Post on 08-Jul-2020
Annex IV: Manual d’usuari e-SET amb
gestor
Condicions específiques de prestació del servei e-SET
Realitzat per: Consorci AOC
Versió: 2.0
Data: 6/7/2018
Arxiu: Manual d’usuari e-SET amb gestor V2.doc
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
2
INDEX
Introducció .......................................................................................................................................................... 3
Objectius ............................................................................................................................................................ 3
1. INTERACCIÓ DIGITAL AMB EL CIUTADÀ ............................................................................................... 5
2. REGISTRE D'ENTRADES I SORTIDES .............................................................................................. 6
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS ............................................................................................................. 6
b. OBJECTIUS ........................................................................................................................................... 6
c. REGISTRE PRINCIPAL I REGISTRES ACCESSORIS ....................................................................... 6
d. CIRCUIT D'ENTRADA ........................................................................................................................... 7
e. CIRCUIT DE SORTIDA .......................................................................................................................... 7
3. DIGITALITZACIÓ SEGURA DE DOCUMENTS .................................................................................... 8
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS ............................................................................................................. 8
b. OBJECTIUS ........................................................................................................................................... 8
c. GESTIÓ DELS DOCUMENTS DIGITALS ............................................................................................. 8
4. DILIGÈNCIA ELECTRÒNICA DE PROCÉS ........................................................................................... 10
5. OBERTURA D'EXPEDIENT ELECTRÒNIC AL GESTOR e-SET ........................................................... 13
6. ESTRUCTURA DE CLASSIFICACIÓ D’EXPEDIENTS ........................................................................... 14
7. CODIFICACIÓ DE DOCUMENTS ........................................................................................................... 16
8. SIGNATURA I NOTIFICACIÓ ELECTRÒNICA ................................................................................... 20
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS ........................................................................................................... 20
b. OBJECTIUS ......................................................................................................................................... 20
c. CIRCUIT DE SIGNATURA ................................................................................................................... 20
d. NOTIFICACIONS I COMUNICACIONS ............................................................................................... 20
9. GESTOR DE TASQUES .......................................................................................................................... 22
1. EQUIPAMENTS I APLICATIUS ........................................................................................................... 22
2. OBJECTIUS ......................................................................................................................................... 22
10. SERVIDOR DE DADES "NOVA ETAPA" ........................................................................................ 24
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS ........................................................................................................... 24
b. OBJECTIUS ......................................................................................................................................... 24
c. COM GESTIONAR ELS ARXIUS ANTERIORS .................................................................................. 25
11. PLANNING CORPORATIU ................................................................................................................. 26
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS ........................................................................................................... 26
b. OBJECTIUS ......................................................................................................................................... 26
c. COLORS I CONTINGUTS ................................................................................................................... 26
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
3
Introducció
L'impuls de les TIC i l'administració electrònica són factors de progrés i competitivitat, que comporten un canvi
en el model tradicional de funcionament de les administracions públiques com a prestadores de serveis a la
ciutadania.
La Llei 11/2007 va llençar el mandat a les administracions d'assolir l'objectiu de poder mantenir relacions
administratives electròniques amb els ciutadans quan, moltes d'aquestes administracions, encara no han
implementat un model digital intern que les permeti interactuar amb aquest ciutadà. Ara amb l’entrada en vigor
de les Lleis 39 i 40/2015 s’ha establert definitivament la tramitació electrònica com a paradigma d’actuació de
les administracions públiques.
Catalunya disposa de 948 municipis, 600 dels quals són de menys de 2.000 habitants, i el 78% del total tenen
una població inferior als 5.000 habitants. Aquests municipis petits són els que disposen de majors problemes,
principalment de lideratge i mètode per a desplegar una e-transformació capaç, no només de donar resposta
a l'assoliment dels drets ciutadans, sinó també per a beneficiar-se de l'ús intensiu de les TIC, l'administració
electrònica, i en general de la societat del coneixement. No obstant, Ajuntaments i entitats públiques de major
dimensió no s’escapen tampoc d’aquest tipus de dificultats en abordar els projectes d’e-administració.
L'AOC, així com altres administracions supramunicipals que col·laboren en el servei e-SET, disposen de
solucions d'administració electrònica per a poder donar una resposta de qualitat als ajuntaments, tot ajudant-
los a millorar en la seva gestió, i complir amb les diferents lleis associades al desplegament de l'administració
electrònica, un veritable repte per al món local, sobretot en la seva vessant de relació electrònica amb els
ciutadans, aspectes que e-SET vol facilitar.
Objectius
L'objectiu del servei e-SET és disposar d'un model d'administració electrònica que vagi més enllà de la
utilització singular dels aplicatius produïts per l'AOC, i asseguri que les administracions locals i altres ens
públics de fins a 60 treballadors , puguin compartir un sistema de treball que els permeti sumar recursos,
minorar costos, i enfortir les seves xarxes de col·laboració, conjuntament amb un millor servei a la ciutadania.
El servei e-SET pren com a base el dia a dia del treballador públic que ha d’anar aprenent a canviar els seus
hàbits de treball per anar a incorporar, mica en mica, els beneficis del mètode de treball que aquest document
descriu, amb la implantació d’un seguit de solucions per a fer el seu dia a dia i el dels ciutadans més àgil, i
que l’administració electrònica no sigui una trava sinó un benefici per treballadors i ciutadans.
Concretament els objectius que s’assoleixen amb el sistema de treball e-SET són els següents:
1) Garanteix la transversalitat de la informació dins l'organització.
2) S’implanta per igual a qualsevol àrea funcional-temàtica de l’ens.
3) Contempla un sistema d'arxiu i classificació dels documents electrònics.
4) Garanteix el circuit d'atenció i feedback a incidències ciutadanes.
5) Articula la substitució del paper com a eina de treball per document electrònic.
6) Articula la substitució de la rúbrica per signatura digital.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
4
7) Garanteix l'accés a tota la documentació si es treballa en remot.
8) Preveu un sistema d’indicació de fases bàsiques de tramitació visible a tots els usuaris.
9) Articula un sistema de control de gestió per venciments dels assumptes responsabilitat de cada treballador.
10) Preveu un sistema de registre d'activitat pendent de cada treballador.
