Necesidades de la Gerencia
PROGRAMA DE AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA
Determinar volumen de trabajoDeterminar horizonte de tiempoPreparar programaPreparar documentos de trabajoDefinir MetodologíaMantener informado al auditado
PROGRAMA DE AUDITORIA-PAUTAS
“Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria: Fechas, lugares, duración, procesos, responsables, objetivos, cláusulas, auditores”.
PLAN DE AUDITORIA
1. Definición del Equipo Auditor/Auditor Líder.
2. Análisis preliminar de los documentos.Adecuación a la normaComprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimiento
3. Análisis del registro de auditorías anteriores.
PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS
4. Preparación del Plan de auditoría
5. Preparación de la Lista de Verificación- Herramienta útil- Documento de trabajo y
registro de la auditoría
La eficiencia y efectividad de la auditoría comienza con preparar adecuadamente
la auditoría
PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS
PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...
Mapear el sistema– Procesos– Entradas & salidas– Controles– Secuencia de procesos– Interacciones
Elaborar el Plan de Auditoría
PLAN DE AUDITORIA INTERNAS
Objetivo y alcanceDocumentos de referenciaEquipo auditorLugar y fechaItinerario de la auditoríaProgramación de la reunión de
apertura y cierre
CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
Objetivo:El objetivo de la Auditoría Interna de la Gestión Ambiental es evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos existentes respecto a la Norma ISO 14001-2004
Alcance:Abarca a todo los proceso que se desarrollan en las plantas de Lima y de Lurín.
Documentación de Referencia:La documentación de referencia estará constituida por los requsitos de la Norma ISO 14001-2004 y todos aquellos documentos del Sistema Ambiental y datos relacionados con las áreas a auditar.
Miembros del Equipo Auditor:
Plan Detallado de Auditoría:
Nombre del Auditor Interno Área de Trabajo
Rafael Marín Área Producción
Isabel Suarez Área de Logística
PLAN DE AUDITORIA
Fecha Hora Área Sección de la Norma
Auditor Auditado
24.10.2012
09:00-10:30
Gerencia de operaciones y producción
4.2,43.1,4.33,4.4.6
Rafael Marín
Marco Gomero
24.10.2012 10:30-
13:00
Almacén materia prima 4.3.1,4.4.6,
4.4.7
Isabel Suarez
Dante Gonzales
REFRIGERIO
24.10.2012
14:00-15:00
Control de Calidad
4.3.1,4.3.2,4.4.6,4.4. 7, 4.5.1
Rafael Marin
IsidroBonifaz
Reunión de Cierre:Día: Hora: 8:30 pm a 9:00 amLugar: Sala de reunión de Gerencia
PLAN DE AUDITORIA
Los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente :
Análisis preliminar de los documentos.
Comprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimientos
Análisis del registro de auditorías anteriores.
PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO
Son listados de preguntas que debe formular el auditor al auditado
Preparadas para cada actividad del Sistema de Calidad/Ambiental/Seguridad
Registran el Cumplimiento o Incumplimiento
Oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones de la auditoria.
Despersonaliza la Auditoría
LISTA DE VERIFICACION
Objetivo:• Administrar el tiempo• Uniformizar el proceso de auditoría• Despersonalizar la auditoría
Servir como ayuda memoria.Asegurar que se cubren todos los asuntos y
puntos relevantesAsegurar profundidad y continuidad de la
auditoríaAyudar en la administración del tiempoOrganizar la toma de notasEs parte del reporte de auditoría
LISTA DE VERIFICACION
LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:
Deje espacio para notas Referencia a los
criterios de la auditoría Referencia a los
documentos del Sistema
Referencia a los registros.
MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN
Usada como cuestionario, disminuye la visión, y entorpece la comunicación
Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría
PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION
ABCIndustries LISTA DE VERIFICACIÓN
Nombre del Proceso :Código del Documento:ITEM REQUISITOS PREGUNTAS/HALLAZGOS NC /OBS
1 ISO9001
ISO14001
OHSAS18001
LISTA DE VERIFICACION
Planeación y Preparación
Ejecución
Seguimiento
Informe
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
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Se divide en cuatro etapas principales:
• Reunión de apertura• Examen del Sistema-
Entrevistas • Revisión de Hallazgos• Reunión de Cierre
EJECUCION DE LA AUDITORÍA
1.Reunion de apertura 1.Reunion de apertura
2.Entrevistas 2.Entrevistas
3. Revisión de Hallazgos
3. Revisión de Hallazgos
4.Reunion de Cierre4.Reunion de Cierre
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
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Asistencia de:• Equipo auditor• Miembros del área
auditada• Representante de la
Gerencia Conducida por el Auditor Líder Revisión del Plan de Auditoría Métodos de Auditoría Canales de Comunicación Programa final de auditoría
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunión de Apertura
OBJETIVOEstablecer una buena comunicación
Cooperación con el auditado
Informal para auditorías internas pero fundamental
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
- El Uso de la Lista de Verificación -
Lista de Verificación: Continuidad de la auditoría Jamás debe limitar al auditor Ser sistemático en las anotaciones
Evidencias Objetivas: Registros Informes Documentos
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Hablar con las personas que ejecutan las tareas
Comunicar inmediatamente las deficiencias/no conformidades encontradas
Las seis palabras fundamentales del auditor
- Cómo - Qué- Dónde - Por qué- Cuándo - Quién
Ser precisos con las anotaciones
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
41NOTAS Se debe tomar nota de al menos :Nombre y función del personal entrevistadoObservaciones localizadas ( con detalle )Cuestiones pendientes de aclararDesviaciones encontradasComentariosLlevar siempre hoja de notas, o cuaderno,
DESCONFIE DE SU MEMORIA. Tome notas. Haga sus notas:
Comprensivas Acertadas Precisas Legibles
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Preguntas efectivas: preguntas abiertas
Estimular al auditado a conversarMuéstreme los tipos de informe que tiene¿ Cómo se hace?¿ Dónde archiva sus registros?
Evitar preguntas las no preguntas“Veo que hacen un entrenamiento para todos los
operadores de las máquinas de soldar, ¿no es verdad?”.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Las Preguntas -
Aspectos Clave -
El auditor debe:
Permanecer seguroAdministrar el equipo adecuadoNo dejarse conducir o engañarSer detallista y eficienteEvitar apartarse del temaEvitar saturarse
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Actitudes que debe evitar el auditor:
Ser controvertido Ser negativo, indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcástico
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Recopilación de Evidencias
Verificar lo expuesto durante las entrevistas
Comunicar al auditado las No Conformidades
Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas
Registrar las No Conformidades
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Muestreo de Registros No hay tiempo de chequear todo Escoja ejemplos representativos No hay un porcentaje establecido Representación de acciones Cubrir período relevante Mirada al control
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Observaciones – Qué observar?Observe siempre la evidencia física:
aspectos equipos, instrumentos condiciones, control operacional
Procedimientos disponibles Operaciones en curso Puntos de emisión Registros Operacionales Instrumentos con mediciones de
procesos Alarmas
Limpieza y Organización Carteles de comunicación Recordatorios de toma de
conciencia Etiquetas de Calibración Letreros de peligro
Observaciones – Qué buscar?
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
Administrando el Tiempo
El tiempo es siempre corto Planifique bien No permita que su auditoría se desvíe No cave demasiado profundo No se enfoque en trivialidades Decida el tamaño de la muestra y
apéguese a el
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas
¿Qué es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
HALLAZGO
CONFORME NO CONFORMIDAD
OBSERVACION
Incumplimiento de un requisito
Cumple con el requisito evaluado
Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tomada en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, el desempeño o eliminar o mitigar el impacto ambiental
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
HALLAZGO DELA AUDITORÍA
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas:Debe describir el problemaDebe estar basado en evidencias objetivasDebe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros estándares aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios
NCOBS
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
Reporte de no conformidad
Claro y preciso
Comprensible
Describe el problema
Explica el requisito
Referencia la evidencia
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos
Evidencia objetiva
“Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo”
Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/ prueba u otros medios.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos
Atención
Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas!
Asegúrese de tener evidencia completa!
Asegúrese de que su evidencia es acertada!
Cuando dude, investigue!
Identifique los puntos clave para siguientes
investigaciones
EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos
Agradecimientos
Objetivos y alcance de la Auditoría
Aclarar que la Auditoría fue un muestreo
Conclusiones:
- existe un Sistema de Gestión Ambiental?
- está implementado?
- es eficaz?
En relación al objetivo de la auditoría, cuál es la conclusión?
