ACTIVIDAD 3

ASPECTOS SANITARIOS EN LA ALIMENTACION Y LA NUTRICION.

ALUMNA: JOHANNA CAROLINA NOCUA MENDOZA

CMO SE REALIZA EL PROCESO DESDE LA RECEPCIN HASTA LA

DISTRIBUCIN DE UN DOCUMENTO?

- DETERMINE SI LA COMUNICACIN SE GENERA DE FORMA INTERNA O

EXTERNA.

- TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE COMUNICACIN QUE SE GENERE

EN LA EMPRESA DETERMINADA

MENCIONE CULES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU

DESTINO?

- FINALMENTE ELABORE UN MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA

INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD.

SOLUCION

La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen

oportunamente a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo electrnico

y servicios de correo y mensajera externa autorizados por la empresa. Con el fin

de realizar esta actividad en forma eficiente el responsable de la Unidad de

Correspondencia, cuando numere, registre y clasifique las comunicaciones y los

dems documentos, los ubicar en un casillero identificado con cada una de las

dependencias de la Entidad y una para el medio externo; en donde reposarn los

documentos hasta la hora de los recorridos.

1. Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificacin de las comunicaciones.

Organizacin de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignacin de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

MEDIOS

Transmisin de fax

La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax

El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisin de

Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.

El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la informacin

correspondiente al envo del fax.

Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacin del envo del fax, el usuario

debe firmar en la planilla del recorrido la recepcin del mismo.

Cuando se requiera enviar una comunicacin nicamente por va fax, las

dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.

Mensajero interno

Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias

Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el

recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en seal de

recibido.

El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de

salida y la hora de llegada.

El mensajero ser el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios

que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean

entregadas por los mensajeros

Mensajero externo

Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser

enviadas fuera de la entidad.

Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero

Externo, con fecha y hora de ejecucin de cada trmite y enviarla a la Direccin de

Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecucin satisfactoria de la misma.

Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo,

en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir.

Correo certificado

La dependencia que necesite enviar comunicaciones, paquetes o cajas por correo

certificado, debe enviar en una hoja en Excel el listado de los mismos (nombre del

destinatario, direccin del envo, ciudad y telfono), va correo electrnico, a la

Direccin de Archivo y Correspondencia (para casos que superen los treinta (30)

sobres).

Todas las comunicaciones, paquetes o cajas deben ir debidamente marcados con

los datos del remitente y destinatario (nombre, direccin, ciudad y telfono).

Cuando el envo es personal y contiene dinero o cheque, debe diligenciar el

formato Entrega de Dinero

En el momento en que la Direccin de Archivo y Correspondencia decida enviar

comunicaciones o documentos por medio de correo certificado, elegir la empresa

autorizada por la Institucin.

En el evento en que se realice un envo por correo certificado, la Direccin de

Archivo y Correspondencia deber comunicar el valor del mismo a la dependencia

solicitante, para que sta a su vez de la aprobacin para realizar el envo por este

medio.

Archivo y Correspondencia deber entregar una orden de trabajo (talonario

entregado por la empresa de correo) a la empresa de correo certificado, en donde

se adjunte la relacin y los documentos a enviar. Adems, se debe especificar la

cantidad y destino de los mismos (urbano, nacional o internacional).

La empresa de correo debe entregar a la Direccin de Archivo y Correspondencia

un informe de las diligencias realizadas con las pruebas de entrega

correspondientes, igualmente, debe entregar un informe de las diligencias que no

fueron efectuadas.

Entrega personal

Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario desea

hacer la dependencia.

En el evento en que las dependencias ubicadas en la Sede principal generen

correspondencia y su entrega sea directamente al destinatario, debern solicitar

previamente la radicacin del documento en la oficina de Archivo y

Correspondencia.