11) És apte per rebre qualsevol solució tecnològica (principalment de gestió d’expedients).
12) Potencia l’ús intensiu de les eines i serveis del Consorci AOC i d’altres administracions col·laboradores.
La metodologia e-SET acompanya l’organització per assumir un altre canvi important: la introducció de
solucions d’expedients. És un procés de canvi que permet assimilar conceptes claus, des de digitalitzar en
origen, a gestionar la informació electrònicament, passant per signar digitalment.
En aquest sentit, si l’ajuntament on es desplega e-SET ja disposa d’una solució d’expedients caldrà avaluar
la seva adaptació al sistema de treball. Poden consultar-se a la pàgina web de l’AOC ( servei e-SET ) les
solucions tecnològiques de gestió d’expedients avaluades, i que presenten un nivell suficient d’adequació
funcional amb el mètode de treball e-SET. ( en endavant aquest manual es referirà als gestor d’expedients
avaluats per al model e-SET com a GESTORS e-SET)
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
5
1. INTERACCIÓ DIGITAL AMB EL CIUTADÀ
El nou perfil digital de l'Ajuntament ara li permet interactuar amb el ciutadà electrònicament.
Aquest nou perfil ens situa en posició adequada per a donar compliment a la Llei 39/2015 de
procediment administratiu electrònic i 40/2015 de règim jurídic de les administracions públiques,
mentre el Consorci AOC té a disposició dels ajuntaments determinats serveis, que integrats a l'E-SET,
ens permeten complir amb aquesta normativa.
Aquests serveis són :
I. SEU-e : servei de seu electrònica
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/transparencia/
II. e-TAULER : servei de tauler d'anuncis i edictes
electrònic
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/e-tauler/
III. e-TRAM : servei de tramitació electrònica
de peticions dels ciutadans.
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/e-tram/
IV. e-NOTUM : servei de notificació electrònica als ciutadans.
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/e-notum/
V. Via Oberta : servei d’interoperabilitat
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/via-oberta/
VI. DESA’L : gestor documental
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/desa-l/
VII. Transparència
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/transparencia/
VIII. FUE Local
https://www.aoc.cat/serveis-aoc/fue-local/
En els enllaços que us indiquem, trobareu la informació sobre què és cada servei,
quines funcionalitats compleix, i com sol·licitar-lo. Els ajuntaments han d'haver
tramitat les sol·licituds i haver posat en funcionament aquests serveis en el
moment d'iniciar la implantació d'e-SET.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
6
2. REGISTRE D'ENTRADES I SORTIDES
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS
El model e-SET integra les eines que serveix el Consorci Administració Oberta de Catalunya ( en endavant
AOC) i el sistema de treball que conté aquest manual.
L'aplicació electrònica de registre associada a aquest punt del sistema de treball, serà la que pugui tenir l'ens
sempre que compleixi amb els requisits d'integració amb gestor e-SET i amb els serveis del consorci, o en el
seu defecte la que serveix l’AOC .
El manual d'usuari de l’aplicatiu de registre servir per l’AOC així com totes les característiques, preguntes més
freqüents sobre el seu ús i forma de contractar-lo, ho trobareu actualment a la següent adreça electrònica:
https://www.aoc.cat/portal-suport/eres/idservei/eres/
b. OBJECTIUS
L'objectiu d'aquesta fase de la implantació, és obtenir un número de registre ( entrada o sortida) associat a un
document electrònic, bé que hagi arribat telemàticament, bé per digitalització segura del document presentat
en paper, que permeti el seu tractament mitjançant la incorporació de la diligència de procés, l’obtenció d’un
resguard imprimible per a l’interessat, i de forma que l’operativa de registre tingui un format únic tant per al
registre presencial com per al registre telemàtic.
La gestió informatitzada del registre permetrà obtenir dades estadístiques, facilita la recerca de documents a
partir de molts criteris diversos de filtratge, i genera un llibre de registre digital.
c. REGISTRE PRINCIPAL I REGISTRES ACCESSORIS
El programa de registre que s’utilitzi d’acord amb el que s’ha dit a l’apartat a) anterior constitueix el registre
principal de documents. En ell s'integren altres registres accessoris, com ho són :
el d'EACAT ( per als qui tenen ERES és el mateix)
els registres telemàtics d'entrada no presencials, que en el cas dels serveis oferts per l’ AOC és l'e-
TRAM ( per als qui tenen ERES és el mateix)
els registres de sortida per notificacions electròniques, que en el cas dels serveis oferts per l’ AOC és
l'e-NOTUM. ( per als qui tenen ERES és el mateix)
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
7
d. CIRCUIT D'ENTRADA
El circuit seguirà el següent esquema en funció de si la documentació arriba en format paper o en format
electrònic :
1. Obrir correspondència que es transformarà en documents electrònics amb digitalització segura, es
registrarà al final del matí, i es complimentarà la diligència electrònica de procés.
2. Registrar l'entrada presencial a mesura que comparegui el ciutadà, transformant el document paper
en document electrònica mitjançant digitalització segura i complimentant la diligència electrònica de
procés.
3. Detectar l'entrada telemàtica ( e-TRAM o altra plataforma integrada ) rebuda durant el dia per tal de
completar la diligència electrònica de procés i iniciar la seva gestió.
4. En tots els casos, el procés finalitzarà fent efectiva la tramesa electrònica dels documents als seus
destinataris dins de la plataforma del gestor e-SET segons s'hagi determinat a la diligència de procés
electrònica.
e. CIRCUIT DE SORTIDA
El circuit de sortida es basa en la utilització de registres de sortida electrònics integrats al gestor e-SET.
1. generació del document en format word/excel dins de l’expedient electrònic corresponent del gestor
e-SET.
2. inici del procés de signatura electrònica i signatura del document dins del signador del gestor e-SET.
3. obtenció del número de registre directament des de l'aplicatiu electrònic que ja deixarà la marca de
registre al document electrònic.
4. gestió del document signat ( còpia autèntica i notificació en paper o notificació electrònica a través
d’e-NOTUM segons sigui el cas).
