12 Claves para documentar correctamente un proceso

Dado que no existe una norma estandarizada o una forma única para hacerlo, en 

este blog quiero explicar lo que realmente considero útil y necesario documentarle

a un proceso, espero que les sirva de referencia.

 

Lo primero que hay que decir es que lo que se busca con la documentación de un

proceso es especificar las herramientas y los instrumentos que posee la

organización para tener ese proceso controlado.

 

Es claro que el punto de partida es el mapa de procesos o la cadena de valor, en la

cual se grafican los procesos de una organización interrelacionando los procesos

direccionales o gerenciales, los  core o de transformación y los de soporte o apoyo.

 

Dicho lo anterior, las claves para documentar correctamente un proceso son las

siguientes:

1. La finalidad: es el propósito último que debe cumplir un proceso, ej.: el

propósito final del proceso de compras debe ser el de proveer los

suministros a producción.

2. El objetivo: es la meta que debe cumplir ese proceso en términos de

eficiencia, ej. La mejor calidad, el menor precio, mayor oportunidad.

3. El alcance. Debe ser claro donde inicia y donde termina el proceso ej.

Inicia.Inicia con la solicitud aprobada y termina con la entrega de materiales

a producción.

4. Los clientes: personas, entidades o procesos que reciben el producto

5. Las salidas o productos: aquí se describen los productos y/o la

información que libera el proceso como salida del mismo

6. Las actividades transformadoras: normalmente todo proceso consta de

tres actividades básicas: inicio, desarrollo y fiscalización

7. Las entradas o insumos: información ,materiales o insumos que

transforma el proceso

8. Los proveedores: personas, entidades o procesos que suministran los

insumos materiales o información que entran al proceso.

9. El responsable: se refiere al cargo que tiene la autoridad es decir el que

toma las decisiones sobre este proceso.

10.Los indicadores claves: son los que permiten medir en qué grado el

proceso cumple su finalidad y sus objetivos, es decir los indicadores de

eficacia, eficiencia y productividad

11.Los controles: todo proceso debe tener control en la entrada, en la

transformación y en la salida y deben aplicarse en directa relación con el

grado de riesgo de cada actividad

12.Los documentos: se describen aquí en forma separada los documentos

normativos(leyes decretos códigos), los documentos operativos,

(Procedimientos, manuales de usuario, guías, instructivos, fichas técnicas) y

los registros que son  los documentos físicos o virtuales que permiten hacer

trazabilidad.

Cuando esta información esta analizada y detallada se debe confeccionar la ficha técnica del proceso, también conocida como “La caracterización”