Post on 26-Sep-2018
Taller de
“Administración Efectiva
del Tiempo ”
BRAIN Co. & Co. “Coaching -- Inteligencias múltiples” Y
Lic. Mario S. Bravo Orozco
La importancia de la Comunicación
¿ Quien soy yo ?
¿ Que hago yo aqui ?
¿ Que papel esperan que juegue yo aqui ?
“No existe nada mas difícil de planear,
mas incierto en lograr el éxito, o mas
peligroso de administrar que la creación
de un nuevo sistema. Los iniciadores
tendrán por enemigos a todos aquellos
que se benefician con la preservación
de las viejas instituciones y muy poco
apoyo en aquellos que resultaran
beneficiados por el cambio’’.
Ahora bien…
• ¿Dónde y cómo empezar a potenciar a
nuestro favor estas oportunidades? Quizá
aquí pueda encontrar algunas pautas.
ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICA
• La administración estratégica se define
como: "Proceso de administración que
entraña que la organización prepare planes
estratégicos y, después, actúe conforme a
ellos
El Tiempo
• La "Administración del tiempo" como a una
aplicación administrativa de producción,
• Administrar el tiempo realmente significa
administrarse uno mismo, de tal manera que
se pueda optimizar el rendimiento del
tiempo de que se dispone.
• El tiempo es una simple medida..
Calidad del Tiempo • En vista de que no podemos
incrementar la cantidad de
tiempo que recibimos, la
calidad del tiempo se
convierte en la única
variable.
• Tu tiempo es tuyo y no
pertenece a nadie más.
• Sólo tú puedes mejorar la
calidad de tu tiempo.
• En última instancia, usas tu
tiempo como lo deseas.
• La forma como usas tu
tiempo define quién eres,
más aún que lo que dices, lo
que vistes, los amigos que
eliges, lo que piensas.
• Mucha gente dice algo y
hace lo contrario, por
ejemplo:
Por ejemplo…
• Mucha gente dice darle
importancia a ser productivo
y sin embargo invierte muy
poco tiempo en organizarse
y en encontrar maneras de
ser más enfocado y eficiente.
Tu compromiso para
administrar tu tiempo es
realmente un compromiso
contigo mismo y con lo que
es importante.
Un aprovechamiento
adecuado del tiempo
permite disfrutar del
trabajo y su descanso.
La autodisciplina
significa fuerza de
voluntad para hacer las
cosas que deben hacerse
antes que las que
queremos hacer porque
nos son más fáciles o
agradables.
Enfrentarnos a los
asuntos en vez de
posponerlos, nos dará
más tiempo para hacer
las cosas.
• El uso de nuestro tiempo es el
resultado de cientos de pequeñas
y grandes elecciones cada día,
cada hora y aún cada minuto.
• Cada semana, contamos con
cientos de horas.
• ¿Cómo utilizamos dichas horas?
Todos podemos beneficiarnos
del uso del tiempo.
• Debemos analizar objetivamente
el uso que le damos a nuestro
tiempo.
DDT’S • Desperdiciador De Tiempo (DDT):
Es cualquier cosa que impida que
una persona alcance sus objetivos de
la manera más efectiva posible.
• DDT Externos vs. Internos. Los
DDT se dividen en externos, si son
provocados por otras personas, o
internos si son provocados por
nosotros mismos.
Hay un elefante en la sala…
La Personalidad
Conjunto de rasgos que persisten a lo
largo del tiempo y las situaciones:
Físicos
Psíquicos
Culturales
¿Cuáles son las caracteristicas de un equipo con I.E.?
Y Caracteristicas Psiquicas
Tolerante
Protector
Innovador
Intuitivo
Asertivo
Humilde
Justo
Emprendedor
Honrado
Soñador Intrepido
Leal
Sensible
Disciplinado
Fiable
Colaborador
Constructivo
Servicial
Paciente
Perceptible
Analitico
Empatia
Y Caracteristicas Psiquicas
Sociable
Compartido
Autodidacta
Perseverante
Visionario
Comprensivo
Creativo
Persistente
Admirable
kinestesico?/sensitivo
Equitativo
Inteligente
Maravillosa
Negociador
Auditivo y visual
Habil
Detallista
Comprometido
Cariñoso
Seguridad y confianza en si mismo Apasionarse
Tipos de Personalidad:
Extrovertido
Proactivo
Team builder
Visionario
Clasificacion de Inteligencia
Rangos
120 a 129 Superior
• 110 a 119 Normal Superior
• 90 a 109 Normal
• 80 a 89 Normal torpe
• 70 a 79 Limitrofe
• 60 a 69 Def. Mental
Clasificacion de Inteligencia
Rangos
140 y mas Brillante
130 a 139 Muy Superior
120 a 129 Superior
110 a 119 Normal Superior
90 a 109 Normal
80 a 89 Normal torpe
70 a 79 Limitrofe
50 a 69 Def. Mental
25 a 49 Imbecil
0 a 24 Idiota
Identificacion habitos personales
• Problemas:
• Identifica tus propios
“enemigos del
tiempo”,
• 5 principales.