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
8
3. DIGITALITZACIÓ SEGURA DE DOCUMENTS
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS
Per a la digitalització segura de documents, caldrà que l'ens disposi:
I. D’un dispositiu d’escaneig amb driver Twain.
II. Connexió a un programari de registre d’entrades i sortides que serveixi compulsa electrònica del
document escanejat
III. Identificació d'usuaris amb certificat digital, si s’escau
IV. Gestor e-SET que permeti la signatura electrònica.
b. OBJECTIUS
Aquests són:
I. L'objectiu principal és convertir en documents digitals vàlids, els documents paper que es presentin
al registre general, o que s’hagin d’incorporar a un expedient, i incorporar-los a la base de dades del
registre.
II. Substituir el suport paper per la cultura digital, donant compliment a la normativa vigent, i per tant
establint una digitalització segura amb compulsa electrònica. Es tracta que els documents que fins
ara es manipulen en format paper, es converteixin en documents digitals vàlids, disponibles per a
tothom que els hagi de tractar i que es puguin consultar des de qualsevol ordinador de la xarxa.
III. Un segon objectiu és deixar les taules netes de papers. Els expedients en paper, passen a ser
expedients electrònics.
IV. En tercer lloc, abandonar el sistema de fotocòpia per assabentar de la informació a l'organització.
V. Els documents digitals poden circular per les xarxes virtuals, i per tant seran accessibles des de fora
de l'oficina.
c. GESTIÓ DELS DOCUMENTS DIGITALS
Dins l'organització, la persona que en el sistema anterior a e-SET s'encarregava de fer les fotocòpies i repartir
els originals i/o les als treballadors i membres del govern, ara serà el responsable d’escanejar de forma segura
els documents i de realitzar la compulsa electrònica si s’escau, ocupant-se d’adreçar-los digitalment a cada
treballador ( al que abans li hauria portat una fotocòpia) mitjançant la complementació de la diligència
electrònica de procés des del registre d’entrada.
Cada treballador, en iniciar la seva jornada haurà d'accedir com a primer pas, a la seva safata/àrea de
tramitació dins del gestor d’expedients. Obrir i tractar ( NO imprimir) cada document que hi hagi arribat. El
protocol que s’estableix per al tractament dels documents electrònics que rebi cada usuari és el següent
segons sigui el cas :
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
9
I. si el document només és per informació, i ja hi ha un altre treballador que serà responsable de
tramitar-lo, una vegada llegit es donarà per vist el document sense més tràmit ( ni s’imprimirà ni es
desarà en cal altre lloc cal còpia digital) i s’eliminarà de la zona de treball del gestor.
II. si el document rebut és per a tràmit o arxiu, vol dir que origina un expedient o s'ha d'incorporar al
tràmit d'un expedient del que n'és responsable el treballador que ho rep, i per tant l’usuari
l’incorporarà o generarà l’expedient corresponent.
III. Si el document és per a informe, només cal programar la feina, sense imprimir ni desar el document.
Cada dia, la safata/àrea de tramitació electrònica, ha de quedar gestionada i sense elements pendents de
tractar.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
10
4. DILIGÈNCIA ELECTRÒNICA DE PROCÉS
Els gestors e-SET tenen disponible una diligència electrònica que té per objectiu traçar i deixar constància de
qui n’és el responsable de tramitació, i de la transversalitat de què gaudirà el document.
Aquesta diligència es complimenta directament des de l’aplicatiu de registre d’entrada per part de la persona
designada a l’oficina d’atenció ciutadana (OAC). Si transitòriament l’aplicatiu no disposa de diligència
electrònica, s’estarà al procediment que s’estableix en aquest mateix apartat del Manual d’Usuari sense gestor
d’expedients.
La nomenclatura e-SET que s'utilitzarà per a complimentar la diligència de procés respecte les unitats de
treball administratiu-tècniques són :
CODI LITERAL Observacions
AL Alcalde unitat singular (càrrec)
AR Arquitecte unitat singular (càrrec)
AT Arquitecte Tècnic unitat singular (càrrec)
ENG Enginyer unitat singular (càrrec)
IN Interventor unitat singular (càrrec)
SG Secretari General unitat singular (càrrec)
TRE Tresorer unitat singular (càrrec)
ARX Arxiu unitats de treball
BIB Biblioteca unitats de treball
SUR Brigada municipal unitats de treball
CC Centre cívic unitats de treball
EE Equipament esportiu unitats de treball
EM Escola de Música unitats de treball
DIR Gerència unitats de treball
LLI Llar d’infants unitats de treball
MUS Museu unitats de treball
OCU Ocupació unitats de treball
OAC Oficina Atenció Ciutadana unitats de treball
AUX Personal de suport unitats de treball
PM Policia Municipal unitats de treball
PEC Promoció Econòmica, ocupació, comerç i consum unitats de treball
PIJ Punt Jove unitats de treball
RH Recursos Humans unitats de treball
SGI Secretaria General i Intervenció unitats de treball
SEC Serveis econòmics i tresoreria unitats de treball
SE Serveis jurídics, suport secretaria unitats de treball
SS Serveis Socials unitats de treball
ST Serveis Tècnics unitats de treball
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
11
La nomenclatura que s'utilitzarà per a complimentar la diligència de procés respecte el cartipàs polític
municipal és :
CODI LITERAL Observacions
COM Comunicació i protocol Cartipàs municipal
CON Consum Cartipàs municipal
CU Cultura, festes, serveis culturals Cartipàs municipal
ENS Educació, formació de les persones Cartipàs municipal
ES Esports Cartipàs municipal
TIC Informàtica i noves tecnologies Cartipàs municipal
JO Joventut Cartipàs municipal
MA Medi Ambient Cartipàs municipal
MOB Mobilitat i Transport Cartipàs municipal
ORG Organització interna i processos Cartipàs municipal
PAC Participació ciutadana Cartipàs municipal
SA Sanitat i Salut Cartipàs municipal
SEG Seguretat ciutadana i protecció civil Cartipàs municipal
SPE Serveis a les persones Cartipàs municipal
SAP Serveis atenció a les persones Cartipàs municipal
SPU Serveis públics, infraestructura urbanes, subministrament Cartipàs municipal
TUR Turisme Cartipàs municipal
URB Urbanisme, serveis territori, activitats Cartipàs municipal
Es probable que a cada ajuntament hi hagi alguna nomenclatura particular per a cadascuna d'aquestes
propostes, però E-SET té per objectiu assolir un únic model de treball associat a unes eines comuns, per tant
caldrà respectar les codificacions del sistema, i adaptar-s'hi.
