APLICACIÓN PARA LA GESTION DE REGISTRO

Universidad de Córdoba

Sistema de Gestión Administrativa Aplicación para la gestión de los libros

de registro. El asiento de todos los documentos

que tienen entrada y salida en la Unidad Administrativa.

Arranque de la aplicación Acceso autorizado

Garantiza el acceso a la información de las personas autorizadas.

Interfaz

Menú principal

Mantenimiento de Tablas Auxiliares

Registro de E/S

Recuperaciónde Información

Cierrede Entradas

Cierre de Salidas

Relaciónde Decretos

ListadosDiarios

ProcesosDiarios

ListadoLibro E.

ListadoLibro S.

PreparaciónAño Siguiente

ProcesosAnuales

ListadoPal.Clave

ListadoPal.No Clave

Modificac.Pal.Clave

Modificac.Pal.No Clave

RestructuraciónDiccionario

Procesos Especiales

G.A.D.

MANTENIMIENTO DE TABLAS AUXILIARES Todos los documentos tienen una

información común que será codificada mediante códigos externos.Ventajas: Facilitar su manejo por parte del usuario Mantener la congruencia de la información

Unidades Gestoras Servicio, departamento, cargo, etc. con

categoría de un ente con funciones independientes dentro del sistema y con capacidad de emitir y recibir documentos.

Características: Código Descripción

El Registro General es también una Unidad Gestora.

Organismos Pueden actuar como remitentes o

destinatarios Internos de la Universidad o externos.

Características: Código de Organismo Denominación Dirección Localidad.

Listas de Decretos Cuando se realiza una entrada se

decreta a una serie de Autoridades, las cuales pueden estar agrupadas en una lista para facilitar la introducción de la información

Características: Código de la lista Unidad gestora

Nombres Remitentes/Destinatarios Nombres que maneja el sistema Pueden usarse como remitentes o

destinatarios y en documentos de entrada o de salida

Características: Código de nombre: Asignado por el sistema Denominación DNI

Prototipos Estructura creada para facilitar la entrada de

los documentos de registro. Características:

Código Descripción Tipo de documento que se va a registrar Fecha de documento Remitente Destinatario Asunto Código de lista de envío (para documentos de E)

Listados El sistema permite imprimir listados de

todas las tablas auxiliares descritas

PROCESOS DIARIOS Procesos que se realizan diariamente

en la aplicación Entradas de documentos a Registro Consultas y recuperación de Información Listados de la labor realizada durante la

jornada de trabajo

Parámetros globales de la aplicación

Registro E/S

Registro E/S: Decretos

Permite operar con las Autoridades a las que se decretan los documentos de Entrada, pudiendo eliminar o introducir otras nuevas.

Registro E/S: Seguimientos Información que relaciona un Documento con

otros del propio Organismo de la Universidad como de otro diferente ajeno a la Universidad.

Registro E/S: Diccionario

La aplicación genera dinámicamente un diccionario de datos. Palabras clave Palabras vacías

Recuperación de Información

Recuperación de Información

Listados Diarios

Parámetros: Fecha Registro Unidad Gestora

Relación de Decretos

Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora

Cierre de entradas Cierre de Salidas

Listados de las operaciones realizadas en el día

Funcionamiento de los listados Título Parámetros propios

del Listado Parámetros de

impresión Destino Impresora Nº de copias

Salida de listados

PROCESOS ANUALES Procesos que se realizan normalmente

de forma anual Listado del Libro de Entradas Listado del Libro de Salidas Preparación del año siguiente

Listado del Libro de Entradas Permite sacar un listado completo de

todos los Documentos de Entrada a Registro del año actual

Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora

Listado del Libro de Salidas Permite sacar un listado completo de

todos los Documentos de Salida de Registro del año actual

Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora

Preparación del año siguiente Prepara el sistema para trabajar con un

año nuevo Inicializa algunas tablas de la aplicación

preparando la Unidad Gestora para poder empezar a introducir documentos

Si la operación ya ha sido realizada en este año el sistema avisará y no se inicializa de nuevo

PROCESOS ESPECIALES Esta opción está relacionado con las

funciones que se realizan sobre el diccionario de la aplicación: Listado de palabras clave Listado de palabras no clave (vacías) Modificación de palabras clave Modificación de palabras no clave Reestructuración del diccionario

Modificación de Palabras Clave

Permite al usuario eliminar palabras clave del diccionario: El usuario introduce la palabra a eliminar El sistema muestra el nº de documentos de

Entrada y de Salida en que se encuentra Si el usuario confirma la acción:

Se elimina del diccionario Se elimina como clave en todos los documentos Se incluye en el archivo de palabras vacías

Modificación de Palabras No Clave

Permite al usuario eliminar palabras no clave del archivo de palabras vacías: El usuario introduce la palabra a eliminar Si el usuario confirma la acción se elimina

del diccionario quedando sin ser reconocida por el sistema

Reestructuración del Diccionario

Operación necesaria cada cierto tiempo Causa: modificaciones del diccionario

de datos Ventaja: mantener la base de datos

optimizada Inconveniente: Proceso largo y

laborioso