121212 LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN

EXTENDA12 DE DICIEMBRE DE 2012

121212_LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN

LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN

AGENDA

09,30 h: Presentación y Objetivos.

09,45 h: El Project Management en la internacionalización.

11,30 h: Descanso.

12,00 h: Aplicación a un caso práctico.

12,55 h: Conclusiones.

13,00 h: Networking.

14,00 h: Clausura.

PRESENTACIÓN DE LA JORNADA

OBJETIVOS.● Entender la internacionalización como un proyecto estratégico.

● Cómo debe disponerse la organización para internacionalizarse.

● La práctica del Project Management en la internacionalización.

METODOLOGÍA.● Exposición del Proceso de Internacionalización como un Proyecto.

● Gestión según Project Management vs. Gestión por Opinión.

DESTINATARIOS.● Empresas que quieran mejorar su sistema de gestión de la

internacionalización.

LA INTERNACIONALIZACIÓN

DEFINICIÓN

LA INTERNACIONALIZACIÓN ENGLOBA

TODAS LAS RELACIONES

QUE UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN, ESTABLECE

FUERA DE SU ÁMBITO NACIONAL.

FASES INTERNACIONALIZACIÓN

● Motivaciones.● Barreras.

● Objetivos.● Estrategia.

LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN

Conjunto de actividades temporales que se llevan

a cabo para crear un resultado único.

PROYECTOS

Conjunto de actividades repetitivas y continuadas

en el tiempo que busca mantener un sistema.

OPERACIONES

● Plan económico.● Plan financiero.● Plan de márketing.● Plan comercial.

● Plan de RRHH.● PLAN DE

INTERNACIONALIZACIÓN.● Otros planes...

PLAN ESTRATÉGICO

ESTRATEGIA

INTERNACIONALIZACIÓN

EJEMPLO

PROYECTO 1

PROYECTO 2

PROYECTO 3

PORTFOLIO

ESTRATEGIA

INTERNACIONALIZACIÓN

PROYECTO 1

PROYECTO 2

PROYECTO 3

PORTFOLIO

● Una empresa quiere CRECER.

● Aumentar ventas 25% al 50%.

● Asia (Vietnam).

● Estrategia a 5 años:

● Adaptación del producto (I+D+i)

● Introducción en mercado (Marketing)

● Fabricación in situ (Producción)

LA GESTIÓN POR OPINIÓN

Las decisiones las toma el responsable en función de:

● Experiencia.● Circunstancias.● Impulso.● Improvisación.● Conveniencia.

La sensación es estar constantemente "apagando fuegos".

ALTO NIVEL DE INCERTIDUMBRE.

EL PROJECT MANAGEMENT

HISTORIA

GANTT EDT

1910 20101960 1970 20001980 199019501930 19401920 2020

ISO 21500

DEFINICIÓN

El Project Management es también conocido como:

● Dirección de proyectos.● Dirección integrada de proyectos.● Gestión de proyectos.● Administración de proyectos.

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO PARA

CUMPLIR LOS OBJETIVOS DEL MISMO.

PREVISIONAL.● Anticiparse a los problemas.

SISTÉMICO.● Todo afecta a todo.

EFICIENTE.● Hacer bien las cosas que hay que hacer.

DIRECTIVO.● Las actividades afectan a la dirección y no a la

producción.

ENFOQUE

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Objetivos

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOEL PROJECT MANAGEMENT

Rendimiento

Lecciones aprendidas

ALCANCE

COSTETIEMPO

CALIDAD

TRIPLE RESTRICCIÓNEL PROJECT MANAGEMENT

COMPRASRIESGOS

RRHHCOMUNICACIONES

INTEGRACIÓN

ÁREAS DE CONOCIMIENTO DEL PMBOK

RRHHCOMUNICACIONES

ALCANCE

COSTETIEMPO

CALIDAD

Estructura organizativa vs Proyecto.

Estructura organizativa vs Project Manager.

Organización:

● Funcional.

● Matricial.

● Proyectizada.