No obstant, si per causes justificades cal ampliar el nombre de codis s'hauran de seguir les següents
normes :
Cada usuari només pot estar assignat a una unitat de treball. Si realitza funcions compreses en més
d’una unitat de treball, se li assigna aquella per la que se l’identifica més habitualment.
Els codis seran en majúscules sense accentuar i sense cap signe de puntuació.
tres lletres com a màxim ( si la delegació té més d'un nom identificador, agafar el més representatiu
per a seleccionar el codi . Ex. Cultura i Festes, seria cultura CU no CiF)
el codi ha de resultar interpretable per a qualsevol persona que no conegui l'organització, és a dir, ha
de ser molt intuïtiu .
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
12
La diligència electrònica de procés, recull la següent informació :
1. ASSABENTAT
Aquesta opció s’assignarà a totes les unitats/regidories que hagin de tenir coneixement del document
que ha arribat. Determina la prohibició d’iniciar la tramitació del document, i d’imprimir-lo.
2. TRÀMIT
Aquest opció s’assignarà a l’usuari que sigui el responsable de tramitació de l’expedient a què es trobi
lligat el document. Determina l’autorització per a gestionar-lo, i en casos excepcionals, d’imprimir-ne
una còpia autèntica. Convé que l’ajuntament tingui aprovat i publicat, d’acord amb el que estableix
l’article 21.4, el catàleg de procediment de la seva competència, amb indicació dels terminis màxims
de durada, i els efectes que produeix el silenci administratiu, i associat a cada procediment el
treballador públic responsable de la seva tramitació, per tal de facilitar la complementació de la
diligència de procés.
3. INFORME
Aquesta opció s’assignarà a aquells usuaris que d’acord amb el procediment a què es troba afectat
el document, es prevegi que hagin d’emetre informe, i amb objecte de facilitar el compliment del que
preveu l’article 80 de la Llei 39/2015. Té per objectiu que els usuaris que hagin d’emetre l’informe en
tinguin coneixement abans no s’escaigui el moment procedimental exacte, guanyant temps en el cas
que s’hagi d’estudiar l’assumpte, i atenció al fet que l’emissió d’informes està afectada per un termini
preclusiu de 10 dies.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
13
5. OBERTURA D'EXPEDIENT ELECTRÒNIC AL GESTOR e-SET
La tramesa de documentació feta d’acord amb la utilització de la diligència de procés explicada a l’apartat
anterior, determinarà quin és l’usuari del gestor que tindrà la responsabilitat de la tramitació en els termes de
la Llei 39/2015 de procediment administratiu comú. Aquesta serà l’única persona autoritzada per a donar d’alta
el nou expedient, o per incorporar la documentació rebuda a un expedient en tràmit.
El gestor e-SET atorga automàticament el número d’expedient, una vegada l’usuari responsable de tramitació
ha seleccionat, successivament des del nivell 1 al 3, quina és la tipologia d’expedient que procedeix a donar
d’alta. El model e-SET estableix aquests tres passos per a facilitar la selecció de la sèrie documental adient.
El número d’expedient que generarà el gestor d’expedients respondrà a la següent estructura :
CODI SÈRIE + NÚMERO CORRELATIU (dins de la sèrie i de l’any) + ANY ( en quatre xifres)
De forma que el número d’expedient ( número d’ordre) sigui únic per a cada expedient i per a tota
l’organització.
El gestor e-SET estarà configurat d’acord amb el següent quadre, que es troba suportat per una taula
d’equivalències d’acord amb el que preveu la Guia breu del model de QdCM aprovat per la Direcció General
d’Arxius , Biblioteques, Museus i Patrimoni de la Generalitat de Catalunya en el seu apartat 3), ja que
s’equiparen els nivells del quadre propi d’e-SET als nivell del quadre de classificació estàndard.
L’element de referència, que a més garantirà la transferència dels documents electrònics a i-ARXIU serà
doncs el “catàleg de processos /sèries documentals” establert pel QdCM aprovat abans esmentat.
En cap cas, es podrà obrir una còpia en format paper, de l’expedient electrònic que s’acabi de crear, ni tampoc
es reproduirà en paper cap dels documents que un usuari rebi per al seu tractament.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
14
6. ESTRUCTURA DE CLASSIFICACIÓ D’EXPEDIENTS
A partir del moment en què l’organització hagi decidit adoptar el sistema e-SET, cal començar a treballar
principalment amb el gestor e-SET i complementàriament amb una nova estructura del servidor de dades que
anomenarem NOVA ETAPA
El gestor e-SET serà l’únic i exclusiu repositori d’expedients electrònics i els seus documents, i l’espai de
treball per a la tramitació d’expedients i la generació de documents electrònics per part de cada usuari.
NOVA ETAPA servirà per a sistematitzar i arxivar tota documentació digital de rellevància que no formi part
d'un expedient electrònic. Cap document pot quedar desat en arxius particulars de l’usuari ni residents en els
pc’s de treball. Es seguiran en tot cas les mateixes pautes de codificació dels documents que s’estableixen
en la resta del model e-SET.
Per a facilitar la feina, e-SET estableix una estructura única d’arxius, tant per al gestor e-SET com per al
directori NOVA ETAPA del servidor de dades compartit. Aquesta estructura ofereix en successius nivells de
selecció, un camí senzill per arribar a determinar correctament la sèrie documental que li correspon a un
expedient d’acord amb el QdCM aprovat per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni
de la Generalitat de Catalunya el setembre de 2016.
El primer nivell són 14 opcions, que agrupen els tipus d’expedient d’acord amb la legislació sectorial que se’ls
aplica en la seva tramitació, a excepció de la primera, que agrupa tots els conflictes jurídics, siguin de la
matèria que siguin. Un expedient té un sol procediment de tramitació. Aquest és el que determina quina de
les 14 opcions cal escollir.