• Jerarquiza
• Enemigos externos
• Enemigos internos.
• Soluciones :
• Ahora, haz dos listas
más, escribiendo
soluciones de cada uno
de los problemas en la
lista anterior.
La morosidad • Es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen
en el momento preciso las cosas realmente importantes
que conducen a los resultados deseados. Sin embargo,
son esas cosas importantes las que usualmente
dejamos para después.
• Una de las razones que nos inducen a posponer las
cosas importantes es porque tendemos a confundir lo
importante con lo urgente, y nuestros días se ven
copados de demandas y presiones.
• Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de
presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El
responder a lo urgente y posponer lo importante, nos
garantiza un continuo número de crisis en nuestros
trabajos y en nuestras vidas.
• Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra
inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones.
Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla.
Lo difícil es comenzar.
• La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de
último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada,
fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes
insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se
traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra
efectividad.
• El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer
las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de
morosidad son :
• 1.Trabajos no
placenteros.
• 2.Trabajos difíciles.
• 3.Indecisión.
Planeacion de actividades
• El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en
oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por
la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
• Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y
se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación.
Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin
de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.
• Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por
ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada
mes), es fundamental para no perder la orientación y no
malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en
actividades innecesarias.
Es planificación eficaz si:
• Reviso mis metas y establezco tareas diarias
específicas.
• Determino el tiempo que tomará realizar
cada tarea.
• Anticipo los obstáculos a los que me
enfrentaré.
• Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Logro de Metas adecuadas es
necesario que:
• Estén en línea con mis valores.
• Sean de tiempo definido.
• Estén definidas clara y específicamente.
• Sean completamente mías.
• Sean realistas.
Eficiencia en la oficina
• En nuestra oficina regularmente
encontramos trabajando a otras personas,
las cuales es muy posible que no utilicen
su propio tiempo efectivamente.
• Peor aún, es posible que malgasten el
tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos
de diversas maneras.
• Es por esto que debemos de transformar
nuestra oficina en una plataforma para la
acción efectiva.
Arreglo de la oficina
• El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si
el área de trabajo no está bien organizada.
• Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las
funciones que desempeñas.
• El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia
deben estar cerca de ti.
• La comodidad física y la satisfacción estética son
factores importantes.
• Probablemente hayas caminado por tu oficina y te
hayas sentido deprimido por el desorden: grandes
pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y
basura, mala iluminación, etc
Interrupciones • Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de
ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con
miras a minimizar la cantidad de interrupciones
indeseables.
• Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados
que cuatro horas fragmentadas por visitas inesperadas.
• El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es
coherente en los períodos que constituyen su tiempo
óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden
pensar mejor de seis a nueve de la mañana.
• Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan
hasta la salida de la luna.
• No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo
importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Como ocupar tiempos muertos
• En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno
realmente no está haciendo aquello para lo cual ha
comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de
ocio cuando se está esperando o no totalmente
ocupado.
• Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es
tiempo perdido.
• Sin embargo, con un poco de planeación y resolución,
uno puede realizar varias actividades dentro de los
minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
• Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una
carta o buscar soluciones a algún problema que nos
inquiete.
• “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco
siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:
• Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales
como cartas por contestar o informes por revisar.
• Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración,
como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el
plan de mercadeo, etc.
• Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el
futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta
azul.
Priorizando …
• Si el tiempo de espera es largo estudia las
carpetas azules para determinar cual de
todas las ideas se puede convertir en el
próximo proyecto y así transferirla a la
carpeta rosa.
• En cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos más o menos
rutinarios que encuentra en la carpeta
beige”.
Mitos
• El mito del indispensable: “Los resultados son
directamente proporcionales al volumen de trabajo
invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se
centra el interés en trabajar más, en vez de
trabajar mejor.
• El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo
a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se
regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos
difíciles, tratándolos de manera superficial, de
modo que se está condenando a repetir lo que
salió mal.
• El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al
ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda
convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
• El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones
hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que
no se decide a tiempo, o no se decide.
• El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el
más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad...
para no llegar a ninguna parte.
• El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que
se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación,
y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando
motivaciones.
