ADOPCIÓN DE ENTORNOS COLABORATIVOS COMO ESTRATEGIA PARA LA

MODERNIZACIÓN DE LAS CORTES

Raúl Cuesta Saínz

Servicio de Informática

Cortes de Castilla y León

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LAS CORTES DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

• Reuniones de los representantes de los ciudadanos.

• Tratamiento de asuntos en función de su tipo y su dominio.

• El tipo de asunto marca su evolución temporal.

• El elemento vital del Procurador es su Agenda Parlamentaria.

TIPOS DE ASUNTOS

Control del GobiernoPreguntas OralesSolicitudes de Comparecencia…

LegislaciónProyectos de Ley Iniciativa Legislatura Popular…

DOMINIO

AgriculturaEducaciónMedio AmbienteEconomíaCultura

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EL PAPEL DE LOS SERVICIOS DE LA CÁMARA EN LA EVOLUCIÓN DE LOS ASUNTOS

• Servicios Técnicos– Servicios Jurídicos

– Biblioteca, Documentación y Archivo

– Informática

• Servicios Administrativos– Registro, Gestión Parlamentaria y Publicaciones

– Personal

– Obras, Mantenimientos y Suministros

– Intervención, Contabilidad, …

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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DURANTE LOS ULTIMOS AÑOS

• Disponibilidad de los servicios de tecnología de información habituales– Correo electrónico, agendas compartidas

– Mensajería instantánea, Telefonía

– Ficheros compartidos, Ofimática

– Aplicaciones diversas

• Problema– Sistemas dispersos, desintegrados

– No se sabe donde está la información

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PILARES DE LA ESTRATEGÍA DE EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

• Plan de desarrollo para la VII Legislatura– Mayo 2007 a Mayo 2011

• Arquitectura propuesta: – Un único punto donde se debe encontrar toda la

información, como base de la colaboración

– Accesible desde todos los dispositivos bajo demanda y mediante suscripción

– Eliminación del papel para el máximo de las comunicaciones internas

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ARQUITECTURA DE CAPTURA DE DOCUMENTACIÓN

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DOSSIER DE PRENSA: SITUACIÓN ANTERIOR

• Estructura de la aplicación anterior:– Selección de noticias– Captura digital de las

noticias– Marcado y Composición

del master– Creación de un PDF– Publicación en una

aplicación de buscador

• Consecuencias– Pocos accesos a la

aplicación por su difícil localización

– Impresión de ejemplares en papel, que en su mayoría acaban en la basura

– Retraso en la llegada del Dossier a los procuradores

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DOSSIER DE PRENSA: SITUACIÓN ACTUAL

• Estructura de la aplicación actual– Captura con marcado en

origen de las noticias– Composición del PDF

con OCR para facilitar la búsqueda dentro del Dossier

– Publicación en el calendario general

– Suscripción del usuario

• Consecuencias– Mejora del tiempo de

llegada del Dossier al procurador

– Aumento del número de usuarios, en torno a 50 de los 83 procuradores)

– Desaparición de las copias en papel

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DOSSIER DE PRENSA: SITIO DEL DOSSIER

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DOSSIER DEL PLENO: SITUACIÓN ANTERIOR

• Situación anterior– Cada procurador recibe

el orden del día y la documentación asociada en su escaño.

– La Mesa, que dirige el Pleno, recibe un documento adicional, con el guión de la reunión.

• Consecuencias– Impresión en papel de

83 dossieres de unas 60 páginas cada reunión.

– Los asuntos pueden entrar a ultima hora, por lo que el tiempo de producción de los dossieres es mínimo.

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DOSSIER DEL PLENO: SITUACIÓN ACTUAL

• Estructura de la aplicación actual– Cada reunión cuenta con

un espacio en la intranet con la documentación

– La documentación se escanea y se convierte en un PDF sobre el que se pasa un OCR

• Consecuencias– La documentación está

disponible en el momento en el que un asunto se ha incorporado a una reunión

– Las reuniones están descritas en un calendario central.

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DOSSIER DEL PLENO: SITIO DE REUNIÓN

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LECCIONES APRENDIDAS SOBRE MODERNIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

• La evolución tecnológica por si misma origina los mismos problemas que la organización del trabajo tradicional.

• La mejora se propicia basando la solución tecnológica en el punto de vista del usuario final sin alterar la esencia de la Organización

• El usuario responsable del servicio es el líder del cambio de su servicio ante sus clientes

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CONCLUSIONES

• Los entornos colaborativos proporcionan una visión tecnológica idéntica de la Organización hacia los usuarios

• Este tipo de proyectos propician las políticas de ahorro energético• La Tecnología se convierte en el pilar de la mejora estratégica de la Organización