El segon nivell ofereix una classificació més detallada i que ens condueix fàcilment al tercer nivell que és on
trobarem les sèries documentals que necessitem. No hi són totes, però sí aquelles que amb caràcter general
són necessàries per ajuntaments de fins a 15000 habitants.
Aquesta estructura, és un mínim obligatori i inalterable per a qualsevol gestor e-SET i també per a NOVA
ETAPA. No s'hi poden treure classificacions, ni se'n pot modificar el seu nom. Si calgués afegir alguna sèrie,
haurà d’avaluar-se, bé per part dels responsables del desplegament e-SET si s’esdevé durant el procés
d’implantació, bé per part del responsable d’administració electrònica de l’ajuntament, si és a posteriori, i en
tot cas haurà de seleccionar-se la nova sèrie d’entre el QdCM aprovat per la Direcció General d’Arxius de la
Generalitat de Catalunya, procurant sempre de fer el màxim ús de les sèries genèriques, per a evitar un
excessiu desplegament d’opcions per als usuaris de tramitació. Cal tenir present que aquest és un sistema
pensat per a compartir entre molts ens locals per tal de poder rendibilitzar recursos, i que qualsevol alteració
en el sistema impediria que el model complís amb el seu objectiu.
L’estructura de classificació documental establerta per al gestor e-SET i per a NOVA ETAPA, es troba
detallada a l’ANNEX 1 d’aquest manual
Cada organització decidirà quins permisos d'usuari estableix, i en quin dels 3 nivells , però s'aconsella no ser
excessivament restrictiu donat el caràcter transversal que defineix el model E-SET ( s’exceptuen d’aquest
criteri les classificacions de Recursos Humans, Seguretat Ciutadana i Serveis Socials), i que focalitza gran
part del seu valor afegit en proporcionar l'accessibilitat a tota la informació per a tots els membres de
l'organització. Quantes més restriccions menys transversalitat en la informació i menys transparència interna.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
15
Exemple : suposem que donem d’alta / obrim un expedient d’autorització d’ocupació de via pública per taules
i cadires en un bar al carrer Major 24, per la temporada d’estiu. És el quart expedient d’aquest tipus d’aquest
any 2016.
a) La via pública és un bé de domini públic, i la legislació aplicable és la que regula la utilització de béns
de domini públic ( actualment Reglament de Béns i Patrimoni dels Ens locals ). Per tant escollirem
NIVELL 1 = BENS I PATRIMONI.
b) Dins del Nivell 1 tindrem com a NIVELL 2 = AUTORITZACIONS I CONCESSIONS que es correspon
amb el règim d’autorització per la petició que es formula.
c) Dins d’aquest Nivell 2, trobarem la SÈRIE DOCUMENTAL = 2334 LLICÈNCIES I PERMISOS
D’OCUPACIÓ TEMPORAL DE LA VIA PÚBLICA.
L’expedient per tant quedarà obert amb el número 2334 0004 2016
El títol de l’expedient podria ser AUT OCUP VIA PUB MAJOR_24...... per exemple
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
16
7. CODIFICACIÓ DE DOCUMENTS
El sistema e-SET estableix uns classificadors documentals, com a vocabulari concret per a donar nom als
documents digitals i electrònics, de forma que tots els agents de les administracions e-SET comparteixin un
mateix idioma a l’hora de donar nom als documents que generen. A més de les qüestions d'estil ja comentades
( majúscules, no accents, etc....) e-SET utilitza una nomenclatura i una estructura concretes per nomenar els
arxius dels documents. No es pot utilitzar cap altre nomenclatura que no sigui la indicada. No es poden afegir
més classificadors, en atenció al fet que aquesta és una taula compartida. Són els següents :
ACRONIM TIPUS Observacions
ACORD Acord
ACORD_GOV Acord de govern
ACORD_PLE Acord del Ple
ACORD_JGL Acord Junta de Govern
ACTA Acta
ACTA_CES Acta cessament de personal o càrrec
ACTA_COM Acta comissions informatives
ACTA_ARQ Acta d'arqueig
ACTA_AVALU Acta d'avaluació
ACTA_COMPR_OB Acta de comprovació d'obres
ACTA_RECEP Acta de recepció
ACTA_REPLA Acta de replanteig
ACTA_REPLP Acta de replantejament de projecte tècnic
Valorar en desús per fer servir acta de replanteig
ACTA_REPLO Acta de replantejament i inici obra Valorar en desús per fer servir acta de replanteig
ACTA_INSPEC Acta d'inspecció
ACTA_JGL Acta Junta de Govern
ACTA_MESA Acta meses
ACTA_PLE Acta Ple
ACTA_POS Acta presa possessió de personal o càrrec
ACTA_VISITA Acta visita obra
AR Acusament de rebuda de notificació (tarja rosa i similar)
Valorar en desús per fer servir "Justificant de recepció"
ADDEN Addenda
ALEG Al·legació
ALTA_ILT Alta de la incapacitat temporal- ILT
ALTA_SS Alta seguretat social
DOC_AMPLIA Ampliació documentació en resposta a un requeriment
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
17
ANUNCI Anunci
AUTO Autorització
AVAL Aval
BAIXA_ILT Baixa per incapacitat temporal- ILT
BAIXA_SS Baixa seguretat social
BASES_OPOS Bases oposicions
COB Certificació d'obra
CERT Certificat
CERT_DEC Certificat decret
CERT_FINAL Certificat final obra, servei, subministrament
CERT_JGL Certificat Junta de Govern
CERT_PLE Certificat Ple
CITAC Citació judicial o administrativa
COM_PREVI Comunicat previ
CONTRACTE Contracte
CONV Conveni
CONVOC Convocatòria
MAIL correu electrònic
CURRIC Currículum
DECLARA Declaració
DECLARA_RESP Declaració responsable
DEC Decret
DEN Denúncia
DILIG Diligència
DNI Document Nacional d'Identitat
DOC_COMP Documentació comptable
DOC_JUDICIAL Documentació judicial
DOC_JUSTIF Documentació justificativa
DOC_RRHH Documentació recursos humans
ESCRIPTURA Escriptura
ESTADIS Estadística
ESTUDI_ECO Estudis econòmics
FAC Factura
FOTO Fotografia
NOMINA Fulls de nòmina
INDEX_ELEC Índex electrònic
