Ag03 planeacion y administracion estrategica (1) (2)

PLANEACION Y

ADMINISTRACION

ESTRATEGICA

Por Miguel Herrera y

Gabriel Leandro

www.auladeeconomia.com

PLANEACIÓN

LA FUNCION DE LA

PLANEACIÓN

• La planeación es la función administrativa

básica que implica:

– el establecimiento de objetivos y

– el planteamiento de las acciones necesarias

para cumplirlos,

– apoyando la eficacia en la toma de decisiones

y el manejo adecuado de los recursos

organizacionales.

LA FUNCION DE LA

PLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene

razón de ser:

– Sin objetivos específicos que lograr y

estrategias para alcanzarlos, la organización,

la dirección y el control se vuelven

innecesarios o carentes de un sentido

práctico.

PLANEACION

• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.

• Incluye determinar:

– las misiones globales,

– identificar los resultados claves y

– fijar objetivos específicos,

– así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION

• Es un proceso que comienza por los

objetivos, define estrategias, políticas y

planes detallados para alcanzarlos.

• Establece una organización para la

instrumentación de las decisiones e

incluye una revisión del desempeño y

mecanismos de retroalimentación para el

inicio de un nuevo ciclo de planeación.

PLANEACION

• En conclusión, la planeación es:

el proceso de establecer lo que la

organización quiere lograr en el futuro, por

medio de la misión y los objetivos

organizacionales, definiendo resultados

claves y las estrategias, políticas,

programas y procedimientos para

alcanzarlos.

PLANEACION

• SE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE

REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE

ALREDEDOR DE LA EMPRESA.

Importancia de la planeación

Planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

SUPREMACÍA DE LA

PLANEACIÓN

• La planeación y el control son

inseparables.

• Los planes establecen los estándares de

control.

• Cualquier control sin planes carece de

sentido.

ESTRECHA RELACIÓN

Planeación y Control

Planeación Instrumentación

de los planes Control

Acción

correctiva

Desviación

Principales objetivos de la

planeación

• Facilitar el control:

• Al planear se desarrollan objetivos y por

su parte, en la función de control se

comparará el desempeño real contra los

objetivos.

• Sin la planeación no puede haber control.

planeación

• Reducir la incertidumbre:

• Obliga a los administradores a ver hacia el

futuro, anticipar los cambios, considerar

su impacto y desarrollar las respuestas

adecuadas.

planeación

• Reducir la duplicidad de funciones y la

ineficiencia:

• Evita que dos personas realicen la misma

actividad y que el proceso para su

realización sea muy largo, confuso o

tardado.

planeación

• Establecer el esfuerzo coordinado:

• Cuando todos lo que están involucrados

sepan hacia dónde se dirige la

organización y qué es lo que deben

aportar para lograr los objetivos

organizacionales, pueden empezar a

coordinar sus actividades, cooperar unos

con otros y trabajar en equipos.

Tipos de planes

• Planes por su ámbito de influencia

• Planes por su horizonte temporal

Planes por su ámbito de influencia

• Planes estratégicos: buscan lograr las

metas generales de la organización,

colocándola en términos de su ambiente y

afecta a todas las áreas funcionales.

• Planes operacionales. Son aquellos que

especifican los detalles respecto a la

forma como se van a alcanzar los

objetivos de la organización. Se derivan

de los planes estratégicos.

Planes por su horizonte temporal

• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.

• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.

• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.

• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

Planes por especificidad

• Planes específicos. Son aquellos que

están claramente definidos y no dan lugar

a interpretaciones.

• Planes direccionales. Son flexibles y se

establecen como patrones generales.

Proporcionan un enfoque, pero dan

libertad de acción.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS

DE LA PLANEACIÓN

• Propósito y misión estratégicos

• Visión

• Premisas

• Objetivos y metas

• Estrategias

• Reglas y Políticas

• Procedimientos

• Programas

• Presupuestos

PROPOSITO Y MISION

ESTRATÉGICOS

• La misión o propósito identifica la función

o tarea básica de una empresa.

• Es una declaración concisa de en cuál

negocio está la empresa o se quiere estar

durante un período establecido.

PROPOSITO Y MISION

ESTRATÉGICOS

• El propósito estratégico se enfoca en el

ambiente interno de la organización e

implica identificar sus recursos, valores,

capacidades y aptitudes, reflejando lo que

ésta puede hacer para aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION

ESTRATÉGICOS

• La misión se deriva del propósito

estratégico, se enfoca en el exterior e

implica la razón de ser de la organización

en términos de productos a ofrecer y los

mercados a cubrir.

VISION

• La visión es la orientación que la alta

dirección le da a la empresa; es decir,

expresa cómo se quiere idealmente que

sea la empresa en el futuro.

VISION

• Debe cubrir ciertas características:

– ser formuladas por la alta dirección,

– conocida y compartida por todos los colaboradores,

– sustentarse en los valores de la organización,

– ser positiva y alentadora y, lo más importante,

– orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

Premisas

• Las premisas de planeación son las

condiciones previstas en que operan los

planes.

• Esto incluye supuestos o pronósticos

sobre las condiciones futuras que

afectarán la operación de los planes.

Premisas

• La técnica más conocida para elaborar las

premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:

– fortalezas,

– oportunidades,

– debilidades y

– amenazas.