LA ORGANIZACIÓN Y EL PMEL PROJECT MANAGEMENT

ESTRUCTURA FUNCIONALEL PROJECT MANAGEMENT

ESTRUCTURA MATRICIAL DÉBILEL PROJECT MANAGEMENT

ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTEEL PROJECT MANAGEMENT

ESTRUCTURA PROYECTIZADAEL PROJECT MANAGEMENT

FUNCIONAL MATRICIALDÉBIL

MATRICIALFUERTE PROYECTIZADA

Autoridad Poca o ninguna Limitada Moderada Alta

Disponibilidad de Recursos Poca o ninguna Limitada Moderada Alta

Presupuesto Gerente funcional Gerente funcional Director del Proyecto

Director del Proyecto

Dedicación Parcial Parcial Completa Completa

EL PROJECT MANAGER Y LOS TIPOS DE ORGANIZACIÓNEL PROJECT MANAGEMENT

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN

ACTA DE CONSTITUCIÓN.

● Objetivos principales del proyecto.

● Requisitos del proyecto (Coste, plazo y alcance).

● Nombrar al Director del Proyecto.

● Nivel de autoridad del Director del Proyecto.

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNINICIO

ACTA DE CONSTITUCIÓN

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN

PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO.

● Recorre todas las áreas de conocimiento.

● Plan a seguir durante la ejecución del proyecto.

● Esta en constante revisión.

● No confundir con PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN.

PLAN DE DIRECCIÓN

DELPROYECTO

AGENTES INTERESADOS (STAKEHOLDERS).

● Personas relacionadas con el proyecto.

● Cada uno tiene sus expectativas y objetivos.

● Pueden estar a favor o en contra del Proyecto.

● Hay que establecer estrategia de cada uno.

LISTA DE AGENTES

INTERESADOS

ALCANCE.

● Vamos a definir el trabajo que hay que realizar y el que

● Se alimenta del Diagnóstico y del Plan de

Internacionalización.

TIEMPO.

● Cuando debe comenzar y finalizar cada trabajo.

CRONOGRAMA

COSTE.

● Cuánto dinero tenemos para internacionalización.

● En caso de que no se consigan los objetivos es el dinero

que estamos dispuestos a perder.

PRESUPUESTO

CALIDAD.

● Características y nivel de exigencia de los productos o

servicios.

FICHAS CHEQUEO CALIDAD

RECURSOS HUMANOS.

● Qué y cuántos Recursos Humanos van a participar en el

Proyecto.

● Quien es el responsable de cada trabajo.

● Cómo vamos a relacionarnos con ellos.

ROLES Y RESPONSABILI-

COMUNICACIONES.

● Método y canales de comunicación en el proyecto.

● Distribución de qué, cómo y a quién hay que distribuir la

información.

● Gestión de la documentación y archivo.

SISTEMA DE COMUNICACIÓN

RIESGOS.

● Evento de condición incierta que, si se produce, tiene un

efecto (positivo y negativo) sobre el cumplimiento de

alguno de los objetivos del proyecto.

● Identificar y analizar los riesgos.

● Establecer estrategias:

● Evitar, transferir, mitigar, aceptar.

● Obtener una reserva de contingencia.

LISTADO DE RIESGOS

ADQUISICIONES.

● Vamos a determinar qué, cómo y a quién comprar.

GESTIÓN DE COMPRAS

● Vamos a LIDERAR al equipo del proyecto.

● Dar instrucciones de trabajo a los responsables.

● Medir el avance, coste, plazos, etc. de cada actividad.

● Gestionar las expectativas de los agentes interesados.

● Vamos a realizar las compras.

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNEJECUCIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSEGUIMIENTO Y CONTROL

● Comparar las mediciones con respecto al plan.

● Comprobar cambios.

● Informar del rendimiento.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

GESTIÓN DE CAMBIOS.

● Medir la magnitud del cambio.

● Reparación de defecto.

● Acción correctiva.

● Acción preventiva.

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSEGUIMIENTO Y CONTROL

LISTADO DE CAMBIOS

● Confirmación de que todo el trabajo está acabado.

● Cierre administrativo.

● Cierre de contratos.

● Lecciones aprendidas.

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCIERRE

SISTEMA DE GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

GESTIÓN POR OPINIÓN GESTIÓN POR PROYECTOS

POR QUÉ IMPULSO ESTRATEGIA

QUÉ JEFE EDT

CUÁNDO IMPROVISACIÓN CRONOGRAMA

CUÁNTO CIRCUNSTANCIAS PRESUPUESTO

CÓMO PRUEBA - ERROR PROCEDIMIENTOS

QUIÉN CONVENIENCIA ROLES Y RESPONSABILIDADES

PROBLEMAS REACTIVA PROACTIVA

INCERTIDUMBRE + INCERTIDUMBRE - INCERTIDUMBRE

ÉXITO < NIVEL DE ÉXITO > NIVEL DE ÉXITO

NIVEL DE MADUREZ

EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCONCLUSIÓN

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN

● CERAMTIA: Empresa especializada en la comercialización de piezas cerámicas.