REUNION DE CIERRE
Planeación y Preparación
Ejecución
Seguimiento
Informe
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
INFORME DE AUDITORÍA
· Área auditada
· Lugar y Fecha
· Equipo de Auditoría
· Participantes
· Documentación aplicable
· Objetivo , Alcance y Conclusiones
· Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG
· No conformidades y observaciones
INFORME DE LA AUDITORÍA :
CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL INFORME
FormaConcisoLegibleClaro y entendiblePresentación
adecuada
ContenidoInformativoBasado en hechosCompletoExacto y preciso
INFORME DE LA AUDITORÍA :
REPORTE FINAL
Reporte completo Listas de verificación completas Reportes de No Conformidad Matriz de análisis (opcional)
INFORME DE LA AUDITORÍA :
Planeación y Preparación
Ejecución
Seguimiento
Informe
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
La Gerencia responsable el área auditada debe:
Investigar causas Determinar acciones correctivas Implementar las acciones correctivas
La Acción Correctiva debe:
Corregir el problema Determinar la magnitud del problema: causa
raiz Prevenir la repetición de la NC
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :
Auditor Auditado
NOCONFORMIDA
D
TOMAR DISPOSICIÓN
TOMAR DISPOSICIÓN
INVESTIGAR CAUSA
INVESTIGAR CAUSA
DETERMINAR ACCIÓN
CORRECTIVA
VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓ
N
VERIFICACIÓN EFICACIA
TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :
SEQUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
Acción Correctiva
“Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
(3.6.2) detectada u otra situación no deseable”
ISO 9001:2008
¡ No cure solo los síntomas!
¡Llegue a la causa raíz!
SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN
EVIDENCIAS DE:
Capacitación
Nuevos procedimientos
Cambios en la infraestructura
Nuevos registros
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
“NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE”
SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :
COMPETENCIA Y ROL DEL AUDITOR INTERNO
La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de aquellos que llevan a cabo las auditoria.Esta competencia se basa :
-Las cualidades y atributos en base a losprincipos de la auditoria.
-La aptitud para aplicar los conociminentos y habilidades adqiridos mediante la educacion,la experiencia laboral,la formacion como auditor
COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES
El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas
Educación Principios ,procedimientos y metodos de
auditoria. Experiencia de trabajo Entrenamiento Experiencia en auditorías Utilizacion en uso de documentos Comunicación eficaz Capacidad para entender las actividades
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas
Sistemas de Gestión Ambiental y documentos
Normas de sistemas de gestion y su aplicacion Jerarquia Documentaria.
Contexto de la organizacion Conceptos generales del negocio ,los
procesos,planificacion,presupuestos
Requisitos legales y contractuales aplicables
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
El auditor debe tener conocimientos y habilidades especificas
Conocimiento especificos de la disciplina del sector.
Requisitos legales aplicables al del sector. Los requisitos de partes interesadas de la
disciplina especifica. Analisis de factores humanos Peligros potenciales y otros factores del lugar
de trabjo Evaluacion de accidentes e incidentes.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Perceptividad:Habilidad para entender el problema, sin apresurarse a conclusiones
HABILIDADES DEL AUDITOR
Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones programadas, a pesar de obstáculos.
Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.
Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar un problema lógica y sistemá-ticamente
HABILIDADES DEL AUDITOR
Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos transfondos.
Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.
Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas.
HABILIDADES DEL AUDITOR
7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR
Ético, es decir imparcialDe Mentalidad abiertaDiplomático, es decir contactó en las
relacionesObservador ,es decir activamente
consciente y capaz de entender las situaciones
Perceptivo, capaz de entender situaciones
. ISO19011
Versátil, se adapta a diferentes situaciones
Tenaz, es decir persistente orientado hacia el logro de objetivos
Decidido, alcanza conclusiones oportunas.
Seguro de si mismo, funciona en forma independiente.
ISO19011
7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR
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Crítico Argumentativo Emite juicios Precipitado Agresivo Desconsiderado Inflexible Inconsistente
ANTITESIS DE UN AUDITOR
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
Perezoso Susceptible No práctico “Sabelotodo” Intratable Descuidado Indeciso
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
ANTITESIS DE UN AUDITOR
Cumplir con los Requisitos Seguir plan y procedimientos Permanecer dentro del alcance Comunicar y aclarar requisitos de auditoría Planear y realizar tareas individuales, acertada y
responsablemente Recolectar y analizar evidencia
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
Permanecer alerta Reportar las observaciones Verificar acciones correctivas Cooperar con el auditor líder Retener y proteger documentos de la auditoría Mantener confidencialidad Actuar de manera ética
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
ING. CRISTINA C. MORI MEDRANO
VAMOS AVANZANDO….