Gestión de las Adquisiciones

Procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del

proyecto.

Gestión de las Adquisiciones

Implican:Contratos Documentos legales que se establecen

entre un comprador y un vendedor. Representa un acuerdo vinculante. El vendedor se obliga a proveer. El comprador se obliga a proporcionar dinero o

alguna otra contraprestación. Incluye términos y condiciones. También se denominan como acuerdos,

convenios

Planificar las adquisiciones

Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.

Planificar las adquisiciones

Identifica: Necesidades que deben satisfacerse con la

adquisición de productos, servicios o resultados.

Necesidades del proyecto que debe satisfacer el equipo del proyecto.

Determinar: Obtener apoyo externo. ¿Qué adquirir? ¿De qué manera? ¿Qué cantidad? ¿Cuándo hacerlo?

Planificar las adquisiciones - EntradasLínea base del proyectoDescribe la necesidad, justificación, requisitos y límites

actuales del proyecto.Documentación de requisitosEstimaciones de costosSe utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y

propuestas hechas por los vendedores potenciales.Factores ambientales de la empresaCondiciones del mercado, productos, servicios y resultados

disponibles, , proveedores.Activos de los procesos de la organizaciónPolíticas, procedimientos, guías y formatos.

Planificar las adquisiciones - Herramientas

Análisis de Hacer o ComprarDeterminar si un trabajo particular debe ser

realizado por el equipo del proyecto o por una fuente externa.

Tipos de contratoContratos de precio fijoSe establece un precio total fijo para un producto

o servicio definido que se va a prestar; obligando a los vendedores a cumplir con dicho contrato pues, de lo contrario, afrontarían perjuicios financieros; y los compradores deberán definir con exactitud el servicio o producto requerido.

Planificar las adquisiciones - Herramientas Contratos de precio fijo cerrado: El

precio de los bienes no está sujeto a cambio. El aumento en el costo es responsabilidad del vendedor.

Contratos de precio fijo más honorarios con incentivo: El precio final se determina luego de terminar todo el trabajo sobre la base de desempeño del vendedor. Se fija un precio tope, y todos los costos que superen dicho precio tope son asumidos por el vendedor.

Planificar las adquisiciones - Herramientas

Contratos de costos reembolsablesSe efectúa un pago al vendedor por todos los

costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más los honorarios.

Contratos de costos más honorarios fijos: Se reembolsan los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato.

Contrato de costos más honorarios con incentivos: Similar al anterior, los incentivos se basan en el logro de los objetivos de desempeño.

Planificar las adquisiciones - Herramientas Contrato de costos más honorarios por

cumplimiento de objetivos: Se reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida basándose en la satisfacción de criterios de desempeño definidos e incorporados en el contrato.

Contrato por tiempo y materialesTipo híbrido de acuerdo contractual, contiene

aspectos de contratos de costos reembolsables y de precio fijo.

Planificar las adquisiciones - SalidasPlan de gestión de las adquisicionesDescribe como se gestionarán los procesos de

adquisición , desde la elaboración de los documentos hasta el cierre del contrato. Entre otras cosas incluye:

Tipos de contratos. Gestión de proveedores. Restricciones y asunciones. Manejo de plazos requeridos. Identificar vendedores. Establecer instrucciones para los vendedores. Métricas de evaluación de vendedores

(referencias, capacidad, garantía, etc.).

Efectuar las adquisiciones

Obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

Efectuar las adquisiciones - Entradas

Lista de vendedores calificadosVendedores preseleccionados en base a

sus calificaciones y experiencia pasada y que se encuentran en condiciones de ejecutar cualquier tipo de contrato que resulte.

Propuestas de los vendedoresInformación que se utilizará para evaluar

a los vendedores a fin de seleccionar a uno o más.

Efectuar las adquisiciones - Herramientas

Conferencias con oferentes, evaluaciones de propuestas, Negociación de adquisiciones (Licitaciones)

Se aclaran la estructura, requisitos y otro términos relativos a las compras, logrando establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.

Efectuar las adquisiciones - Herramientas

Sistema de ponderaciónMétodo para cuantificar información

cualitativa para minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de los vendedores.

Efectuar las adquisiciones - SalidasVendedores seleccionadosAquellos que se encuentran en condiciones competitivas y

han negociado un contrato preliminar.Adjudicación del contrato de adquisición Periodo de ejecución Precio Condiciones de pago Lugar de entrega Criterios de inspección y aceptación Sanciones Incentivos Entre otros

Administrar las adquisiciones

Gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

Administrar las adquisiciones

Garantizar el adecuado desempeño del vendedor.

Que exista una estrecha relación entre los pagos realizados a proveedores y el trabajo realizado por los mismos.

Se revisa el desempeño del vendedor basándose en el contrato.

Se establecen acciones correctivas cuando sea necesario.

Cerrar las adquisiciones

Finalizar cada adquisición para el proyecto.

Cerrar las adquisiciones - Salidas

Adquisiciones cerradasEl comprador notifica formalmente y por escrito

que el contrato ha sido completado.Archivos de los procesos de la organización Archivos de los contratos: Registros ordenados

con la documentación final del proyecto. Aceptación del producto entregable: El

responsables de la administración de contratos notifica los productos aprobados.

Documentación sobre lecciones aprendidas.