● Gestión: Jorge y Manuel. Socios al 50%.● Situación: Bajada acuciante de ventas.● Solución: Internacionalización.● Recursos encargados: Alvaro (Comercial) y Luis

(Financiero).● País de destino: Marruecos.● Eventualidad: Luis es captado por la competencia.● Resultado: 35.000 € y 1,5 año después CERAMTIA

consigue una venta por importe de 200.000 €.

ANÁLISIS DEL SUPUESTO

● ¿Estaríamos ante un caso de éxito? ● ¿Por qué sí? ó ¿Por qué no?● Ya estábamos internacionalizados: Habíamos tenido

pedidos de países cercanos > Exportación pasiva● Motivación de la internacionalización > Bajada de la

facturación● Jorge / Manuel > Alvaro / Luis● Equipo desmotivado >Fricciones

ANÁLISIS DEL SUPUESTO

● ¿Quién es el responsable del proyecto de internacionalización?

● ¿Puede funcionar la autoridad compartida?● ¿Existe un apoyo total por parte de la dirección?● ¿Existe una concienciación por parte de la compañía de a

qué se van a enfrentar con el proyecto?● ¿Qué puede aportar un solo Director de Proyectos?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSELECCIONAR AL DIRECTOR DEL PROYECTO

● ¿Tiene la compañía cultura y sistemas para salir al exterior?

● ¿Qué tipo de plantilla tiene? ¿Perfiles basados en la experiencia o en la formación?

● ¿Qué ámbito de actuación tiene la empresa? ● ¿Tiene procedimientos internos? ¿Tiene algún certificado

de calidad?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNDETERMINAR LA CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN

● ¿Queda clara la estrategia del negocio? ¿A todos?● ¿Está documentada para posibles revisiones?● ¿Qué importancia tiene que la justificación del proyecto

quede documentada?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCASO DE NEGOCIO

● Muchas veces, no nos lo dicen...● ¿Quién tendrá que recabar esos RRS?● ¿Quién puede imponer RRS? ● ¿Qué problemas nos podemos encontrar si no hemos

detectado algún RRS?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNREQUISITOS, RESTRICCIONES Y SUPOSICIONES INICIALES

● No participar en encargos donde no se pueda garantizar la logística mediante medios tradicionales.

● Dirigirnos a países donde no existan barreras arancelarias.● Dirigirnos a países emergentes.● No dirigirnos a países con inestabilidad política o inseguridad jurídica.

● ¿Se deben definir? ¿Cómo deben ser?● ¿Nos vale con queremos salir al exterior?● ¿O nos vale con: queremos facturar 1M€ en Marruecos?● ¿En qué medida ayuda al Equipo de Dirección de

Proyectos tener establecidos unos objetivos?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNOBJETIVOS

En el plazo de 2 años:● Facturar 300.000 € o el 10% de la facturación en el exterior.● Llegar a acuerdos con 15 distribuidores para que introduzcan nuestros

productos.● Presentar nuestros productos a 30 arquitectos.● Presentar nuestro productos a 30 constructoras.

● ¿Qué importancia tiene?● ¿Qué debe contener?● ¿Por qué lo debe contener?

ACTA DE CONSTITUCIÓN

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

● ¿Qué Stakeholders detectamos con la información que tenemos?

● ¿Qué importancia tiene documentar los Stakeholders?● ¿Y su catalogación?● ¿Cuándo podremos identificar a los Stakeholders?● ¿Cómo debería ser una correcta gestión de los

Stakeholders?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNACTORES INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

● ¿Han planificado?● ¿Qué importancia tiene planificar?● ¿Cómo se debe planificar?● ¿Quiénes deben intervenir en la planificación?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN

● ¿Creeis que se puede desarrollar el proyecto completo por parte del equipo interno de la organización?

● ¿Qué importancia tiene contar con organismos públicos especializados? ICEX, EXTENDA.