• Esto es parte del análisis del ambiente

interno y externo de la organización.

OBJETIVOS Y METAS

• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.

– Son fines a los que se quiere llegar.

– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.

– Surgen de los objetivos.

– Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS

• Objetivos: Son los fines a los que se

dirigen las actividades organizacionales e

individuales.

– Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).

– Los objetivos son el fin determinado.

– Son los que permiten alcanzar metas.

– Constituyen el plan básico de la empresa.

ESTRATEGIAS

• La estrategia es la determinación del

propósito, misión y objetivos básicos a

largo plazo de una empresa, así como la

adopción de cursos de acción y de los

recursos necesarios para cumplirla.

– Es una guía de acción para la organización y

todos sus miembros.

REGLAS Y POLÍTICAS

• Reglas: Emiten acciones u omisiones

especificas no sujetas a discrecionalidad.

– Son normas que dictan la acción o la

abstracción y no permiten la excepción o la

elección personal.

– Ejemplo: No fumar.

REGLAS Y POLÍTICAS

• Políticas: Enunciados o criterios

generales que orientan o encausan el

pensamiento durante la toma de

decisiones en la empresa.

– La esencia de las políticas es la existencia de

cierto grado de discrecionalidad (libertad)

para guiar las decisiones.

– Pueden ser escritas o verbales.

– Ejemplo: política salarial.

PROCEDIMIENTOS

• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.

– A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento.

– Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

– Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

PROGRAMAS

• Los programas son un conjunto de

actividades interrelacionadas y

cronológicamente ordenadas, que

describen las actividades que se tienen

que realizar, quiénes las van a realizar y

cuándo van a terminarse.

PROGRAMAS

• Técnicamente los programas se diría que

son el conjunto de metas, políticas,

procedimientos, reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos a emplear

y otros elementos que son necesarios

para ejecutar un determinado curso de

acción, normalmente respaldado por

capital y prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOS

• Un presupuesto es un listado que detalla

los recursos o dinero asignado para la

realización de una actividad o un proyecto.

– Son una expresiones en términos numéricos.

– Obligan a la empresa a prepararse por

adelantado a los recursos que se necesitarán.

– Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS

• Existen varios tipos de presupuestos:

– Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOS

– Presupuesto de ingresos: Planea y controla

todas las entradas de dinero provenientes de

las ventas.

– Presupuesto de efectivo: Conocido como

flujo de efectivo, contempla las entradas y

salidas de dinero en efectivo producto de la

operación normal de la empresa.

– Presupuesto de capital. Es utilizado para el

control de grandes proyectos o inversiones

actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS

DE LA PLANEACIÓN

www.auladeeconomia.com Presupuestos

Programas

Procedimientos

Reglas y políticas

Estrategias

Objetivos y metas

Premisas

Visión

Propósito

y misión

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.

• Existen objetivos:

– a largo y corto plazo,

– generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables:

– se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicos

Áreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de la

organización (largo plazo-estrat.)

Misión

socio-

económico

Método

descendente Método

ascendente

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• La Administración por Objetivos (APO) es

una técnica de planeación y control que

implica “establecer y comunicar objetivos

organizacionales, identificando los

objetivos individuales relacionados con

ellos y estudiando la actuación del

personal en torno a los mismos”.

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• En la administración por objetivos:

– los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,

– especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y

– utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• La mayor aportación de la APO a la TGA

es la conceptualización del trabajo.

• El énfasis se coloca entonces ya no sólo

en el qué, sino también en el cómo del

desempeño organizacional.

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque

no profundizó en su desarrollo.

• La APO representó un gran avance para

el desarrollo de la ciencia administrativa

que sus modelos y técnicas eran muy

precisos y basados en investigaciones de

muchos años en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• Además, su implantación adecuada incide

directamente en la motivación y actitud del

personal, ya que los involucra en su

trabajo y con sus objetivos personales y

laborales al hacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR

OBJETIVOS

• La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.

BENEFICIOS DE LA APO

• Mejora la administración (planeación

orientada a resultados).

• Obliga a los gerentes a clarificar la

estructura de la organización.

• Estímulo del compromiso personal, tanto

con los objetivos propios como los

organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO

• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:

EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación

• Planeación:

• es el proceso sistemático y consciente de

tomar decisiones acerca de las metas y

actividades que un individuo, grupo,

unidad u organización perseguirán.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de contribución al objetivo.

• Todos los planes tiene que ser elaborados

en función de los objetivos

organizacionales.

• Principio de primacía de la planeación.

• Indica que la planeación precede a todas

la demás funciones administrativas

• Principio de eficacia de los planes.

• Indica que todos los planes deberán

generar más beneficios en su relación con

los costos.

• Principio de adhesión al objetivo.

• Los objetivos deben tener significado y ser

atractivos por los miembros de la

organización.

• Principio de flexibilidad.

• Con este principio se establecen los

márgenes de tolerancia aceptables

(atribuibles a hechos inesperados en un

plan de trabajo).

• Principio de cambio de ruta.

• Bajo este principio se establece la revisión

de los planes y su reelaboración en caso

de que así se requiera, para el

cumplimiento de objetivos.

El proceso básico de planeación:

sus etapas y pasos

Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para

alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos

necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de

decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o

fallas del plan.

Partes de la planeación

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Planeacion estrategica

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