INF Informe
INVEN Inventari
JUST_RECEP Justificant de recepció Substitueix AR
LIQ_PRESSUP Liquidació del pressupost
LIQ_TRIB Liquidació tributària
LLIC Llicència
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
18
MEM Memòria
MOCIO Moció
NOMEN Nomenament
NORMES Normativa
RAPORT Nota de resum
NOTIF Notificació
NIE Número d'Identitat d'Estranger (NIE)
OFICI Ofici
ORDEN Ordenança
ORDRE_DIA Ordre del dia
PADRO Padró
PASSP Passaport
PERMIS_RES Permís de residència
PLANOL Plànol
PLEC_CLAUS Plec de clàusules
PLICA Plica
PREC Prec
PREG Pregunta
PRESSUP Pressupost
PROG Programa
PROJECT Projecte
PROJECT_URB Projectes urbanístics
PROP_ACORD Proposta d'acord
PROP_LIQ Proposta de liquidació
PROP_RESOL Proposta de resolució
PROVA_OPOS Proves escrites en processos de selecció
PROV_CONST Provisió de constrenyiment
QUEIXA Queixa
RECLAM Reclamació
RECURS Recursos
REGISTRE Registre
RESOL Resolució
SENTENC Sentència
SOL Sol·licitud
TIF Targeta d'Identificació Fiscal
TIE Targeta d'Identitat d'Estranger (TIE)
TSE Targeta sanitària europea (TSE)
TSI Targeta sanitària individual (TSI)
TRIBUTS Taxes, impostos i preus públics
TC1 TC1. Butlletí de cotització a la seguretat social
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
19
TC2 TC2. Butlletí de cotització a la seguretat social. Relació Nominal de Treballadors
Els gestor e-SET disposen del desplegable amb plantilla genèrica per a tots i cadascun dels classificadors
documentals aplicables a documents que es generen des de la mateixa administració municipal o anàlogues
( certificats, resolucions, notificacions...) per facilitar la feina a l’usuari, i també els desplegables de codis de
classificació per ser assignats a documents que provenen de l’exterior i no són produïts pel mateix ajuntament
( DNI, escriptures, alta TGSS, etc.) Algunes nomenclatures tant poder ser assignades a documents que entren
com a documents que surten. En tot cas, la nomenclatura dels documents seguirà la següent pauta :
CLASSIFICADOR DOCUMENTAL + XXXX ( entre 15 i 20 dígits per concretar informació que permeti
identificar el document sense obrir-lo) + DDMMAAAA ( dia mes i any que porti el document o que l’identifiqui)
Exemple : PROP_ACORD ADJUDIC CONTRACT 10112016
Donat que el document bé es genera bé s’incorpora a un expedient, en el nom no és necessari repetir dades
que s’infereixen de l’identificador de l’expedient ( ex. Si l’expedient en el que estem generant aquesta proposta
d’acord per la contractació menor per a l’adquisició d’un ordinador pels serveis socials, no cal repetir en el
nom del document la part subratllada, que a més serà comú a tots els documents que hi hagi dins aquest
expedient electrònic. Aquestes dades subratllades ja figuraran en les metadades del document de forma
automàtica).
En el cas que el document s’estigui generant o incorporant a NOVA ETAPA i no al gestor e-SET, caldrà - tot
seguint la mateixa estructura- ser més explícit en el nom del document, per tal de salvar la manca de
metadades, i facilitar la seva cerca i localització.
Exemple : suposem una notificació d’un acord d’autorització d’ocupació de via pública. El document es crearia
amb aquest nom :
NOTIF AUT OCUP VIA PUB 16082016
On són elements obligats i regulats per e-SET : NOTIF i 16082016
I són elements lliures : AUT OCUP VIA PUB.... o qualsevol altre text que permeti identificar amb més detall
el contingut del document sense necessitat d’obrir-lo.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
20
8. SIGNATURA I NOTIFICACIÓ ELECTRÒNICA
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS
I. Un gestor e-SET.
II. Targetes T-Cat dels signadors. Mínim : Alcalde, Secretari-Interventor, un Tinent d'Alcalde i
un TAG o administratiu que substitueixi en cas d'absència al Secretari-interventor.
III. Lectors de T-Cat o aplicatius d'incorporació de signatura al sistema intern.
IV. e-NOTUM integrat en el gestor d’expedients
b. OBJECTIUS
Produir tots els documents de sortida directament dins de l’expedient electrònic, de forma que neixin
digitals ( electrònics) i amb les metadades exigides per l’article 26 de la Llei 39/2015, es signin
digitalment, disposin del CSV , i es notifiquin electrònicament al ciutadà o mitjançant còpia autèntica
en paper, o es trametin a les altres administracions per mitjans electrònics.
c. CIRCUIT DE SIGNATURA
Una vegada generat el document dins del seu expedient electrònic, s’establirà el circuit de signatura
que aquest ha de seguir per a la seva validació, i es passarà a la signatura electrònica. Quan el
sistema retorni avís d’haver estat realitzada la signatura del document, es procedirà a activar el
registre de sortida del mateix si s’escau ( quan no es pugui realitzar la notificació electrònica), i
continuarà la tramitació.
d. NOTIFICACIONS I COMUNICACIONS
TRAMITACIÓ DE NOTIFICACIÓ TRADICIONAL DELS DOCUMENTS
Si s'ha d'optar per aquest model, simplement s’obtindrà la còpia autèntica dels documents a notificar,
s’imprimirà aquesta i es notificarà a l'estil tradicional, per notificador o per correu postal.. Si cal
certificar-los, etcètera, serà el mateix responsable del tràmit qui s'ocuparà de fer-ho. Només en aquest
cas, el "retorn" de “l'acusament de rebuda" exigirà una digitalització segura, per a ser incorporat a
l'expedient electrònic..
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
21
NOTIFICACIÓ ELECTRÒNICA
Cal tenir en compte que serà el tramitador responsable del document qui es farà càrrec de dur a terme
la notificació electrònica activant-la des del gestor e-SET, i en farà el seu seguiment posterior.