Factores criticos • El número limitado de áreas en las cuales
los resultados, si son satisfactorios,
asegurarán un funcionamiento competitivo
y exitoso para la organización
• La técnica implica, para su aplicación, los
siguientes puntos básicos:
• Definir los objetivos globales de la
organización.
• Definir una unidad de medida para evaluar
el funcionamiento de la Organización con
respecto a esos objetivos.
• Identificar los factores claves que
contribuyen a ese funcionamiento.
• Identificar las relaciones causa-efecto entre
objetos y factores clave
DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA
• Se trata en definitiva de identificar áreas y factores
cuyo funcionamiento permitirán la implantación
de una estrategia determinada.
• Deben considerarse factores internos y externos de
la Organización.
• Actividades dentro de la organización que se
deben realizar con especial atención.
• Sucesos externos sobre los cuales la organización
puede tener o no control
• Y áreas de la organización cuyo funcionamiento
debe situarse a un nivel competitivo.
Procedimiento de definiciones de FCE
• Determinar cuales van a ser los FCE corresponde,
por una parte al equipo del proyecto, que recogerá
información de los gestores de la misma.
• El procedimiento a seguir se basa en obtener una
lista de Factores inicial e ir refinando y depurando
esta lista hasta obtener una selección final de los
FCE, y por último se asignarán los recursos
necesarios.
Pasos a seguir :
• 1) Elaborar una lista de los objetivos de la
Organización.
• Determinar la misión, metas y objetivos. Es
conveniente ser explícitos.
• 2) Depurar la lista de los objetivos.
Revisar la lista de objetivos para asegurar que
dichos objetivos constituyen un fin en sí mismos y
no son medios para conseguir otros objetivos.
• 3) Identificar los Factores de Éxito. Para
cada objetivo se obtendrá una lista de
Factores de Éxito, contemplando factores
externos e internos.
• 4) Eliminar Factores de Éxito no relevantes.
• Si el FE está dentro del control de la
organización, se sigue el siguiente criterio:
• 5) Agrupar los FE de acuerdo con los objetivos.
• Al analizar cada objetivo por separado puede que
los FE estén repetidos o sean sinónimos de un
objetivo.
• 6) Identificar los componentes de estos Factores
de Éxito.
• 7) Seleccionar los Factores Críticos de Éxito.
• 8) Asignación de Recursos.
• Para los FCE internos de la Organización, se
asignan los recursos para su realización.
Para los FCE externos …
• Que no controla la organización, se deben
establecer procedimientos que informen
sobre su estado.
• Para establecer planes alternativos en caso
de su no ocurrencia.
Informe de una sola pagina
• Descripcion
-Una presentación visual corta de un solo punto .
- Detallado en una o dos hojas
- Apoyado con diagramas o dibujos .
- Puede ser presentada en 10 minutos o menos.
• Se utiliza como herramienta efectiva por los equipos, lideres de equipo y
entrenadores.
• Dos tipos
-Leccion de informacion basica
Compartir la información básica que requieren los operadores (concientización, técnicas,
asuntos generales)
- Boletin de mejoras
Comenta como una mejora (en metodos de produccion o en el diseño de la maquina)
evita recurrencia o elimina el problema por completo.
Medicion de Actividades
• Numero de actividades
• Planeacion de actividades
• Capital humano involucrado
• Tiempo de realizacion
• Informe a la supervision
• Informe a la Gerencia
Valor Agregado y la
administracion efectiva
Valor Agregado
Aquellas actividades u operaciones que
transforman, convierten o cambian un
producto o informacion, las cuales son
apreciadas por el cliente y esta dispuesto a
pagar por ellas
No Valor Agregado Aquellas actividades u operaciones que
consumen tiempo y recursos pero que no
agregan valor al producto, las cuales el cliente
no esta dispuesto a pagar por ellas
Actividades Sin Valor Agregado
Tiempos muertos
Almuerzo
Retrabajos e
Inspección
Espera
Defectos
Materia Prima
Proceso
Producto
Terminado
5%
VA Otros
Transportacion y
manejo de
materiales
Permisos
Agregan valor?
Ventana del Valor Agregado
Mision De Clase Mundial
Ser competitivo, rentable y
orientado al cliente, atravez de la
mejora continua en
Productividad, Calidad, Servicio
al Cliente, con la ayuda creativa
de todos los empleados
¿Cuáles Son Las Condiciones del
STAFF?
• Estresado.
• Fatigado
• No trabajan en equipo.
• Desmotivado .
• ...
Estrategias individuales
• Que vas a hacer a partir del lunes…
Conclusiones
• Agendar las actividades diarias.
• Priorizar la informacion.
• Agendar las visitas.
• Reducir los tiempos muertos.
• Prepararte para el retiro.