● ¿Vamos a contar con partners? ¿Qué coste tienen?● ¿Cómo se estructuran en nuestra organización?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNQUÉ SUBCONTRATAR

● ¿Cuál creeis que es Alcance del proyecto?● ¿Qué importancia tiene?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNALCANCE

El Alcance del presente proyecto es realizar una transformación en la empresa con el objetivo de prepararla para llegar a un país donde se puedan comercializar los productos que la empresa fabrica.

● ¿Hemos documentado todos los trabajos que debemos realizar?

● ¿Le hemos asignado responsable?● ¿Cómo se relaciona con la definición del Alcance?● ¿Qué importancia tiene?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNEDT

● Consecuencia de la EDT.● Importancia de la estimación de duración y costes.

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNESTIMAR TIEMPO Y COSTES

CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO

● ¿Con qué recursos vamos a contar?● ¿Están nuestros recursos capacitados para acometer la

internacionalización? ¿Tendremos que formarlos?● ¿Están definidos los niveles de autoridad?● ¿Están correctamente dimensionadas sus cargas de

trabajo?● ¿Qué importancia tiene la definición de roles y

responsabilidades?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNRECURSOS HUMANOS

Director del Proyecto

OBJETIVOS DEL ROL

Garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos, adecuarse al alcance definido por el sponsor y trabajar en pos del cumplimiento inicial del proyecto evitando cambios innecesarios.

RESPONSABILIDADES

● Responsable último de la dirección del proyecto● Redacta el Project Manager Plan● Lidera al equipo de proyectos

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNRECURSOS HUMANOS

● Al país al que nos vamos a dirigir, ¿Qué huso horario tiene?

● ¿Pueden afectar los aspectos culturales? ¿Su lengua?● ¿Qué medios de comunicación vamos a usar? ● ¿Cómo comunicaremos? ¿Quién comunica a quién? ● ¿Disponemos de herramientas de comunicación

colaborativas?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCOMUNICACIONES

● ¿Hemos analizado los riesgos?● ¿Qué riesgos detectáis a priori?● ¿Cuándo deben analizarse los riesgos?● ¿Se han cuantificado el impacto de los riesgos?● ¿Se ha reservado unas contingencias para hacer frente a

eventos de riesgos existentes?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNRIESGOS

● No arriesgues mucho por nada.● Adelántate a las fuentes y consecuencias de los riesgos.● Analiza esas fuentes y consecuencias.● Imagina opciones alternativas y medidas de contingencias.● No pongas a otras personas como excusa para la inacción.● No aceptes nunca riesgos por razones de principio.● No arriesgues más de lo que puedes perder.● Está preparado para solicitar ayuda a expertos.● Considera la ventaja de tu intuición y experiencia.● Considera las partes controlables e incontrolables del riesgo.

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCLAVES PARA ACEPTAR LOS RIESGOS

● ¿Conocemos el concepto?● Utilidad de documentarlos y asignarle responsables.

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNREGISTRO DE ASUNTOS PENDIENTES

● ¿Qué tipo de contratos usaremos? ● ¿Conocemos la legislación del país?● ¿Usaremos servicios legales externos o internos de la

organización?● ¿Tenemos definidas las cláusulas que nos interesa

controlar?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNADQUISICIONES

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNEJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

● ¿Controlamos el proyecto según el plan? ● ¿Cómo se implementa el Seguimiento?● ¿Quién es el responsable del seguimiento?● ¿Qué perseguimos con el seguimiento?

SI PLANIFICAMOS Y NO CONTROLAMOSLO PLANIFICADO, NO SIRVE DE NADA

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS

● ¿Tiene la organización de un Sistema de Control de Cambios? ¿Para qué sirve?

● ¿Afectarán los cambios a otras actividades del proyecto?● ¿Quién podrá proponer cambios?● ¿Cuándo deben documentarse?● ¿Quién tiene autoridad para aprobar los cambios?

● Importancia de validar por parte de la Dirección General el Servicio realizado.

● Validación del cumplimieno de objetivos.● Se ha actualizado la base de conocimiento de la empresa.● ¿Se han documentado las Lecciones aprendidas?● ¿Para qué sirven?

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCIERRE DEL PROYECTO

● La Internacionalización debe soportarse en la Estrategia.

● La Internacionalización es un proyecto complejo.

● El momento actual exige ser eficiente para aprovechar al máximo las posibilidades empresariales.

● El Project Management maximiza el éxito de los Proyectos.

APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCONCLUSIONES

GRACIAS

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Business

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