Trobareu el manual de formació en l'ús de l'e-Notum, per si us calgués utilitzar-lo excepcionalment al
marge del gestor e-SET, en el següent enllaç: https://www.aoc.cat/portal-suport/e-
notum/idservei/enotum
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
22
9. GESTOR DE TASQUES
1. EQUIPAMENTS I APLICATIUS
El gestor e-SET incorpora un gestor de tasques integrat amb la gestió dels expedients electrònics.
No obstant, pot donar-se el cas, durant un període transitori, que alguns gestors e-SET encara no tinguin
activada aquesta funcionalitat.
2. OBJECTIUS
No sempre tot el que es fa en una administració públic és estrictament un tràmit. Es molt habitual realitzar
gestions preparatòries, o altres feines de fons relacionades amb els objectius de govern o de gestió general
de la institució. Recordar aquestes feines pendents no és fàcil, i e-SET proposa un sistema únic per a la seva
gestió.
Una tasca és una encomana de feina que l’usuari es programa per a si mateix o que demana a un altre usuari.
Té un títol que la identifica, un contingut que la descriu amb detall, i una data límit per complimentar-se que
vincula la seva priorització. Cal distingir entre tasca i tràmit. Les tasques es tracten al gestor de tasques, i els
tràmits al gestor d’expedients.
El seguiment d’una tasca permetrà controlar totes aquelles feines no associades a un expedient, i assegurar
un feedback a qui les encomana.
El gestor de tasques permet el registre, traçabilitat, i seguiment d’aquestes gestions o tasques, i al mateix
temps facilita l’obtenció de quadres de comandament que permetin millorar el funcionament de les institucions
Per Ajuntaments amb gestor e-SET que no disposa de gestor de tasques :
Si el gestor e-SET no té activada aquesta funcionalitat, caldrà substituir-la pel work-book a que es refereix el
manual e-SET per ajuntaments sense gestor d’expedients, si bé no disposarà de la traçabilitat a la que es feia
referència anteriorment, o bé transitòriament amb la utilització del correu electrònic intern mitjançant l’ús de
raports.
Un raport és una anotació que informa del resultat d'una gestió que ja s'ha realitzat o detalla com ha de ser
una gestió que s'ha de realitzar.
Si la informació que s'hi anota, va adreçada a algú que n'ha de conèixer el contingut específicament, es posarà
en còpia al/s destinatari/s.
Per Ajuntaments amb gestor de tasques :
Sempre que hi hagi gestor de tasques, els raports no es gestionaran des del work-book o el correu electrònic
sinó des d’aquest gestor de tasques.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
23
Cal només tenir en compte de registrar el 100% de les tasques que un realitza o encomana, per tal de no
perdre el control i seguiment sobre la feina.
Pot donar-se el cas que un raport o una tasca estiguin vinculats a la gestió d’un expedient administratiu,
encara que no en formin part, o que el que ha començat amb una tasca acabi essent l’antecedent d’un
expedient. Sempre que es pugui es registrarà aquesta referència de lligam.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
24
10. SERVIDOR DE DADES "NOVA ETAPA"
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS
Per a la creació del servidor de dades "Nova Etapa" caldrà que l'ens disposi de :
1) Ordinador SERVER no assignat a la utilització de cap usuari, ubicat en un indret protegit i amb
les instal·lacions tècniques mínimament necessàries.
2) Tots els ordinadors connectats en xarxa amb el SERVER.
3) Identificació d'accés per a cada usuari mitjançant certificat digital
4) Configuració d'escriptoris múltiples a cada ordinador per a treball mòbil dels treballador
5) Sistema de backup diari per a generació de còpies de seguretat automàtiques sobre totes les
dades del servidor ( rèplica exacta)
6) Que tots els ordinadors de la xarxa es trobin en el mateix nivell de sistemes operatius i paquets
ofimàtics d'office.
7) Configuració al SERVER de tantes bústies d’escàner com usuaris existeixin en l'equip de treball.
8) Divisió del SERVER en 4 directoris arrel per a dades :
a. ARXIUS ANTICS
b. BUSTIES ESCANER
c. NOVA ETAPA amb tota l’estructura d’acord amb l’ANNEX 1 d’aquest manual.
d. CS MAIL
b. OBJECTIUS
Aquest serà un element del model necessari per a tots els ajuntaments amb gestor e-SET com a mesura per
endreçar la informació existent, en qualsevol cas, i com a eina de suport per a la documentació digital que, no
formant part de cap expedient administratiu electrònic, sigui necessari conservar i tenir disponible per a interès
general de la Corporació. Tanmateix, permetrà sistematitzar la documentació digital anterior a l’entrada en
funcionament del model e-SET.
què es guardarà a nova etapa ?.
Tota aquella documentació que sigui important per a la informació de l'organització i que no estigui
vinculada a cap expedient electrònic, o que d’estar-ne és un document que no es pot treballar amb
les funcionalitats del gestor eSET ( exemple AUTOCAD, POWERPOINT, etc.) – i només en aquest
cas- i que fins que no es trobi acabat no pot incorporar-se en format llegible a l’expedient.
com es guardarà a nova etapa ?
utilitzant la codificació que preveu el sistema E-SET per donar nom als fitxers dels documents segons
s’ha descrit anteriorment.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
25
com s'obre una carpeta a nova etapa?
1) S’obrirà una carpeta digital dins de la sèrie documental ( nivell 3) que li correspongui dins de
NOVA ETAPA. Se li posarà un títol concís però llegible i en cap cas genèric ( no està admès
utilitzar “varis” “altres” “diversos” “per classificar” ni res per l’estil) En majúscules i sense signes
de puntuació. Si existeix un expedient digital al gestor e-SET relacionat amb aquesta carpeta,
aquesta heretarà el número i nom que tingui l’expedient i portarà al final del nom els distintius DT
( documentació transitòria) .
2) La documentació digital que s’origini o s’incorpori a aquesta carpeta haurà de portar el nom
d’acord amb les instruccions que s'expliquen a l'apartat de codificació de documents.
3) En el cas de tractar-se de carpetes DT, quan es disposi de la versió definitiva de la documentació,
aquesta s’haurà d’incorporar a l’expedient electrònica del gestor e-SET assegurant-nos que
l’expedient conté el document original ( que pot resultar no llegible des del gestor però que s’ha
de trobar custodiat dins de l’expedient electrònic) i la versió llegible des del gestor, i se
n’eliminaran tots els esborranys anteriors i no definitius de NOVA ETAPA.
c. COM GESTIONAR ELS ARXIUS ANTERIORS
( només per als ajuntaments sense gestor d’expedients)
Els expedients acabats anteriorment a l'entrada en vigor del model i del gestor e-SET, romandran on eren,
llevat que l’organització decideixi digitalitzar-los de forma segura, i amb això no s’entorpeixi o es freni l’entrada
en funcionament del nou model.
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
26
11. PLANNING CORPORATIU
a. EQUIPAMENTS I APLICATIUS
I. En ajuntaments amb gestor e-SET que no disposi de planificador corporatiu : un aplicatiu tipus
calendari electrònic, com ho pot ser Outlook, Kerio, google calendar, etc. disponible en xarxa, amb
funcionalitat "cloud" per tal que pugui ser consultat fora de l'estació de treball ubicada a l'ajuntament,
i inclòs en el mecanisme de còpia de seguretat automàtica per tal de preservar-ne les dades.
II. Ens ajuntaments amb gestor d’expedients que disposi de planificador corporatiu, no cal equipament
addicional.
b. OBJECTIUS
L'objectiu del planning corporatiu és dotar l'organització d'un instrument que, essent accessible des
de qualsevol lloc, en temps real, i per tot l'equip de treball, reporti informació de rellevància per a la
institució. Aquella informació que, si és ignorada per l'equip, en cas d'absència del treballador que
havia d'ocupar-se d'aquesta informació no seria atesa, i això podria causar un dany important a la
institució.
Es molt típic del Planning corporatiu l’anotació de reunions, sessions d’òrgans col·legiats, dies
d’assumptes propis del personal, períodes de vacances, finalització de terminis de licitació o exposició
pública de projectes transversals, fines de presentació d’impostos ( IRPF / IVA etc...)
c. COLORS I CONTINGUTS
La informació que generem o que obtenim, s'identificarà per unitats de treball, no per treballador,
partint del concepte que dins de la unitat de treball, si hi ha més d'un membre, és la unitat qui respon
dels resultats.
Es tracta de poder visualitzar ràpidament i de forma instintiva la informació que ens interessa, a simple
cop d'ull, i no havent de llegir tota la informació que tindrem disponible. Per això utilitzarem COLORS.
S'ha proposat un catàleg bàsic que no es pot alterar, doncs això suposaria que el sistema perdés la
seva universalitat, malgrat s'entén que les preferències dels colors puguin ser molt personals.
Cas de necessitar, per la dimensió de l’organització, més colors, poden adoptar-se a discreció mentre
no alterin el catàleg i assignacions bàsiques.
Aquest és el catàleg bàsic de colors :
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
27
Cal recordar que en ajuntaments que disposin de gestor de tasques, es veu reduïda la casuística
d’anotacions a incorporar al Planning.
En el planning corporatiu, en els cas d’ajuntaments que no disposin de gestor de tasques, :
1. s'enregistren les trucades o personacions dels ciutadans que demanen una actuació que mai
tindrà un suport en paper ( reparació d'un punt d'enllumenat públic, recollida d'un gos
abandonat, caiguda d'un arbre, etc.) i caldrà retornar al ciutadà una resposta a l'actuació que
ha instat, així com servir de nota d'encàrrec pels serveis destinataris de l'acció a emprendre.
2. Si un esdeveniment donat d'alta avui, té diverses incidències en dies successius, cada
intervenció serà anotada en el cos de l'anotació, separant-la de l'anterior amb una línia de
punts, i respectant la identificació de data i mosca de l'autor. Tanmateix l'anotació serà
traslladada de dia en dia, fins que finalitzi, per tal de no perdre'n el fil.
3. Quan l'esdeveniment hagi estat atès i per tant perdi vigència NO s'elimina ni es modifica el
color assignat, però s'afegeix un "*" al davant del títol, el que indicarà al lector que
l'esdeveniment ja no es troba pendent.
En tots els casos, les anotacions s'incorporen al planning seguint les següents normes :
En tot cas s’anota l’esdeveniment amb un títol que sigui curt i entenedor per a qualsevulla
persona que no conegui el tema.
El títol s'escriu en majúscula, sense accents, ni altres signes de puntuació.
L'esdeveniment, anotació, cita, es dóna d'alta amb el color assignat a la unitat que s'ha de fer
càrrec de la informació ( pot ser qui l'origina, pot ser a qui va adreçada)
En el cos de l'esdeveniment, qui hi faci anotacions, comença el redactat identificant la data (
format ddmmaa) i la mosca ( segons les explicacions anteriors). A continuació es redacta la
informació de forma clara, complerta).
Si la informació afecta un període de dies que cal especificar ( exemple absència de l'Alcalde),
l'anotació ha de fer-se aparèixer durant tot el període ( repetició )
Si la informació afecta un període de dies però només interessa l'inici i el final ( exemple
exposició pública dels pressupostos, o període de pre-inscripció a la llar d'infants), es donarà
GUIA D'ACOMPANYAMENT A USUARIS DEL SERVEI E-SET AMB GESTOR
28
d'alta només la informació del dia d'inici ( amb la paraula INICI) i la del dia final ( amb la
paraula FINE)
Hi ha anotacions avís, i anotacions tasca. Una anotació-avís és aquella que alerta sobre una
situació que cal atendre en una data determinada, ( exemple el darrer dia per a la presentació
de les declaracions de l'IRPF) i per tant no té horari limitatiu. Una anotació tasca es
correspondria amb un avís d'una actuació que té un moment concret del dia per a fer-se, per
exemple la celebració d'una reunió, una visita convinguda, etc, i aquesta haurà de reflectir el
període de temps que es preveu que durarà.
En el planning corporatiu es gestionen les agendes oficials dels càrrecs electes, del
Secretari/Interventor i dels tècnics municipals d'urbanisme ( com a mínim).
No hi haurà agendes personals derivades del planning corporatiu.